開會冗長沒效率?六個主持會議技巧讓會開的又快又好

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我們想讓你知道的是

會導致一個無效的會議,最重要的因素還是在主席,不管與會人員如何,只要主席不懂如何開會,這個會議就注定會失敗。所以想要開一個有效的會議,主席就必須有執行力。

唸給你聽

開會的名堂真是多,公司每週都有各式不同的會議,主管的工作好像就只有開會似的,每天參與大大小小、各個階層的會議,永遠有開不完的會。既然每天都在開會,那麼開會的技巧應該很好吧,但為何每次開會仍是沒有效率,也做不出結論呢?

坊間有很多教人開會的書,以及談論如何開好會議的文章,既然取得如何有效開會的知識並不困難,那大家就照著做不就好了,為何會議仍是開不好?

導致一個無效的會議,最重要因素在主席

會導致一個無效的會議,最重要的因素還是在主席,這就像一家公司若是經營不善,只要換個老闆就能起死回生一樣,一切的問題都是出在人的身上,不管與會人員如何,只要主席不懂如何開會,這個會議就注定會失敗。所以想要開一個有效的會議,主席就必須是個有執行力的人。

一個人開會沒有執行力主要的原因有三個,第一是「沒有能力」,其次是「沒有經驗」,第三是「沒有技巧」

開會的目的之一就是要透過討論,溝通協調各方來解決問題。所以「沒有能力」就沒辦法提出有效的解決方案或是裁決應採用何種方式才會有效;「沒有經驗」就無法討論出有效的執行方式,執行的結果就難以預估;「沒有技巧」就沒辦法引導大家進行討論或是協調意見衝突的雙方,開會就會沒有成果。

主持會議技巧可由學習而得

召開一個有效的會議,需要具備的條件有很多,包括會議的規劃、目標的確認、議題的訂定、預期達到的成果、成員的選擇、開會時間的規劃、議程的安排、資料的提供、場地的選擇、進行的掌控、費用的控制,以及會後的處理等等,其中會議主席是最關鍵的靈魂人物,主席是否具備主持會議的能力對於會議的成敗影響最大,因此會議要有效,主席就必須同時具備能力、經驗與技巧,但能力難以培養、經驗無法一蹴可幾,幸好技巧卻可經由學習而得。有好的開會技巧,尚可彌補能力與經驗上的不足,所以只要有心,還是有機會開好會議。

主持會議的技巧,最主要是能引導會議之進行;引發大家之討論;解決爭議;分析提案之優劣並引導至結論;對於執行的成果能夠進行檢討。

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技巧一:主席先表達意見是會議進行最大的敗筆

會議會成為一言堂,或是大家都變成沉默的羔羊,沒人敢提出意見,最大的原因就是主席每次在會議一開始就先說出自己的想法與做法,接著才問大家有沒有意見。

可能最初的時候會有人提出點意見,但很快的就被主管給否決掉,大家都是會察言觀色的,這種情形只要發生幾次,就不會再有人提出意見了,即使主席的意見是錯的,也不會有人提出,這個會議就會變成主席的獨角戲。

可笑的是,每次開會沒人發言主席還會怪大家都沒想法,不積極參與會議。而這正是會議失敗最常見的原因,每個主管都認為自己能力最強,恨不得趕快宣布做法,讓部屬去執行,很難忍得住不先說出自己的想法,所以經常開會都是一言堂,還讓大家誤以為中國人開會最不愛表達意見的。

要想會議能有效,主席最好都不要發表意見,不管主席的職位多高,都不要貿然說出自己的看法,讓大家都能在沒有壓力的狀況下發表意見後,再導引大家進行討論,如果主席明顯知道大家的方向不對,也不要明白說出,可以問一些問題,或提出可能發生的狀況,讓他們去討論,自然就能導引到正確的方向。

一個由成員自己想出的方法,自己做出的決定是最容易執行的,也會是最有執行力的。如果是被命令,且不知所以然,甚至根本就認為這樣的作法是錯的,這個命令是不會有執行力的。

技巧二:有結構的議題,才能做有效的討論

主席要如何控制議題在一個可控制的範圍內來進行討論,這時導引議題討論的技巧就變成非常重要了。首先,要將討論議題先結構化,就是將議題拆解成幾個部分,分清順序與前因後果,逐次討論,這樣才不會出現完全不同的架構,導致討論難以進行。

你很難對幾個南轅北轍的提議做討論,所以要先決定架構,接下來才能夠一步一步的往相同的方向前進,並找到共識。每個人提出看法後這時主席應該分析每個人提出的意見中的共同點與差異點,先將共同點註記在白板上,而將差異點請大家討論。尤其是提出反對意見的人,務必要請他說明為何提出這樣的看法,原因為何,再以他提出的理由請當初提出意見的人提出對這個反對意見的看法,這樣就能順利導引出有效的結論。

技巧三;不懂就不要硬下結論

有時因為資訊不足或是專業不足,會發生沒辦法比較或討論的事情,此時就不要硬做出結論,因為這個結論是錯誤的機會可能會很大;也不要因為不知道接下來該怎麼辦就不了了之。這時可導引大家來討論接下來該做的是什麼,就是分配大家工作,去查明不清楚的部分、搜尋相關資訊或是尋求其他專家之協助。

有時候有人提出意見後,主席其實聽不懂他的意見是什麼,可能是他表達得不夠清楚,也可能是主席的專業能力不足,而無法理解。這時千萬不要硬去引導討論,或是直接駁回他的意見,很多主席為了顧全自己的面子,不承認自己聽不懂,所以乾脆直接否決或是故意忽略這個提案。

其實主席若是聽不懂,很可能其他與會的人也聽不懂,這時只要說你的提案說明的不夠清楚,尤其是某某部分,我想在場的其他人可能都無法了解你的說法,所以請再說明清楚一些,這樣就能化解主席不懂的尷尬場面。

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技巧四:正式會議不是溝通的場合,而是決議的地方。

有時,有人就是堅持自己提出的意見是對的,無法接受別人的意見,除非問題非常明顯可以判斷,否則繼續討論下去將不會有任何結果,只是徒然造成更嚴重的衝突。

主席這時就應該適時終止相持不下的討論,可以將這個議題保留到下次再討論,列入會議追蹤,並請雙方針對爭議點做進一步的研究。

這樣的做法在表面上看來是保留到下次再討論,但實際做法上卻一定要在下次開會前就要先溝通好、找出共識,因為正式會議並不是一個好的溝通場所,要在非正式場合才會好溝通。

如果大家討論太熱烈,以致延誤了開會時間,這時主席必須將討論收斂,並將範圍縮小,先確定階段的結論,以確保今日討論的成果,在另訂會議時間繼續。

技巧五:利用程序技巧讓決議能落實執行

主席主持會議必須要具備導引的能力外,還要懂得會議程序上的技巧才能讓會議有效。

如果是經常性的會議,要使會議決議能有效執行,就應該執行一些標準程序。就是每次會議開始時,要先檢討上次會議所有的決議事項,到目前為止執行的結果,再來要檢討所有列管追蹤的決議事項。

而怎樣的事項要列管追蹤,就是當上次會議的決議事項在本次會議前未能有效解決,而主席認為這個決議應該要繼續被執行,就應該列入追蹤事項。

另外在會議中,當有決議做成的時候,主席要很明確的說明這個決議的內容為何,並請會議紀錄立刻記錄下來,如果是重大的決議事項,最好請紀錄覆誦一次決議內容,這樣就可以讓大家更確定這個決議。

有決議後就該落實執行,要落實執行就必須指派負責人,因此決議的內容必須明確地指明由誰負責、要在何時完成、以及應達到的目標為何。很多主管會故意不指派負責人員,主要是因為他也不知道該交辦誰去處理,或是怕部屬不服從,萬一交辦下去,部屬說出一堆理由拒不接受,這時自己反而尷尬,所以反正已經有決議了,看誰覺得自己該負責就誰去做,最後要是沒執行,要不就對全體罵一罵,要不就是不了了之。

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技巧六:只有主席重視會議,別人才會重視

主席重視這個會議,與會人員才有可能重視,如何表達你是重視這個會議呢?可以從你是否做好充分的準備以及是否準時出席來看出。

大部分的會議,主席都是與會人員的主管,所以主席經常都會等到大家都坐定位了,才姍姍來遲,這樣的方式,會議幾乎一定都會延遲的。

很多人都希望會議能夠準時舉行,但怎樣都做不到,一直不知原因為何?其實要做到並不困難,只要主席每次開會都提前三分鐘坐定位,時間一到就準時開會,相信幾次會議後就沒人敢遲到了。

很多主席每次都故意遲到,原因歸咎於其他人每次都會晚到,主席若是準時到還要等其他人都到了才能開始會議,所以主席一定要等到大家都到了才會來開會。這樣的想法恰好是相反了,因為只有主席表現出注重這個會議,其他人才會認真看待這個會議。

全文受作者授權刊登,文章來源:凌帠的管理世界

責任編輯:鄭少凡
核稿編輯:楊士範

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