史丹福研究:超過8人的會議難有好效率

史丹福研究:超過8人的會議難有好效率
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大部分的會議召集人都傾向邀請所有人出席,以避免任何團隊成員感到被忽略,不過也因此降低了會議品質。史丹佛大學教授Robert Sutton對此進行研究,試圖找出「最具生產力的會議人數」,並且基於他的研究結果,對於希望增加開會效率的公司提出了幾個建議。

文:SmartM/蘇彥誠

會議是公司經營、決策中的重要機制,我們在會議中宣布重要事項、溝通彼此意見、達成團隊共識並做出最終決策。不過,缺少效率的會議,卻也時常消耗公司成員的時間,使得我們花費許多時間開會,卻得到相當差的會議成效。因此,人們不斷找尋能夠提升開會效率的方法。

造成會議效率低落的原因有很多,而其中一個因素就是「人數過多」。大部分的會議召集人都傾向邀請所有人出席,以避免任何團隊成員感到被忽略,不過也因此降低了會議品質。

史丹福大學教授Robert Sutton對此進行研究,試圖找出「最具生產力的會議人數」,並且基於他的研究結果,對於希望增加開會效率的公司提出了幾個建議。

一、史丹福研究:5到8人的會議最有效率

研究組織行為的Robert Sutton教授發現,5到8人是最有效率的會議人數。這是會議保持高效率的臨界點,一旦人數超過這個規模,會議中的對談品質就會開始下降。

會議規模如果太大,每個參與者都難以擁有足夠的發言機會,因此一句又一句空洞的評論取代了彼此來回的反駁辯證。這使得大多數的會議都以宣布事項、資訊交流或者更新消息為主,而難以對真正重要的議題進行溝通,更別說達成共識以及做出決策。此外,會議人數過多使得人們發言時趨於小心謹慎,而非坦率直言,這也間接降低了團隊成員的溝通品質。

人們因此不重視會議,會議參與者往往缺少會前準備、會中發言以及會後行動,最終演變成會議成效低落的惡性循環。

相反地,較小的會議規模能建立彼此的親密感,讓對談更直率坦白,而人數減少也意味著每個人的發言機會增加,有更多的時間去聆聽不同成員的意見,讓彼此的溝通成效更好。

二、謹慎決定「出席名單」

要將會議規模減少至8人以內,如何決定出席名單是第一個面臨的難題。為了確保會議中有「對的人」,必須先明確知道這一次會議應該處理哪些事情。換句話說,必須先有清楚的議程,並且確保每一個討論主題都被分配了足夠的時間。

可以試著問自己:「為了有最好的會議結果,誰一定要出席?」、「假如誰無法出席,會議就難以進行而必須取消?」找出一定得出席的人之後,再從這個核心群體出發,加入其他能夠增加會議品質、提高會議成效的人。

不過,決定出席名單可能會帶來一些爭議。因此,應該向團隊成員解釋決定名單的原則,並且允許未在出席名單內的成員可以提出理由要求參與。這是為了讓團隊成員了解,縮減人數並非為了剝奪某個人的發言權,而是為了提升會議的品質與效率。

三、給予每位參與者「明確的責任」

找到了「對的人」參加會議後,下一步是要讓這些人都能積極參與,並且共同承擔責任。首先,試著讓每個成員負責會議的不同面向,讓每個人明確知道,在這一場會議中他負責哪一個主題。藉由共同承擔責任,塑造出成員間的共同參與,這會使得成員更重視這場會議,投注更多時間做會前的準備,在開會過程也更加專注。

除了出席成員應承擔責任,未出席的團隊成員也應該給予明確的責任。例如:要求相關成員都應該查看會議記錄,並樂於接受會議當中被分配的事項。團隊成員即便未出席會議,也並非對於這場會議置身事外,未安排在出席名單只是出於開會效率的考量。因此,相關的團隊成員若未出席會議,也應該被要求查看會議記錄。

四、找出最合適的會議模式

Robert Sutton提到,在技巧純熟的會議領導以及好的會議規範之下,規模高達20人以上的會議的確仍然可以有好的成效。不過,這畢竟是在成熟的會議紀律以及長期培養的溝通共識之下。因此,試著將會議規模縮減至8人以下,仍是讓團隊、公司都能受益的一大建議。

然而,5到8人仍然只是研究結果的平均數據,每個組織有不同的組織特色,實際上合適的會議規模仍有差異。因此,將會議人數進行縮減後,應該繼續蒐集團隊成員的回應,並且檢視會議進行時間、決策數量等量化數據,藉此追蹤、管理會議成效,直到找出最適合自己團隊的會議規模以及會議模式。

延伸閱讀:丁菱娟:提升溝通效率

參考資料:hbr

本文經SmartM人才培訓網授權刊登,原文刊載於此

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航


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