如何將不切實際的任務化為合理小行動?有效的回報機制具備哪些要素?

如何將不切實際的任務化為合理小行動?有效的回報機制具備哪些要素?

我們想讓你知道的是

把不切實際的任務分割成合理的小行動,只要每天都完成清楚的小項目,我們就能越來越接近最後的大目標了。

前言

之前,我們發表了一篇〈專案時間管理三個關鍵任務〉,提到我們該「如何管理專案時間」,來提升團隊工作效率。

今天我們想針對,「細分專案任務,讓任務清晰具體可行動」,做更深入的探討。除了可以參考「SMART 原則」(Specific、 Measurable、 Attainable、 Relevant、 Timely)之外,還能怎麼做?最後,在和各位分享一些「習慣養成」的小撇步。

把不切實際的任務分割成合理的小行動,只要每天都完成清楚的小項目,我們就能越來越接近最後的大目標了。

建立有效的回報機制,養成員工自動回報的好習慣

上一篇文章中,我們提到專案管理的兩個大重點:

  • 建立「代辦清單」:將關鍵工作事項挑選出來,並給自己一段較長的時間進行具體而可初見效果的工作。
  • 定期追蹤、檢討:改善執行時遇到的狀況,並解決問題,小步快跑,快速迭代。

配合專案管理重點,有效的回報機制需要具備兩個要素:

  1. 釐清專案執行流程,建立待辦清單。
  2. 制定定期回報規則,養成回報習慣。

1. 釐清專案執行流程,建立待辦清單

將任務發給專案成員之前,應該先思考,如果自己是執行任務的人,應該會如何進行、有哪些流程、會出現什麼狀況?

我們可以以「專案時間軸」為脈絡,建立出「細分後的」待辦清單給專案成員。

以臉書(粉專)的貼文為例,發一篇貼文可能需要以下步驟:

  • 文章點子發想
  • 文章草稿撰寫(格式類型)
  • 文章審核
  • 文章定案
  • 與設計師溝通呈現
  • 設計師作業
  • 臉書發文
  • 留言互動(社群經營)
  • 審核成效

比起下達「你這週四要發文」這指令給專案成員,給予「發文的待辦清單」會讓成員更有頭緒。

「將大的結果,切成小而具體的行動事項」

除了能讓每一個到達目標過程中的每一個手續清晰可見,讓專案成員不會在執行的路上遺失了方向,更能讓專案負責人處理回報的資訊時,更能安心。

何謂靠譜?

凡是有交代、做事有著落、時時有回報。

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Photo Credit: 本文作者提供
使用專案管理工具Trello,方便任務指派、追蹤。

注意事項

制定專案執行流程待辦清單,盡量越具體越好,甚至將每一個行動項目都寫上備註說明。例如:

  • 點子發想可以參考哪些網站、文章?思考的方向是?
  • 草稿撰寫時,如何延續先前的討論?內容的格式是提問?經驗分享?
  • 文章定案時,要確認什麼資訊?
  • 臉書發文時的較佳的排程時間是?⋯⋯等等等等

這些備註說明,可以讓專案成員更清楚明白,每一行動步驟背後,需要注意的項目是什麼?

沒錯,這就像是個SOP,至少能讓這個專案達到多少的基本分、先求標準配備,再求好與獨特。用20%的時間先完成80%的行動,再來才是求精求益。

2. 制定定期回報規則,養成回報習慣

建立固定期限的回報規則非常重要,這可以幫助專案成員定期監督自己的工作進度,而非等待主管的一問二催三潑婦。

那我們該如何制定好的回報機制呢?

好的回報包含兩個要素:「簡單」(低門檻)、「提醒」(習慣養成)

(1)簡單:降低行動門檻,加速成就感

與其讓大家自主去發想「要做些什麼」、「有什麼還要完成」,不如由我們先制定一套 SOP,讓大家有跡可循,也能放心是否有所遺漏,減少焦慮。

越簡單清楚,學習與溝通門檻就越低。

另外,當每一個行動項目越簡單,就能讓成就感更快速獲得,讓專案成員在微小成就的甜頭刺激下,不至於因為專案時程拖的太長,喪失了鬥志與動力。

古人說:「失敗為成功之母」,但那是挫折後安慰自己的話。

做事當下,應設法讓「成功為成功之母」,沒有人會希望趕快遭遇失敗,然後獲得經驗,下次再成功的。

曹操的望梅止渴故事,我們都誤會了。

關鍵不在於曹操有很好的眼力,看到了遠處的梅子林,而是他很會觀察人,知道所有士兵都有「嘗過梅子的滋味」(成功的微小甜頭),運用了這一點,讓喪失鬥志的士兵們,受到微小的成就刺激驅使,繼續向前。

(2)提醒:養成習慣

既然是固定時間回報工作,習慣養成之前,就必須有提醒的功能。

定時提醒專案成員填寫回報表單覆盤是一個不斷學習、總結、反思、提煉和持續提高的過程(類似每日匯報),除了追蹤進度之外,也是個保持溝通的管道,讓問題能被梳理,讓意外及時修正,最重要的是「培養員工定時回報的習慣」。

這稱作「覆盤」,是一個不斷學習、總結、反思、提煉和持續提高的過程。

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Photo Credit: 本文作者提供
Trello設有定時功能,時間近時,就會看到通知警示,就能提醒員工填寫回報表單。

另外,行動透明化:可以將回報內容公開,除了可以讓員工了解彼此的狀況,也可以間接促成員工良性競爭的比較機制,督促員工互相激勵(前提是彼此都很尊重彼此專業),更能讓每個人的行動透明化。

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Photo Credit: 本文作者提供
也可以用Trello的指派人員功能,會在卡片右下角出現頭像圖示。

另外,先前也有提到:Airtable的每日例行會議執行方式〈改良版站立會議,終結你對每日冗長例會的恐懼〉。

總結:大任務切分小行動,簡單與提醒

關於專案該如何切分成細小項目,還是要仰賴各專案負責人專案解構的經驗和能力,此方法是建立在「專案負責人對於專案執行的流程是清楚的」。

行動之前,先設立重要指標,讓專案過程透明、簡單、讓管理者與被管理者能直接溝通,減少溝通成本;再透過「簡單且定時」的提醒,逐漸養成習慣、培養專案成員們的默契。

本文經作者授權刊登,原文發表於此

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航


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