《努力,不如用對力》:不要想著一天有8小時,以只有6小時來安排工作

《努力,不如用對力》:不要想著一天有8小時,以只有6小時來安排工作
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我們想讓你知道的是

絕對不要用「請問大家什麼時候方便?」這種問法,這麼問,時間的掌控性就會落在職務較高的人身上。

唸給你聽
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文:松本利明

爭取工作時,請強調「過去、現在、未來」

各位知道交辦工作時,交辦者是從哪些點思考工作要給誰做嗎?

答案是過往的成績。站在委託工作的立場來看,絕對是希望能找該領域的第一把交椅來做。但不只是看成績,還需要把未知的期待性列入考量,比方說「交給他,他一定會好好把事情完成」或「他應該會做出不錯的成果」。即使過去成績再好,大家也不會想把重要工作交給一個心態愛做不做的人。

「工作熱忱」與「安心感」是很大的重點。總是抱著「我還可以做更多工作」「請把重要工作交給我」的態度,渾身散發出正向熱忱與積極態度的人,就是會讓人想把工作交給他的安心對象。

然而,光是嘴巴上說「請交給我來做」,也不會得到他人信賴。因為無法讓人有安心感。想要讓對方放心地託付給你是有方法的,那就是強調「過去、現在、未來」。

  • 過去:曾經負責的工作,做出哪些成績?(工作成效、擅長領域)
  • 現在:目前在從事的工作(當下的工作與時間空檔)
  • 未來:根據過去、現在的情況,往後想做的事(意願、熱忱)

舉例如下:

  • 過去:曾在廣告代理商的A公司和B公司,分別做過業務和市場行銷。培養出的強項是,女性用商品的調查與宣傳。
  • 現在:正在化妝品的宣傳專案團隊擔任小主管,該化妝品以30歲世代女性為主要客群。
  • 未來:瑜伽和健康飲食是自己多年來的興趣,因此希望發揮這方面的所長,為30歲世代的女性提出讓身心靈每天都閃閃發光的提案。

以我個人為例:

  • 過去:曾在美世、埃森哲等公司,幫助超過六百家公司進行人事改革,淘汰不適任的5萬名員工,拔擢超過6000名領導者。
  • 現在:以管理顧問的身分獨立創業,擔任許多中大型企業的人事及經營策略顧問、培訓講師,並從事商業書籍的著述工作。
  • 未來:希望能幫助年輕人進入AI時代時,也能找到順應本性的職業與工作方式。

重要的是,平時就得將這些訊息傳達給周遭的人。若是身邊的同事、主管都不知道你的想法的話,就沒有意義了。

除此之外,記得要採用「過去→現在→未來」三件成套的說法。猛提過去的英雄事,只會給人自吹自擂的感覺。只說現在正在做的事,他人只能確認你「能夠接下什麼樣的工作」。而不斷地強調未來,聽起來不過是在許願、畫大餅。

但三件成套的說法,就會出現「一貫性」。這種一貫性就是你的「個人品牌」。能讓人產生安心感,進而做出「可以交給這個人來做」的判斷。

平時與人交談時就多儘量以「過去、現在、未來」為主題,讓更多人知道「你是這樣的人」,如此一來就能讓更多機會來到你身邊。

留意「別人眼中的你」

「一貫性」的前提是言行要一致。光說不練是沒有用的,你必須讓周圍人眼中的你,就跟你自己說的或做的一樣。想想過往在學校競選幹部時,除了本人的熱忱與意願外,周圍的風評也會是參考條件之一。

就算你確實表現得傑出亮眼,但若你的態度是驕矜自滿、目中無人的話,周圍的人就不會對你有好印象,反而有可能因遭人嫉妒,而被扯後腿。「那人能力是不錯,但做人實在不怎麼樣。還會搶別人的功勞,而且最近眼睛都長到頭頂了。」萬一別人這樣說你,不就沒戲唱了。

風評是取決於周遭對你的認知,別人眼中的你更是關鍵所在。

提高風評的捷徑,就是時時刻刻懂得感謝。你手上的工作絕非靠自己一個人就能完成,一定要透過分工合作。「這次能成功,都是因為有你的幫忙,真是謝謝」,請把感謝的心情說出口吧。不過,只說「謝謝」兩個字等於什麼都沒說。向人道謝時,一定要明確說出「哪件事、哪個部分、如何幫上了忙」,否則無法打動人心。

一個人若是言行一致,又能顧慮周遭感受的話,絕對能得到好風評。

POINT:多聊聊自己的過去、現在、未來,言行要一致。

不要想著一天有8小時,以只有6小時來思考

沒人希望自己的時間都掌控在別人手裡,偏偏很多時候我們無法完整地控制自己的行程。你的工作是否也會因對方的情況(為了配合)而被迫調整?若是這樣的話,你就成了「無用的上班族」嘍。

無論再怎麼加快自己的工作速度,只要你的時間得依別人的方便與否而調整、安排,工作效率就會一落千丈。工作行程的安排正是「施力點」與「減力點」的所在之處。

絕對不要用「請問大家什麼時候方便?」這種問法,這麼問,時間的掌控性就會落在職務較高的人身上。

安排時間時,不用管對方是誰,請先按照自己的方便性詢問大家:「下次的會議定在○月△日下午1點,可以嗎?」明確地提出時間,可以讓大家的想法從「什麼時候比較好」直接轉換成思考「這個時間可以嗎?」我所選出的超過6000名領導者中,愈是優秀的人,愈懂得在會議一開始就先確定下次會議的時間。

若是要以電子郵件統計與會者的時間,請提出幾個時間當作備案,看起來是方便與會者做選擇,但其實是以自己為優先。而排定時間的訣竅有以下4點:

同性質的工作就集中處理

會議或外出都是有個對象(開會的人或拜訪對象),若已有某天需要開會或外出,就將其他的相同行程也集中在那天。尤其外出開會還需要交通往來時間,建議把同區域的其他行程一起安排才是上策。

「剛好那天我會到這附近,會議可否在這個時間進行?」只要這樣說,若對方沒有什麼重要行程的話,通常都會為你調整時間。將工作時間安排成「今天要處理例行行政」、「今天要開會」、「今天整天外出」,就不必為了事前準備、攜帶物品或服裝而煩惱。集中做一件事,較能有效運用時間

視一週的疲勞程度,調整工作內容

年輕時體力好,通常比較不會在意「累」這件事,但隨著年齡增長,會發現身體愈來愈容易累積疲勞。我曾在三十出頭時,參與公司組織轉型的計畫。當時我一天的睡眠只要兩小時就好。因為年輕力壯,所以工作都很順手,但是一整個星期的工作速度和品質確實會一天一天地下滑。即使體力上沒問題,疲勞也會逐漸增加。最好將思考性的工作放在上午,週五下午則是安排做些最簡單、不燒腦的事務性工作,分配好一週的工作節奏

預測當日「心情」,配合心情調整行程

一般而言,和不熟的對象開會或參加有壓力的會議,心情都會十分沉重。這種行程就不要集中在同一天,不妨以「有興趣/沒興趣」的切入點,安排可以轉換心情的工作。建議在週三或週五,排些令自己期待的行程,例如「吃頓好一點的午餐」「自己有興趣的事」「結束後就能直接回家的外勤」等等。這麼一來,就能讓自己為了享受期待的時間,而想盡快把該做的事做完,不僅能提升專注力,還能提高生產率、工作動力。

以6小時來一天行程規劃

雖然上班族一天有8小時的工時,但請當成6小時來規劃。

「以分鐘為單位」將行程排得滴水不漏,這種做法看似有效率,但一旦有狀況發生時,就會讓當天的行程大亂。而且這種以分為單位的工作,也會產生壓迫感,造成可怕的心理壓力。當自己真正想做的工作出現在眼前時,也吃不下來。

在人事管理的世界裡,有個放諸四海皆準的說法——「每個人對自己的評估都會比實際高兩成」。將一天設定為6小時的話,就能把午餐的休息時間和2成的過度自信算進去,剛好是8小時。即使依照計畫設定,只用掉6小時,也能將剩下的2小時當成緩衝。

只要以一天6小時來安排工作,萬一有突發狀況,或意外的機會降臨時,你也能遊刃有餘地自告奮勇處理。

各位聽過「截止日期效果」(Deadline effect)嗎?這是指為了趕上截止期限,每個人都會下意識地提高工作表現的現象。善用「截止日期效果」,用六小時來規劃一天的行程,還能提升工作速度。

如果真的因此而多出2小時時間的話,不妨將這些時間用在如96頁所示的「不能做出成果但適合你的工作」上。

POINT:將一天設為6小時,工作就能迅速完成又愉快。

書籍介紹

本文摘錄自《努力,不如用對力:認真≠績效,精準做重點才是贏家!》,三采出版
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作者:松本利明
譯者:李璦祺

埋頭苦幹沒有用,「抓到重點」最重要!
「努力工作」是最該被丟棄的職場圭臬
面試萬人鷹眼HR告訴你,為何那些人會被老闆看中、被刷下的人又做了什麼?
是拔擢晉升,或是剔除淘汰,取決於你的工作方式!

松本利明是日本知名人事策略顧問
從事人才開發24年,輔導超過600家企業,看過近6萬份的求職履歷,
其中他淘汰了5萬人,精挑出6000人成為優秀領袖幹部。
現在,更將多年心得整理成厲害菁英都在用的「精簡・快速」工作術

真正能在職場上有傑出表現的菁英,不是緊皺眉頭、埋頭苦幹的人。
停止無效努力,快速完成工作、精準達成任務,才是真正贏家。

翻轉「無效努力」5重點!

  1. 努力賣命做,卻不停被要求重來→一次「到位」
  2. 凡事全力以赴,把自己搞得精疲力盡→「明快」做決定
  3. 過度有責任感,接下一堆工作→「不」過於執著
  4. 花費太多精力事前討論,還沒開始就累了→善用「組織」的優點
  5. 按照上司的指示做事,卻得不到成效→提升自己的「能力」

告別「老是做白工」!
捨棄該捨棄的,努力該努力的。
只要早一秒完成,就能比別人突出!

人事專家重點彙整,顛覆36,000位日本上班族固有想法!

  • 與其細思慢想,不如逐字逐句確認
  • 與其以一百分為目標,不如先給「六十分成品」讓對方挑錯
  • 比起「緊急度」,要先做「有成果」的工作
  • 放棄「想做的工作」,專注在「有成果的工作」上
  • 不要想著一天有八小時,以只有六小時來思考
  • 接到不喜歡的工作,也要先說「我明白了」
  • 「尋找共同敵人」比「製造參與感」更利工作進行
  • 拜託關鍵人,不如尊重執行者
  • 在累積出實際成果前,不妨「狐假虎威」
  • 計畫不能太詳細,簡單易執行最重要

適用範圍:簡報、溝通、傳達、理解、工作處理、時間規劃、資料整理、會議方式
適用對象:中階主管、基層員工、業務執行者、專案窗口

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Photo Credit: 三采出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:潘柏翰

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