《時間經濟學》:事情老是做不完,你的工作「虛胖」了嗎?

《時間經濟學》:事情老是做不完,你的工作「虛胖」了嗎?
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我們想讓你知道的是

不做無謂的工作是很重要的。可是,如果不是有一定權限的人,要做到這一點也很困難。大略判斷不去做某些工作,是可以創造出更多時間;可是要做如此劇烈的改革,衍生的困難可能比創造出的時間更多吧。能在這種時候派上用場的,就是「工作的分割和重組」的思考方式。

唸給你聽
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文:美崎榮一郎

幫「虛胖」的工作做體檢

我在前面提過,為了不讓優先順序崩毀,以便工作順利進行,我們必須將工作的量減少到自己的處理能力範圍內。

為此,不做無謂的工作是很重要的。可是,如果不是有一定權限的人,要做到這一點也很困難。

大略判斷不去做某些工作,是可以創造出更多時間;可是要做如此劇烈的改革,衍生的困難可能比創造出的時間更多吧。

能在這種時候派上用場的,就是「工作的分割和重組」的思考方式。

將這個思考方式化為行動,就算主要工作沒有減少,也能篩選出花費時間的工序,達到「省力化」。

讓我舉一個自己的例子。

我從事的是顧問和演講等工作,所以常會收到諮詢的委託和「是某某某介紹我的」等聯絡。

這個時候,我會一邊吃午餐,一邊聽對方說明。我每天都會吃午餐,所以就將這段時間與開會結合。不過隨著數量增加,我的時間就漸漸被「安排這些會議」給消耗掉了。

於是,我便試著將一連串的流程分割如下:

1、收到諮詢等委託的郵件
2、閱讀郵件
3、打開工作日誌,確認午餐時段有空的日期
4、尋找便於前往午餐前後行程的地點
5、回覆時間、日期和地點
6、尋找能在該地點進行午餐會議的餐廳
7、預約午餐的餐廳
8、告知對方午餐的餐廳
9、在日誌中寫下「暫定約會」
10-1、若對方回覆OK,就將「暫定約會」改為「正式約會」
10-2、若對方回覆不行,就回到「3」

長年以來,我都是依照這個流程來處理午餐的商務約會。在這樣分割工作之後,我計算了每項工序的時間,試著重新思考其中瓶頸在哪裡。

結果我發現,在這個流程當中,最花時間的就是6~8,也就是尋找餐廳、預約並告知對方。

這些其實都是遠離「為了接受顧客的諮詢而決定見面日程」這個本質的作業。我該為對方提供的,是見面說話的時間。對方並不期待我去選擇並確保適合會議的午餐地點。

也就是說,這是「用不著我來做的作業」。

於是,我便將6、7、8的作業交給對方了。

結果,流程成功簡化如下:

1、收到諮詢等委託的郵件
2、閱讀郵件
3、打開工作日誌,確認午餐時段有空的日期
4、尋找便於前往午餐前後行程的地點
5、回信告知日程和地點,並提出「希望在附近的餐廳開會」
6、在日誌中寫下「暫定約會」
7-1、若對方回覆OK,就將「暫定約會」改寫成「正式約會」
7-2、若對方回覆不行,就回到「3」

換成這個新的流程之後,比起過往至少省下了20分鐘。

各位或許會覺得也才20分鐘,但是我一天會收到好幾筆相同的委託,所以在委託較多的日子,就能為我自己創造出超過一個小時的時間!

「時間」是不讓優先順序崩毀的重要資源之一。簡化了這個流程,也就大幅增加了我處理高優先順序工作的時間。

就像這樣,將平常覺得理所當然的工作,分割成多道工序,並試著計算各道工序的時間之後,我們就會察覺自己在「不需要做的工序」上花了多少時間。

如果察覺了這樣的工序,就要毫不猶豫地立刻停做。反覆進行這樣的過程,就能為自己創造出大量的時間資源,並得以挪用在高優先順序的工作上。

省略哪個步驟,效率提升最多?

到這裡為止,我已經告訴各位要分割工作,不做沒必要的工序了。如果使用這個方法,就算不是管理階層的人,應該也能擠出時間吧?

在這裡,就讓我告訴各位「不做什麼工序,能獲得最佳效果(效率)」吧。

直接說結論:不做「伴隨判斷的作業」,就能得到最佳的效果。

我在前面提過,「判斷」這個行為需要時間、集中力等許多資源。

舉例來說,假設眼前的籃子裡放著紅球和白球,你要在20秒之內盡量把籃子裡的球拿出來,愈多愈好。

這時如果不管球的顏色為何的話,你應該可以拿出相當大量的球。

然而,如果設下了「只拿紅球」的條件,你能拿出來的球數,可能就會大幅地減少。

即使同樣是把球拿出來的作業,光是多了「判別紅球」所花費的時間,就會導致行動的速度嚴重降低,何況更複雜的工作?

以剛才的例子來說,尋找午餐會議餐廳的工序就伴隨著多個判斷。

  • 離車站近嗎?
  • 地點好找嗎?
  • 餐廳會不會太小?
  • 氣氛適不適合說話?
  • 料理的價錢是否合理?
  • 是否預約得到?

就像這樣,包含了很多非思考不可的事項。一一分割這些事項之後,選項就會無限增加,導致判斷更花時間。

如果是與工作的本質有關的判斷,倒是無妨;然而為了並非如此的事項花時間判斷,則根本毫無意義。

請各位一定要分割自己的工作,重新檢視是否有「伴隨沒必要的判斷」的工序。

本章講述了利用把工作分割成更小單位的工序,來將重要度低的作業編入平常的事務順序安排中的方法,以及簡化工作本身的方法。

各位或許會覺得簡化工作的技術和本書的主題並無直接關聯,其實如同前述,如果沒有時間的資源,工作的優先順序就會亂掉,因此將工作簡化的技術非常重要。

還請各位務必要妥善用於每天的工作之中。

書籍介紹

《時間經濟學:最佳工作時序白金四原則,讓時間價值極大化的「鬼速工作術」》,方言文化出版
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作者:美崎榮一郎
譯者:羊恩媺

高達90%的人在安排工作時,都遵照一般商管書籍介紹的「四象限法則」:將該處理的工作分成「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」四個象限分類,從「重要且緊急」的工作開始處理。

你是不是也在這90%之中?上班時總是優先處理重要且緊急的工作。然而工作依舊做不完,每天總是最後一個離開辦公室,為什麼?

經費結算、填報表、電話應答、郵件往來、內部溝通……。即使知道要以重要的工作為優先,不重要的工作還是非做不可;但前一件急事還沒完,新的急事又來,而那些看似不重要的工作就愈堆愈高,這就是現實。固執於重要緊急的工作,只會使日常庶務停滯,讓你永遠被瑣事追著跑。

時間經濟學:立體書封
Photo Credit:方言文化

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航

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