《時間經濟學》:事情老是做不完,你的工作「虛胖」了嗎?

《時間經濟學》:事情老是做不完,你的工作「虛胖」了嗎?
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我們想讓你知道的是

不做無謂的工作是很重要的。可是,如果不是有一定權限的人,要做到這一點也很困難。大略判斷不去做某些工作,是可以創造出更多時間;可是要做如此劇烈的改革,衍生的困難可能比創造出的時間更多吧。能在這種時候派上用場的,就是「工作的分割和重組」的思考方式。

文:美崎榮一郎

幫「虛胖」的工作做體檢

我在前面提過,為了不讓優先順序崩毀,以便工作順利進行,我們必須將工作的量減少到自己的處理能力範圍內。

為此,不做無謂的工作是很重要的。可是,如果不是有一定權限的人,要做到這一點也很困難。

大略判斷不去做某些工作,是可以創造出更多時間;可是要做如此劇烈的改革,衍生的困難可能比創造出的時間更多吧。

能在這種時候派上用場的,就是「工作的分割和重組」的思考方式。

將這個思考方式化為行動,就算主要工作沒有減少,也能篩選出花費時間的工序,達到「省力化」。

讓我舉一個自己的例子。

我從事的是顧問和演講等工作,所以常會收到諮詢的委託和「是某某某介紹我的」等聯絡。

這個時候,我會一邊吃午餐,一邊聽對方說明。我每天都會吃午餐,所以就將這段時間與開會結合。不過隨著數量增加,我的時間就漸漸被「安排這些會議」給消耗掉了。

於是,我便試著將一連串的流程分割如下:

1、收到諮詢等委託的郵件
2、閱讀郵件
3、打開工作日誌,確認午餐時段有空的日期
4、尋找便於前往午餐前後行程的地點
5、回覆時間、日期和地點
6、尋找能在該地點進行午餐會議的餐廳
7、預約午餐的餐廳
8、告知對方午餐的餐廳
9、在日誌中寫下「暫定約會」
10-1、若對方回覆OK,就將「暫定約會」改為「正式約會」
10-2、若對方回覆不行,就回到「3」

長年以來,我都是依照這個流程來處理午餐的商務約會。在這樣分割工作之後,我計算了每項工序的時間,試著重新思考其中瓶頸在哪裡。

結果我發現,在這個流程當中,最花時間的就是6~8,也就是尋找餐廳、預約並告知對方。

這些其實都是遠離「為了接受顧客的諮詢而決定見面日程」這個本質的作業。我該為對方提供的,是見面說話的時間。對方並不期待我去選擇並確保適合會議的午餐地點。

也就是說,這是「用不著我來做的作業」。

於是,我便將6、7、8的作業交給對方了。

結果,流程成功簡化如下:

1、收到諮詢等委託的郵件
2、閱讀郵件
3、打開工作日誌,確認午餐時段有空的日期
4、尋找便於前往午餐前後行程的地點
5、回信告知日程和地點,並提出「希望在附近的餐廳開會」
6、在日誌中寫下「暫定約會」
7-1、若對方回覆OK,就將「暫定約會」改寫成「正式約會」
7-2、若對方回覆不行,就回到「3」

換成這個新的流程之後,比起過往至少省下了20分鐘。

各位或許會覺得也才20分鐘,但是我一天會收到好幾筆相同的委託,所以在委託較多的日子,就能為我自己創造出超過一個小時的時間!

「時間」是不讓優先順序崩毀的重要資源之一。簡化了這個流程,也就大幅增加了我處理高優先順序工作的時間。

就像這樣,將平常覺得理所當然的工作,分割成多道工序,並試著計算各道工序的時間之後,我們就會察覺自己在「不需要做的工序」上花了多少時間。

如果察覺了這樣的工序,就要毫不猶豫地立刻停做。反覆進行這樣的過程,就能為自己創造出大量的時間資源,並得以挪用在高優先順序的工作上。

省略哪個步驟,效率提升最多?

到這裡為止,我已經告訴各位要分割工作,不做沒必要的工序了。如果使用這個方法,就算不是管理階層的人,應該也能擠出時間吧?

在這裡,就讓我告訴各位「不做什麼工序,能獲得最佳效果(效率)」吧。

直接說結論:不做「伴隨判斷的作業」,就能得到最佳的效果。

我在前面提過,「判斷」這個行為需要時間、集中力等許多資源。

舉例來說,假設眼前的籃子裡放著紅球和白球,你要在20秒之內盡量把籃子裡的球拿出來,愈多愈好。

這時如果不管球的顏色為何的話,你應該可以拿出相當大量的球。

然而,如果設下了「只拿紅球」的條件,你能拿出來的球數,可能就會大幅地減少。

即使同樣是把球拿出來的作業,光是多了「判別紅球」所花費的時間,就會導致行動的速度嚴重降低,何況更複雜的工作?

以剛才的例子來說,尋找午餐會議餐廳的工序就伴隨著多個判斷。

  • 離車站近嗎?
  • 地點好找嗎?
  • 餐廳會不會太小?
  • 氣氛適不適合說話?
  • 料理的價錢是否合理?
  • 是否預約得到?

就像這樣,包含了很多非思考不可的事項。一一分割這些事項之後,選項就會無限增加,導致判斷更花時間。

如果是與工作的本質有關的判斷,倒是無妨;然而為了並非如此的事項花時間判斷,則根本毫無意義。

請各位一定要分割自己的工作,重新檢視是否有「伴隨沒必要的判斷」的工序。

本章講述了利用把工作分割成更小單位的工序,來將重要度低的作業編入平常的事務順序安排中的方法,以及簡化工作本身的方法。

各位或許會覺得簡化工作的技術和本書的主題並無直接關聯,其實如同前述,如果沒有時間的資源,工作的優先順序就會亂掉,因此將工作簡化的技術非常重要。

還請各位務必要妥善用於每天的工作之中。

書籍介紹

《時間經濟學:最佳工作時序白金四原則,讓時間價值極大化的「鬼速工作術」》,方言文化出版
.透過以上連結購書,《關鍵評論網》由此所得將全數捐贈兒福聯盟

作者:美崎榮一郎
譯者:羊恩媺

高達90%的人在安排工作時,都遵照一般商管書籍介紹的「四象限法則」:將該處理的工作分成「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」四個象限分類,從「重要且緊急」的工作開始處理。


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年薪破百萬在台北買不起房?調整資產配置,買房不難!

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Photo Credit: VI College價值投資學院

我們想讓你知道的是

想在買房時擁有好的貸款條件,一定要趁有穩定好工作的時候申貸較佳。面對通膨升息時代的來臨,大家務必聰明善用資產配置成為人生最佳助力,而不是讓買房成為拖垮自己財務的稻草。

本文作者:VI College價值投資學院 台灣區總經理 黃士豪

買房是很多人畢生夢想,許多上班族開始投資的動機,也是希望透過能扣除每月支出後、盡可能放大剩餘的存款,更快買到人生第一間房。但是看著房價不斷飛漲,媒體不斷報導百萬年薪工程師、醫師都無法在台北置產,讓很多人感到恐慌、甚至放棄買房念頭。

32歲的飛輪教練阿謙很努力賺錢,汲汲營營忙於工作,希望能買一兩千萬的房子,好安身立命。為了達成目標他相當努力培養技能,除了具有飛輪跟肌力教練資格外,平時也提供學員筋膜按摩服務。

因為服務口碑很好,目前團體加個人每月穩定都有100小時課程,即使前段時間疫情不穩定也只有少掉一成教練收入,月收入約為6至10萬。

對於未來目標,阿謙除了希望可以透過被動收入增加、改變目前靠時間及體力換取金錢的現況,也希望能夠買入兩間2000萬的房子,一間自住、一間出租賺取被動收入。

既有資產配置上,由於懷抱著買房夢,因此阿謙保留110萬活存現金,另外有一張台幣56萬的美元保單,投入美股58萬有不錯獲利。

買房對平均月收入8萬的阿謙來說是否為不可能任務?我認為,阿謙應該先拋掉想法便是:別為了賺頭期款而投資。

五月第一篇
photo credit:VI College價值投資學院
VI College價值投資學院 台灣區總經理 黃士豪建議阿謙讓投資為自己置產。

給阿謙的投資建議一:別為買房投資,要讓投資為你置產。

遇到像阿謙這樣懷抱著買房夢的學員,我都會先要他們反覆問自己:為什麼要買房?

如果從資產及投資角度來看,房子算是防守型資產,如果將房屋價值放進整個資產配置後,花在買房的錢就不能超過總資產50%,否則就會讓自己變成房奴,更會因為多數資產都卡在房子,而因為房價變化影響心態。

假設買房能為自己帶來安全感,那這想法相當好、也值得去達成這個人生目標,這時就可以思考如何利用投資來幫自己買房。

以阿謙希望買到2000萬的房這個目標來看,房價2000萬首購需支出頭期款為400萬,這時除了要因為固定支出增加房貸這一項,因此要提高保障型資產外,也要確保進攻型投資組合有400萬,並透過選擇權等投資方式妥善配置讓自己能利用每年10-20%投資報酬來支付房貸本金及利息。

給阿謙的投資建議二:想買房保障人生,別抱持保障心態投資

在與阿謙諮詢對談過程中,我也看到許多保守型投資人最容易落入的「陷阱」:認為是保障,其實處於風險中。

將錢投入投資市場,因為跌價造成損失,這是一種可視但未知的風險。但是如果將錢都投入到定存、活存現金中,每年因為通貨膨脹造成損失,加上失去將錢轉進保守型甚至進攻型投資組合中能產生的獲利,這是屬於容易忽略但已知的風險。

保障型資產是為了當有突發風險產生時,讓我們不用擔心生計並可渡過半年時間進行避險。就阿謙每月支出約5萬來說,保留30萬是足夠的。特別是在進攻型投資組合都握有許多高價值公司並有不錯獲利時,應該將額外80萬緊急帳戶資金及活存轉進進攻型投資組合,才能更快達成買房目標。

而究竟是否該買第二間房出租賺取被動收入,我也請阿謙好好想想:買第二間房的目的是什麼?

如果買房是為了投資,那麼比起將一大筆錢投入保守型資產,以阿謙還年輕並且收入相對穩定情況下,該如何積極進攻讓自己退休時可以擁有千萬甚至億萬資產,才是最適當思考方式。

這些建議也適合你:購買投資型保單前先停看聽

在阿謙現有投資組合當中,我也看到在許多學員資產配置中都會出現的「投資型保單」。這類同時具備投資及保險功能的保單屬於保守型資產,因此建議在購買時要注意投入金額加上其他保守型投資不要超過總資產20%外,更要先釐清以下關鍵。

首先便是保單報酬形式為何?是在一定年限後固定會發放股息給保戶,還是保險公司會每年將這些錢投入特定投資標的做為報酬?這些資產增長能否看得見,甚至是否穩定,必須先了解。

其次則是這些保單綁約年限,這會影響可動用資金及運用彈性。當然,既然是保險更要確認又是綁定哪方面保險,在自己真正需要時是否能夠降低醫療或意外造成風險。懂得從資產角度思考保單,可以讓你在投資道路上少走相當多冤枉路。

附帶一提,想在買房時擁有好的貸款條件,一定要趁有穩定好工作的時候申貸較佳。面對通膨升息時代的來臨,大家務必聰明善用資產配置成為人生最佳助力,而不是讓買房成為拖垮自己財務的稻草。

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本文章內容由「VI College價值投資學院」提供,經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。


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