「時間管理」並不是叫你把行程表塞得越滿越好

「時間管理」並不是叫你把行程表塞得越滿越好
Photo Credit: Depositphotos
我們想讓你知道的是

真正的善用時間,並不是用「加法」,讓自己看起來短時間完成了許許多多的事,而是善於用「減法」減去那些其實不需要去做的事。

離開大公司加入一個新創公司也半年多了,在這段時間裡成長很多。但如果問我這段時間內所學到的最重要的事情,我會毫不考慮的說「把事情排出優先順序,並專注於最重要的事情」,英文即Prioritization。新創公司千頭萬緒,事情多如牛毛,幾乎永遠有做不完的事,這時候Prioritize就成了一個極為重要的能力:在千頭萬緒中排出優先順序,做那些對團隊、對公司最重要的事情。

今天我們先談談在生活中如何善用時間。

時間管理的一堂課

有一則故事,一個教導時間管理課程的教授,在第一堂課一開始時,拿出一個空罐子,一開始先放了一堆高爾夫球進去,問學生說:「罐子滿了嗎?」學生說滿了。教授就又拿出一些小石子,填滿了高爾夫球的空隙,然後又問學生說:「罐子滿了嗎?」學生說滿了。教授接著拿出沙子倒進去隙縫中,然後再問學生說:「罐子滿了嗎?」學生還是說滿了。最後,教授拿出一瓶飲料,把飲料倒進去充滿整個罐子。

教授問學生說,想像這瓶罐子就是你的人生,你可以得到甚麼樣的善用時間的啟示呢?一個聰明的學生便舉手回答:「這表示每個人的人生,其實有許許多多可以利用的零碎時間,一個善用時間的人應該不要浪費每一個瑣碎的空閒,要好好利用。」

教授回答:「很不錯的想法。不過我今天所要表達的是,那些高爾夫球是你生命中真正重要的事情,像是你的家庭、你的健康、你的熱情。而小石頭則是生命中次要的事情,沙子則是生活中瑣碎的小事情。如果你不在一開始就把高爾夫球放進去,等到罐子充滿著小石子或是沙子時,高爾夫球便塞不進去了。人生也是一樣的,如果你把精力都花在小事情上面,你將沒有時間去在意那些真正重要的事情。」

這故事揭示了一個深刻的道理:所謂的善用時間,真正的意義是優先把真正重要的事放進人生中。

有效的時間管理

如果用「重要」跟「緊急」這2個面向來區分我們每天從事的活動,約略分成以下4種:

  1. 重要且緊急的事:很重要而又有時間限制的事情,像是明天就要交的論文、準備下個星期的期末考試等等。
  2. 緊急但不重要的事:有明確時間限制的其他事情,譬如周年慶限時折購、朋友的限時動態或訊息、正在追的電視劇等等。
  3. 重要但不緊急的事:重要但卻沒有明確時間限制的事情,像是例行去健身房運動、網路上有興趣的課程學習等等。
  4. 不重要又不緊急的事:以上3類以外的事情。

真正有效的時間管理,就是專注於那些「重要但不緊急的事」。這是為什麼呢?

這是因為那些「重要而緊急的事」,基本上不用提醒,大部分人都會努力去完成,畢竟這些事情重要又緊急,但是類事情不可能佔據我們大部分的時間(如果你覺得大部分時間都被重要而緊急的事情占滿,那表示你分不出事情的「重要性」)。

心理學大量的研究都發現,在「時間匱乏」的情況之下,我們會把目光集中在那些「緊急而不重要的事」,而忽略了許多其他的事情。但是其實「重要而不緊急的事」,才是我們真正應該放心力的地方,那些「緊急而不重要的事」,本來就不應該去做。

所以真正的善用時間,並不是用「加法」,讓自己看起來短時間完成了許許多多的事,而是善於用「減法」減去那些其實不需要去做的事。

目標導向的生活

那我們怎麼分辨什麼是「真正重要的事」呢?

要真正的時間管理,首先要學習過一個「目標導向」的生活──為自己人生的每一個階段,訂定幾個具體的、你真正想追求的目標。而在實際生活中,凡是你努力的每件事情,跟這個目標直接相關,能夠幫助實現這個目標的事情,那就是重要的事,反之則不重要。

目標導向的生活,聽起來簡單,但實際上如果你仔細觀察的話,大部份的人做事常常都是沒有任何具體目的的。不是單純地對外界刺激或誘惑做出相對應的反應,就是迷失在日常生活的柴米油鹽之中日復一日。而少數願意花力氣去努力的人,如果沒有明確的目標,也常常是自己感動自己而已,對人生其實沒有任何的幫助(有關有目標的努力,可參考刻意練習一文)。只有訂定具體的目標,我們才能分辨哪些事情對我們是重要的,也才能真正的善用時間。

例如把「健康的生活」當成是一個目標的話,那去健身房運動就是一個重要的事。當生活忙碌起來時,我們很可能會為了明天要交的報告,想說不去個一兩次也無所謂,但擁有健康的生活既然是我們的一個目標,這時候反而堅持去健身房才是真正的善用時間──因為它幫助你達成真正想要的目標。

又例如目標是「說話能夠辯才無礙,富有邏輯性」的話,廣泛而大量的閱讀與深入的思考都是與目標相關的重要事情。在充滿著柴米油鹽的生活中,這些活動幾乎沒有任何急迫性,就更容易被擱置──但專注在這些事上,才能離真正的目標越來越近。

所以,善用時間的訣竅,就是專注於那些重要但是不緊急的事。

本文經翰林小書僮授權刊登,原文刊載於此

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航