「時間管理」並不是叫你把行程表塞得越滿越好

離開大公司加入一個新創公司也半年多了，在這段時間裡成長很多。但如果問我這段時間內所學到的最重要的事情，我會毫不考慮的說「把事情排出優先順序，並專注於最重要的事情」，英文即Prioritization。新創公司千頭萬緒，事情多如牛毛，幾乎永遠有做不完的事，這時候Prioritize就成了一個極為重要的能力：在千頭萬緒中排出優先順序，做那些對團隊、對公司最重要的事情。

今天我們先談談在生活中如何善用時間。

時間管理的一堂課

有一則故事，一個教導時間管理課程的教授，在第一堂課一開始時，拿出一個空罐子，一開始先放了一堆高爾夫球進去，問學生說：「罐子滿了嗎？」學生說滿了。教授就又拿出一些小石子，填滿了高爾夫球的空隙，然後又問學生說：「罐子滿了嗎？」學生說滿了。教授接著拿出沙子倒進去隙縫中，然後再問學生說：「罐子滿了嗎？」學生還是說滿了。最後，教授拿出一瓶飲料，把飲料倒進去充滿整個罐子。

教授問學生說，想像這瓶罐子就是你的人生，你可以得到甚麼樣的善用時間的啟示呢？一個聰明的學生便舉手回答：「這表示每個人的人生，其實有許許多多可以利用的零碎時間，一個善用時間的人應該不要浪費每一個瑣碎的空閒，要好好利用。」

教授回答：「很不錯的想法。不過我今天所要表達的是，那些高爾夫球是你生命中真正重要的事情，像是你的家庭、你的健康、你的熱情。而小石頭則是生命中次要的事情，沙子則是生活中瑣碎的小事情。如果你不在一開始就把高爾夫球放進去，等到罐子充滿著小石子或是沙子時，高爾夫球便塞不進去了。人生也是一樣的，如果你把精力都花在小事情上面，你將沒有時間去在意那些真正重要的事情。」

這故事揭示了一個深刻的道理：所謂的善用時間，真正的意義是優先把真正重要的事放進人生中。

有效的時間管理

如果用「重要」跟「緊急」這2個面向來區分我們每天從事的活動，約略分成以下4種：

1. 重要且緊急的事：很重要而又有時間限制的事情，像是明天就要交的論文、準備下個星期的期末考試等等。
2. 緊急但不重要的事：有明確時間限制的其他事情，譬如周年慶限時折購、朋友的限時動態或訊息、正在追的電視劇等等。
3. 重要但不緊急的事：重要但卻沒有明確時間限制的事情，像是例行去健身房運動、網路上有興趣的課程學習等等。
4. 不重要又不緊急的事：以上3類以外的事情。

真正有效的時間管理，就是專注於那些「重要但不緊急的事」。這是為什麼呢？

這是因為那些「重要而緊急的事」，基本上不用提醒，大部分人都會努力去完成，畢竟這些事情重要又緊急，但是類事情不可能佔據我們大部分的時間（如果你覺得大部分時間都被重要而緊急的事情占滿，那表示你分不出事情的「重要性」）。

心理學大量的研究都發現，在「時間匱乏」的情況之下，我們會把目光集中在那些「緊急而不重要的事」，而忽略了許多其他的事情。但是其實「重要而不緊急的事」，才是我們真正應該放心力的地方，那些「緊急而不重要的事」，本來就不應該去做。

所以真正的善用時間，並不是用「加法」，讓自己看起來短時間完成了許許多多的事，而是善於用「減法」減去那些其實不需要去做的事。

目標導向的生活

那我們怎麼分辨什麼是「真正重要的事」呢？

要真正的時間管理，首先要學習過一個「目標導向」的生活──為自己人生的每一個階段，訂定幾個具體的、你真正想追求的目標。而在實際生活中，凡是你努力的每件事情，跟這個目標直接相關，能夠幫助實現這個目標的事情，那就是重要的事，反之則不重要。

目標導向的生活，聽起來簡單，但實際上如果你仔細觀察的話，大部份的人做事常常都是沒有任何具體目的的。不是單純地對外界刺激或誘惑做出相對應的反應，就是迷失在日常生活的柴米油鹽之中日復一日。而少數願意花力氣去努力的人，如果沒有明確的目標，也常常是自己感動自己而已，對人生其實沒有任何的幫助（有關有目標的努力，可參考刻意練習一文）。只有訂定具體的目標，我們才能分辨哪些事情對我們是重要的，也才能真正的善用時間。

例如把「健康的生活」當成是一個目標的話，那去健身房運動就是一個重要的事。當生活忙碌起來時，我們很可能會為了明天要交的報告，想說不去個一兩次也無所謂，但擁有健康的生活既然是我們的一個目標，這時候反而堅持去健身房才是真正的善用時間──因為它幫助你達成真正想要的目標。

又例如目標是「說話能夠辯才無礙，富有邏輯性」的話，廣泛而大量的閱讀與深入的思考都是與目標相關的重要事情。在充滿著柴米油鹽的生活中，這些活動幾乎沒有任何急迫性，就更容易被擱置──但專注在這些事上，才能離真正的目標越來越近。

所以，善用時間的訣竅，就是專注於那些重要但是不緊急的事。

本文經翰林小書僮授權刊登，原文刊載於此

責任編輯：朱家儀
核稿編輯：翁世航