《未來世界的倖存者》:為什麼不該把收email當作起床後的第一件事

《未來世界的倖存者》:為什麼不該把收email當作起床後的第一件事
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我們想讓你知道的是

一天之中,你效率最高的時間是有限的。別讓郵件把你拖住,耗費掉你寶貴的時間。

文:阮一峰

為什麼起床後不能收郵件?

每天早晨打開電腦,你首先做什麼?

我的習慣一直是收郵件。後來,我讀到一篇文章,才震驚地發現,這樣做是十分錯誤的,反映了我控制行為的能力十分低下。英國作家惠特利(Richard Whately) 說過:

在早晨浪費一小時,你得花一整天來彌補。

每天早晨,你不應該把收郵件當作起床後的第一件事。以下是關鍵的理由。

它會降低效率

對電子郵件毫不關心,其實是一種福氣。如果你手頭有重要的事情急需完成,就不要去收郵件。不收電子郵件,你就不會知道某地又發生了火災,或者某個品牌在搞特賣,或者某個好友推薦的好玩的視頻。你得到的任何新的訊息,都能使你分心。

你一起床,就用30到45分鐘,集中精力去做最重要的事情,然後再去收電子郵件。如果你忍得住,不妨等待更長的時間,可以到午飯後才打開郵箱。只要對其他事情毫不關心,你就能把所有精力集中於手頭的工作。

它不屬你的待辦事項

如果你知道自己最重要的事情是什麼,或者知道每天應該完成的事情是什麼,那麼起床後首先就去做。

說穿了,打開郵箱,那一封封的電子郵件都是別人給你安排的代辦事項。要是這時你去收郵件,很可能你會做別人讓你做的事。每當你打開一封郵件,你就應該衡量一下,是你自己的事情更重要,還是別人的事情更重要。在現實中,又有多少人能夠看到別人的要求,卻堅持去做自己的事呢?

如果堅持不住,那麼最終你忙忙碌碌的,都是別人的任務(即使那只是回覆郵件、提供一點意見),而不是你自己的任務。你的時間到底屬誰?你自己,還是某個給你寫信的人?

它是缺乏目標的藉口

為什麼你每天早上第一件事是收郵件?答案往往是因為你不知道你該幹什麼。

當你不知道什麼事情最優先的時候,你把查看郵件當作自己的當務之急,無法完成那些真正緊要的事情就是你的代價。

如果你每天早晨習慣性地打開郵箱,真正的問題倒還不是你浪費了查看郵件的時間,而是你不知道自己的高優先性任務是什麼,所以才會去做查看郵件那樣的低優先性任務。

被動與主動

查看郵件的時候,最好的結果是正好收到一封非常重要的郵件,不早不晚,然後你立刻採取相應的行動。但是,這樣的情況很常見嗎?非常少見。

更常見的情況有兩種。一種比較好的情況是,你沒有收到任何新郵件,也就沒有什麼新的事情需要做。但是,不管怎樣,這時你浪費了檢查郵件的時間,你可以減少查看的頻率。你遇到的往往是另一種較壞的情況:你為自己找來了更多要做的事。因為你在收郵件,所以你開始回復它們,浪費了你本該用來做別的事情的時間。你不是主動地為自己設置一個日程表,新收到的電子郵件迫使你「被動地」行動,迫使你忽略了它們真正的優先性。

更好的做法是去做那些對自己重要的事情,而不管收件箱裡有什麼緊急的或者排在前面的郵件。別再浪費你的一舉一動,你要多執行生產力比較高的行動。

尋找藉口

有些人盲目地查看郵件(或者微信、微博等類似的浪費時間的網絡應用程式),經常不是在查找重要的東西,而是在尋找藉口,不去做那些必須做的事情。你在尋找理由,告訴自己為什麼那些事可以拖到以後做。

不要落入這種陷阱。不要讓收郵件變成一種你放縱自己的藉口。如果你手頭正在做一件事,那就別查看郵件。如果你有不得不做的事情,那就去完成它,不要通過查看郵件拖延。

沒法設置時間限制

開會是一種很浪費時間的事,但是大多數情況下,你至少知道會議需要開多久。如果我問你,打開郵箱後,你將在郵件上花費多少時間,你很有可能無法回答,或者低估了耗費的時間。

查看郵件只需要一分鐘,問題在於你會被隨之而來的事情拖住,無法知道完成那些事情要耗費多久。有時,你在起床後打開郵箱,結果就陷在裡面了,直到午飯時才得閒。一天之中,你效率最高的時間是有限的。別讓郵件把你拖住,耗費掉你寶貴的時間。

它帶來期待

許多人說:「我不得不收郵件!別人期待儘快收到我的回覆!」這種說法是不可信的。確實有一些儘快回覆的要求,但是它們可能遠不如你想的那麼緊急。其次,就算儘快回覆是唯一的選擇,你不妨問自己為什麼會這樣。

你知道嗎,為什麼別人期待你儘快做出回覆?原因可能是,你總是每天一醒來就回覆郵件,你自己造成了別人的期望。你愈頻繁地查看郵件,人們就愈相信你會很快地回覆。你不再每天早早地查看郵件,人們也就不再期望你會儘快回覆了

如果你「必須」收郵件……

如果你必須及時收取郵件、獲得訊息,那就限制自己只查看一部分郵件,可以實施下面的規則。

  • 只看有沒有你正在找的東西。最重要的,別看計劃外的東西。帶有目的地去看,有沒有一封特定的人發給你的特定的郵件。
  • 過濾那些不重要的郵件。如果郵件來自一個陌生的地址,那就留到以後看。
  • 設置一個時間限制。規定自己只能用5分鐘收郵件,只找自己想要的那個訊息,在行動之前就制定好退出策略。

郵箱還沒打開的時候,你就應該知道遇到以下情況應該怎麼辦:( 1)那封郵件已經到了;(2)它還沒到;(3)你想要的訊息不夠完整。

不管怎樣,別被動地做出反應,而要主動地想好針對不同的結果做出怎樣的行動。

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書籍介紹

本文摘錄自《未來世界的倖存者:終極技術大革命的前夜,每一個人都該思索與知道的事》,大寫出版
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作者:阮一峰

AI、機器人與智能化來勢洶洶,向高度自動化又高度不確定的未來進軍。
這個世界正劇烈變化也停不下來,我們該如何處理這一切?

科技與技術正日復一日不斷迅猛增長,並不理會這個世界是否同意。當智能化與自動化工程起飛後,未來「你的鞋可能都比你聰明」;大多數人將會在這種技術革命後的時代失去工作──而我們對這樣的前景思考得太少。

「我對於未來的基本判斷就是,大部分人沒用了,而人類的壽命卻越來越長,由此產生許許多巨大的問題。」

「請想像一下:當人類社會極度依賴技術,將無數自動化系統組合成一個超級系統,但是沒有一種技術能夠保證百分之百可靠。一旦發生問題,整個自動化系統就會發生動盪,甚至崩潰,後果將難以預料。」

兩岸知名的IT作家阮一峰最新文集,這本書意圖探索「絕對比人類更強大」的機器與「智能化時代」大潮襲來時,人類社會「多數人」的處境與問題。

在資本過剩與技術高度發展兩大趨勢相結合後,科技應用的場景與革新速度幾乎是以幾何速度增長──本書作者認為,在可預見的未來,「技術終將淘汰人類」,低技術與知識的工作、乃至許許多多的中產白領階級職業將會消失。

在這場即將到來,恐將徹底解構過往發展模式的人類社會變局中,本書將提出許許多多的觀察與正在發生的現象,意圖喚醒我們在這場變化中必須有意識地應對變局。因為,一些可怕的景象將可能(或是已經)出現:

  • 大部分人愈來愈窮,薪資會因為「多數人爭搶少量人工」而更形僵固──但更嚴峻的事實是,目前人類的平均壽命也愈來愈長。
  • 「AI」將取代大部分工作職位的主張幾乎確定會成真。本書展示許多技術發展將如何壓低人力成本並求取最大化的效益。例如,早在2005年,亞馬遜就曾以一個名叫「土耳其機器人」的專案外包網,讓人們完成編程工作領取報酬──許多公司都研究過以API(軟體應用接口)的方式,取代過往企業科層組織中負責執行任務的中階主管職位。未來僅有少部人人能夠躋身「API」以上,至於「API」之下的工作,將更趨零散與廉價化。

在盛行談論(也是流行性焦慮)「未來能力」與「未來教育技能」的時代──許多人也可能有些第二專長的企圖──這其中有哪些趨勢值得我們注意?「大學教育」是不是仍然必備?我們又如何在「沒有安全工作」的時代中謀生?我們是否又想過自己在「人生最長的工作期」結束後,該如何準備一個保有收入來源的「B計畫」?

除了這些問題外,還有更多因為技術帶來的社會革新「進行式」也將在本書討論,世界正在劇烈變化,技術也將會帶來目前難以預見的新問題。本書將呈現的是一位資深軟體圈內人與技術愛好者的不樂觀思索與應變預警。

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Photo Credit: 大寫出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:潘柏翰


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