《80/20法則》:關鍵少數 vs. 無用多數,向混沌理論找答案

《80/20法則》:關鍵少數 vs. 無用多數,向混沌理論找答案
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我們想讓你知道的是

80/20法則所要說的與混沌理論雖不同,卻相輔相成。它告訴了我們,在任何一刻,任何占多數的現象會受到少數因素或角色的影響:百分之八十的結果來自百分之二十的原因。有一些事很重要;其他大多數的事並不重要。

文:理查.柯克(Richard Koch)

80/20法則為何如此重要?

因為80/20是反直覺的。我們總會預期,所有的原因大致上是一樣重要的:所有顧客一樣重要;所有生意、每一種產品和每一分利潤都一樣好;某範圍的所有員工大致上有同等價值;我們過的每一天或每一星期都同樣重要;所有的朋友對我們一樣重要;所有的諮詢或電話都應一視同仁;每一所大學都優秀;所有問題都有一大堆原因,不值得找出其中少數的關鍵原因;所有的機會都有近似價值,所以我們全都平等相待。

我們很容易假設,百分之五十的原因或投入,會造成百分之五十的結果及產出。我們有一個先入為主的觀念,認為事情的因果會有一個相等的平衡——有時候的確如此。但這種「50/50的謬誤」,是最不正確且最有害的,又最深植人心的概念。80/20法則主張,當我們檢視和分析兩組與因果有關的資料時,最可能的結果是出現一個不平衡的模式。

這不平衡可能是65/35、70/30、75/25、80/20、95/5或99.9/0.1。或是其他任何一個組合,不過,做比較的這兩個數目加起來未必等於一百(請見第47頁)。

80/20法則還認為,當我們知道真實的關係時,我們會被它的不平衡嚇一跳,而無論那是何種程度的不平衡,通常都會超過我們的預期。高階主管可能本來就自己在心中揣測,某些顧客或產品比其他顧客或產品更能獲利,但當了解了其間真正的差異之後,他們多半會很驚訝,甚至到震驚的程度。老師可能知道,問題最多的學生或曠課情形來自少數學生,但如果仔細分析紀錄的話,不平衡的程度比預期來得大。我們也許覺得,生活中某些時段的時間比其他時段更寶貴,但如果我們計算了投入和產出,其差異仍令人吃驚。

為什麼應該在意80/20法則?不管你知不知道原因,此原則都可以應用到你的生活、你的社交圈、你的工作場所!認識了80/20法則,能讓你看清楚四周到底發生什麼事。

本書的最高宗旨是要告訴你,若運用了80/20法則,我們的日常生活能得到大幅改善:人人都能更有效率,更快樂;所有追求利潤的公司獲利更多;每一個非營利組織的努力可以更有用;政府能為人民謀更多福利;所有個人和組織,都能只用少少的努力、花費或投資,便獲得更多的益處,並避免產生負面價值。

這整個過程的重心,是一種替換過程。凡是在使用之後會減弱效果的資源,都不應再採用或應盡量少用;而能夠發揮強力效果的資源,應盡可能多用。每一項資源都應用在它最能顯出價值的地方。至於力量弱的資源,則應盡可能使之模仿強力資源的行動。

企業和市場運用此法則已有幾百年,成果極佳。約一八○○年時,法國經濟學者賽依(J-B Say)創造了「創業家」(entrepreneur)這個詞,認為「創業家改善了經濟資源,使之由較低的生產力轉成有較高的生產力與收穫」。

但80/20法則有個非常有意思的含義,那就是:企業和市場距離最理想的情況還有一大段路。比如說,80/20法則主張,百分之二十的產品、顧客或員工,是百分之八十的利潤來源——如果此說為真,而經詳細審視後也的確可看出一些非常不平衡的模式存在,那麼這表示:離高效率或理想狀況仍然相當遙遠。這情形的含義是:一,百分之八十的產品、顧客或員工,只能賺取百分之二十的利潤;二,這簡直造成莫大的浪費;三,公司的最有力資源,會因其他效率低得多的大多數而受到壓抑;四,如果能賣掉更多的好產品,能聘到好員工,能吸引顧客(或能讓顧客願意多購買產品),那麼利潤就能增加。

既然有此情況存在,一定有人會問:為什麼還要繼續生產那些只獲利百分之二十的百分之八十產品呢?但一般公司很少會這樣問,因為這問題的答案意味著要採取激烈且徹底的措施:停止生產五分之四的產品。此改變非同小可!

賽依所謂的創業家成果,在現代金融家口中成為套利(arbitrage)。國際金融市場修正價值變化的速度非常快,例如對匯率的反應。創業家或套利的過程,能把資源從效用低的部分移轉到能發揮功用之處,但商業組織和一般人不懂這方法,也不懂得把低價值的資源去除,轉而購買高價值的資源。

很多時候,我們不知道,有些資源的生產力超高——但只有少數資源是如此(朱蘭稱這種為「關鍵少數」)。而我們也不知道,資源中的一大部分只有少許生產力,或實際上會造成負面效果(朱蘭稱這為「無用多數)。如果我們在生活的各個層面中確實意識到「關鍵少數」和「無用多數」之間的差異,並且著手改善,則我們所珍視的事物將可以增加。

向混沌理論找答案

機率理論告訴我們:所有80/20法則的應用不可能都是隨機發生的。我們只能說,還有一些更深奧的含義或原因隱藏於80/20法則背後。

為此,帕列托陷入苦思,想找出一套方法來研究社會。他試圖尋找一個「能反映出從經驗與觀察中所得的事實」的理論,希望能找到有規律的模式、社會規範或「一致性」(uniformity),用以解釋個人和團體的行為。

但帕列托沒有發現具說服力的關鍵點。他沒來得及知道物理學提出的混沌理論就去世了,而混沌理論卻與80/20法則有相似之處,且有助於解釋它。


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NUEIP雲端人資包辦行政庶務,錢都店長安心放眼未來

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導入NUEIP讓店長們更有時間專注於達成公司營運績效。

錢都餐飲人資主任周芮昕表示,初期原本公司使用紙本打卡鐘,以全人工方式做薪資計算與審核。每個月月底,各店店長們都需要加班計算員工出缺勤與薪水,才能趕得及1號中午之前,讓物流車將紙卡載回總公司。接下來,總公司需加派人力逐張、逐行的人工登打進電腦,同時主管單位還會抽樣檢核正確性,前前後後繁複作業總需花上一週時間,而72間門店店長加上總公司登打與檢核的人力,更是可觀的成本。

「人工計薪誤差高、效率低,換算下來,NUEIP 幫我們幾乎節省了78%的時間與95%的人力成本,現在整個流程只需要兩個人、1.5 個工作天即可完成。不只效率高且基本上是零失誤,這些數值是我們在導入前完全沒意料到的。」周主任述說。錢都認為,店長們應該專注於門店的營運和管理,帶領門店達成公司經營目標,而不是加班執行繁瑣且無效率的行政作業。周主任認真地說道:「錢都餐飲導入NUEIP的人資系統,讓各店長有機會展現自身更有價值與影響力的一面,也間接帶動各店彼此的目標達成士氣,讓品牌更有價值。」

NUEIP療癒系出缺勤、排班與薪水管理,造福餐飲業者

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NUEIP的雲端人資系統排班介面清晰、操作簡易,且可計算計時人員的實際工作時數。

經營餐飲業的人都知道,餐飲業人員流動率高,加上計時人員眾多的情況下,要掌握員工的請假狀況只能經由店長回報,無法在第一時間知道。周主任說道:「以前各店排班是一件很痛苦的事情,幸好 NUEIP的排班功能對餐飲業非常友善。不僅可以依時數彈性安排工讀生的班表,不須建立上百個班別,還能自動檢核目前的人力配置是否妥當。搭配『實際工時統計』功能,可統計計時人員的實際工作時數,進而準確計算假期、加班時數與薪資,若人員有任何出勤狀況,總公司都能即時知曉或因應。」。

因為適切的系統功能,讓錢都餐飲在企業管理上能夠無所顧慮,周主任表示,雖然前期數位轉型時,要教育店長們使用電腦、熟悉功能,會經過約一個季度的轉換陣痛期。但現在不僅省去紙本操作、不用為了行政事務加班、各店人員可以輕鬆使用LINE進行上下班打卡或請假,店長們紛紛覺得這個轉換期很值得。對總公司來說,更降低了門市人員的控管風險,讓整個企業在力拼品牌規模時,更加順利地往前邁進。

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錢都藉由手機APP打造會員生態圈、力拼餐飲品牌規模。

雖然疫情肆虐全台業者,但錢都餐飲把握契機逆勢成長,開始發展電商通路,推出品牌麻辣鴨血豆腐、特色水餃、嚴選海鮮食材等;實體店方面,藉由手機會員 APP 打造超級會員經濟。錢都餐飲旗下品牌目前正積極討論拓點計畫,以優渥的薪資獎金招募優秀的儲備幹部,而在例行的行政事務上,則由 NUEIP 協助支援,讓門市與總部的聯繫更加緊密與即時,企業內部管理更加順暢有效率。


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