從《怦然心動的人生整理魔法》,思考5個時間管理的關鍵啟示

從《怦然心動的人生整理魔法》,思考5個時間管理的關鍵啟示
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我們想讓你知道的是

以上,是我整理自己多年前閱讀《怦然心動的人生整理魔法》的筆記,摘錄幾段原文(放大置中的段落),從家居收納的思考,反推到時間管理的思考,其實,這些都是人生整理。

怦然心動的人生整理魔法》是我很多年前閱讀的一本書,作者近藤麻理惠被稱為日本的整理教主、整理女王。最近她又因在Netflix上播出的收納整理教學影集,再次受到很熱烈的討論。而在這之前,麻理惠的整理術在日本、歐美就已經非常知名,且擁有許多支持者。

雖然在很多物品,像是衣服、書籍、文件等的整理上,我並非真的採用近藤麻理惠的整理技巧。但從《怦然心動的人生整理魔法》中汲取的某些關鍵反思,經過我自己的驗證後,也成為我在做各種人生管理時的思考基礎。

我翻開自己多年前為《怦然心動的人生整理魔法》這本書做的讀書筆記,列出我信服的幾個書中觀點,並帶出自己將其驗證在不只衣物整理,也是在生活整理、工作整理、時間整理時,所引發的各種心得,整理成這篇文章,跟大家分享。

無效整理:一個一個場所整理
有效整理:把所有東西拿出來再統一整理

為什麼整理好了,又會很快回到混亂的狀態呢?有可能我們只是在清理眼前的雜亂。

所謂「一個一個場所整理」的意思是,只是把客廳整理好、臥室整理好、書桌整理好、書架整理好,但可能文件、書籍、衣服、各種雜物仍然儲存在不同地方,沒有「固定的位置、規則」,所以當東西繼續增加時,很快的書桌又慢慢變亂、臥室又慢慢變亂。

近藤麻理惠說,如果能夠做一次「徹底的整理」(她稱之為:「節慶的整理」),也就是從所有場所,把某樣東西全部拿出來,然後統一一次決定好這樣東西以後的儲存位置、擺放規則、要丟什麼、要留什麼。那麼接下來即使新的東西又出現了,我們已經知道這樣東西就是要放在哪裡,那麼就不會那麼容易恢復雜亂。

只要一次完成「節慶的整理」,接下來「日常的整理」就只是把用完的東西放回原位而已,你甚至不覺得是在整理。

──《怦然心動的人生整理魔法

時間管理其實也是這樣,如果能夠做一次徹底的任務整理,為所有任務、資料設定好統一、集中的儲存、排程位置。那麼雖然各種雜事、任務會不斷增加、變化,但統一集中的位置會讓我們很快找到需要的資料,明確的排程會讓我們不遺漏關鍵的任務。並且這個流程會愈來愈簡單。

小從郵件整理來看,在〈3步驟教學「一次完全整理好」爆炸的Gmail郵件〉這篇教學中,我提到如果能夠做一次「徹底清空收件匣」的動作,並且以後新郵件寄來,只要做好刪除、封存、排入待辦清單的動作,那麼收件匣就很難回到混亂的狀態,隨時都能輕鬆找到需要的郵件任務,整理起來也非常簡單輕鬆。

大從任務雜事的整理來看,我在〈連假後雜事大爆炸,試試GTD 4個最簡單上手的無壓工作技術〉這篇文章也分享過,東處理一點、西處理一些,只會讓事情變得更加雜亂,也讓自己的大腦壓力不斷增加,只覺得事情永遠做不完,並且不知道現在該做什麼事情。但是關鍵並非事情大爆炸,而是我們沒有用簡單、無壓的方法來好好管理他們:「清空大腦、排入流程、列出清單、拆解行動」,其實也就是一次節慶式的整理。

無效整理:把東西放得很整齊
有效整理:為東西找到定位

延伸上一段的核心思考,所謂的整理,終極的目的並非只是讓眼前環境看起來很「整齊」,而是要為所有東西都找到「定位」。或者,更具體地來說,是要為自己的生活、工作、流程找到「定位」。

當妳清楚自己的定位,那麼整理就真的會變成很簡單,並且很難回復雜亂的狀態。

只要決定一次就好。決定所有物品定位的效果,不但無謂的購物行為和過度的庫存會減少,東西也不會再增加。

──《怦然心動的人生整理魔法

這就像時間管理、任務排程、列出每天行動清單中,最重要的事情是什麼呢?

最重要的事情是,清楚自己目前應該投入的專案有哪些?清楚自己的目標是什麼?清楚知道自己有哪些時間?只要能夠掌握住自己應該專注的專案、目標是什麼,那麼面對再多瑣事、意外,我們都會知道應該如何處理他們。

我會知道,去避開那些干擾目標的雜務,會懂得哪些瑣事可以勇敢捨棄,也知道當時間僅有這麼多時,優先投注在哪個目標上,是我真正想要創造的價值。這就像前一陣子,我撰寫「實現年度計畫的系列教學文章」,就是要幫自己的目標找到真正的定位。

如果我的東西都有定位(而非只是看起來很整齊),這時候當要增加一個東西時,我會知道這個東西的定位在哪裡,也可能發現這個東西沒有我可以存放她的位置,那這有可能表示我不需要、暫時不能處理這個東西。

就像我常常分享的「進攻型行事曆」方法,先為那些最重要的專案,找到行事曆上應該預留的定位,這樣有新的事情要加入時,我才知道有沒有剩餘的足夠空間可以安排。

無效整理:只有分類與歸納
有效整理:積極選擇與取捨

我們的整理,很容易陷入只是在收拾東西,只是在幫東西分類,只是要把眼前的櫃子、環境變得看起來乾淨。但這些其實都不是真正的整理,而且這樣的整理很容易又變得雜亂。

即使空間不雜亂,這樣的整理也容易讓我們自己變得雜亂:要花很多時間整理,並且以後很難找到需要的東西,甚至不知道自己有哪些東西。

你必須在開始整理之前,去面對和思考自己理想的生活方式。再以深思熟慮過的答案為基礎,最後進入判斷的步驟。

──《怦然心動的人生整理魔法

真正的整理,不是在分類與收納,而是在「做判斷」。所謂的做判斷也不是單純的丟東西、留東西而已,不是在東西上做主張,而是為自己做判斷,為自己作主,從自己真正想要實踐的生活、工作流程出發,決定哪些任務、資料、工具應該留在自己的流程上,並且他們應該放在流程的哪個位置。

時間管理,當然也是如此。她並非要我們把所有的任務都整理好、排程好,而是要先決定自己想要什麼、變成什麼、完成什麼,然後把可以幫自己達成目標的東西留下來、排程好。

這永遠都是一個〈主觀選擇,打破「我需要」的人生工作整理困局〉的過程,如果陷入只是在整理任務,而沒有先整理自己,那麼就很難找到時間管理中真正讓自己擁有成就感的那條路。


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