5個改善To-Do List的秘訣,讓你提高成就感又減少壓力

5個改善To-Do List的秘訣,讓你提高成就感又減少壓力
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以下為5個改善To-Do List 的秘訣,讓寫在行事曆的每一項工作都可以確實地完成,提高成就感,也減少壓力。

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文:SmartM/賴聖美

代辦事項中的項目總是滿滿滿、做不完嗎?記事本中的To-Do List,做不完卻帶給自己更大的壓力?以下為5個改善To-Do List的秘訣,讓寫在行事曆的每一項工作都可以確實地完成,提高成就感,也減少壓力。

1、要寫上去嗎?問自己這件事情是否真的是你的任務

把項目加到行事曆之前,記得先問問自己是最適合完成這項任務的人嗎?還是其實這本來是別人的任務,只是你是第一個知道這項工作的人。這時,你可以先想想看團隊中有沒有其他更適合負責這項工作的人,試著將事情給最適合的人完成。

2、記錄的工具適合嗎?選擇適合自己的工具

記錄行事曆的工具有很多種,製作行事曆時的第一步是選擇適合自己的方式。別人習慣的方式不一定適合自己,當別人認為很有效率的記事方法,若並非自己原本習慣的記事方式,套用在自己身上後也不見得會和對方一樣有效率。例如,許多人會使用Outlook、evernote來組織會議歷程、行事曆,但若你不習慣這些介面,或是習慣使用紙本安排行事曆,那麼選擇使用紙筆把一件一件事情記錄下來會更適合你。

3、看到卻沒著手的動力?使用動詞「To Do」 List

一個不小心看著滿滿的行事曆,卻怎麼也提不起勁完成嗎?這個時候或許是該大改造行事曆中記錄事件的方式了,行事曆上的文字太「安靜」可能會讓人感到沒動力完成,這個時候,可以試著讓自己的簡報動起來。加入動作、聲音或這是形容詞,讓整件代辦事項像是有人在旁叮嚀般。

舉例而言:

靜:星期二、10:00、簡報

動:星期二、10:00、快把會議用的簡報做完!

4、目標需要長時間才能完成?「大事化小」把事情分割成小部分一步步完成

在每天行事曆上的代辦事項應該是可以立刻達成、完成後可以被劃掉的項目,應避免把長遠的目標放在行事曆中,這樣不僅沒辦法讓掌控進度,也會帶來更大的壓力。例如,「重新劃規所有的銷售流程」這種就不是立刻可以完成的,完成的步驟可能是需要從檢討舊流程、擬定草案、討論......一步一步達成。

5、適當的壓力:「刪三」法則

Arkadium的CEO和合夥創辦人Jessica Rovello提供了一個她管理To-Do List的方法,就是設定一個每日可達成的目標,督促自己每天的目標是在工作清單中刪掉3個項目。這樣的目標是可以達成的,會為自己帶來成就感,也可以離終極目標越來越近。

遵循以上5個法則,確認任務適當性、將大事分割成小步驟、讓事情被描述得更生動。讓行事曆上的代辦事項不再是遙不可及的事情,使每件事都能確實地完成。

延伸閱讀:工作分享》唐宏瑞(91APP產品市場部專案經理):把最有影響力的事,放在計畫第一順位

  • 參考資料:Inc.

本文經SmartM人才培訓網授權刊登,原文刊載於此

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航

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