丁菱娟:為什麼在顧問產業裡,資深又有產值的人這麼重要?

丁菱娟:為什麼在顧問產業裡,資深又有產值的人這麼重要?
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我們想讓你知道的是

倘若你發現自己每天忙得要死卻沒有產值,這時可能要好好檢視到底出了什麼問題,是不知道方向?還是沒有方法?把問題找出來跟主管討論,或改變自己的工作模式,訓練自己成為注重效率的工作者。忙,絕對不能拿來衡量對組織的貢獻,績效最終還是得看產出。忙可以,但請不要瞎忙。

文:丁菱娟

先做討厭的事才自由

愈想獲得自由和快樂,就得先去面對該處理的難題,接下來就能做自己喜歡的事了。
討厭的事偏偏都是非做不可,喜歡的事卻反而可做可不做。

有些人因誘惑而分心,拖延了原先的預定計畫,他們不諱言應該是自己不專心,事情做到一半,思緒常常飄走,又去做別的事,希望我能提供關於時間管理的建議。

這其實是許多人的通病,我們往往會選擇去做喜歡的事,然後拖延討厭的事。但喜歡的事不見得是重要的,而討厭的事也未必無關緊要。

譬如喜歡打電玩,就由著自己毫無節制的打,不管還有多少要緊事該做,也不管玩到多晚影響睡眠。討厭做家事就任由家裡凌亂,東西愈堆愈多,髒衣服堆積如山,毫無生活品質可言。明明知道熬夜打電玩對身體不好,知道不做家事,居家環境會愈來愈差,但就是無法控制自己。

通常討厭的事偏偏都是非做不可,喜歡的事卻反而可做可不做。但我們卻把有限的時間拿去做喜歡卻不重要的事,造成該做的事遲遲沒動靜,期限到了再來懊惱不已,也讓別人覺得你不可靠、不負責任。所以洞察自己的弱點,進而管理事情的優先順序,便成了我們該學習的課題。

有人喜歡電玩,就表示那件事對他們有吸引力,只是放任自己,不加以克制的話,就變成沉迷。依照人性,我們不可能拒絕誘惑,就算可以也只是表面,內心還是會累積渴望,所以不是去拒絕或壓抑誘惑,而是要引導到另一個方向。引導的思考要類似這樣:「要玩可以,但至少等重要事情辦完才行。」

在職場上,我們一定會先做簡單、容易上手的事,拖延傷腦筋、複雜的事。譬如行政事務上,我們通常一上班打開電腦例行性的看郵件,刷手機留言,回一些簡單信件,一不留神幾個鐘頭就過了,但這些事情緩一點再做其實無傷大雅,卻花了最多時間。而討厭的事情有時卻很重要且有時效性,譬如應該打一通電話去向某位嚴厲的客戶道歉、要準備下週得在長官面前上臺報告的簡報,但我們總是逃避,心想等雜事做完再說,卻拖到下班還是沒做。

為什麼會這樣?明明打一通電話可能只要花五分鐘,簡報也是早晚一定要面對的,卻遲遲不做。主要原因是簡單的事通常較輕鬆、沒壓力,不太需要思考,容易駕輕就熟。

相對的,討厭的事總是較困難、較複雜,而且較傷腦筋,所以心理上會有一種逃避的傾向。結果發現討厭的事不會隨著時間拖延就消失,反而如影隨形,變成逃不掉、壓迫著我們的巨石。

我有個經驗,在工作上的待辦事項中總是有討厭的事,但每次總是挑簡單的或沒壓力的先做了,討厭的還是擺在那不想動,結果它又變成隔天的待辦事項。雖然一再逃避,但它就像夢魘一樣揮之不去,期限到了還是逃不掉,想當然結果更慘。

所以後來我就轉念,改變心態,為了讓自己可以開心去做喜歡的事,便索性反其道而行,先專注把討厭的事處理完,就可以毫無壓力去做喜歡的事。沒想到這麼一轉換後,工作就愈來愈有效率,而且愈來愈快樂了。尤其討厭的事做完後,真有一種說不出的快感,感覺自己有解決事情的能力,信心又增加了,討厭的事好像變得沒那麼討厭。

成長就是去做自己沒做過的事,一開始絕對會有壓力,等經歷幾次後,發現其實沒那麼難,就願意面對了,而且自己也有能力處理了,原本難的事情也變簡單。

還有一種循序漸進的辦法,就是「延遲享樂」。譬如原本想先做完功課,再去玩電動,可是卻無法克制一打開電腦就直接去玩電玩的欲望,那麼先跟自己玩一個心理遊戲,先做一件該做的事來交換。譬如念完功課的一個章節,才獎勵自己玩一場電玩。把時間做一點切割,將誘惑當作禮物,這樣就有趣多了,這樣時間管理可以有優先順序,也有獎勵品,動力就會比較強。

我也曾做過這樣的練習。我有一度追劇追得日夜顛倒,於是就規定自己得做完一件家事才能去追兩集,所謂家事包括洗碗、洗衣服、打掃整個房間、換床單等等。這樣每次追劇時的快樂更是加倍。

延遲享樂或許是一種方式,設計一種遊戲讓自己願意去做該做的事來交換想做的事,可以讓自己不那麼憎惡該做的事。當知道做完討厭的事便能去做喜歡的事時,討厭的事就不再那麼痛苦,因為那變成遊戲的過程,像是在玩遊戲中,你必須先過關斬將,才能得到果實一樣,就會有動力。用這種方式或許可以讓我們不再延遲,不會抗拒去做該做的事,習慣之後,就會變成負責任的人。

於是,我歸納出一個心得,要能暢快的做自己喜歡的事,就得先處理完手上的難題,接下來就能做自己喜歡的事了。


不要瞎忙

這年頭已經沒有所謂的「沒有功勞也有苦勞」的思維,更何況把事情做好只是對得起這份薪水的基本要求。

Jonny每天都加班到晚上十點才回家,累得半死,但卻一點成就感都沒有,今天經理又把他花四小時寫的一篇新聞稿改得面目全非,斥責他完全沒抓到重點,還質問為什麼不事先問清楚再寫,Jonny來回改了兩次還是被退回,申請的款項也因填寫錯誤沒通過,總之他今天白忙了,明天又得重新來過。Jonny剛入行三個月,一切都沒經驗,挫折感很大。

你現在知道為什麼在顧問產業裡,資深又有產值的人這麼重要嗎?不僅是因為他們有經驗,還有工作效率。他們忙,很忙,但都忙在刀口上,知道在事情的關鍵點上做什麼事、說什麼話、打通什麼關節,就能順利解決,所以產值很高,同樣工作八小時,他們完成的績效可能新進員工一星期都做不出來。

相反的,我看到有些人整日忙進忙出還常加班,但沒看到專案有什麼進展,還經常出差錯,忙了半天往往徒勞無功。譬如方向想錯,寫的企畫案不是客戶想要的,所以就算每天加班到很晚也是白費,還得資深同事幫忙完成。同樣的事要教過好多次、犯過好多錯才勉強學會,以上都是我在公關公司時,常看到年輕人容易犯的錯。

這種人真讓人氣餒,怎麼都教不會,忙了半天都白費,成效打折扣,效率又不高。

在這個時間就是金錢的行業裡,不僅浪費了自己的時間,拖累團隊的整體表現。

在商業世界裡,尤其是傳播產業,我們的訓練都是在學習化繁為簡,因為事情太多,時間太少,所以要有優先順序,用最有效率的方式工作,要學習在海量資料中,找出最重要的主軸和議題,在客戶的話語中,找出最該關注的重點。

我一直以為在職場上,大家都是抱持這樣的工作態度,直到發現組織內還是有人喜歡把簡單的事複雜化,令我十分不解,於是我開始想,為什麼這群人會如此做事,這樣到底有什麼好處呢?

後來,我發現這群人若非抓不到重點,就是裝忙混時間,不僅別人一時無法發覺,還能表現自己能力強,正在處理一件複雜的事情,凸顯存在的價值。組織有這種人肯定會拖累團隊進度。

遇到這樣的同事,別人可能都看不太出來,不知道他在忙什麼,但主管應該明察秋毫。倘若發現他同樣事情來來回回重複好幾次還在原地打轉,非但看不到工作績效,還拖累團隊進度,本人卻忙得好像很辛苦,且時常都要加班,這時千萬別表示同情,反而要好好與他面談,看問題出在哪裡,請他限期改進。

現在的環境挑戰愈來愈大,壓力也愈來愈大,凡事要看產出,不應把自己變成像原地打轉的陀螺。這年頭已經沒有所謂的「沒有功勞也有苦勞」的思維,更何況把事情做好只是對得起這份薪水的基本要求,要讓自己有價值,其實必須做超出你職務內容規定的範圍。

倘若是客戶抓不到重點,那就累壞了服務端的窗口。有時客戶沒有真正想法,卻要廠商先寫企畫案來看看,提交後來來回回改個十幾遍也沒定案,問他到底要什麼也說不清楚,這種不知道自己要什麼的客戶,確實也會浪費服務人員的時間,碰到這樣的客戶,你必須有能力引導他一個方向,並請他做出決定,否則就會被拖得團團轉。

倘若你發現自己每天忙得要死卻沒有產值,這時可能要好好檢視到底出了什麼問題,是不知道方向?還是沒有方法?把問題找出來跟主管討論,或改變自己的工作模式,訓練自己成為注重效率的工作者。

忙,絕對不能拿來衡量對組織的貢獻,績效最終還是得看產出。忙可以,但請不要瞎忙。


帶一個觀點進會議室

千萬別在該發言時沉默以對。在客戶需要我們時給與觀點和想法,客戶會記得我們曾經與他們並肩努力。

Eddie沮喪的呆坐在位置上,原來剛到客戶那開會又被打槍了,客戶跟總監抱怨說Eddie只會跟著做交代的事,要他給一些建議都說沒意見,客戶質疑他的價值到底在哪?

Eddie很難過的說他不敢在客戶面前發言,客戶都比他資深,自己很怕講錯話。

很多年輕人非常怕客戶,尤其是經驗和能力都比自己強的大客戶。一位前同事回憶起年輕時第一次跟總監去拜訪大客戶,那時他對於可能會與資深客戶窗口對話非常緊張,問我該如何取得客戶的信任。我說:「帶一個觀點去。」他說這個提醒讓他印象深刻,並影響了往後的學習,之後要參加重要會議時,都會先準備一個觀點,不但能展現專業,而且更容易被看見。

在職場上,我們經常得與資深客戶一起開會,通常年輕同事進會議室前非常戒慎恐懼,不知道如何與社會歷練比我們多的前輩對話,更別談提出建言了。他們說客戶像一座高山,只能仰望不可挑戰,年輕同事的壓力可想而知。

當然,論產業知識及專業,我們絕對遠不及客戶,這方面我們也不用凌駕客戶,但對於品牌或傳播觀點,還有外界媒體及消費者對他們的評價,客戶需要客觀第三者提供忠實建言,這就是身為行銷顧問的職責,而我們就是要扮演好這個角色。所以每次開會前,針對主題先準備一個觀點就有價值了,當然這個觀點要講得清楚有邏輯。

年輕時,我也遇過心虛的場景,開會時總是坐立難安,唯恐被客戶問到無法回答的問題。後來我發現客戶不會在他們的產業或技術問題上為難我們,反而希望我們在擅長的傳播專業上提出看法,以彌補他們的不足,或提醒他們看不到的地方。

提出觀點的技巧就是一個主張,加上三個支持點。觀點沒有對錯,只要有邏輯和說服力,就說得通。這個主張可以從任何角度來看,譬如你想說服客戶採用多品牌策略,這是一個觀點也是主張,那麼你就找三個支持點來說服客戶買單。譬如,一、多品牌可以延伸並利用原品牌的效益;二、多品牌可以區隔不同的族群,老少通吃;三、多品牌可以節省內部經營成本。

觀點有很多角度,可以包山包海,但我們不可能萬事通曉,所以不懂的就別信口雌黃,妄加判斷。有時客戶在經營上遇到困境,希望我給建議,有時是公司內部問題,我不見得都有答案,但我會說:﹁或許我無法回答你經營上的難題,但能從傳播和溝通的角度,給你的品牌一些建議。﹂盡量將觀點放在你的專業上會較客觀,也較專業。

漸漸的,我每次在開會前就先練習思考,客戶在傳播或媒體溝通上碰到什麼困境?

我站在他們的立場會如何解決?針對這個問題,著手準備一個觀點帶入會議室,有事先準備,就容易引起熱烈討論和反饋。

術業有專攻,我們不需要全方位的知識,客戶需要的是我們的專業,是告訴客戶他們不知道的事,給與不同角度的建議,讓客戶能用全方位角度思考,做出正確判斷。所以,我們無須害怕自己所不足的,反而應專注在我們所知道、擅長的,教育客戶,給他們新觀點。

縱使你是沒有社會歷練的年輕人,在會議上,你也可以用新世代年輕人的角度來提供看法。德高望重的決策者更想知道現在的年輕人在意什麼,年輕人的消費行為正是很多客戶和公司內部主管想積極洞察的方向。不只面對客戶端,在公司內部開會時,也要針對開會主題準備一個觀點,這樣主管和同事才會對你刮目相看,縱使你的意見沒被採用,也會對你印象深刻。而且在內部練習後,你就會比較有膽量在客戶面前發言。

別小看自己。產業知識不足,客戶會教導我們,只要我們提出的觀點對他們有價值,客戶就會重視我們。千萬別在該發言時沉默以對,在客戶需要我們時給與觀點和想法,縱使客戶沒有採納,但會尊重我們,也會記得我們曾與他們並肩努力。

書籍介紹

本文摘錄自《你不必走得快,但一定要走得遠:學校沒教、主管不講的職場眉角》,天下文化出版
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作者:丁菱娟

人生就像馬拉松,前面落後不算輸
快慢不是問題,到想去的地方最重要
很多人並不是失敗,而是差一點就成功
——資深職場人丁菱娟傾囊相授工作的現實與眉角——

「工作」對你來說是什麼?是謀生溫飽的方式?是鍛鍊成長之路?還是實現夢想的階梯?

職場的眉眉角角何其多!想在職場江湖生存,就得磨練專業、經營人脈、打造個人關鍵字,讓別人像GPS一樣找到你、看見你。

工作是這樣的弔詭:愈想逃離,你就愈軟弱;愈去面對,你就愈強大。
透過工作給我們的難題和挑戰,面對它、解決它,工作終將會回饋給我們專業、自信、成就,以及一生受用的心理素質。

「花花世界不見得適合我們,專注在你想去的地方。或許會一時寂寞,但當你抵達目標時,其他人還在路上嬉鬧著。」——丁菱娟

職場 & 人生「走得遠」心法
還沒成為「咖」之前,先把姿態蹲低,機會才會來。
顏值管理也是職場競爭力的一環,第一印象足以定勝負。
對自己狠一點,有意義的事通常不會太輕鬆。
還沒踏出第一步之前,「創意」永遠不值錢。
跨出去有風險,但待在舒適圈並不會更安全。
善良比聰明更難。當你理直或得理時,會選擇「氣壯」還是「溫暖」?
「平凡」的真義是有能力不凡卻選擇平凡,決不是沒能力不凡只好平凡。
在職場奮戰時,別忘了學習照顧傷口,鼓勵那個曾經堅強的自己。

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