最高效率郵件管理》你一定要知道的16個Gmail秘密功能

最高效率郵件管理》你一定要知道的16個Gmail秘密功能
Photo Credit: Mario Antonio Pena Zapatería @Flickr CC BY SA 2.0

我們想讓你知道的是

今天這篇文章,我想分享的是自己多年來使用 Gmail 的經驗裡覺得非常有用的 16 個特殊功能,值得大家好好研究。

Google 的 Gmail 可能是近幾年來大家使用率最高的郵件系統之一,當年很多人因為它強大的垃圾郵件過濾功能轉而使用,不過也因為一開始大家只看到郵件過濾,而可能忽略了活用 Gmail 可以使用的特殊方法與功能。

作為 Google 雲端工作平台的一員, Gmail 負擔的不只是郵件收發,也要負責與 Google 雲端硬碟Google日曆連動的任務處理和排程需求,因為這種特殊性, Gmail 中隱藏了許多高效率的專屬功能,或許長期使用 Gmail 的朋友也不一定發現。

今天這篇文章,我想分享的是自己多年來使用 Gmail 的經驗裡覺得非常有用的 16 個特殊功能,值得大家好好研究。

不過在除了知道有哪些隱藏的、附加的特殊功能外,我也建議大家搭配電腦玩物陸續分享過的「 Gmail 管理策略」一起使用才能發揮 Gmail 真正的功力:

1. 整理 Gmail 郵件的最佳方法:Gmail 收件匣自動分類活用,不需手動懶人整理郵件方法

如果你在使用其他電子郵件系統時遇到了郵件雜多凌亂,無法有效找到重要郵件,於是也無法專注在關鍵任務處理的難題,那麼 Gmail 內建的自動分類功能,就是幫我們找出重點郵件。

可是如果你在應用 Gmail 自動分類功能時,覺得他的需求還無法完全滿足你,那麼建議看看我上面提供的那篇文章。

透過這個自動分類,整理 Gmail 不再需要我們自己浪費時間與精力,而收件匣可以保持清爽聚焦,處理重點任務時更加得心應手。

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2. 利用 Gmail 工作表排程處理:如何利用Gmail Tasks工作表規劃郵件分工處理流程?心得分享

如果你的工作對於郵件處理有更高層級的要求,不只是把郵件回覆完而已,還可能需要排程郵件到某一天時再處理,或是持續追蹤某一封重要郵件的進度。這時候,你應該要知道 Gmail 裡面有一個「工作表」的功能,值得好好利用。

工作表在哪裡?參考我上面那篇教學便可以獲得解答,而學會功能後,也建議大家參考電腦玩物的:「Google Tasks 工作表的 10 個待辦事項管理方法心得建議」,在 Gmail 裡打造真正的郵件時間管理。

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3. 傳送上千張照片相簿:Gmail 無限制分享手機電腦照片!新增插入 Google 相簿

經由與雲端空間的連結, Gmail 也改變了我們寄送郵件附加檔案的方式。如果在 Gmail 裡想要寄送大量照片,甚至這次活動出遊的幾百張照片給朋友、同事,最好的方式就是利用內建的「 Google 雲端相簿」。

用郵件分享照片,就再也沒有檔案數量、大小的限制,對方甚至可以隨時看到我們後續在相簿裡新增的照片內容

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4. 附加超大檔案文件:Gmail 開始支援直接編輯 Office 附件

Gmail 透過跟 Google Drive 雲端硬碟的連動,也改變了我們工作上用電子郵件附加檔案傳送重要文件時的溝通難題,除了沒有文件大小的限制,能夠一次傳送更多、超大檔案外,我們也不用因為文件需要更新而彼此不斷反覆寄信,最後搞亂檔案版本,也造成大家的溝通困擾。

在 Gmail 中如何利用內建的 Google Drive 功能,直接分享雲端文件、即時協同編輯、雲端儲存附加檔案、雲端編輯 Office 文件附檔,並且不需透過再次、三次郵件就能讓團隊成員保持後續的檔案更新,推薦大家一定要看看小標題這篇文章提供的功能。

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5. 善用新郵件浮動撰寫視窗:Gmail 撰寫新郵件功能大升級!浮動視窗寫信更快更方便

Gmail 把撰寫新郵件的視窗變成右下方的浮動彈出畫面後,撰寫新郵件就變成一件更有效率的動作,這個新功能最好的利用方式,就是一邊撰寫新郵件,一邊在背後的郵件匣裡搜尋相關工作的舊郵件,互相對照參考,寫郵件時不再需要為了切換視窗而煩惱。

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6. 如何離線處理 Gmail 郵件:Offline Google Mail 離線版Gmail

Gmail 雖然是雲端郵件,但是可不可以離線工作呢?可以的,因此像是我在雲端的 Google Chromebook 筆電上,一樣可以離線撰寫 Gmail 郵件、查看 Gmail 郵件。

只要安裝上面這篇文章提到的 Google 自製套件「離線版 Gmail 」,就會自動儲存最近收到的郵件,提供離線讀取功能,也能在離線介面中先撰寫好郵件草稿,事後上網時再寄出。

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7. 善用郵件聯絡人附加資訊:強化 Gmail 聯絡人商務名片

Gmail 在查看郵件時也提供了很有用的附加資訊,在郵件內文的右方,會顯示這個寄件者相關的連絡人資訊,以及最近我和他的通信內容。

這個好用的附加資訊,可以讓我在處理郵件時,快速打電話、傳訊息給對方,或是快速找到我們上一次工作時處理的附加檔案文件,讓工作的進展更順利。

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8. 快速退訂電子郵件:Gmail 內建「取消訂閱」讓你一鍵退訂電子報!功能實測心得

有時候我們收到的額外郵件不一定是垃圾郵件,也可能是我們之前訂閱,但是現在不想續訂的資訊,可是要回到當初的服務去退訂其實有點麻煩。而在 Gmail 中,我們可以注意看看收到的郵件寄件者附近,有時候會出現「取消訂閱」的連結,幫助我們快速退訂某些電子報或工具更新訊息。

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9. 即時反悔寄出的郵件:別再誤發失禮郵件!一定要開啟的 Gmail 取消傳送功能

這是一個我建議一定要根據我上面這篇文章的教學,在 Gmail 中開啟的「反悔」功能,讓我們不小心或手快按下寄出後,臨時發現有什麼需要修改的地方,可以立刻按下復原反悔,收回剛剛寄出的郵件。

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10. 自訂我的不同寄件人帳號與郵件簽名檔: Gmail郵件簽名終於支援自訂字體、顏色、圖片與區分發信帳號

你知道從 Gmail 寄出的郵件,我們的寄件人帳號不一定只能使用 Gmail 帳號,也可以使用公司或你其他的郵件帳號嗎?

而且我們還可以幫每個郵件帳號設定不同的簽名檔,在 Gmail 裡就可以直接完成不同郵件帳號的發信中心。

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方法很簡單,在 Gmail 的設定裡,找到「帳戶和匯入」頁面,在「以這個地址寄送郵件」項目中「新增您的另一個電子郵件地址」。

這樣一來,我就可以在 Gmail 裡使用不同的非 Gmail 郵件帳戶發信,例如我的公司信箱帳號發信。

而且更棒的是,對方收到郵件後看到的寄件者是我的公司信箱,可是對方如果選擇直接回信,這封郵件一樣會寄回我的 Gmail 裡!這麼方便的功能一定要學起來。


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