《微差力》:報告時,千萬別讓上司開口問「然後呢?」

《微差力》:報告時,千萬別讓上司開口問「然後呢?」
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我們想讓你知道的是

只要你能做到「一二○%回應對方期望的報、聯、商」,就能成為眾人眼中做事伶俐機敏的人,締造亮眼的工作表現,早一步出人頭地。

文:安田正

〔全局視角〕搶先一步判讀對方「希望你怎麼做」
向主管報告時一定要具備的「三個重點」

只要是上班族,相信沒人不知道「報告、聯絡、商量」(即「凡事報告,有事聯絡,遇事商量」,簡稱「報、聯、商」)的重要性吧?不過,年輕一輩的上班族有多少人可以做到「符合上司期待的報、聯、商」呢?三○%?二○%?

錯了,其實連一%都不到。

為何比例會這麼低呢?其實理由很簡單。

因為能夠思考「報、聯、商的真正目的」,並進一步達成對方期待的年輕人,實在少之又少。

換言之,只要你能做到「一二○%回應對方期望的報、聯、商」,就能成為眾人眼中做事伶俐機敏的人,締造亮眼的工作表現,早一步出人頭地。

報告時,千萬別讓上司開口問:「然後呢?」「所以你打算怎麼做?」

自認懂得「報、聯、商」的人,其實很多都只做到報告「自己做了哪些事」而已。

容我重申一次,既然要報告,就得說到「上司期待聽到的事情」才算及格。

「今天,我跟△△公司的××先生見面了!」

「顧客在下午三點左右,打電話來客訴……

很多人以為這樣就叫做報告。如果我是上司,聽到這種內容肯定會覺得傻眼。這種內容不叫「報告」,只是「單純地描述事實」,讓人忍不住想質問:「然後呢?」

擁有「全局視角」的人,在「報告」的時候,一定會留心以下的「鋪陳」:

1. 現狀

誰寄來了電子郵件、做了哪些工作、與○○公司的××先生見過面……諸如此類的現狀。盡可能簡潔有力地告訴上司「他必須知道的重點」

2. 預測

從①的現狀,你得到的想法與感受,以及你預測後續會有的發展。

3. 對策

根據②的預測,你打算如何應對。

假設預期的結果是不好的,就必須思考該如何處理,例如:有無具體的解決方案、是否能重新提案、在期限之前該做好哪些準備……等。

具備以上三個重點,剛剛的「報告」就會變成以下的內容:

「今天,我與○○公司的××先生見面了(①現狀)。聊完之後覺得,本週內可能會有新訂單(②預測)。我想加把勁再推一下,哪怕只是寄封信過去也好(③對策)。」

「剛剛接到來自顧客的客訴電話。內容是商品有缺陷,我已慎重地道歉,也告知之後會寄送新品,請求顧客的諒解(①現狀)。這次的缺陷在於××的部分,我認為後續或許會出現有同樣缺陷的商品(②預測)。為了預防相同的問題再次發生,我會與○○部門討論對策,希望能在下週的會議向大家報告(③對策)。」

連「③對策」都包含在內,才算是真正的報告。

如果想破腦袋也想不出可因應的對策,不妨請教上司「這時候該怎麼處理才好?」這就是所謂的「商量」。

只要你的報告具備以上三個重點,今後上司將不再質疑你的能力,願意相信你有辦法妥善處理問題。

千萬別讓上司聽完報告後還要問你:「然後呢?」「所以你打算怎麼做?」

「③應對」越具體,越能拉開你與他人的差距

剛剛提出的「報告三大重點」中,最重要的莫過於「③對策」。

倘若報告中只有①現狀與②預測,卻缺了③對策,工作仍無法推動。③對策可說是集所有體貼之大成,光是這個環節,就能決定你是否是個機靈的人。

接下來以本書為例,向大家說明何謂「符合對方期待」的回應。

我是本書的作者,當然希望能有更多人讀到這本書,因此我會要求員工幫忙多多宣傳。

此時若聽到對方說:「這本書一定會大賣啦!」「大家都想幫忙賣書,請交給我們吧!」猜猜看我會有什麼感覺?

我當然不討厭這樣的回應,但我最想聽到的其實是「搶得先機的策略」或是「具體的行動」。

「我把書拿給經營社群網站的網紅朋友,請對方幫忙寫了篇推薦文,相信越接近上市日,擴散的效果會更明顯!」

此時若有員工能像這樣提出具體的行銷策略,一定會令我對他刮目相看。

也就是說,要從「①現狀」和「②預測」推衍出符合對方期待的「③對策」,就必須具體提出「下一步」、「再下一步」的行動方案。

「接下來我該怎麼做,我又能做些什麼?」經常把這件事放在心上,時時刻刻採取行動,就是所謂的「體貼」。

其實,就早一步了解對方需求這點來看,很多人都做得到。可惜的是,大多數的人即使掌握了對方的需求,卻遲遲無法踏出實際採取行動的那一步。

「全局視角」天線敏銳的人,一旦掌握了對方的需求,馬上就會採取行動。

能否盡快採取實際行動,正是決定你是成功人士或普通人的最大關鍵。

【微差力1】報告時具備「現狀+預測+對策」三個重點

書籍介紹

本文摘錄自《微差力:每件事都做得比別人「好一點」,一口氣拉開你和對手的距離》,野人出版
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作者:安田正
譯者:許郁文

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  • 報告時,一定要加上「解決問題的對策」。
  • 必須與他人一起推動的工作,「提早一天」完成自己的部分。
  • 越是棘手的對象,越要主動跟對方打招呼。
  • 即使聽到大叔級冷笑話也要捧場。
  • 刻意稱呼對方的「名字」,讓他知道「我很重視你」。
  • 面對他人的指正,先告訴對方:「非常感謝你的意見。」
  • 發掘對方「不為人知的努力」,予以肯定

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Photo Credit: 野人出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:潘柏翰