職場溝通的適當方式:什麼時候打電話會比傳訊息還好?

職場溝通的適當方式:什麼時候打電話會比傳訊息還好?
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我們想讓你知道的是

該如何決定在哪個場合要使用哪種溝通方法呢?以下是一些最常使用的溝通方式,以及它們在職場中使用的時機。

隨著科技的進步,我們在工作場合需要與人溝通時有很多種選擇,但這有時也會成為一個問題。如果你在需要用電話交談的情況下,選擇使用電子郵件,你可能會浪費掉信件一來一回的這段時間;如果你在應該使用電子郵件的情況下,選擇使用即時訊息向你的老闆報告某事,他可能會認為你不懂得職場倫理,或是不夠專業。

該如何決定在哪個場合要使用哪種溝通方法呢?以下是一些最常使用的溝通方式,以及它們在職場中使用的時機。

一、面談

事實上,能夠直接與人面對面交談仍是最好的。面談的即時性與能夠獲得的資訊(包含談話對象的臉部表情、語氣等等)都是其他方式無法比擬的。

另外,一對一的面談效果通常會比小組會議更好。不論是利用買咖啡時短暫的排隊時間,或者共同走到停車場的這短短幾分鐘,甚至直接進到主管的辦公室詢問:「請問方便給我一分鐘的時間嗎?」利用這些短暫快速的交談,你或許就可以得到推進一個項目,或是解決關鍵問題的重要解答。

二、電子郵件

電子郵件常用於比較正式,有標準化流程的情況。它的好處在於,你可以充分表達自己的想法,並且有時間思考和優化信件的內容。使用電子郵件時,先下一個切中要點的主旨,內文文字表達最好盡量精簡、清楚而有說服力──讓收到的人便於閱讀,並能快速抓住重點。

三、即時訊息

事實上,即時訊息運用得當的話,是一種非常便利且靈活的溝通工具,也是相對簡單又親切的聯繫方式,並且在各種商業環境中也越來越被大眾所接受。

但是,發送即時訊息也有很多必須注意的事,在按下送出之前,記得確認你發送的對象是對的,確保沒有任何錯字和會產生誤會的詞句。如果文字所傳遞的訊息或是情緒有偏誤,可能會讓接收者誤解並產生反感。

四、電話

如果需要傳達的事情細節較多、較複雜、單用文字難以精準表達,又或者是較緊急的情況下,電話溝通可能會是一個較好的方法。否則在狀況並不緊急,又無法確定對方是否方便通話時,使用電子郵件或訊息聯繫會是比較好的方式。文字形式的電子郵件之所以普及,就是因為擔心打電話會打擾到對方或占用對方的時間。

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責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航


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