教職員必備!用線上表單輕鬆管理繁雜的班級事務
我們想讓你知道的是

舉辦活動、家長回饋、訂購評量、被一堆統計記錄搞的頭昏腦脹嗎? 這篇文章將會以老師的日常工作情境為例,介紹「線上表單」如何輕鬆解決紙本記錄的困擾,有效管理繁雜的班級事務。

唸給你聽
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老師除了教學之外,有時候還是全能學生保母。舉辦活動、家長回饋、訂購評量、被一堆統計記錄搞的頭昏腦脹嗎?

尤其高中以下(高中、國中、小學)的老師,除了必須教授專業科目外,還需要常常處理一些日常班級庶務,並擔任學校及家長間的溝通橋樑,甚至連舉辦課外活動都要納入老師的管理範疇。舉凡班遊、家長座談會等時常需要調查出席資訊,若活動涉及金流的話更加麻煩,畢竟許多導師及家長都不太放心將班費或報名費交由孩子手中。

相信上述所提及的,只是繁雜班級事務中的冰山一角。在老師的日常工作中時常需要做有關「統計與記錄」的工作,但過去很多老師都會選擇用紙本記錄來做統計,可是這卻是最耗時並且不精確的。

想想看,當你設計好紙本表格或題目內容後,必須印刷出來再交由學生或家長填寫,最後再一一回收輸入。耗費這麼多時間,但對於回收資料確有許多問題:學生是否如實將表單交給家長?學生是否遺失已填答完成的表單?自己輸入資料時是否不小心打錯?這些都是問題。

接下來這篇文章將會以老師的日常工作情境為例,介紹「線上表單」如何輕鬆解決紙本記錄的困擾,有效管理繁雜的班級事務。我們提供了四個情境給大家參考:

  1. 舉辦活動(家長座談會、班遊、戶外教學)
  2. 家長回饋與資料蒐集
  3. 訂購(評量、班服)
  4. 家庭訪問
  5. 結語
1. 舉辦活動(家長座談會、班遊、戶外教學)

老師必須時常舉辦各種活動,如家長座談會、班遊、戶外教學‧‧‧‧‧‧等,這時候就需要統計預計出席的人數及基本資料。你可以將「活動說明、資料調查」等資訊列在線上表單中,再將表單的「QRcode 或網址連結」傳送到 LINE 班級群組或各家長的Email以供填答。而家長填完問卷後,資料就會自動上傳到問卷後台,所以也不用怕資料遺失或人工輸入錯誤囉!

以班遊為例,活動問卷架構可以這樣設計:

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活動問卷架構

報名表最主要的目的是清楚說明活動內容,並協助老師輕鬆統計出席人數。

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活動報名表範本

如果活動有金錢費用的需求,如報名費、班費、材料費等,你可以透過「感謝頁轉址」功能,在活動報名表的最後安插「匯款確認表」,家長便可透過匯款的方式繳交費用,如此一來「繳費名單和繳費日期」都能清楚掌握,收錢不再是個令人頭痛的環節囉。透過匯款確認表記錄匯款資訊,方便老師清楚掌握繳費狀況。

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匯款確認表範本
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班遊範例

匯款確認表範本 / 活動報名表範本 / 班遊範例。以上範本都在 SurveyCake 問卷後台,內含五十多種免費範本可直接套用,範本內容和細節均能自行修改。

2. 家長回饋與資料蒐集

在課堂之外,家長也時常給予老師教學回饋,如教學進度太快導致孩子跟不上,或其他需要麻煩老師多留心的地方,如孩子近期的交友狀況、情緒表現異常等‧‧‧‧‧‧。以上諸多注意事項,家長有可能是在聯絡簿上註明,也可能在 LINE 丟個訊息,或直接打一通電話給老師,瑣碎的資訊從四面八方而來。

老師,您真的記得住嗎?

為了改善老師所面臨的困境,進而有效提升帶班品質,我們誠心建議老師可以建立「線上問卷」來蒐集並記錄各方家長的回饋。

使用線上問卷蒐集回饋有什麼好處?

一、統整回饋

首先,線上問卷可以將所有家長的回饋建議統一儲存起來,不僅可以即時回收意見,還能一併解決資訊雜亂各處的問題。而就算家長臨時口頭告知,老師也可以將他們的意見記錄在表單中。老師有空時便可上網查看完整的表單回覆,SurveyCake 線上表單支援各種裝置,不管手機、平板、桌機都能完美支援,再也不怕遺漏各種重要細節。

二、避免記錯

因為老師要記的東西實在太多太瑣碎了,記憶混亂以致拼湊錯誤的情形常常發生:到底是Judy還是Debby隔壁的同學上課太吵?是Jerry還是Wallis的功課跟不上?透過線上表單可以完整保存填答者的回饋,有效避免記錯搞混的窘況發生,老師只要在一個地方便可查看完整的第一手資料,不用再花額外腦力去記繁雜瑣碎的細節。

三、掌握重點

家長的回饋這麼多,有些回覆很長,有些卻很短。面對龐大的回覆量,該如何快速抓出整體回覆的重點呢?例:有些家長反應教學進度過快,有些覺得過慢,究竟絕大部分的家長意見為何呢?老師可以透過篩選組合功能建立「關鍵字清單」,快速抓出含有特定關鍵字的回覆,例:老師想知道多少人認為「教學進度太快」,只要家長回覆內含「快、聽不懂、跳、跟不上、放慢」等內容,系統就會一秒抓出含有以上關鍵字的回覆,方便老師查看

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使用篩選組合功能,快速建立關鍵字清單
如何蒐集各方家長回饋?

若家長習慣透過聯絡簿等紙本溝通,老師可以將「QRcode」貼在聯絡簿的封面或開頭,家長只要掃描一下就能進入問卷給予回饋。若家長習慣線上溝通,老師可以將「問卷連結」傳到 LINE 班級群組或寄Email給各家長填答。

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分享問卷三途徑:QRcode、問卷連結、程式嵌入碼
3. 訂購

校園生活中,老師也時常需要訂購學習評量、班服等,一個個手動記錄太花時間。當不小心弄丟紙本記錄單時,重頭調查是小事,若訂單具有時限性而來不及再調查一次時,才是令人頭痛的大事。透過線上表單解決訂購事宜,隨時利用手機記錄回覆,既方便又不怕資料遺失。

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套用 SurveyCake 問卷範本?一鍵建立完整問卷表單。沒時間建立表單?SurveyCake 後台免費提供訂購登記範本讓你直接套用,範本內容及細節均能自行修改。

4. 家庭訪問

小學生上課一段時間後,老師便會進行家庭訪問,到府訪談前必須調查老師與家長可行的時間。同樣的問題,老師只有一個,班上的家長有這麼多人,要喬好每個家庭的時間又是一大工程。如果老師可以先提供所有可行的時間供每個家長選擇,並限定一個時段只能被選擇一次,將能有效減少雙方來回溝通的時間。

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在線上表單裡,老師可以用單選題來調查家庭訪談時段,並透過「選項數量上限」來設定每個選項可被選擇的次數,如此就能自動阻擋時段被重複選擇的窘境,讓調查更有效率、不費心力!

自動化管理瑣碎班級事務

隨著科技進步,善用線上工具自動化管理繁瑣細節,除了省時省力,在資料蒐集和應用上也更深入完整。

  1. 舉辦活動:輕鬆統計出席人數、自動連結匯款表單,讓報名流程更直覺。
  2. 蒐集回饋:統一彙整資料,建立「關鍵字清單」快速掌握回覆重點。
  3. 大量訂購:支援所有裝置填答,隨時記錄不怕訂購資料遺失。
  4. 家庭訪問:限制訪談時段可被選擇的次數,時間調查更輕鬆。

我們希望能減輕老師工作上的負擔,省下更多時間而成果更好。三秒鐘免費註冊 SurveyCake 會員,透過線上表單輕鬆管理繁雜的班級事務。

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