《搞定》:頭腦大掃除,你需要「雜事狩獵」搜尋這三個空間

《搞定》:頭腦大掃除,你需要「雜事狩獵」搜尋這三個空間
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我們想讓你知道的是

雜事狩獵是指張大眼睛審視你身處的實體空間、數位空間或心理空間,找出不是參考資料、設備、裝飾品和用品,而且可能需要你注意的所有東西。

唸給你聽
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文:大衛.艾倫(David Allen)、邁克.威廉斯(Mike Williams)、馬克.瓦勒斯(Mark Wallace)

搞定一切的三套工具
捕捉工具

雜事有時是有形的東西,可以直接放進桶子裡,像是筆記、信件、表單、帳單、便利貼等;然而很多時候,雜事會以別的形式出現,像是一段對話、老師的口頭指示、一個念頭、點子或一項任務。這類雜事是只存在於腦海裡的想法,你可以用捕捉工具把它們寫下來,讓它們變成實體的存在,放進桶子裡,以後再處理。

捕捉工具必須隨時隨地唾手可得、方便使用,才能獲得最佳效果。

在決定哪種工具最適合自己的時候,可以想想看,你最常隨身攜帶什麼東西。是在手提包裡放個記事本?還是在皮夾裡塞一支短鉛筆和一張紙?手機上的待辦事項清單軟體?只要花一點工夫設置好,就可以把這些東西變成非常有效的捕捉工具。

如果你願意花少許時間準備幾個桶子和捕捉工具,然後用這些工具捕捉所有出現在你世界中的雜事,你的大腦就能學會相信所有雜事最後都會處理妥當,就不必再為開放迴路牽腸掛肚。

在這個過程中,你進入了「準備好捕捉的狀態」。

這是通往掌控的第一步。

所以,你該做些什麼才能進入準備好捕捉的狀態?

你有哪些現成的工具?

你還需要什麼?

試試看!

測試捕捉這個步驟時,可以試著在臥室裡放一項捕捉工具,或許只是簡單地將一本便條紙和鉛筆放在床邊。

下次碰到無法入睡的時候,就拿起捕捉工具,把心裡面想到的各種事情寫下來。這個階段不需擔心該怎麼寫,只要你能看懂自己在寫什麼能引起自己注意的事就好。持續寫到記錄下所有事情—凡是跳進你腦海裡的事,全都寫下來就對了。

有一項專題作業需要花心思去做?寫下來。擔心某個考試? 寫下來。和朋友吵架了?寫下來。有個機會嘗試新東西?寫下來。

我的床是個神奇的地方,一躺上去,我就會忽然想起所有該做的事。——比爾.莫瑞(Bill Murray,喜劇演員)
準備好開始捕捉

為了讓大腦學會真正信任「捕捉」這項程序、放寬心不再惦記,你必須養成習慣,用你的捕捉工具和桶子去捕捉每個開放迴路和每件雜事。要嘛就做到徹底,要嘛乾脆不做。如果你的大腦懷疑你沒有捕捉到全部的東西,就會維持高度戒備的狀態,到處掃描,尋找雜事。

好消息是,「捕捉」實際做起來沒有聽起來那麼困難。剛開始的確要花些額外的工夫,但是一旦養成習慣,你就會發現自己以前試圖把所有事存在腦袋裡實在太傻了。

現在心裡感覺清爽無負擔,說多棒就有多棒。

讓我們實際走一遍捕捉的流程。第一步是盤點到目前為止,你的世界中累積的所有雜事。根據你的年齡和到此刻為止的舊習慣,你可能已經累積了不少陳年雜事,我們稱之為「積壓的事務」(backlog)。

你可能會有實體的雜事、數位的雜事、心理的雜事需要捕捉。讓我們先從實體環境著手。

首先來到你的臥房。無論你有自己的房間,或是需要和別人共用,這裡都是你結束一天的地點,所以就用這裡做為你的基地吧!看一下四周,你的房間可能很整齊,也可能很亂,這一點現在並不重要,因為你可能在整齊的房間裡有一大堆需要關注的雜事,也可能在混亂的房間裡沒有太多需要關注的雜事。

你現在要進行的是「雜事狩獵」(stuff hunt),在這項活動中,你要搜尋下列區域:

  1. 實體空間
  2. 數位空間
  3. 心理空間

雜事狩獵是指張大眼睛審視你身處的實體空間、數位空間或心理空間,找出不是參考資料、設備、裝飾品和用品,而且可能需要你注意的所有東西。

雜事狩獵——實體空間

在雜事狩獵中,你唯一要做的,就是蒐集符合「雜事」定義的所有東西,放進桶子裡。你要找出所有可能需要你注意的東西,例如可能需要採取行動,或是被放錯位置,或者只不過是垃圾的東西。不管找到了什麼,這個階段還不需要做任何事,只要把所有東西蒐集起來,放進桶子裡就好。

警告!小心!在雜事狩獵中隨時可能出現「分心」這個絆腳石。保持專注,把雜事放進桶子裡,就是你的任務。

掃描房間的時候,你要注意5種類型的東西。為了幫助記憶,你可以記住下面的英文字母縮寫:REDS(紅色的東西),R、E、D、S 這四個字母, 分別代表參考資料(Reference)、設備(Equipment)、裝飾品(Decoration)和用品(Supplies),分別說明如下:

  1. 參考資料:現在暫時用不到,但以後可能有需要的資訊或資料,像是書籍、雜誌、駕照等。
  2. 設備:固定會用到的有用工具或東西,像是時鐘、電話、電腦、家具、充電器等。
  3. 裝飾品:裝飾品不具備實用的功能,但是可以反映出你的個人特質,像是相片、藝術作品、紀念品、布告牌等。
  4. 用品:你會用到而且會用完的東西,像是紙、筆、便利貼、螢光筆等。
  5. 雜事:不屬於以上REDS 的所有東西都是雜事,必須放進你的桶子裡。

掃描你的房間,找出不屬於REDS的所有雜事。形形色色的雜事可能包括了未完成的家庭作業、需要家長簽名的回條和髒衣服。如果因為大小或地點的限制,讓你沒辦法把某樣實體的雜事放進桶子裡,就寫在一張紙上做為代表(例如「櫃子裡的死老鼠」、「壞掉的椅子」、「媽媽的生日」),然後把那張紙放進桶子裡。原則上,當你之後再看到那張紙時,要能夠知道這項雜事是位在哪裡的什麼東西,而且每一件雜事要寫在單獨的一張紙上(這對之後要進行的步驟2 很有用)。

不要急,慢慢來。進行雜事狩獵時,一開始可以很快巡視過房間一遍,捕捉顯而易見的項目,再深入挖掘比較不顯眼的地方,像是抽屜、櫃子裡、工作檯面、地板、架子上、背包裡,或是可能包含雜事的地方,尤其是第一次進行時,更要鉅細靡遺,涵蓋每個角落。

等到把所有雜事放進桶子裡,通往掌控的旅程就正式開始了。

在捕捉的過程中,你有什麼感受?不論你的感覺是正面還是負面,別擔心,在這個階段都是很正常的反應。你只要注意自己的感受,這樣一來,當你繼續試用這些工具和方法,才能注意到有哪些改變或變化,當然最理想的情況是你體驗到極大的進步。

經過雜事狩獵,需要關注的所有雜事都已經放進桶子,現在你的房間裡應該只剩下REDS,對你的大腦而言,這就是最整齊、最有條理的狀態。房間可能看起來不算整齊清潔,卻是真正整理完善的狀態,因為每一樣東西都放在符合其意義的正確位置。你真正「清理」了房間,而你所做的只不過是把雜事統統捉進桶子裡而已。

現在看一下你的房間,這就是我們所說的「清爽」,因為沒有其他東西需要你付出注意力,你已經把所有需要處理的東西都放進桶子,我們將會在步驟2進行處理。

現在,這已經是步驟1整理完善的狀態。

好啦,別急著慶祝或是擊掌拍肩,因為你的桶子可能呈現滿出來的嚇人狀態。沒關係,我們才剛開始。第一次的雜事狩獵很可能會捕捉到超大量的雜事,等到你養成固定捕捉的習慣,雜事的數量就會降下來。

完成臥室的雜事狩獵後,想想看,在你的實體世界中還有哪些其他地方可以透過雜事狩獵而變得更好?廚房檯面?書包裡?學校置物櫃或裝運動用品的袋子?衣櫃?車上?

雜事狩獵——數位空間

接下來,讓我們進入數位世界,進行另一種雜事狩獵。有些人的數位世界可能輕易就能掃描完畢,有些人的可能很複雜,要比實體空間付出更多力氣才能完成。捕捉所有數位雜事可能是一項艱困的任務,因為雜事非常容易躲進層層資料夾、應用程式或雲端。不過呢,看不見的雜事仍然是雜事,你的大腦同樣會牽掛這些雜事。

以下是數位世界的攻略法:

首先確認你的數位雜事目前從哪些地方產生,比如傳送與接收訊息的帳戶、學校網站、手機和電腦的相簿,或是社群媒體的動態消息。

一旦知道該在哪裡去做數位雜事狩獵,下一步就是決定怎麼捕捉數位世界的雜事。之前在房間進行雜事狩獵時使用的實體桶子和捕捉工具,現在可以繼續沿用,準備工作就是把捕捉工具放在電腦或手機旁邊,在桶子的附近坐下,然後開始檢查。一看到需要關注的雜事,就用一張紙記下來,再把這張紙放進桶子。需要回覆的訊息、需要整理的檔案、要購買的東西等,都是數位雜事。

你也可以在電腦或行動裝置上建立一個資料夾或清單,當成你的數位桶子和捕捉工具。如果你決定採用數位的方式,記得找一個好用的程式或軟體。網路上有很多清單管理程式可供下載,說不定你的行動裝置本來就有內建程式,像是Reminders、Notes、Tasks等。

現在不需要為選擇桶子和捕捉工具想太多,並不是做了決定就不能改變。經過第一次的嘗試之後,你應該會發現有些部分很順利,有些則不太順利,你可以視情況調整。這是「搞定」這套方法另一個很棒的優點,你可以隨時改變或替換所使用的工具。你用的桶子和捕捉工具可能改變形式,但是功能是一樣的。

請徹底檢查每個數位收件匣、桌面、舊檔案和資料夾,找出所有雜事,這些雜事可能有某種重要性,需要你關注或是採取行動。仔細查看你的硬碟、相簿、訊息、Google雲端硬碟的檔案、社群媒體的訊息串、班級網站、行事曆等。

你可以把這些項目一一拖放或捕捉到事先設定好的數位收件匣,或者用實體的捕捉工具把它們寫下來,放進桶子裡。

想一想,在數位世界捕捉雜事的經驗,和你在房間裡進行雜事狩獵的感覺相比,有什麼一樣或不一樣的地方?

雜事狩獵——心理空間

把實體和數位的雜事全部蒐集起來,是邁向獲得掌控的一大步。不過,還有一個地方需要深入掃描搜尋,那裡是出了名的雜事堆積大倉庫,甚至會產生成千上萬的開放迴路,就是:你的大腦。

大腦可能是最不好搜索的一個地方,因為看不見也摸不著;但同時也是最方便搜索的地方,因為隨時隨地都可以進行。你的大腦永遠跟著你,永遠在掃描你的世界,尋找可能具有意義的相關資訊,對於接踵而來的雜事永遠超級敏感,甚至會自己製造雜事,其中有些可能是開放迴路。

舉個例子,假設你看到一張公告寫著駕訓班的報名截止日期,提醒你必須找爸媽談一談報名的事。對於這個新產生的迴路,有兩個選擇:(1) 你可以寫下來,提高順利完成這件事的機會,或是(2) 你可以假定自己之後會記得這件事。如果你選擇不捕捉這個念頭,或許可以省下5 秒鐘的時間,但要知道,後果是你有可能忘記這件事,然後小杏子會在最糟糕的時間跳出來提醒你,像是正準備專心用功的時候,或是凌晨3 點正努力讓自己入睡的時候,又或者是在截止期限過了一天以後。說到底,最安穩的路就是把它捕捉起來。

挖掘腦袋裡深埋的雜事,是為了讓你能在自己想要的時間,用自己想要的方式處理。在做這件事的時候,記得放慢腳步,暫時把手機收起來,讓你的思緒隨意漫步⋯⋯然後思考。當你的心靜下來,會往哪裡去?

不論你的心去到哪裡,都很可能因為遇到某個開放迴路或某件雜事而停下腳步。在這裡,我們要介紹一個有助於挖掘腦內開放迴路的活動,也就是在大腦裡面進行的雜事狩獵,稱為「頭腦大掃除」(mind sweep)。

頭腦大掃除就是捕捉出現在你腦袋裡面或是吸引你注意的每件事。

你騙得了每一個人,卻騙不了自己的心。——大衛.艾倫
進行頭腦大掃除

頭腦大掃除的功效,有點像是幫助堵塞的大腦排泄。

運用頭腦大掃除這個活動,可以展露出在你腦袋裡堆積的雜事。首先,拿一疊紙做為捕捉工具—我們建議至少在頭兩次進行時用紙,而不是使用其他裝置做為捕捉工具,這樣可以避免應用程式和各種通知導致分心。如果能找到一個不被打擾的空間、讓自己獨處幾分鐘會更好。

準備好開始了嗎?你只要注意是什麼東西吸引了你的注意。你心裡出現了什麼?你的大腦叫你注意什麼?你在想什麼?

不管你在心裡發現了什麼,把它寫在紙上,能讓你的大腦卸下追蹤那件事的擔子。不用擔心寫得好不好,也不用煩惱該去做什麼,現階段只要用某種方法、某種形式把它記下來就好。

在這個階段,你不是在試著決定把注意力放在哪裡或決定怎麼做,而只是在找出引起你注意的所有東西。如果這件事出現在你的心裡,表示這件事可能需要你花一些力氣思考。

你寫下的清單可能會像這樣:

  • 期末考
  • 駕照
  • 畢業舞會
  • 暑假打工
  • 衣櫃
  • 校外教學
  • 排球
  • 零用錢
  • 新衣服
紙是用來寫下我們需要記住的東西,大腦則是用來思考。——愛因斯坦
書籍介紹

本文摘錄自《搞定:未來最需要的人生管理工具,專注力、思考力、學習力一次升級【青少年入門圖解版】》,商業周刊出版
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作者:大衛.艾倫(David Allen)、邁克.威廉斯(Mike Williams)、馬克.瓦勒斯(Mark Wallace)
譯者:葛窈君

【全世界都在用的GTD管理法,青少年版終於上市】

親愛的孩子:

你是不是一邊寫功課,一邊想著IG要放哪張照片、朋友的LINE還沒回?有好多事必須做,卻不知從何開始?都要睡了,腦袋還是停不下來?

親愛的爸媽和老師:

你的孩子是不是容易分心、拖拖拉拉、因為雜事太多而感到壓力很大?

運用「搞定」5步驟,就能花更少力氣做完更多事

  • Step 1 捕捉:清空大腦,把雜事存在大腦以外的地方。
  • Step 2 理清:將雜事分成檢查清單、下一步行動、參考資料、垃圾等類型。
  • Step 3 整理:利用行事曆、專案清單等追蹤預計完成的事情和決定。
  • Step 4 回顧:進行每日檢視和每週檢視,確實推進每件事。
  • Step 5 執行:採取有效行動,去做真正重要的事。

「搞定」教你學會專注於當下,並清楚知道下一步該做什麼,當事情感覺失去控制時能夠臨危不亂,不管是在學校、工作、人際關係、運動、追求各種目標和夢想,甚至是打電動時,都能充滿創意,為生活中的種種可能性預作準備。

本書特色

1.工作效率大師為青少年量身打造的人生管理工具書

根據美國心理學會調查,有三分之二的青少年覺得壓力中等或壓力很大,思考能力因此降低。面對24小時在線的社群媒體、鋪天蓋地的資訊、排得滿滿的行程,腦袋塞了太多雜事,有很多青少年開始失眠、焦慮、分心、經常拖延。大衛.艾倫將造福數百萬人的GTD進一步圖像化,讓孩子透過「預先思考」,節省「重複思考」的時間和力氣,面對一長串待辦事項依然思路清晰。

2.善用GTD三大工具,再多挑戰都可以從容面對

大腦天生有追求「有始有終」的傾向,如果事情沒完結,腦袋裡的雜事會保持「開放迴路」的形式,大腦會掛念著這個開放迴路,直到結束或完成。GTD三大工具,包括「搞定」5步驟、專注高度、規畫地圖,能有效控管大腦的「開放迴路」,不再沉溺於讓人分心的事物,專注於更重要的事;並贏得更多時間和空間,用更有創意的方式實現願望。

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Photo Credit: 商業周刊

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航

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