《這一天過得很充實》:成功者總是問自己「這一小時,我還能做些什麼? 」

《這一天過得很充實》:成功者總是問自己「這一小時,我還能做些什麼? 」
Photo Credit: Shutterstock/達志影像
我們想讓你知道的是

如果你覺得觀賞貓狗影片也有同樣神效的話,那就看吧。成功者都知道,驚人的生產力最需要充電,尤其是在創意領域方面。

文:蘿拉・范德康(Laura Vanderkam)

心法四:認清工作是什麼

常常有公司找我做一些時間追蹤的軟體程式,主要是為了防止公司員工上班偷懶。那種軟體商品通常還會利用一些聳動統計做訴求,像是「員工偷看足球賽,讓企業界每週損失十一億美元。」要是能夠嚴密監看員工的作業,讓他們不能偷看運動頻道ESPN,而是打開電子信箱乖乖辦公事,那麼生產力必定就衝到破頂了吧!不是嗎?

喔!也許吧。不過,我很少接那些案子。那個除了會有「老大哥」(Big Brother)的疑慮之外(指預言小說《1984》中的監視系統),事實上,大多數專業人士自己也都很明白,一天花八小時在YouTube上看貓狗影片,可絕對不是善用時間啊。你在密集會議之後,也許會花幾分鐘看看自己喜愛的球隊是贏是輸,但沒人會誤以為這些時間也是「工作」吧。還有一個隱而未現的問題,比每週因為偷看球賽而損失十一億美元還嚴重的:有些事情看起來像是工作,但其實都不是工作。理論上來說,那些事情也許都是你上班要做的,但做那些事情也都不會讓你或你的組織朝著目標邁進。

就拿電子郵件來說,根據麥肯錫全球研究院(McKinsey Global Institute)二○一二年的社會經濟報告指出,知識產業員工花費在處理電子郵件的時間高達工作時間的28%。手機系統全安業者「Lookout」公司指出,智慧型手機用戶有58%坦承,每個小時都會檢查電郵。而且這可不只限於清醒時間,魯克奧公司表示,有54%的智慧型手機用戶躺在床上也要檢查電郵。大約40%用戶表示,上廁所時會看看手機,還有9%用戶承認,在教堂做禮拜也要看手機。這麼頻繁地查看手機,常常是為了收發電子郵件,而電郵不就等於是工作嗎?但每個小時檢查電郵十次,你原本一小時可以寫好的說明會講稿說不定拖了兩小時才搞定,如此一來,可就很難說是善用時間,比起你花30分鐘寫文件、15分鐘檢查電郵,最後浪費45分鐘看貓狗影片,實在也沒高明多少。況且有些電子郵件根本就不需要看,各位可以想想,你休完假回去上班後,會刪掉多少垃圾郵件啊。你要是把時間花在那些郵件上,跟你上網偷看球賽也差不了多少。

或者我們來看一下白領階級最恨的事情以及它的同類:開會和電話會議。很多人的日誌上會議之多,實在讓我驚訝。第一資本公司(Capital One)主管品牌策略及公司治理的副總裁賈姬.派克(Jackie Pyke)表示,她每天時程大概有七成都在開會,「要是我不特別留意,不刻意阻止那些開會要求,說不定時程百分之百都在開會。我們的文化強調包容與合作,所以他們就以為把大家找來開會就沒錯。」合作當然是很好,但也有個缺點,就是開會的次數馬上跟滾雪球一樣暴增。要讓大家關注專案最好的方式,莫過於開會,因為開會就得交代進度,等於是設定一個期限。要是你不開會,那麼工作人員只會把其他六個排好會議的專案視為優先要務,你的事不免就要排在後頭。這可不是因為你的案子不重要,而是事情同一時間擠進來,大家會以為已經答應別人的事比較重要。

可以肯定的是,大家的確是需要見面,就像彼此需要用電郵聯絡一樣,在許多狀況下也需要見面談一談,至少是一對一的方式,這對優秀管理也非常重要。但成功者也會時時注意到機會成本。派克說:「我每一、兩年總會挑戰自己一下,研究自己如何運用時間,看看能不能做些改變。」她可能會把排程上所有的會議取消掉,要是召開會議的人覺得此會非她不可,就得再想辦法來爭取她的時間。對於過去覺得應該參加的會議,她現在會問自己:「我可以不參加嗎? 這個念頭也許不是很好,但這就代表其他團隊的人也可以進來參與了。」或者有時候她會發現已經有人足以擔任某事,她就可以抽身。況且她的團隊成員都很厲害,他們也都能把事情處理好。

當然,你跟一些優秀員工一起工作,有時候免不了要一起開會,提供一些支援,幫助他們成長。「對於那些要向我報告的部屬,我真的很希望每個星期都能撥給他們每人一小時。」派克說,但她也知道「這對他們或對我,都是不切實際。」他們也都是極富歷練,每週一小時似乎嫌多了點。「他們現在比菜鳥階段要自動自發得多。或許每兩個星期一小時就夠了。」

或者你可以把會談時間限定為一小時,但不到一小時就能解決。人力資源軟體業者「iCIMS」公司執行長戴柯林(Colin Day)有二百五十位員工,其中五位必須直接向他報告,因此他每週撥出時間跟他們會談,每人一小時。但是他說他們「認為不必花一小時,因為那太久了。」要是可以花五分鐘就把事情說清楚,他可高興了,或者要是一通簡訊就搞定,那也很好。把事情交代清楚之後,他跟部屬都可以爭取到額外的時間。成功者總是問自己這個問題:「這一小時,我還能做些什麼? 」要各位留意自己的時間,搞清楚某些事情需要多久,就是讓各位知道你花多久時間做多少事情是否值得。

你知道打電話給六個老客戶,平均每個要花20分鐘,這兩個小時等於你一次提案的時間,或者花兩小時來開會,等於放棄一次新案子的說明會。這樣值得嗎? 還是只花一小時來開會,省下一小時就能做別的事情? 有時候,你把它換算成金錢成本,看得就更清楚了。每個禮拜召集十位員工開會兩小時所花的成本,就等於公司聘請一位臨時員工。那兩小時會議所創造出來的價值,真的比公司再加一人還高嗎? 或者會議開頭15分鐘才是重點,其他時間只像公司自願繳稅一樣?

如果你經營的是小企業,尤其要注意這個機會成本。創業家對於自己擅長工作的時間分配往往感到左右為難,因為一整年的工作時數也不過就是那麼二至三千個小時,你要是說自己很擅長寫文案,連公司財報說明都要自己打草稿,或許就犧牲了照顧公司最大財源的時間。那些能夠把小公司做成幾百萬美元大生意的創業家,就特別精於打這種算盤。崔西.比爾德(Traci Bild)的比爾德公司專為豪宅業者提供顧問服務,現在一年營收可達四百萬美元,但她每天下午3點就下班回家陪小孩。她有什麼秘訣嗎? 她說:「我就是不斷地把自己換掉。我擔任領導人的工作,頭號策略就是把自己換掉。如果事情可以交代給他人,我就能去做下一個階段的工作。這麼多年來,我一直這麼做,效率非常好。」

喬許.史可尼克(Josh Skolnick)是二十幾歲的創業家,原本只是費城郊區打工修剪草皮的高中生。但這傢伙實在是有創業頭腦,所以等到他高中畢業的時候,手底下竟然已經有幾個員工幫他工作。他發現這個市場有利可圖,就決定進入植物照護和修剪這一行。當時,有個客人找他處理一棵枯樹,所以史可尼克請了個包商來做這件事。包商既然來了,史可尼克就想說看看還有沒有其他客人需要服務,所以他在那附近挨家挨戶地敲門詢問,結果那天他就做成了兩萬美元的生意。顯然史可尼克很適合做銷售。不過,等到他創辦樹妖服務公司(Monster Tree Service),而且擴大成全國連鎖業務之後,他再怎麼擅長推銷也不適合自己挨家挨戶去敲門兜生意了。

所以他就訓練他的工頭,叫他們在住宅區巡視,找出那些枝葉太過繁茂或樹根可能腐爛的植栽,建議屋主趕快修剪或做防治。他還教員工要主動跟一些在自家庭院的鄰居打招呼,以一種敦親睦鄰的方式做銷售。他說:「人的潛力可真會讓你嚇一跳,他們的能耐實在很驚人。有幾位為我工作的員工,我從沒想過他們會做植栽生意。」結果他們都學得很好,而且都能做成幾千美元的植栽買賣,史可尼克當然也會獎勵他們。他說:「我主持公司的方式,就是設身處地為員工著想,就能得到他們的尊敬。我從財政角度出發來照顧員工,以獎金制度來鼓勵他們承擔更多責任。」

各位在追求目標的過程中,自是不能把一些雜事誤以為是工作,當然更不能忽略一些真正的「工作」。生產力跟你的精神氣力有關,你不能跟它唱反調。有很多看似不像工作的事,要是正確地看待,其實都有助於善用時間。

對我們大多數人來說,這是指休息時間。范雷韻每個小時都會起來做一下瑜伽,伸展身體。我在下午精神不濟的時候,會去散步或跑步。因為我知道,我要是勉強自己坐在桌子前,不起來動一動,只會每隔30秒就檢查電郵一次,結果什麼事也做不好。而且很奇怪的是,我在這些休息時段反而會有一些新構想,是我在專注工作時想不到的。我在撰寫本書這部分時,因為進度有點落後,我開始考慮是否要取消跟某個夥伴的六英里慢跑活動。後來我還是去了,而且就是跟她一起跑得氣喘噓噓的時候,想到這部分的大綱應該怎麼做。那個慢跑怎麼看都不像是工作吧,結果它帶來的成果比我待在書桌前還多。

有些研究發現,這樣的休息時段和一般保健可以提供相當多的財務回報。二○○六年,東尼.史華茲(Tony Schwartz)和凱瑟琳.麥卡錫(Catherine McCarthy)在美聯銀行(Wachovia bank)的紐澤西州數家分行做生產力調查研究,讓一百零六位員工參與為期四個月的健康計畫,給予體能管理的建議,指導他們定時飲食、排解負面情緒,讓他們可以常常起身活動一下,不要一直趴在桌子前。結果跟對照組相比,體能管理組在放款部門的營收成長率較前一年多出13個百分點,存款部營收成長率也多出20個百分點(史華茲和麥卡錫在二○○七年《哈佛商業評論》〔Harvard Business Review〕發表這項研究的結案報告指出,美聯銀行以此評估員工績效)。我們當然也很難確定這裡頭到底是什麼因素激勵了員工,也許有些人是因為健康計畫就覺得老闆很關心她們而大受鼓舞,計畫本身反倒不是關鍵。但我們可以這麼說,有很多人定時地排定休息時段,這些時間雖然好像是「丟掉」了,卻可以讓注意力重新集中。

在美國聖路易市財富管理業者希爾投資集團(Hill Investment Group)的企業文化裡頭,馬特.霍爾(Matt Hall)即導入這種休息的概念。希爾投資集團是霍爾在二○○五年與另一股東合夥創辦,目標是幫助客戶「採取長期觀點」來投資。所謂優秀的投資,就是讓穩定報酬達到最大,重點在於「穩定」二字,而霍爾對於時間的管理,就跟他管理客戶的錢一樣,非常慎重。

霍爾一週的工作時數都做了精心安排。星期一和星期五都是他安排和準備時程的時間,所以從星期二到星期四,他都可以專注為客戶提供服務。霍爾知道,早上10點至中午這段時間,自己的工作效率最高,因此他說:「我把這段時間當作是房地產。你最珍貴的房地產是什麼?你不會白白送人吧。」因此一整個禮拜裡頭最寶貴的時段,就是週二到週四那六小時,他會用來跟公司最重要的客戶培養關係。「這樣我們就一定會成功。」他說。

在那個生產力高峰時段之後,就是午餐時間,而且是大家一起吃午餐,希望大家在這個時候都可以稍作休息,通常也趁這個時候做點教育訓練。「我們常常一起留在公司裡頭吃午餐,邊看些影片,再一起討論。」霍爾說。有很多TED論壇的影片可以觀賞,或者有人會說點閱讀心得,這些對他都很有啟發。午餐之後,大夥可能昏昏欲睡,所以這個時候就撰寫客戶通訊或一些內部工作,客戶就不會看到你在打哈欠。下午3點半是下午茶時間,大家一起去幾個街口之外的星巴克。霍爾說:「其實也沒人真的喝茶。重點是讓大家起來動一動,促進血液循環,提振精神。」如此一來,員工更能精神集中地工作到5點半左右。

這樣安排時間,就是可長可久的方式。如此安排「讓大家都有一種平衡感,下班回家之後還是感覺很棒。」也使得公司在經濟景氣不佳的狀況下,每年照樣成長35%。不過,事情當然也不是一開始就這麼順利。霍爾和瑞克.希爾(Rick Hill)在二○○五年剛剛創立公司時,情況一度「感到混亂」。隨時都要應付客戶,一點節奏感都沒,霍爾說:「搞得我們都快撐不下去了。因此我們需要塑造出一種架構,不會扼殺創意,也不會搞得大家筋疲力竭,而是一種可以讓大家做更多事情的組織架構。」

霍爾之所以這麼注意自己的體力,是有特殊原因的。二○○七年他三十三歲的時候,確診罹患慢性骨髓性白血病(chronic myelogenous leukemia;CML),也就是血癌的一種。直接面對殘酷的癌症威脅後,對這個年輕人產生重大影響。「它的影響是讓你對生命有了很不錯的觀念。」他說:「你真的會很明確地感受到,生命有限。」等他回來上班之後,希爾投資集團的日程安排就變了,每星期的目標是讓工作變得更有意義,而且可以留點時間讓大家在其他領域追求幸福。他說:「不能創造能量、產生回饋的會議、電話或客戶拜訪,都是不必要的。我們很挑,精挑細選,但全力以赴。」

現在有基利克(Gleevec)等藥物可以治療慢性骨髓性白血病,所以霍爾應該也可以恢復正常生活。換句話說,他的時間也不會比我們任何人來得少,但不同的是,霍爾對於這一點看得比大家還清楚。有些朋友開車經過,看到他跟同事們一起沐浴在午後陽光下,正在去星巴克的路上,不免對此說兩句玩笑話,而他也有巧妙的回答。「我想大家都以為坐在辦公室裡搞那些數字叫做苦工,但我們不是這麼看的。我們並不認為活動一定會有價值。」霍爾說:「我可以創造出大量的活動,但它不見得對你我都有好處。」這就好像是白領工作的白噪音,不但是工作,而且是能夠搞定重要事情的工作。

如果你覺得觀賞貓狗影片也有同樣神效的話,那就看吧。成功者都知道,驚人的生產力最需要充電,尤其是在創意領域方面。范雷韻會去逛書店、瀏覽藝術相關的部落格。你可以去辦張借書證,到圖書館裡頭碰碰運氣;你可以去參觀藝術博物館;你可以去閱讀一些其他相關領域的專業期刊;你也可以上星巴克,找些有趣的人聊一聊。如果你認為工作就只是辦正事,到可汗學院(Khan Academy)看微分方程式的短片就是占老闆便宜的話,那麼剛剛說的那些事情也許都不是工作。但如果你對工作的定義是看重實際成果,你知道等你退休後吃晚餐的時候,也不會把電郵都回覆完畢當作是一天的成就,那麼那些事情看起來就非常合適。

書籍介紹

本文摘錄自《這一天過得很充實:成功者黃金3時段的運用哲學》,今周刊出版

*透過以上連結購書,《關鍵評論網》由此所得將全數捐贈聯合勸募

作者:蘿拉・范德康(Laura Vanderkam)
譯者:陳重亨

一天很長,一個禮拜卻很短!你會覺得,每一天都很痛苦地等下班、一眨眼一週過去卻一事無成。因此作者透過本書跟大家分享成功者如何妥善運用自己的時間。

在早晨做重要的事,週末安排想做的事,掌握工作七大心法,讓你的每一天都過得很充實!

我們都很羨慕成功者,他們的將生活、工作安排的井然有序。
但這些成功者,每天擁有的時間也跟大家一樣都是24小時,他們只是懂得規劃而已。  

到底成功者是如何辦到呢?

一、當你還在賴床,成功者早上已經完成重要的事。
早上是我們意志最堅強、最清醒的時刻,這時候的人精神層面是最積極的。成功者都很早起,他們利用早上極短的時間完成最重要的工作。可以是寫文章、收郵件、運動、冥想甚至是與家人共餐,一早從事可以讓自己快樂的事情,是一天重要的開始。

二、當你週末在家發懶虛度時光,成功者已經快樂地完成休閒活動和準備下週規劃。
成功者知道要善用週末時光,因為他們都了解生活不是只會發生在未來。我們的生活不會等我們到比較不疲累、比較不忙碌的未來才開始。要是你平時工作時間很長,那麼如何善用週末,正是恢復你的生活感的關鍵。

三、當你還在加班拼鬥,成功者已經準備要睡覺養精蓄銳準備明日戰鬥。
如何打造自己的職業生涯,埋頭苦幹也一樣感覺美好?怎麼打理自己的時間,才能創造出驚人的成就與佳績。要怎麼投資自己的時間,讓你在工作上能夠得心應手,事半功倍?要怎樣才能把時間專注在重要的事情上,讓自己體會到那種喜悅呢?

書末附錄

  • 成功人士50個時間管理的秘訣,晉升成功者近在咫尺。
  • 掃描書內QR code碼,免費下載168小時時間記錄表,管理自己的時間超簡單!

本書特色

  • 有聲書版本在iTunes網站排行榜第一名!更勝《格雷的五十道陰影》!
  • 本版電子書雄踞亞馬遜暢銷書排行榜
  • 超過30位頂尖人士精彩分享自我管理之道
  • 這是一本趣味橫生的自我管理書,它跟時間有關、跟成長有關更與快樂有關。
  • 在早晨做重要的事,週末安排想做的事,
  • 掌握工作七大心法,讓你的每一天都過得很充實!
getImage
Photo Credit: 今周刊出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:丁肇九