《極度專注力》:運用「分心矩陣」事先排除可掌控的干擾

《極度專注力》:運用「分心矩陣」事先排除可掌控的干擾
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我們想讓你知道的是

雖然我們無法阻止干擾產生,但可以掌控對干擾的反應。對於那些煩人事情,我們無法阻止他搶占注意力空間,最好的因應之道是心中謹記著原始目標,盡快把注意力拉回來。

唸給你聽
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文:作者:克里斯・貝利(Chris Bailey)

四種令人分心的事物

在第一章中,我介紹了四種工作任務:有成效的任務是必要的或有意義的;沒成效的任務則是沒必要或令人分心的。在本節中,我們主要是討論分心的任務,那種任務雖然有趣,但毫無成效。

我把「令人分心的事物」定義成可以吸引我們偏離目標的事情。在這方面,分心和干擾差不多是同一回事,因為它們都使我們偏離想要完成的目標。有些干擾是必要的,例如你收到一則資訊剛好和你當下做的工作有關。但是大多數的干擾是值得事先排除的。

如果我們把焦點拉回第一章的「分心的任務」,然後深入探究這類工作,它還可以根據兩個標準再進一步細分:我們是否能控制它;我們覺得它很煩、還是很有趣。

你把工作按第一章的矩陣分成四類後,接著把「分心的任務」那一格當成起點,進一步分成下一頁的那四格。這裡可以填入很多東西,這個分心矩陣應該涵蓋任何令人偏離當下目標的事物,不分大小。這裡也應該包括與工作無關的干擾,例如你工作時瀏覽的新聞及社群媒體網站。你讀這本書時,我不會要求你做很多練習,但我真的把練習納入書中時,那絕對是有原因的。(我已經把那兩張圖的可列印版本上傳到這本書的網站:hyperfocus.com。)

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為了說明填滿的矩陣長什麼樣子,下列是一整天下來讓我偏離目標的典型干擾因素:

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我們從最上面的兩格開始談起:如何處理無法掌控的干擾和令人分心的事物。

這裡有兩個來源:我們自己和其他人,兩者都應該提前處理。我們無法阻止所有令人分心的事情發生,即使關上辦公室的門,想要極度專注工作兩個小時,還是可能接到電話或偶爾有人來敲門。很多干擾可以避免,但也有很多干擾無法避免,至少在不付出巨大的社會代價下難以避免。然而,研究顯示,我們打斷自己的次數和別人打斷我們的次數一樣多(但如果你是經理或團隊領導,情況就不同了。在那種情況下,60%的干擾是來自他人)。誠如瑪克所言:「如果只注意如何擺脫外部干擾,其實只解決一半的問題。」

其他人的干擾所造成的傷害,還不及自己造成的干擾。我們打斷自己的工作後,平均要花29分鐘才能再次投入工作。相較之下,如果是別人打斷我們的工作,我們平均只要花23分鐘就能再次投入工作,比前面快了約六分鐘。然而,不論是29分鐘或23分鐘,我們依然失去了很多生產力。所以,經常檢查占據注意力空間的事物才會如此重要。我們一察覺到干擾因素導致心思飄離時,就會減少浪費時間在那些令人分心的任務上,更快回到正軌。

雖然我們無法阻止干擾產生,但可以掌控對干擾的反應。對於那些煩人事情(例如辦公室的訪客、吵鬧的同事、不必要的會議),我們無法阻止他搶占注意力空間,最好的因應之道是心中謹記著原始目標,盡快把注意力拉回來。

面對有趣但無法掌控的干擾因素時,我們也應該更用心應對。在本書建議的技巧中,這也是我最難掌握的一項。我往往會像拼命三郎一樣想完成目標,以致於受到干擾會大發脾氣,即使干擾因素再怎麼有趣也一樣。不過,我後來發現,因應這種愉悅又無法控制的干擾時(例如團隊共進午餐、忙到一半時家人打電話來),最好的做法是努力接納它,讓自己好好享受,但結束時盡快回歸正軌。為了無法掌控的事情而煩惱根本是浪費時間、精力和注意力。我逐漸學會把那些干擾視為放鬆的訊號,欣然接納那些會影響生產力的事物帶來的樂趣,同時經常回想最初的目標,以便有機會從干擾中抽離時,馬上回歸正軌。

進入無干擾模式

多數令人分心的事物是屬於我們可以掌控的類別,所以應該事先排除。

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久而久之,我養成了兩種工作模式:

  1. 「無干擾」模式:每次我想要極度專注時,就會進入那個模式。
  2. 「干擾減量」的一般工作模式:在干擾因素的數量受到控管的環境下工作。

在一天中,我們會切換兩種類型的工作:專注工作及協作工作。專注工作在全神貫注下進行,效果最好,因為干擾愈少,愈能專注,生產力也愈高。如同作家卡爾‧紐波特(Cal Newport)所說,這樣做可以讓我們進行「深度工作」(deep work)。

相反的,協作工作需要與人互動並且隨時待命。你和團隊成員的配合度愈好,整個團隊的生產力愈高。投入協作工作時,最好進入干擾減量的模式。在這種模式中,你已經掌控了最大的分心要素,但隊友需要你時,你仍然可以馬上出手幫忙。

讓我們先從比較強大的「無干擾」模式談起。

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創造無干擾模式可以讓你提前消除幾乎所有可控制的干擾,以便全神貫注在最重要的任務上。移除所有可能比你的目標更刺激、更有魅力的關注焦點,這樣一來,大腦就別無選擇,只能專注在那個目標上。

我寫下這些文字時,就是處於無干擾模式。為了進入這種模式,我……

  • 啟動防止分心的電腦應用程式,能阻止我造訪那些有損工作生產力的網站,例如電子郵件、社群媒體、Amazon,以及被我列入黑名單的應用程式和網站。我會先設定想要進入極度專注力模式的時間,在那段期間內,如果我想造訪黑名單上的網站,就必須重新啟動電腦。由於我的工作大多是在電腦上進行,以重啟電腦來阻止我分心,無疑是最重要的措施。我也會把電腦設成「勿擾」模式,以避免任何推播通知的干擾。
  • 把手機調成「勿擾」模式,並且放在視線之外或另一個房間。這樣一來,我就可以抑制忍不住想查看手機的衝動。
  • 如果我不打算在接下來的10小時睡覺,就會喝一杯咖啡(咖啡因平均需要八8~14個小時才能從體內代謝出去。)
  • 戴上抗噪耳機,以免受到周圍聲音的干擾。我在辦公室或出差住飯店時不常戴耳機,但是在飛機上或咖啡廳裡極度專注在工作上時,一定會這樣做。

一天中,哪些干擾因素會影響你的工作生產力?其中有多少可以用阻隔干擾的應用程式或其他方法同時檔掉?請效法我的做法列一份簡略的清單,那可以指引你提早處理那些令人分心的事物。

當你發現注意力偏離時,請仔細想想是什麼事物導致你分心,這樣一來,下次就可以先隔絕類似的干擾因素。舉例來說,我在無干擾模式下被某個新網站或應用程式吸引而分心時,會立即把它加入攔截的黑名單。

這裡有更多營造無干擾模式的建議:

  • 很多應用程式可以幫你隔絕干擾。我最喜歡的幾款電腦程式是 Freedom(付費軟體,但有免費的試用版。Windows系統、Mac電腦、iPhone和iPad皆可使用)、Cold Turkey(免費軟體,但也有付費版。Windows系統、Mac電腦、Android系統皆可用)、RescueTime(付費軟體,但有免費的試用版。PC電腦、Mac電腦、Android系統、Linux系統皆可用)。這些軟體的專業版大多每個月大多只需要付幾美元,但因此提高的生產力很快就能回本。研究也證實了這些應用程式的效果:使用這類阻擋軟體的人,工作生產力較高,專注工作的時間更長。
  • 如果公司的裝置限制你安裝這類應用程式或外掛,可以考慮拔掉網路線,或完全關閉電腦的WiFi。這招聽起來很極端,但我們花太多時間上網,拖延該執行的任務了。
  • 離開辦公室。如果你是在比較彈性的辦公環境工作,也許可以把樓下咖啡館或是去會議室工作也納入無干擾模式中。
  • 考慮周全,不要低估(或高估)無干擾模式的社交代價。考慮一下把同事隔絕在外的影響,尤其當你的工作環境比較重視社交的情況。同時,也不要高估社交代價。關閉電子郵件程式30分鐘可能會讓你內疚,但別忘了,當你在開會時,客戶和同事通常得等一、兩個小時才能收到你的回信。我一再告誡自己,同事通常不像你所想的那麼迫切地需要我。
  • 獎勵自己。每次全神貫注一段時間後,我會抽離無干擾模式,偶爾隨意接收各種令人分心的誘惑作為犒賞。研究顯示,你的個性愈衝動,當你阻擋那些令人分心的事物時,會覺得壓力更大。如果你真的自制力薄弱或衝動行事,偶爾放任自己接收各種干擾還是有益。(小提醒:「衝動」也是與「拖延」最密切相關的性格特質。)我從休息狀態回歸無干擾狀態時,會先好好享用一杯抹茶或咖啡,那可以讓我稍後變得更專注。
  • 為團隊創造無干擾模式。《人本獲利世代》(People Over Profit)的作者戴爾‧帕崔(Dale Partridge)擔任Sevenly公司的執行長時,甚至為每一位團隊成員配備檯燈及水槍,以鼓勵他們專注在工作上。他解釋:「我以前在Sevenly做過最聰明的一件事,是為整個團隊訂製胡桃木檯燈。他們想集中注意力時,就會打開檯燈。我們訂下的規矩時,不能干擾開燈的人。全體員工共45人,每個人每天最多都可以獲得3小時不受干擾的專注時間。專注時間需要設限,因為不受干擾的時間會讓人上癮!我也給每個員工一把水槍,當他們受到干擾時,就可以拿水槍反擊。」
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無干擾模式的強度取決於你的工作環境。如果你是自由工作者或擁有獨立且有門的辦公室,有比較大的彈性可以排除干擾。然而,如果你身處開放式的辦公環境,你建立的無干擾模式可能不如想像般強大。生產力是了解並且配合限制調整的過程。

每次我進入無干擾模式時,總是有一種奇特又美好的解脫感,我想你也會有同感。突然間,你不再需要關注新聞、社群媒體或沒完沒了的電子郵件。你可以放鬆,再也不會浪費時間和精力在無謂的繁忙工作上。你得以長時間極度專注,完成有意義的工作。你知道,由於你把時間、注意力、精力投注在單一任務上,自然可以放慢步調,更用心於工作。

無干擾模式也可以幫你節省精力。排除干擾後,你的精力會更加旺盛持久,可以工作久一點再休息。提前排除干擾,就不需要費神自律了。我們愈不需要約束自己的行為時(因為不必對抗干擾,或不需要應付難搞的同事),工作可以帶來更多能量。同理,休息也能補充活力,因為那是我們暫時停止自我約束的空檔。你可能會發現,即使只打算進入極度專注一小段時間,但結束任務後,仍有精力持續下去。

放完假或過完連假週末後,特別需要進入這種無干擾模式,因為剛收假時精力較少,容易分心。當你逐漸恢復平日工作的步調時,提前排除干擾因素可以幫你提升精力。

書籍介紹

本文摘錄自《極度專注力:打造高績效的聰明工作法》,天下文化出版
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作者:克里斯・貝利(Chris Bailey)
譯者:洪慧芳

在充滿干擾的現代世界裡,提高生產力的實用手冊!
注意力放在哪裡,成就就在哪裡!

在公司,電腦桌面角落經常亮起的通知、三不五時響起的電話、主管臨時交辦的任務與同事的喧鬧,你真正「專注」的時間有多少?

下班後,來自家人的期待與要求、通訊軟體與社群媒體的通知、沒追完的劇和對未來的煩惱盤據心中,你真正「休息」的時間有多少?

時間太少、待辦事項太多,周遭環境又有很多干擾
結果我們變得愈來愈忙,什麼事都做不好,
該如何解決這個忙碌現代人的夢魘?

生產力專家克里斯‧貝利發覺,關鍵在於,外在環境與內在思緒的干擾,都在爭奪我們最有限的資源:注意力。所以,管理好注意力,就是找回工作與生活節奏的關鍵。而最新的神經科學研究顯示,配合生理與大腦運作,可以開啟兩種最強的注意力模式:極度專注力模式,最有效率地完成工作;分散注意力模式,以新穎的方式發揮創意。

現在,你可以這樣做:

極度專注力模式

  • 分類任務,提前避開干擾因素
  • 進行重要工作前先補充咖啡因
  • 設定一段關閉網路的時間
  • 安裝阻擋軟體運行的應用程式
  • 選擇熟悉、旋律簡單的背景音樂

分散注意力模式

  • 至少每90分鐘休息一次
  • 邊執行簡單任務,邊記下腦中思緒
  • 做重要決策之前,先等一下
  • 沉浸在可以碰到新的人、事、物的環境
  • 買便宜的鬧鐘,不要用手機鬧鐘

有效掌控注意力,就能提高生產力,變得更有創意,人生更有意義。

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Photo Credit: 天下文化

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航