《8秒黃金簡報術》:三個你必須回答聽眾的疑問:為什麼該聽、你在說什麼、然後呢?

《8秒黃金簡報術》:三個你必須回答聽眾的疑問:為什麼該聽、你在說什麼、然後呢?
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我們想讓你知道的是

不管是在工作場合跟一百個人講話,還是在家對一個人說話,你所面對的聽眾都會有三個疑問,無一例外。這三個疑問雖然很少直接問出口,卻是你非跨越不可的障礙。只有一個接著一個跨越,才能抓住、留住聽眾的注意力。

文:保羅.海爾曼(Paul Hellman)

快速聚焦法(Fast-Focus Method™)
站在聽眾的立場:回答三個問題

不管是口語還是文字,大多數訊息都是根據講者的角度所設計。這是本末倒置。請把自己當成聽眾,然後想想你會被什麼所吸引?

有時候我會問聽眾在想什麼。他們會說:

我在想有哪些事情還沒做完,只要是我現在沒辦法做的事情都會想,因為我雖然人坐在這裡,但是並沒有專心聽你講。

麩質。為什麼大家都這麼著迷無麩質食物?麩質有毒嗎?我剛剛吃了一塊杯子蛋糕,裡面有麩質嗎?我會不會死?

總歸一個字,想的都是:我。

重點是,聽眾腦袋想的八成不是你所說的話。但是你如果要抓住他們的注意力,你就得想到他們,你就得把自己當成聽眾。

不管是在工作場合跟一百個人講話,還是在家對一個人說話,你所面對的聽眾都會有三個疑問,無一例外。

這三個疑問雖然很少直接問出口,卻是你非跨越不可的障礙。只有一個接著一個跨越,才能抓住、留住聽眾的注意力:

  1. 我為什麼該聽(讀)這個?
  2. 你到底在說什麼?
  3. 知道這個訊息了,然後呢?我應該做什麼?

若要快速聚焦,就請回答以上三個問題。

聽眾第一個問題:我為什麼該聽?

用「目的聲明」(purpose statement)來快速聚焦。

目的聲明就像禮物,亦即馬上用聽眾重視的東西吸引他們上鉤。這是給會議、電話、電子郵件起頭的好方法。

幾年前,歐普拉(Oprah Winfrey,脫口秀主持人)在節目上發給每個觀眾一個神祕盒子。她說其中一個盒子裡面有新車鑰匙。

叫人驚喜的是,每個盒子都有鑰匙。歐普拉那天總共送出276輛龐帝克(Pontiac)汽車,總價值700萬美元。

想抓住聽眾的注意嗎?那麼你就需要送一份很棒的禮物。什麼禮物?

「不知道,」你說,「我又沒有276輛龐帝克。不過慢著,我有276張PowerPoint 投影片,還會發一些講義。」

那就糟了。

如果你有看到那一天的歐普拉,她跟觀眾一樣興奮。如果你也是帶著很棒的禮物走進去,你同樣會很興奮。

但是要如何知道你帶的是好禮物?任何禮物都一樣,是好是壞取決於收禮者。以歐普拉的例子來說,收禮者是觀眾;那些觀眾都是特別挑選過的,都是非常需要車子的人。

你的聽眾需要什麼?

釐清他們的需要之後,就直接告訴他們。

強有力的目的聲明必須包括「你打算說什麼」,還有更重要的是,要說明「為什麼」(why)。從聽眾的角度而言,「為什麼」才是好處所在,可以回答他們心中的第一個問題:我為什麼該聽?

舉個不好的例子:假設你代表公司參加就業博覽會。你說:「我的目的是說明我們為何是最好的公司。」

是啦,這總比說「我們為何是最爛公司」來得好,儘管後者可能還更有趣一點:「我們有些產品毫無效果,有些味道不好聞,我們覺得可能會致癌。」

宣傳公司或許是「你」身為主講人的目的,但是聽眾很可能已經聽二十個人說同樣的事了。

要找出目的聲明的話,請花幾分鐘不要做自己。把自己當成聽眾,想想他們在意什麼?

以就業博覽會來說,他們很可能想知道在你的公司工作會是什麼情況,他們會不會喜歡。

那就從這裡開始:「我們的目的是協助你了解這家公司是否適合你。」

有可能適合,也有可能不適合。沒關係,只要你能協助他們做決定,就等於是送給他們禮物。

你的聽眾本來就沒有理由聽你講話,所以請給他們一個理由。

聽眾第二個問題:你到底在說什麼?

用「核心訊息」(main message)來快速聚焦。

在我兒子的大學畢業典禮上,州長致詞第一句話就說:「我今天的演講內容,你們一個字也不會記得。」

這句話很令人難忘,但也引發一個疑問:「那幹嘛聽呢?」

嚴格來說,州長說的沒錯。如果是即將畢業的大學生,已經修了三、四十門課,對「忘記」這回事想必毫不陌生、經驗豐富。

我們來把州長的開場白編輯一下。他的意思可能是:「我接下來要說的內容,你們應該都不會記得。除了一個重點,很快我們就會談到那個重點。」

這麼說可以製造懸疑效果,然後接下來只需要把那個重點說出來就是了。

可惜演講往往會東扯西扯一堆。比方說,州長可能一開頭會致謝,感謝名單一長串:「所有教職員、尊貴的來賓、不尊貴的來賓、我們不想邀請但不得不邀請的來賓、不請自來的人,還有,喂!那邊那個長得很好笑的人是哪位?先生,你來這裡做什麼?」

對啦,州長並沒有這麼說。太可惜了。感謝是制式的開場白,也是造成枯燥乏味的元凶。比較好的開場白是:用一則趣聞或一個問題直接切入主題,後面再來感謝。

州長在演講最後呼籲大家起而行,類似要大家「奉獻和犧牲」。這種呼籲沒什麼問題,只是很容易聽了就忘。

英國首相邱吉爾據說發表過一篇最令人難忘的畢業演說,而且是史上最短的一篇。當時是1941年,二次世界大戰打了兩年。據說邱吉爾的講詞是:「絕不屈服,絕不屈服,絕不,絕不,絕不!」

那場演講就說了這麼一句,然後他就坐下!

至少傳說中的故事是這樣的,我在得知完整版故事之前聽到的版本也是如此。不過實情是,邱吉爾確實說了那句話,但是那篇演說並不只有那句話,而是有740個字。

那這個「一句話演說」的傳說是從哪裡來的?

我猜是因為大家只記得「絕不屈服,絕不屈服,絕不,絕不,絕不!」這句。邱吉爾想必是非常「鏗鏘有力」地說出那句話(就如同他所給的建議一樣)。

他很清楚重點在哪裡。

聽眾第三個問題:知道這個訊息了,然後呢?我應該做什麼?

用行動呼籲來快速聚焦。

有時候你去參加一個會議,結果只是報告最新進度的會議。沒有人要你做什麼,只是讓你知道最新情況。

這種會議是有用的(有時候有用)。但是如果大部分會議都屬於此類,你會開始懷疑:把我的時間花在這種會議真的好嗎?

所謂行動呼籲,是說明接下來的任務為何。通常是說明要「做」些什麼。但是如果沒有事情需要「做」,那麼,「想」些什麼或「感受」些什麼也是可以的。

假設你是執行長,捱過很痛苦的一週後召開最新進度會議。你的行動呼籲可能是:

  • 應該有何想法:「如果你們只記得一件事,那就記住這件:我們的法務部門是業界最頂尖的。」
  • 應該有何感受:「要對我們沒有(目前還沒有)捲入集體訴訟的所有產品感到驕傲。」
  • 應該有何作為:「買進更多公司股票,股價不會再往下跌了。」
書籍介紹

本文摘錄自《8秒黃金簡報術:分心世界的溝通祕訣》,天下文化出版
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作者:保羅.海爾曼(Paul Hellman)
譯者:林錦慧

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Photo Credit: 天下文化

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航