《KOKUYO的極簡工作術》:我的工作動力就是清空左邊的收納盒!

《KOKUYO的極簡工作術》:我的工作動力就是清空左邊的收納盒!
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我們想讓你知道的是

一天中有大半時間都在辦公桌度過,於是打造出能夠保持好心情的工作環境,是不可或缺的一件事。

文:KOKUYO股份有限公司(コクヨ株式会社)

根據工作急迫性選擇提醒工具

緊急的工作,或是今天之內必須完成的業務,記錄在紙本便利貼後,貼在電腦或是筆記本上。我使用的是整面都有黏膠的便利貼,不必擔心便利貼飄來飄去,或是因為拉扯而剝落,而且很好撕除。

若是不太緊急的工作,我會使用顯示在電腦桌面的提醒程式。通常,我都是在下班前記錄待辦事項,寫下隔天或是近幾日必須完成的工作。此外,我也會將經常使用的資訊(當月的活動商品等)記錄在程式裡。

以前,我都是把資訊寫在筆記本上,但是特地打開筆記本又很麻煩⋯⋯。所以現在,大部分事務工作,我都是使用電腦完成。可以顯示在桌面上,又可以刪除的提醒程式真的非常方便。

  • 緊急事項使用紙本便利貼,此外則用程式提醒
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只在桌面兩端放置收納盒

我在家中桌面上擺了兩個收納盒,左側是「未處理的收納盒」,右側則是「已處理的收納盒」。

家庭生活中也會有瑣碎的文件需要處理,有時候為了「要記得,不要忘記處理!」而放在容易進入視線範圍內的餐桌上,結果反而被其他東西吸引目光,或是記不清楚哪份文件已經處理完。

使用這種收納方法,即可單純將文件分成兩種狀態,不僅未處理的部分會確實處理,也可一眼看出尚未處理的文件確實在減少,激發「來處理吧」的動力。而且,每週只要統一整理一次裝在「已處理的收納盒」內的東西,丟棄不需要的東西,將需要保存的文件收入收納櫃即可。

  • 我的工作動力:清空左邊的收納盒!
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注意縱向收納空間

一天中,有大半時間都在辦公桌度過,我認為打造出能夠保持好心情的工作環境,是不可或缺的一件事。

舉例來說,工作時看見凌亂不堪的辦公桌心情會變得鬱悶、失去幹勁,所以我經常注意辦公桌上的收納空間是「縱向」還是「橫向」。

資料和檔案盒理所當然要直立式收納,黏貼筆記和寫待辦清單便條時,我也會特別注意要「直立式」黏貼。隨意將小型文具、印章和計算機等體積小巧的用品散亂在桌面,是導致辦公桌變亂的原因,所以我在桌面上放了四方形的辦公桌收納櫃,將文具收在裡面。

  • 打造整齊空間的訣竅,在於直立式收納
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利用檔案盒管理工作優先順序

我在辦公桌中間附近的電腦旁邊,放了直立式的檔案盒。這款檔案盒中央有間隔,將收納空間分成左右兩邊。我在隔板左側放「第一優先」(緊急且必須處理的文件),右側放「第二順位」(接下來必須處理的文件)的資料。

如此一來,我就可以看見已經完成的工作量,像是「左邊的文件慢慢在減少,今天蠻順利的」或是「右邊的資料增加太多了,不趕快處理不行!」,所以也能激發工作幹勁。

此外,這種分類方法不需要多加思考,只要憑感覺將資料分別丟進左右兩側,所以運作起來完全不會感覺到負擔。

  • 將檔案盒內資料的優先順序視覺化
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相關書摘 ▶《KOKUYO的極簡工作術》:打造一個「暫放空間」,將工作的性質視覺化

書籍介紹

本文摘錄自《KOKUYO的極簡工作術:做事變輕鬆,才叫做整理》,光現出版

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作者:KOKUYO股份有限公司(コクヨ株式会社)
譯者:金鐘範

日本文具大廠KOKUYO,是90%日本人都用過的百年老牌。1975年推出Campus系列筆記本,至今累積總銷售量高達17億本。

KOKUYO身為百年老牌,不僅常常抱回日本Good Design大賞,更積極舉辦文具設計競賽,廣邀各國設計師切磋比較,從中精選好設計作為量產商品,真正造福人群。

為了不被淘汰,KOKUYO與時俱進,跨出文具產業,思考能真正幫助工作者提高效率的商品與設計。更引進「無固定座位制」,讓員工的工作場域更自由,因此累積許多「整理」與「收納」的獨門經驗。

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  1. 收納要精簡
  2. 「可以搜尋」很重要
  3. 激發動力,提高生產力
  4. 提高工作自由度,效率加倍
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Photo Credit: 光現出版社

責任編輯:游家權
核稿編輯:翁世航


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