《KOKUYO的極簡工作術》:打造一個「暫放空間」,將工作的性質視覺化

《KOKUYO的極簡工作術》:打造一個「暫放空間」,將工作的性質視覺化
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我們想讓你知道的是

辦公桌亂到看不見桌面?本篇書摘教你如何建立整理的好習慣;收納得井然有序,還是得翻找物品?本書也提點重要的工作技巧。

文:KOKUYO股份有限公司(コクヨ株式会社)

打造一個「暫放空間」

雖然我知道如果能隨時俐落敏捷地做好整理,房間內保持乾淨整齊,心情會很清爽。但是,不管是誰都會有忙到無法騰出時間整理的時候。面對這種狀況,就得活用暫放空間。

面對容易變得散亂不堪的文件,必須事先在最後的收納地點附近設置暫放空間。無法挪出整理時間時,可以先將文件放在這裡。如此一來,文件就不會流浪他方鬧失蹤,也不會破壞房間的整潔。

當暫放空間的資料開始漸漸堆積,「要趕快整理才行!」的意願也會油然而生,再也不會發生忘記處理的情況。

  • 在工作流程的終點前,打造暫放的空間
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Photo Credit: 光現出版社

一天結束時,回歸到淨空的狀態

我有固定的辦公座位,所以一不留神就會讓資料和文具散亂四處。為了避免這種狀況,我訂下規則並嚴格遵守,下班回家時讓桌面回歸到空無一物的狀態。

秉持著要淨空的意識,我從平日就開始漸漸養成不堆積、馬上丟棄的好習慣。桌面上的儲物櫃也有收納量的限制,所以我變得非常積極整理儲物櫃內的東西。

另外,這種收納術讓我最滿意的是,一天結束後看著空無一物乾淨的桌面心情很愉悅,能夠清楚劃分ON和OFF的狀態。這瞬間的好心情,也是我努力完成工作的原動力之一。

  • 工作的終點=桌面空無一物
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分配放置資料的位置再開始工作

我有固定的辦公座位,但是下班時會將所有資料收拾乾淨,讓桌面回歸空無一物的狀態。隔天要處理的工作資料則是夾在筆記本內,避免遺漏。

隔天開始工作前,我會先分配好放置資料的位置。我有一套獨門的配置規則:筆電的左邊放「接下來馬上會用到的資料」,再左邊則是放「之後(今天之內)要進行的資料」。筆電的右邊放的是必須抓準時機呈交給主管的資料,或是安排好要影印的文件等。

事先配置好資料的擺放位置,就不會搞不清楚狀況,混淆了要給主管的資料是哪些。我訂定的原則雖然簡單,但「資料的擺放位置」和「待辦事項」明確清晰,所以能夠達到高效率完成工作的效果。

  • 將工作的性質視覺化,作業過程會更順暢
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相關書摘 ▶《KOKUYO的極簡工作術》:我的工作動力就是清空左邊的收納盒!

書籍介紹

本文摘錄自《KOKUYO的極簡工作術:做事變輕鬆,才叫做整理》,光現出版

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作者:KOKUYO股份有限公司(コクヨ株式会社)
譯者:金鐘範

日本文具大廠KOKUYO,是90%日本人都用過的百年老牌。1975年推出Campus系列筆記本,至今累積總銷售量高達17億本。

KOKUYO身為百年老牌,不僅常常抱回日本Good Design大賞,更積極舉辦文具設計競賽,廣邀各國設計師切磋比較,從中精選好設計作為量產商品,真正造福人群。

為了不被淘汰,KOKUYO與時俱進,跨出文具產業,思考能真正幫助工作者提高效率的商品與設計。更引進「無固定座位制」,讓員工的工作場域更自由,因此累積許多「整理」與「收納」的獨門經驗。

辦公桌亂到看不見桌面?本書能幫忙建立工作好習慣;收納得井然有序,還是得翻找物品?本書能提點你重要的工作技巧;工作得心應手,想更上一層樓?本書可以教你更省時省力的秘訣。

想解決工作難題,就讓KOKUYO員工教你,馬上就可以開始運用的四種聰明技巧

  1. 收納要精簡
  2. 「可以搜尋」很重要
  3. 激發動力,提高生產力
  4. 提高工作自由度,效率加倍
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Photo Credit: 光現出版社

責任編輯:游家權
核稿編輯:翁世航


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