《一流工作者都在用的待辦清單》：四個步驟打造完美的待辦清單

文：戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）

如何打造完美的待辦清單？（節錄）

我們了解上述內容是否實用的時刻到了。我們接下來要把目前為止所探討的內容都拿出來，使用它們來建立一個有效的待辦清單系統。

我們即將打造的系統，能夠讓你更輕鬆的按時完成最重要的工作。它可以減輕你的壓力、消除你的挫折，以及幫助你在過程中集中注意力和避免干擾。

大部分的人都低估了他們待辦清單的重要性。他們小看了他們的清單對自己工作效率的影響。當你閱讀接下來的內容時，我鼓勵你抱持著跟上述對立的觀點。你應該要意識到，你的待辦清單在你一天的工作過程中，發揮著至關重要的作用。一個有效的系統不僅可以幫你掌握你的工作流程，還可以幫你管理你的日常生活。

讓我們來打造一個完美的待辦清單吧。

步驟1：區隔當前的任務與未來的任務

在「十個最受歡迎的待辦清單系統」這個章節中，我注意到大衛．艾倫的GTD系統，它的其中一項優勢是使用多個清單。它主張使用「下一步行動」清單與「某天／也許」清單。

我們可以改善這個作法，以從中汲取更多價值。

首先，我們可以使用「當前任務」清單，來決定如何分配你每一天的時間與注意力。這個清單上的待辦事項必須在每天結束之前完成。

接著，使用「未來任務」清單，追蹤未來某個時刻需要你關注的所有事項。你在工作期間不會使用到這個清單。你會在每天結束時才參考它，以建立你隔一天的待辦清單。

區隔當前任務與未來任務這個簡單的步驟，是非常重要的。這麼做或許可以讓你從被堆積如山的任務（不同優先順序與截止日期）壓垮，變成準時完成高價值的工作。

許多人使用單一、大量的待辦清單，這個清單會隨著新事項的不斷加入，每天不斷的增加。這種作法會讓人感到沮喪，因為看不見終止的跡象。以這種方式工作的人永遠無法完成他們的清單，所以他們永遠覺得自己好像只是在原地踏步。

把當前與未來的任務區隔開，能夠終止原地踏步的感覺。你可以先把包含未來所有任務的大量清單放在一旁。在工作時不需要注意它。當前的任務清單取而代之成為焦點。由於它的範圍有限—請記住，它只列出每一天需要完成的事項—因此減輕了壓力，也消除了被壓得喘不過氣的感覺。

這個作法與GTD中使用的「下一步行動」清單稍有偏離。「下一步行動」清單並沒有把你的注意力侷限在今天。正如GTD的創立者大衛．艾倫所說，它的目的是列出「下一個需要從事的具體、顯而易見的活動，以推動當下的實際狀況朝向完成邁進」。因此，「下一步行動」清單可能會長達幾頁。

這是一個關鍵的區別。你會發現，完成每天的待辦清單能夠激勵、鼓舞你。劃掉你清單上的每個事項，會讓你感到精神振奮。你會覺得這一天是很有成效的一天。

想像一下，一天又一天的體驗這種正面積極的感覺。

步驟2：根據預期成果定義任務

做某件事的唯一原因是，做了這件事是否能讓你距離實現某個特定目標越來越近。比如說，很少有人會在閒暇時間學習微積分。大多數會這麼做的人，都是為了完成課堂作業、準備考試，或者擴展他們的技能組合。

同樣的，很少有人會為了享受而去清理屋頂的雨水排水溝。他們會這麼做是為了防止屋頂排水溝因為積水而損壞。我們採取行動是為了實現具體成果。否則，我們為什麼要把時間與精力花某些事情上，妨礙我們從事會讓自己覺得更愉快的活動（像是，使用網飛看我們最喜歡的電視劇）？

想一想，你的待辦清單是為了實現具體目標這個概念。你有多少次沒有完成任務，甚至沒有開始進行這些任務，因為它們對你來說似乎沒那麼重要？很有可能是這些任務跟你想實現的具體目標沒有關聯。

完成你的每日待辦清單最簡單的方法是，為每個事項賦予一個「原因」。了解為什麼這些事項在你的清單上。確定你為什麼必須完成它。把原因寫在任務旁邊。

舉例來說，假設你的待辦清單中包含「打電話給父母」這個事項。你應該有打電話給他們的理由，或許你只是想問候他們。或者，你想邀請他們共進早餐，又或者你想向他們詢問與家庭有關的事情。

重點是，打電話給父母是為了完成一項具體目標。在任務旁邊寫下這個目標或期望的結果。如果你知道為什麼你要這麼做，你就更有可能完成這件事。

把進行任務的理由留在你的腦海裡是不夠的。你必須把理由寫下來。這樣做能把這些理由具體化。寫下來的理由會比在你腦海遊蕩的理由更真實。

你會發現當你把任務與具體成果結合時，你會更覺得有必要完成它們。當你採取行動就表示你朝著希望實現的目標邁進—這些目標對你來說很重要。

這是一個有效的待辦清單的重要特徵之一。

步驟3：把專案拆解成多項單獨的任務

你可能聽過這個玩笑話：你要怎麼吃掉一頭大象？一次一小口。

這句話是在解釋關於任務管理的一個重要概念。完成任何專案的唯一方法是，先將專案拆解成組成的幾個小部分。藉由完成必須進行的個別任務，來推進一項專案。

你可以很直觀的理解這點。但你是否有把這個原則，應用到你的每日待辦清單中呢？

當我們面對一個大型專案時，會不知道要從哪裡開始做起。因此，我們會變得更容易分心。比起其他任何的干擾，在缺乏方向與動力的情況下要努力做事其實更困難。

這就是許多待辦「事項」在一天結束時卻無法完成的原因。嚴格來說，它們是「專案」而非「事項」。它們的範圍太大了，大到讓人吃不消，因此導致我們拖延。我們最後會把這些事留到隔天，讓它們繼續困擾我們。