《一流工作者都在用的待辦清單》:四個步驟打造完美的待辦清單

《一流工作者都在用的待辦清單》:四個步驟打造完美的待辦清單
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我們想讓你知道的是

你應該要意識到,你的待辦清單在你一天的工作過程中,發揮著至關重要的作用。一個有效的系統不僅可以幫你掌握你的工作流程,還可以幫你管理你的日常生活。

唸給你聽
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文:戴蒙.札哈里斯(Damon Zahariades)

如何打造完美的待辦清單?(節錄)

我們了解上述內容是否實用的時刻到了。我們接下來要把目前為止所探討的內容都拿出來,使用它們來建立一個有效的待辦清單系統。

我們即將打造的系統,能夠讓你更輕鬆的按時完成最重要的工作。它可以減輕你的壓力、消除你的挫折,以及幫助你在過程中集中注意力和避免干擾。

大部分的人都低估了他們待辦清單的重要性。他們小看了他們的清單對自己工作效率的影響。當你閱讀接下來的內容時,我鼓勵你抱持著跟上述對立的觀點。你應該要意識到,你的待辦清單在你一天的工作過程中,發揮著至關重要的作用。一個有效的系統不僅可以幫你掌握你的工作流程,還可以幫你管理你的日常生活。

讓我們來打造一個完美的待辦清單吧。

步驟1:區隔當前的任務與未來的任務

在「十個最受歡迎的待辦清單系統」這個章節中,我注意到大衛.艾倫的GTD系統,它的其中一項優勢是使用多個清單。它主張使用「下一步行動」清單與「某天/也許」清單。

我們可以改善這個作法,以從中汲取更多價值。

首先,我們可以使用「當前任務」清單,來決定如何分配你每一天的時間與注意力。這個清單上的待辦事項必須在每天結束之前完成。

接著,使用「未來任務」清單,追蹤未來某個時刻需要你關注的所有事項。你在工作期間不會使用到這個清單。你會在每天結束時才參考它,以建立你隔一天的待辦清單。

區隔當前任務與未來任務這個簡單的步驟,是非常重要的。這麼做或許可以讓你從被堆積如山的任務(不同優先順序與截止日期)壓垮,變成準時完成高價值的工作。

許多人使用單一、大量的待辦清單,這個清單會隨著新事項的不斷加入,每天不斷的增加。這種作法會讓人感到沮喪,因為看不見終止的跡象。以這種方式工作的人永遠無法完成他們的清單,所以他們永遠覺得自己好像只是在原地踏步。

把當前與未來的任務區隔開,能夠終止原地踏步的感覺。你可以先把包含未來所有任務的大量清單放在一旁。在工作時不需要注意它。當前的任務清單取而代之成為焦點。由於它的範圍有限—請記住,它只列出每一天需要完成的事項—因此減輕了壓力,也消除了被壓得喘不過氣的感覺。

這個作法與GTD中使用的「下一步行動」清單稍有偏離。「下一步行動」清單並沒有把你的注意力侷限在今天。正如GTD的創立者大衛.艾倫所說,它的目的是列出「下一個需要從事的具體、顯而易見的活動,以推動當下的實際狀況朝向完成邁進」。因此,「下一步行動」清單可能會長達幾頁。

這是一個關鍵的區別。你會發現,完成每天的待辦清單能夠激勵、鼓舞你。劃掉你清單上的每個事項,會讓你感到精神振奮。你會覺得這一天是很有成效的一天。

想像一下,一天又一天的體驗這種正面積極的感覺。

步驟2:根據預期成果定義任務

做某件事的唯一原因是,做了這件事是否能讓你距離實現某個特定目標越來越近。比如說,很少有人會在閒暇時間學習微積分。大多數會這麼做的人,都是為了完成課堂作業、準備考試,或者擴展他們的技能組合。

同樣的,很少有人會為了享受而去清理屋頂的雨水排水溝。他們會這麼做是為了防止屋頂排水溝因為積水而損壞。我們採取行動是為了實現具體成果。否則,我們為什麼要把時間與精力花某些事情上,妨礙我們從事會讓自己覺得更愉快的活動(像是,使用網飛看我們最喜歡的電視劇)?

想一想,你的待辦清單是為了實現具體目標這個概念。你有多少次沒有完成任務,甚至沒有開始進行這些任務,因為它們對你來說似乎沒那麼重要?很有可能是這些任務跟你想實現的具體目標沒有關聯。

完成你的每日待辦清單最簡單的方法是,為每個事項賦予一個「原因」。了解為什麼這些事項在你的清單上。確定你為什麼必須完成它。把原因寫在任務旁邊。

舉例來說,假設你的待辦清單中包含「打電話給父母」這個事項。你應該有打電話給他們的理由,或許你只是想問候他們。或者,你想邀請他們共進早餐,又或者你想向他們詢問與家庭有關的事情。

重點是,打電話給父母是為了完成一項具體目標。在任務旁邊寫下這個目標或期望的結果。如果你知道為什麼你要這麼做,你就更有可能完成這件事。

把進行任務的理由留在你的腦海裡是不夠的。你必須把理由寫下來。這樣做能把這些理由具體化。寫下來的理由會比在你腦海遊蕩的理由更真實。

你會發現當你把任務與具體成果結合時,你會更覺得有必要完成它們。當你採取行動就表示你朝著希望實現的目標邁進—這些目標對你來說很重要。

這是一個有效的待辦清單的重要特徵之一。

步驟3:把專案拆解成多項單獨的任務

你可能聽過這個玩笑話:你要怎麼吃掉一頭大象?一次一小口

這句話是在解釋關於任務管理的一個重要概念。完成任何專案的唯一方法是,先將專案拆解成組成的幾個小部分。藉由完成必須進行的個別任務,來推進一項專案。

你可以很直觀的理解這點。但你是否有把這個原則,應用到你的每日待辦清單中呢?

當我們面對一個大型專案時,會不知道要從哪裡開始做起。因此,我們會變得更容易分心。比起其他任何的干擾,在缺乏方向與動力的情況下要努力做事其實更困難。

這就是許多待辦「事項」在一天結束時卻無法完成的原因。嚴格來說,它們是「專案」而非「事項」。它們的範圍太大了,大到讓人吃不消,因此導致我們拖延。我們最後會把這些事留到隔天,讓它們繼續困擾我們。

如果我們不願意投入時間,把專案分拆成更小、更容易管理的事項,這種毀滅動機的過程很可能會日復一日的不斷上演。

讓我們來看一個例子。

假設你的總清單上有一個事項是「打掃房子」。這是一個可能需要花費數小時才能完成的專案。把這項專案列為單一事項,會讓人覺得有壓力。你會不太知道要從何開始。

因此,讓我們將這一項專案拆解成多個較小的任務,每項任務都有它的重點,因此可以在更短的時間內完成。以下是開始進行時所使用的清單:

  • 洗碗盤
  • 清理廚房流理台
  • 拖廚房的地板
  • 清洗樓下的浴室
  • 清洗樓上的浴室
  • 用吸塵器打掃地板
  • 除去傢俱上的灰塵

你會注意到,上述每項任務都是實際可執行的。而且重要的是,每項任務都獨立於其他任務。你不必依照一定的順序來解決它們。

你可以靈活的安排時間來完成這些任務。與其預留四個小時「打掃房子」,你不如預留十分鐘洗碗盤、十五分鐘拖廚房的地板,以及三十分鐘清洗樓下的浴室。

把專案分成較小的任務,能夠讓它們看起來更容易做到。這種作法也能讓你根據任務的優先順序與價值,分配你有限的時間與注意力。例如,洗碗盤可能是需要優先進行的事項,你就可以先關注它。相較之下,用吸塵器打掃地板是次要事項,可以延遲到明天再做。

重點是要區分專案與事項

確保你的待辦清單僅限於可執行的任務,而不是專案。如果一個事項需要超過一個動作,那麼它就是一個可以(也應該)被拆解的專案。藉由分解它們,你能擁有更高的專注力,也能更快完成重要的工作。

步驟4:為每項任務設定截止日期

你已經知道截止日期的重要性了。它們能幫助我們把時間與注意力集中在重要的任務上。它們幫助我們安排日程表。它們鼓勵我們採取行動。有些研究也表明,它們能改善我們的表現。

最後,截止日期提高了我們的效率與生產力,激勵我們完成重要的事情。

出於這個理由,你的總待辦清單中的每個任務,都應該有相關的截止日期。日期並不是不能改變。它可以根據任務的優先順序與緊迫性的改變,而進行更改

日期也不需一定要很精確。你的工作清單可能會包括某些時候需要解決的待辦事項,但目前可以先放在次要位置。如果任務不是在幾個月內會到期,那麼截止日期可以設定為「八月中」就夠了,不用設定為「八月十四日」。

為你的總待辦清單中的每個事項加上截止日期,可以更輕易的知道,你的每日待辦清單應該選擇哪些任務。你可以一目了然的知道,哪些事項明天需要你的關注,哪些事項可以擱置到未來再做。

話雖如此,只為每個事項設定一個截止日期是不夠的。你做這些事的方式一樣很重要。它會影響你的士氣、動力,以及專注力。你設定截止日期的策略將會決定它們是否有效。

以下是一些小技巧:

首先,確保每個截止日期都是能夠實現的。替任務設定一個不可能實現的截止日期是沒有好處的。這麼做只會引起你的壓力、挫折感,以及沮喪感。

其次,為每個截止期日提出一個理由。舉例來說,假設現在是夏天,你的孩子預計要去檢查牙齒。你也許想在八月三十一日之前安排牙醫預約,以確保你的孩子在開學之前完成這件事。你有採取行動的理由。這個理由可以讓截止日期與實際情況相符合。

當截止日期是在沒有理由的情況下所設定的—也就是日期是任意挑選出來的—那麼採取行動的動力就會更少。緊迫感是人為的。

最後,給自己更少的時間,少於你認為你需要的時間。我在「為什麼你沒有完成你的待辦清單」一章中,提到帕金森定律。這個定律指出「當你有多少時間可以完成工作,你就會延伸你的工作來填滿可用的時間。」我們傾向於讓自己擁有太多的時間去完成事情。你會發現,縮短時間可以提高你的注意力,進而提高效率與生產力。

沒有理由害怕面對截止日期。恰好相反,你應該期待把它應用於總工作清單中的每個事項。它能避免你分心,也能給你所需的動機、靈感,以及力量,讓你最重要的工作能夠進一步發展。

書籍介紹

本文摘錄自《一流工作者都在用的待辦清單:省時、減壓、事情做得完的神奇高效公式》,樂金文化出版
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作者:戴蒙.札哈里斯(Damon Zahariades)
譯者:劉奕吟

10步驟 + 8要訣,盤點、刪除、排序你的待辦事項  
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你曾列了待辦清單,卻還是發現事情做不完?工作和生活都一團混亂!
你是否在清單上列了一長串工作,卻感到手足無措,不知從何下手?
其實這不是你的錯,更不該放棄,你只要學會「正確使用」待辦清單。

一張有效的待辦清單,能確保你在「正確的」時間,進行「正確的」任務,讓你更輕鬆的按時完成重要的工作。它可以減輕你的壓力、消除你的挫折,幫助你在執行任務的過程中,集中注意力和避免干擾。書中將一步步引導你打造出能提高效率、減輕壓力,且輕易執行的專屬待辦清單。

失敗的原因out!

  • 原因1:你誤解了待辦事項清單的目標。
  • 原因2:你忽略了截止日期。
  • 原因3:你的清單太長了。
  • 原因4:你的清單存在太多的變異性。
  • 原因5:你給自己太多選擇。
  • 原因6:你沒有為每項任務加上情境。
  • 原因7:任務的定義過於廣泛。
  • 原因8:你的任務沒有與特定目標連結。

10步驟打造專屬待辦清單in!

  • 步驟1:區隔當前的任務與未來的任務。
  • 步驟2:根據預期成果定義任務。
  • 步驟3:把專案拆解成多項單獨的任務。
  • 步驟4:為每項任務設定截止日期。
  • 步驟5:把當前任務的數量限制在七項。
  • 步驟6:依據專案、類型或地點來管理任務。 
  • 步驟7:刪去清單上不必要的任務。    
  • 步驟8:估計完成每項任務所需的時間。
  • 步驟9:使用主動式動詞引導每項任務。
  • 步驟10:留意哪些任務需要其他資源的投入。

8要訣,確保有效運作go!

  • 要訣1:把「微型任務」列在批次處理清單。
  • 要訣2:對挫敗感保持警覺。
  • 要訣3:根據情境定義你的待辦清單。
  • 要訣4:進行每週回顧。
  • 要訣5:更新你的目標清單。
  • 要訣6:避免陷入方法論的困境中。
  • 要訣7:建立且遵循適合你的系統。
  • 要訣8:持之以恆。
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Photo Credit: 樂金文化

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航

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