《忘形流簡報思考術》:什麼是「簡報」?怎麼樣才是好簡報?

《忘形流簡報思考術》:什麼是「簡報」?怎麼樣才是好簡報?
Photo Credit: Reuters / 達志影像

我們想讓你知道的是

簡報其實就是一個傳達、說服、溝通的合體。所以當很多人問「到底什麼是一場好的簡報?」從形式上來說,我沒有辦法告訴你什麼是好的簡報,因為只要能達到目標,就是好簡報。

文:張忘形

每次我在上課的時候,總會問大家一個問題:「你覺得簡報到底是什麼呢?」

答案非常非常多,有些人會說是PPT啊,有些人會說是一場好的演講,有些人會說是去提案。我還聽過是一個好表演,一場幽默的秀,一次美好的體驗等等。

這些答案都很好,我也希望正在看書的你可以先想一下你認為的答案,並且在閱讀這本書的時候不斷和這個答案對話。畢竟我希望這本書不是給你正確答案,而是能成為給你不同的刺激,或是陪伴你思考的過程。

我自己的答案是這樣的:「我認為簡報是一條傳輸線。」

你可能會傻眼,傳輸線是什麼意思?我覺得傳輸線很有趣,它雖然只是把手機連接到電腦或是插頭上,讓手機可以充電或傳資料,但卻是無比重要的配件。在簡報過程中,我們就像是插頭或是電腦,手機就像聽眾,當要輸出電力或資料給手機時,簡報就是這一條傳輸線。

1
Photo Credit: 時報文化

用這個概念,就很好明白為什麼每個簡報和過程都不一樣,不能以一應百。因為當遇到的情況不一樣,我們就得略做調整。舉例來說,蘋果手機的傳輸線不但不能給安卓系統使用,甚至和蘋果舊型號的手機也不能互通,不同的情況要使用不同的規格,才能有效傳遞。

但我們到底要傳遞什麼呢?這邊以一個日常會用到簡報的小情境為例:

我晚上要參加一個好朋友的生日,席間會喝兩杯,我要怎麼跟我家女神開口呢?這件事很容易,我馬上想到三種說明的方案:

  1. 直接傳達法:我晚上要去喝酒,晚點回家。
  2. 來龍去脈法:因為晚上我的好朋友小虎老師生日,我們決定要幫他好好慶祝一番,我們約在某某酒吧,所以可能會喝點酒再回來喔!
  3. 輕描淡寫法:我晚上要幫小虎老師慶生,可能會晚點回來喔!

好的,那我到底要怎麼說出這件事情才好?你有沒有其他的方法呢?

其實這題根本沒有標準答案,而是依照當時要參與聚會的成員不同、地點不同,甚至女朋友的心情不同,都可能會有不同的說明方式。因為重點是要達到「我可以出門喝酒,而她能夠放心」的結果,所以要視情況採取最合適的說明。

簡單的說,簡報是因為有一件事情要做,所以我們要傳達這件事情給另一個人,最終要達到某個我們預期的目標

我非常崇拜的簡報前輩王永福老師說,簡報的目的就是為了說服聽眾。所以我借福哥的概念延伸一下,簡報對我來說,是整個體驗的總和。而在這個體驗中必須要導向聽眾支持我們,進而被我們說服。因此我認為簡報由這幾個部件組成:

  1. 要達到的目標
  2. 要傳遞的訊息
  3. 傳遞者的詮釋
  4. 接收者的理解
  5. 雙方達到共識

有了以上理解後,你會發現簡報其實就是一個傳達、說服、溝通的合體。所以當很多人問「到底什麼是一場好的簡報?」從形式上來說,我沒有辦法告訴你什麼是好的簡報,因為只要能達到目標,就是好簡報。

也因此大多數人遇到的簡報難點,就在於怎麼把過程中的每一個環節都預想到。如果沒有想清楚就講,就像是傳輸線兩端輸出的那一方找不到檔案;如果傳達的方式不好,那就像是傳輸線壞了;而更糟糕的是設定錯誤聽眾取向,或是講的內容不合主題,這就像是買錯線,規格不合的傳輸線絕對無法插接上去的。

我們依照不同的對象、內容、目標,來決定簡報的走向,只要你能夠藉由傳遞的過程達到目標,就是一個好簡報。有次我參加扶輪社的一場演講,講者拿起麥克風後,開始敘述他是怎麼樣投入反毒,鉅細靡遺的講解他跟一個毒梟將軍的對話,整個場面充滿緊張和一觸即發的感覺,彷彿我們就在現場。後來提到他因為投入了太多而因此與妻子離婚,連親子關係都不睦,甚至說服媽媽拿出養老金幫助當地造橋鋪路等等。最後演講完,他帶來了當地孩子做的一些畫,一些卡片,希望大家可以幫幫忙。

很多人都覺得演講要精彩,就要有穩健的台風、具巧思的投影片編排、說話有抑揚頓挫等等。但這場演講的半小時內,他就只是把遭遇的故事講了一遍。如果我們用各種簡報標準來評分,整個過程中沒有半張投影片,沒有任何圖表照片,沒有大的肢體語言,沒有誇張起伏的聲線,就只是講話。

然而,這場各種「沒有」的演講結束後,現場大家鼓掌叫好,很多社友不但願意資助他,還留下深刻的印象,這難道不是一場好的募資簡報嗎?所以簡報就像一條傳輸線,不一定是又貴又華麗,重要的是如何把自己和聽眾連結起來。

簡報三個說服環節:你是誰、情感、資訊

看到這裡,很多人可能會說,喔∼我懂了,簡報就是要說故事,訴求情感。於是,大家做的簡報就是字不如表,表不如圖,圖不如影片。我本來也一直這樣認為,直到我看了郭台銘郭董某次的臨時股東會簡報,才發現我想錯了。

他跟股東們報告他的戰略和走向,不但投影片上密密麻麻都是字,而且幾乎沒有換頁,一頁到底。而他說這份簡報講了五年,目標也從來沒有變過。你可能覺得這不是一場好的簡報,但現場沒有人睡覺,都拿起手機,相機拍照,甚至猛寫筆記。

你可能會說,因為他是郭董啊,所以當然他說什麼事情都會有人聽。像我們就人微言輕,只好用更多方法吸引聽眾啊。

沒錯,正是因為他是郭董,所以他講的話很多人聽,那麼我們就可以歸納出簡報的三件事情:你是誰、情感、資訊。

1-1
Photo Credit: 時報文化

這是我心中的簡報說服環節。郭董所在的就是最頂端的地方,所以他無論說什麼,都會有很多人聽。另一個案例就是很多人崇拜的前蘋果CEO賈伯斯,他每次的發布會都會讓大家驚奇連連。於是很多人就爭相模仿賈伯斯的簡報方式,但你真的有看到第二個賈伯斯出現嗎?(如果有,請你趕快錄下來給忘形。)

我每次看到這種的簡報者,都會心生厭惡。因為他們常常沒搞懂賈伯斯為什麼要停下來,於是他們也學習了賈伯斯常常有的停頓。但賈伯斯的停頓是為了鋪陳一次又一次的驚喜,以及讓聽眾專注接下來的重頭戲。更重要的是,聽眾可以趁這時候用力鼓掌。但如果你跟忘形一樣沒有名氣,聽眾也不認識你,不要說拍手了,連讓他們想專注聽都很難。