《忘形流簡報思考術》:什麼是「簡報」?怎麼樣才是好簡報?

《忘形流簡報思考術》:什麼是「簡報」?怎麼樣才是好簡報?
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我們想讓你知道的是

簡報其實就是一個傳達、說服、溝通的合體。所以當很多人問「到底什麼是一場好的簡報?」從形式上來說,我沒有辦法告訴你什麼是好的簡報,因為只要能達到目標,就是好簡報。

文:張忘形

每次我在上課的時候,總會問大家一個問題:「你覺得簡報到底是什麼呢?」

答案非常非常多,有些人會說是PPT啊,有些人會說是一場好的演講,有些人會說是去提案。我還聽過是一個好表演,一場幽默的秀,一次美好的體驗等等。

這些答案都很好,我也希望正在看書的你可以先想一下你認為的答案,並且在閱讀這本書的時候不斷和這個答案對話。畢竟我希望這本書不是給你正確答案,而是能成為給你不同的刺激,或是陪伴你思考的過程。

我自己的答案是這樣的:「我認為簡報是一條傳輸線。」

你可能會傻眼,傳輸線是什麼意思?我覺得傳輸線很有趣,它雖然只是把手機連接到電腦或是插頭上,讓手機可以充電或傳資料,但卻是無比重要的配件。在簡報過程中,我們就像是插頭或是電腦,手機就像聽眾,當要輸出電力或資料給手機時,簡報就是這一條傳輸線。

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用這個概念,就很好明白為什麼每個簡報和過程都不一樣,不能以一應百。因為當遇到的情況不一樣,我們就得略做調整。舉例來說,蘋果手機的傳輸線不但不能給安卓系統使用,甚至和蘋果舊型號的手機也不能互通,不同的情況要使用不同的規格,才能有效傳遞。

但我們到底要傳遞什麼呢?這邊以一個日常會用到簡報的小情境為例:

我晚上要參加一個好朋友的生日,席間會喝兩杯,我要怎麼跟我家女神開口呢?這件事很容易,我馬上想到三種說明的方案:

  1. 直接傳達法:我晚上要去喝酒,晚點回家。
  2. 來龍去脈法:因為晚上我的好朋友小虎老師生日,我們決定要幫他好好慶祝一番,我們約在某某酒吧,所以可能會喝點酒再回來喔!
  3. 輕描淡寫法:我晚上要幫小虎老師慶生,可能會晚點回來喔!

好的,那我到底要怎麼說出這件事情才好?你有沒有其他的方法呢?

其實這題根本沒有標準答案,而是依照當時要參與聚會的成員不同、地點不同,甚至女朋友的心情不同,都可能會有不同的說明方式。因為重點是要達到「我可以出門喝酒,而她能夠放心」的結果,所以要視情況採取最合適的說明。

簡單的說,簡報是因為有一件事情要做,所以我們要傳達這件事情給另一個人,最終要達到某個我們預期的目標

我非常崇拜的簡報前輩王永福老師說,簡報的目的就是為了說服聽眾。所以我借福哥的概念延伸一下,簡報對我來說,是整個體驗的總和。而在這個體驗中必須要導向聽眾支持我們,進而被我們說服。因此我認為簡報由這幾個部件組成:

  1. 要達到的目標
  2. 要傳遞的訊息
  3. 傳遞者的詮釋
  4. 接收者的理解
  5. 雙方達到共識

有了以上理解後,你會發現簡報其實就是一個傳達、說服、溝通的合體。所以當很多人問「到底什麼是一場好的簡報?」從形式上來說,我沒有辦法告訴你什麼是好的簡報,因為只要能達到目標,就是好簡報。

也因此大多數人遇到的簡報難點,就在於怎麼把過程中的每一個環節都預想到。如果沒有想清楚就講,就像是傳輸線兩端輸出的那一方找不到檔案;如果傳達的方式不好,那就像是傳輸線壞了;而更糟糕的是設定錯誤聽眾取向,或是講的內容不合主題,這就像是買錯線,規格不合的傳輸線絕對無法插接上去的。

我們依照不同的對象、內容、目標,來決定簡報的走向,只要你能夠藉由傳遞的過程達到目標,就是一個好簡報。有次我參加扶輪社的一場演講,講者拿起麥克風後,開始敘述他是怎麼樣投入反毒,鉅細靡遺的講解他跟一個毒梟將軍的對話,整個場面充滿緊張和一觸即發的感覺,彷彿我們就在現場。後來提到他因為投入了太多而因此與妻子離婚,連親子關係都不睦,甚至說服媽媽拿出養老金幫助當地造橋鋪路等等。最後演講完,他帶來了當地孩子做的一些畫,一些卡片,希望大家可以幫幫忙。

很多人都覺得演講要精彩,就要有穩健的台風、具巧思的投影片編排、說話有抑揚頓挫等等。但這場演講的半小時內,他就只是把遭遇的故事講了一遍。如果我們用各種簡報標準來評分,整個過程中沒有半張投影片,沒有任何圖表照片,沒有大的肢體語言,沒有誇張起伏的聲線,就只是講話。

然而,這場各種「沒有」的演講結束後,現場大家鼓掌叫好,很多社友不但願意資助他,還留下深刻的印象,這難道不是一場好的募資簡報嗎?所以簡報就像一條傳輸線,不一定是又貴又華麗,重要的是如何把自己和聽眾連結起來。

簡報三個說服環節:你是誰、情感、資訊

看到這裡,很多人可能會說,喔∼我懂了,簡報就是要說故事,訴求情感。於是,大家做的簡報就是字不如表,表不如圖,圖不如影片。我本來也一直這樣認為,直到我看了郭台銘郭董某次的臨時股東會簡報,才發現我想錯了。

他跟股東們報告他的戰略和走向,不但投影片上密密麻麻都是字,而且幾乎沒有換頁,一頁到底。而他說這份簡報講了五年,目標也從來沒有變過。你可能覺得這不是一場好的簡報,但現場沒有人睡覺,都拿起手機,相機拍照,甚至猛寫筆記。

你可能會說,因為他是郭董啊,所以當然他說什麼事情都會有人聽。像我們就人微言輕,只好用更多方法吸引聽眾啊。

沒錯,正是因為他是郭董,所以他講的話很多人聽,那麼我們就可以歸納出簡報的三件事情:你是誰、情感、資訊。

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這是我心中的簡報說服環節。郭董所在的就是最頂端的地方,所以他無論說什麼,都會有很多人聽。另一個案例就是很多人崇拜的前蘋果CEO賈伯斯,他每次的發布會都會讓大家驚奇連連。於是很多人就爭相模仿賈伯斯的簡報方式,但你真的有看到第二個賈伯斯出現嗎?(如果有,請你趕快錄下來給忘形。)

我每次看到這種的簡報者,都會心生厭惡。因為他們常常沒搞懂賈伯斯為什麼要停下來,於是他們也學習了賈伯斯常常有的停頓。但賈伯斯的停頓是為了鋪陳一次又一次的驚喜,以及讓聽眾專注接下來的重頭戲。更重要的是,聽眾可以趁這時候用力鼓掌。但如果你跟忘形一樣沒有名氣,聽眾也不認識你,不要說拍手了,連讓他們想專注聽都很難。

所以「你是誰」這件事情被我放在簡報的最頂端,也是最難達到的事情。當你不是那個誰的時候,不要想用大師的方法說話,大師一個微笑,一個眨眼都可以讓現場沸騰,但我們微笑眨眼只會換來尷尬。因為他們能創造信念,但我們不行。不過,總不能因為這樣就放棄治療,我們還是可以好好的處理好下面的兩個說服傳遞,一個是情感,一個是資訊。

還記得剛剛說到的反毒講者嗎,那位講者就傳遞了情感。對我們來說,他只是說了他的生命故事,並不是什麼有用的資訊,但他卻透過了情感,讓我們願意資助他。所以能夠創造情感,就有機會創造行動,如何勾起聽眾的情感,是這個金字塔的第二層。

最後講的是資訊,簡單來說就是你有沒有消化過這些東西。即便沒有情感,能夠一講完就讓你明白的,也依然是好講者。好講者會讓你想拍下每一張投影片,而且專注聽他的內容。不過,我們常見的傳遞資訊情形是,有許多講者會將所有他要說的資訊放在投影片上,接著開始慢慢念。我這時都好希望他直接把資料讓我帶回家,或事前發給我,我當場來互動問問題就好。(我甚至想,說不定講者放錄音帶對嘴還比較自在,至少他還能夠把眼睛投向觀眾,而不是只看著投影片念稿。)

資訊構成了簡報的最底層,也是傳遞中最基礎的事物,讓聽眾藉由我們對資訊的詮釋來更了解一件事情,但如果複製貼上,照著稿念,對於資訊的傳遞不但沒有幫助,還會讓聽眾產生煩躁感。

所以,我認為對聽眾來說,簡報的成功與否應來自三件事:你是誰、你的情感能不能感動到我、你的資訊有沒有用。這本書沒辦法馬上幫你達成你是誰,我只能和你一起梳理和整理資訊的邏輯,以及分享故事中能帶來情感的環節。

而我相信,經過不斷的練習後,我們都可以從平凡成為非凡。只是成為非凡也是件不容易的事,例如我常常自我感覺良好,覺得大家應該知道忘形是誰。但其實每一次自我介紹,大家都沒什麼反應。直到我打開簡報的那一刻,大家會忽然說「你就是做這個簡報的本人喔」,總讓我覺得又好笑又難過。

大概就像我家女神常跟我說的,我就是個歌紅人不紅的歌手吧。所以要成為那個誰,真的不容易,但我們可以專注在自己的傳達,讓自己越來越好。

相關書摘 ▶《忘形流簡報思考術》:在設計簡報架構之前,先想想「2W1H」是什麼

書籍介紹

本文摘錄自《忘形流簡報思考術:找到說服邏輯,讓你的價值被看見!》,時報文化出版
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作者:張忘形

讓對方覺得你在講人話,而且不會越講越空泛
高流量、高分享、高互動的忘形流簡報進擊指南

你也許會說明事情,但卻沒找出最佳觀點和切入點;
你也許能化繁為簡,但卻脈絡不明;
你也許說了故事,但就是無法戳到聽眾的心;
你也許覺得萬事都OK了,但一上台就緊張無比……
……你的能力與價值,是否因為缺乏簡報力而不被看見?

◎突破簡報常見的盲點

盲點一:化繁為簡?其實「簡」是找到最佳觀點
釐清簡報思維的重點與盲點,就不會每次都為了投影片的內容和順序編排而頭痛。

盲點二:要講得頭頭是道?其實是「理」輕,情意重
別過度想著「把人教會」,簡報不僅是傳達道理,而是傳達道理中的情感,做一份邏輯清楚,讓聽眾心有戚戚焉,秒懂易理解的簡報。

盲點三:無美感?其實讓人有感最重要
沒學過任何美術設計軟體沒關係,重點是要視覺清楚、又能突顯你的專業感。

看似無招,實則步步有招,為什麼簡單的圖+話,卻能帶來不簡單的流量?

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責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航