《社群假象》:你想要改變什麼?籌辦公益活動的八個步驟

《社群假象》:你想要改變什麼?籌辦公益活動的八個步驟
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我們想讓你知道的是

所謂「一回生、二回熟」,只要你從頭到尾打理完第一個活動,第二個就不會那麼可怕了。而且你會開始看到自己擅長的部分,以及需要別人幫忙之處,你也會從自己犯下的錯誤中,學到寶貴的經驗和教訓。

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文:潔西卡・艾寶(Jessica Abo)

籌辦公益活動的八個步驟

現在各位已經知道籌辦公益活動需要做哪些事情了嗎?好極了,那我們就開始吧。以下是我經常採用的行動計畫,我把這整套資訊全都教給各位,乍看之下,你可能會覺得「我的老天鵝呀!」即便到現在我已經辦過那麼多次活動,但每次開始一個新的計畫時,我仍然會覺得很緊張,因為看起來要做的事好多、但時間卻好緊迫。但其實只要你列出各個待辦事項,並且逐一完成,事情就會變得容易些。所謂「一回生、二回熟」,只要你從頭到尾打理完第一個活動,第二個就不會那麼可怕了。而且你會開始看到自己擅長的部分,以及需要別人幫忙之處,你也會從自己犯下的錯誤中,學到寶貴的經驗和教訓。

步驟1:弄清楚你想改變什麼以及為什麼想要改變它

在我開口邀請某人幫忙籌辦骨髓配對晚宴之前,我已經清楚設定我的目標:我想要捐款給GOL,讓他們把所有熱心人士寄回來的檢驗小包拿去檢驗並完成國際骨髓登錄。這是個野心很大的目標,因此我雖然沒能達成心願,但我還是覺得很欣慰,因為完成一部分,總是好過一個都沒完成。

有一點要請各位注意,有時候你想替別人做點好事的心意,有可能會惹怒別人。我知道此話聽起來很莫名其妙,因為我們都認為,每個人都願意幫助有需要的人;但請各位要做好心理準備,並不是所有的人都理解,你想要改變什麼,也不明白你為什麼覺得有必要改變。這些人喜歡事情保持原樣,所以他們完全沒興趣參與你的公益活動。

有些人會質疑你的動機,還有些人則會認為,你逃避自己的問題,所以你才會覺得有必要解決其他的問題。有些人會甚至會因為你有心行善而討厭你,他們會被你的熱心所激怒,並且想要阻撓你。你要盡一切力量不讓這些人打敗你,並且依靠那些支持你的人。相信我,要當一名領導者,你會有一長串的事情要做,根本沒時間理會那些為反對而反對的人。

步驟2:問自己,誰能幫我完成此事?

現在你已經知道自己想要改變什麼,以及為什麼要這麼做,太棒了!現在請你問問自己:誰能幫我完成此事?如果你的答案是:沒人,那你最好就此打住,千萬不要自己一個人走上這條路。如果你是A型人,我知道你會很想自己獨力搞定一切,但如果你能找到對的人來幫忙,其實當個領導者,你可以成就更多事情。

我的作法是,親自打電話給能幫我的人,並邀請他加入我的行列。這麼做雖然比廣發電郵或簡訊花時間,但是親自打電話邀請對方,意義就是不一樣:「我想做某件事,而且我很希望你能來幫我。」他們有可能會加入,甚至會推薦你不認識的其他人來共襄盛舉。你可以發電郵給這些新朋友,約好何時打電話給對方,然後你再上社群媒體發布消息,說明你們這群人正在做的事情。

如果你沒有任何朋友能幫你,找找看周遭是否有類似目標的組織,如果你的構想與某個組織的宗旨不謀而合,你不妨找它的會長或主管,要求跟對方見個面,要是他們很欣賞你的想法,說不定就願意幫你落實它。如果你還是決定自己來,他們說不定會給你指點迷津,告訴你如何推動此事。

你還可以開始參與他們的活動,在那裡擔任志工、交些朋友,等到你的想法順利展開後,你便可以問他們是否願意助你一臂之力。如果你有一個朋友願意幫忙,那你們就有兩個人可以一起腦力激盪,並且分攤待辦的事務。當你們互相到對方的班級或辦公室拜訪,就會認識另外一批人;你永遠不知道接下來會認識誰,而且對方說不定就會成為你們兩人之外的下一名生力軍。

步驟3:打造一個執行委員會

假設你已經接洽了一些人,跟他們約好一起喝杯咖啡,也準備好要開始工作了。我希望你們盡快成立一個執行委員會與次委員會,執行委員會要由願意承擔較多責任的人組成,他們必須參加會議、參與規劃整個活動,並且要擴大活動的規模。身為活動發起人的你,不可能獨自包辦募款、籌辦活動、分裝禮品袋、發送電郵所有大小雜事,所以你要把工作分派給執行委員會裡的每個人。你應指派幾個人負責募款、公關、招募人手、設計、物流、志工、拍賣,以及準備紀念品。執行委員會裡的成員,應當擔任各個次委員會的負責人。所以如果有10個朋友說他們願意來幫你,但他們抽不出時間參與活動,你就可以請他們加入志工小組。如果你有個朋友很喜歡設計東西,那你不妨請他幫你設計海報、邀請卡,甚至是識別標幟,這樣每個人都能找到適合他的工作。

  • 運動員和品牌間良好的營銷合作夥伴關係

當你想籌辦一場活動時,可以接洽各種不同的贊助廠商,有些贊助者會支付一筆費用,讓你把他們公司的名稱與識別標幟,放在跟活動相關的所有物品上,有的廠商則願意付費,跟你們推出聯名商品。不過要獲得廠商的贊助並不容易,所以伊希雯・艾南德(Ishveen Anand)設立了OpenSponsorship(www.opensponsorship.com),這是個專門促成運動員與品牌及公益活動結合的雙向市集,「有些人在體育界擁有豐沛的人脈,而且知道如何用運動員替品牌加分,我們這個平台就像是贊助界的Airbnb與Match.com。」想要了解更多詳情的人,可至entm.ag/opensponsorship觀看我訪問伊希雯的影片。

  • 分派團隊任務的小祕訣

以下是我過去在舉辦大型活動時,分派小組任務的作法:

1. 活動總負責人:此人要負責督導每個人的工作,並且要核實所有的工作是否如期完成。

2. 募款組負責人:此人要協助活動負責人擬定活動預算,並與執行委員會一起訂下一個募款目標。募款負責人的職責包括:領導募款委員會、拜訪捐款者,以及安排電話募款。此人有時候還要負責接洽所有的贊助廠商與品牌夥伴,如果你能夠找到一位很有外交手腕的募款負責人是最理想的。

3. 公關組負責人:此人要負責撰寫新聞稿,還要與媒體打交道,讓活動有機會獲得媒體報導;同時還要負責在社群媒體PO文,供活動負責人以及所有的執委會成員使用,好讓參與活動的每個人,都能到他們各自的私人網絡,分享活動的正確資訊。

4. 人力招募組負責人:此人要負責招募人力,他必須為活動成立臉書頁面,並在活動正式舉行前,不時舉辦一些小型聚會,告訴大家本次活動的宗旨是什麼。此人還要與接待委員會合作,確保接待組發送活動邀請卡給他們的人脈,並在他們的社群媒體上PO文。

5. 設計組負責人:此人是團隊中的創意大師,他要設定所有事物的調性。他要與活動負責人共同打造活動全部素材的外觀、感覺以及用語。在討論上述內容時,如果能邀請執委會及/或公關團隊共商大計會更好。

6. 紀念品組負責人:在活動結束時,要送給每一位來賓一份紀念品,內容通常是贊助商與品牌夥伴捐贈的產品,或是你們支持的慈善機構的成品,例如一本書。此人要與他的團隊討論,禮物袋裡要放哪些東西?該從哪裡取得禮物袋(用訂購的?捐贈?是可重複使用的環保袋還是用過即丟的紙袋?)

7. 拍賣組負責人:此人要負責取得可以拿來拍賣的物品——這是在整個活動期間持續進行、由一般民眾競標物品的募款方式,最後會由在活動當晚出價最高的人得標。由於拍賣募款需要相當多的規劃,要是沒人出價的話,就不值得費這番工夫,所以你一定要清楚鎖定可能競標的對象。拍賣品負責人要跟他的團隊,負責取得物資並加以整理——有些物品如果跟其他物品組在一起,拍出的價格可能會更高。此一團隊還要負責介紹拍賣物品,或註明任何限制(例如註明賞味/使用期限,或優惠截止日),以及物品的估計市價。

8. 後勤支援組負責人:在活動舉行的當天,你會需要很多協助,例如來賓報到、現場售票、分送禮物袋、回答問題、解決突發狀況。這時候就需要後勤支援組的負責人與志工組的負責人的全力配合,確保每個人都能做好各自該負責的工作。

9. 志工組負責人:通常我會同時擔任活動總負責人,以及後勤支援組和志工組的負責人,但我建議各位最好分別請專人負責。擅長調度人力的人最適合擔任志工組的負責人,因為要調度一場大型活動的所有志工,其實是件大工程。志工組負責人必須製作一份班表,載明每個人值班的時間與負責的事務,讓大家上工的時候能夠簽到。如果有人錯過他的排班,志工組負責人必須立刻決定是由自己上陣,還是由其他待命的志工即刻救援。志工組負責人還需確保每位志工都有適當的休息空檔,每個人都需要用餐,並且有時間享受這場活動,但如果有人樂於全程服務,當然也OK。

10. 接待組負責人:接待組的成員,通常很支持你的想法,而且也想參與活動,但實在抽不出時間,所以他們基本上會買票並且邀人來捧場。接待組對於任何活動都是相當重要的,他們算是你的神隊友,因為單憑你自己的力量其實很難扛起整個活動。接待組的負責人要牢牢掌握組裡的每位成員,還要負責發送活動的宣傳文案,好讓每個接待組成員都可以轉發電郵或PO在社群媒體上,讓最多人知道你們在辦活動。

等你的團隊全員就位後,你要想想如何讓每個人都能隨時得知活動籌備的最新進度。

  • 如何準備禮物袋裡的紀念品

蕾秋・哈諾威茲・柯斯葛洛芙(Rachel Honowitz Cosgrove)是Gift Bags by Rachel的創辦人(giftbagsbyrachael.com)。她曾經為影視演員協會獎、日舞影展、艾美獎、紐約時裝週、鄉村音樂獎,以及白宮記者聯誼會,提供紀念禮品袋。蕾秋指出,人人都愛免費的禮物,所以不論你是想為孩子就讀的學校辦一場活動,還是替你最愛的公益機構募款,最好都能為來賓準備一份紀念品。在準備禮物袋時,她建議最好要把活動本身、來賓以及時下的流行風潮都納入考量。

為了確保你的禮物袋能替活動加分,蕾秋提供了以下建議:

  1. 在活動2∼3個月前便開始準備。
  2. 跟多個品牌接洽,因為就算你接洽了20個品牌,最後頂多只會有2、3家真的願意捐贈。
  3. 禮物袋裡的東西要討人喜歡,人人都喜歡先試用再購買某個產品,所以新推出的巧克力、護膚產品、手機殼或珠寶都是不錯的選擇。放幾張產品兌換券也是OK的,但不宜太多,因為大家喜歡立刻就能摸到及試用的新產品。如果某人不喜歡某樣東西或那東西不適合,他們大可轉送給別人。
  4. 5到10樣東西就很夠了,儘管人人都愛免費的東西,但也不必做過頭。
  5. 視活動的性質而定,你可能需要把禮物袋分成一般人士與VIP兩種等級。如果你要求的數量不大,贊助廠商或許會願意捐贈一些較高檔的商品供VIP使用。
  6. 如果禮物袋的數量龐大,你可能需要租用一個空間,來分裝與放置禮物袋,這會省下很多舟車往返。
  7. 記得要給贊助廠商適當的回報,例如在社群媒體上PO文感謝,或是保證會在活動的新聞稿中提到它們。他們給了你不少價值的產品,你至少要公開致謝做為回報。如果某個名人或A咖來賓,在推特或 IG 上PO了禮物袋中的某個物品,那對廠商來說是大大加分的。
  8. 記得要附上一張印有活動logo與hashtag的謝卡,感謝所有捐贈物資的廠商與品牌,記得加註他們在社群媒體上的暱稱,此舉將會鼓勵來賓把他們最愛的物品PO出來。
  9. 多準備幾個禮物袋,以備不時之需。手上隨時有禮物袋可以送給贊助廠商,或是無法到場的VIP當作謝禮,才算周到。
步驟4:決定你要如何與你的團隊溝通

等到整個團隊就緒後,你要如何讓他們取得最新的資訊?是要定期開會?還是每週發送電郵?利用線上軟體召開視訊會議?活動總負責人必須了解你的團隊偏好什麼樣的溝通方式——並準備好兩種更新內容;(發電郵與親自致電;負責重要工作的人,例如執委會成員與各組的負責人,則可透過Skype聯繫)我會在活動場地跟團隊進行小型會議,並且每月發送一次骨髓配對晚會的彩色電郵。

同時你要做好萬全的心理準備,就算你已經把所有事情全都清楚寫在電郵裡,卻總是會有某個人或某些人,詢問一些你明明已經回答過的問題,你會很想要打電話給那人,並且告訴他:「你有仔細看我剛剛傳給你的電郵嗎?所有的答案都已經寫在裡頭了!」千萬別動怒,記住這些人可是無償來幫忙你的,而且他們都盡了最大的努力。但如果這樣的情況持續存在,而且對方的行為已經干擾到你的生活,那你應當找個時間好好跟對方談談,了解他是否還想繼續留下來幫忙。

舉辦一場活動、晚宴或是成立俱樂部,通常挺累人的,所以記得給自己保留一點私人時間,好讓你能享受這整個過程。

步驟5:適時讓自己暫停一下喘口氣

你是否光看這些步驟就已經覺得吃不消了?要當個改變者可沒那麼容易,需要付出很多時間和精力。不論你是想改變還是改造,過程中總是會有很多起伏。有時候你必須被別人拒絕過很多次,才能獲得對方的認同、並且募到一筆款項、修改一個政策,或是看到你想要的改變成形了。所以千萬別讓一場苦戰,就擊潰你的心志。

為了避免把自己搞到筋疲力盡,你必須給自己一點休息的時間,並且抽空跟你的家人和朋友聚聚、冥想打坐、聽點音樂放鬆心情。總之做些你平常愛做的事,讓轉個不停的大腦稍稍休息一下,所謂休息是為了走更長的路,適時讓自己喘口氣是非常重要的。

帶領一個社會運動更需要耐力,所以我常說人生就像一場馬拉松,而且我覺得自己才剛跑到折返點,這是什麼意思呢?我的用意是,你不要老想著你還有多少公里要跑,而應該想著你已經跑了多少公里。你一定要抽空犒賞自己,這樣你才能成為一個更優秀的領導者(而不是每次都在活動正式舉行前,因為累倒而抱病上陣)。

步驟6:事情搞不定時向各路軍師請益

所有的領導者免不了都會遇上有人質疑你的時刻:這樣做行得通嗎?我們能成功嗎?遇到這種時候,請去找那些愛你且相信你的人。誰總是會提出理智的意見?誰能令你開懷大笑?誰是你的啦啦隊?誰曾經遇過類似的情況,因此最能理解你的心情?以上這些都是我在陷入瓶頸時,會打電話求助的人。

我在籌備骨髓配對晚會期間,曾被電視台指派報導颶風珊蒂(2012年)肆虐美東的實況,長達九天的時間我一直待在紐約皇后區的牙買加,親眼目睹颶風對當地造成多嚴重的災情。骨髓配對晚會預計11月18日舉行,而颶風珊蒂則是在10月底來襲,我拿不定主意是否該把募款活動延期?值此紐約市遭受颶風重創之際,許多市民仍生活在無電力可用、被颶風吹倒的大樹還壓在屋頂的時候,我們真的要辦一場盛裝的正式晚宴嗎?

但另一方面,還有那麼多能夠救人一命的檢驗包亟需檢驗與登錄的時候,我們真的該取消這場籌備多時的募款餐會嗎?如果是你,你會怎麼做呢?最後我們決定如期舉行募款餐會,但請每位來賓帶一項物品送給颶風的受災戶。會後我們收集到很多清潔用品,送給史塔頓島上的民眾,並協助他們返回家園。

步驟7:隨機應變

身為改變者,意味著你已經備妥一份藍圖。但是最優秀的領導者,會盡量預測可能發生的狀況,以便在真的遇到問題時,能夠迅速解決。我一向會在活動舉行的數週前,便與我的委員會坐下來,把所有可能會出錯的狀況,逐一列在清單上。我們會把自己當成是當晚的來賓,從場地的大門外開始,一路走向報到處,並穿越整個空間,這樣可以預先檢查哪些事項被疏忽了。但儘管你做了萬全的準備避免出錯,你同時仍要做好心理準備,屆時還是有各種你可能永遠無法預測到的狀況會出現。

活動舉辦的當晚,我提早數小時抵達會場,在做最後一次巡禮時,我找不到贊助商送到會場的伏特加酒——那可是價值數千美元的重要物資!現場雖然有很多的啤酒(那是我的好友艾莉森捐贈的,而且我們在前一天便全數運到會場),但伏特加酒完全沒運來!我們大約會有600名嘉賓,我們原先預計在他們一進門後,就會看到伏特加廠商贊助的開放式酒吧,所以我得趕快想出法子解決。我問出借場地的負責人,是否可以先用他們的酒,等活動結束後他再向我請款,對方爽快地答應,最後甚至無償捐助。因為他們知道我們為了辦這場活動非常的盡心盡力,因此願意助我們一臂之力。

步驟8:誠摯致謝

在活動舉行前一週,我們獲得200位善心人士簽署骨髓配對同意卡,活動當晚則有超過600人出席,這個數字讓我一則以喜一則以憂,因為我不知道我們是否有能力負擔全部的檢驗費用、提供足夠的餐食,以及準備好我的謝卡。自此後我便提醒自己:如果活動來賓多達600人,謝卡千萬不要親筆簽名(最後我整整24小時沒闔眼,在活動前一口氣簽了180張謝卡)。即便在這麼緊張的工作壓力下,你還是要記得關心你的團隊,並且當一個讓人樂意追隨的領導者。

每當有人走進房裡時,受人愛戴的領導者會說:「真高興見到你!」而不是酸言酸語地說:「哎喲,看是哪位貴人大駕光臨!」你無從得知別人花了多大的工夫來開會,就算他們(又)遲到了,但至少他們來了。你可以嚴以律己,但盡量寬以待人,永遠都不要伸出指頭指責別人,而應張開雙臂歡迎與感謝別人。

書籍介紹

本文摘錄自《社群假象:不掉進與他人比較的絕望陷阱》,方舟文化出版

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作者:潔西卡・艾寶(Jessica Abo)
譯者:閻蕙群

從現在起,就別管他人今天在網路上貼了什麼!
切記,社群媒體上看到的那些耀眼照片,
並非是親朋好友或崇拜偶像的真實人生。

廣受歡迎的TED演講者潔西卡・艾寶(Jessica Abo)將與我們一起深入探討人心和科技之間的關係,她以自身經驗分享職場、愛情、生涯規劃等各種面向容易遭遇的挫折,並集結各界專家及心理學家的實用建議,告訴我們如何能不掉進與人比較的絕望陷阱,一步一步在真實生活中重新找回屬於自己的快樂。

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Photo Credit: 方舟文化出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:羅元祺