「加班申請制」合法嗎?沒有申請的加班就不算加班嗎?

「加班申請制」合法嗎?沒有申請的加班就不算加班嗎?
我們想讓你知道的是

加班申請制度雖然合法,但雇主不可以指派不合理的工作量給員工,要求員工限時完成,實際上讓員工加班卻用加班申請制來規避給付加班費。

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今天工作做不完,又得留下來加班了

你也說過這句話嗎?不管從事什麼職業,加班已經是台灣職場的常態,而且不少公司有設置加班申請機制,也習慣以有沒有申請來做為加班的認定依據,但加班申請制合法嗎?沒有申請的加班就不算加班嗎?

加班申請制合不合法?

《勞基法》對於勞工正常工時有規定,原則上是每日不得超過8小時,每週不得超過40小時,另外《勞基法》第24、32條也規定,雇主要求勞工加班,需經過工會或勞資會議,以及勞工的個別同意並給予一定標準的加班費。

以雇主的立場,有必要為了明確加班事實,避免員工浮濫加班要求加班費,而管理員工加班時數,尤其雇主為了提高經營管理的效率,會制定工作規則或管理規章,法院多認為加班申請制是合法的管理措施,可讓雇主有效且方便控管員工加班狀況和人事開銷。(最高法院103年台上字第1425號判決、台灣高等法院高雄分院105年勞上易字第16號判決)

加班申請制度雖然合法,但雇主應事先公告工作規則或加班辦法,將加班制度及申請流程讓員工知道,明確要求員工加班時需事先申請,或取得雇主事後核准。

但員工申請加班被拒絕,明明有加班卻拿不到加班費?

在職場中,加班申請制經常被雇主濫用,近期有法院判決指出,也有雇主不會主動要求員工加班,而是利用組織文化、工作氛圍或潛規則,例如「不能比老闆早下班」、「準時下班等於沒認真工作」、「沒做完的工作有責任要加班完成」,有加班事實也不能申請,甚至申請加班費會被規勸或直接拒絕,而員工常屬弱勢的一方,也難立於平等地位和雇主協商。(最高行政法院108年度判字第173號)

但對員工而言,只要實際上有加班,就應該可以請求加班費啊!近年來法院也確實發現到這個問題,於是有判決認為,雇主不可以指派不合理的工作量給員工,要求員工限時完成,實際上讓員工加班再用加班申請制來規避給付加班費。

加班
Photo Credit: Corbis/達志影像

而且雇主對於員工在工作場所提供勞務具有指揮監督的權利及可能,如果員工在雇主明知或可得而知的狀況下主動加班,雇主卻沒有制止或反對,例如播放廣播或關閉辦公室電源,還讓員工加班,就應認勞雇雙方都已經同意加班。

另外,雇主如果認為出勤紀錄沒有反應員工實際工作時間,必須有積極的措施,例如更正或和員工確認實際上下班時間,不能直接說員工沒依規定申請加班,就認為不用給付加班費,加班仍要回到有無工作事實為準,否則會無法達到《勞基法》保護勞工的立法目的。(最高行政法院106年度判字第541、715號,最高行政法院107年度判字第83、211、299號)

過去的行政院勞工委員會函釋也提到,雇主可以在工作規則規定勞工要求加班應事先申請,但勞工在工作場所超過工作時間自動提供勞務,雇主如果明知卻沒有表示反對或進行防止措施,加班時間就應認是工作時間,並依《勞基法》給付加班費。(行政院勞工委員會81年4月6日台81勞動2字第09906號函、96年3月2日勞動2字第0960062674號函)

而《勞動事件法》第38條更直接明文規定:「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間,推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」

因為立法者認為,勞工通常只能依出勤紀錄作為上班、下班時間的證明,而依《勞基法》第30條第5項及第6項規定,雇主應保存勞工出勤紀錄5年,並逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止,所以如果出勤紀錄有和事實不符的情形,雇主應可立即處理和更正。

也因為雇主有管理勞工出勤的權利及備置出勤紀錄的義務,對於勞工的工作時間具有較強的證明能力,於是勞工與雇主關於工作時間的爭執,雇主如果認為有不應列入工作時間計算的部分,可以提出管理資料作為反對的證據,例如約談紀錄,證明勞工在加班時間並不是在工作,可能在處理私事,來合理調整勞工的舉證責任,謀求勞工與雇主間訴訟上的實質平等。

7月經常性薪資4萬1927元
Photo Credit: 中央社

綜合以上來看,因為員工通常屬於弱勢的一方,實在很難期待員工在工作做不完時,每次都能事先跟雇主申請加班並獲得批准,而雇主有管理工作場所的權利,不想付加班費,雇主可以叫員工趕快回家別加班。如果勞工有加班,而且沒提出加班申請,雇主有義務對個別員工的出勤狀況做進一步了解,例如通知員工說明晚退原因,確認延後下班是繼續處理工作,還是在處理私人事務,即時更正退勤時間,不能只用加班申請制的工作規定來迴避付加班費的義務。

員工加班,向公司申請加班費是權利,公司也有給付的義務,不過比起拿加班費會不會更想準時下班呢?最近有一部日劇《我要準時下班》,女主角是上班族,但她堅持每天準時上下班,絕不加班當社畜,劇中講述了日本「加班文化」的病態,相信也說中台灣不少上班族的心聲,反思為什麼員工經常需要加班,可能是員工工作效率不好,也很可能是雇主的人力分配需要調整,無論如何,其實加班常態並不正常,劇中女主角有她的工作哲學,劃清工作與生活的界線,脫離每天加班的深淵,有興趣的人可以找來看看喔!

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本文經LawPartner律師談吉他授權刊登,原文刊載於此

責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航