《微復原力》:想要建立有效的專心區,第一件事就是召集同事商量對策

《微復原力》:想要建立有效的專心區,第一件事就是召集同事商量對策
Photo Credit: Shutterstock/達志影像

我們想讓你知道的是

和身邊的人商量界線時,如果多點彈性,不但自己更能遵守原則,也能鼓勵其他人尊重你的空間。

文:邦妮・聖約翰(Bonnie St. John)、亞倫・海恩斯(Allen P. Haines)

讓大腦重新聚焦

亞登博士的病患碰上的困擾,聽起來可能有些極端,不過卻十分類似我們的微復原力課程中學員面臨的窘境。因此,我們整理出實用、有研究依據、經過完整測試的方法協助大家以更有智慧、更有效的方式,善用大腦寶貴的執行功能。

打造「專心區」

各位的生活中,如果有太多事爭先恐後搶奪有限的注意力,可以想辦法把自己放進一個與世隔絕的「專心區」,就像遠離塵囂的「桃花源」。所謂的專心區,可以是實體的區域,例如不希望被打擾時,走進家中或工作場所的特定地點。專心區也可以是一段時間,也就是一天之中被指定為「安靜」或「專注」的固定或臨時的時段。不論是空間或時間的「專心區」,重點是要特別劃分出來,在專心的期間排除一切干擾。

你可能自認忙到不行,就連挪出一小段中場時間都不可能。我們輔導的客戶表示:「老闆要我隨時待命」每件事都需要我馬上處理,同事需要我」。然而事實上這些事總是永遠有轉圜餘地。你可以和周遭的人商量好,多久回覆一次電子郵件、簡訊或電話,讓自己能專心做事。但是,有急事的時候還是可以聯絡你,公司上下有什麼事也可以找你。一旦主管了解,部屬不停被打斷會拖累工作效率,八成就會允許更有彈性的做法。

要成功執行「專心區」,記得和周遭的人溝通好,事情緊急到什麼程度才能打斷你。設定界線時也可以發揮一下創意,以我們研究過的醫院為例,護理師分送藥物時,身上會掛顏色鮮豔的背帶,別人就知道此時不宜打擾,以免造成可能的重大失誤。我們參觀過的一間辦公室是吵雜的開放式大型空間,因此員工依據火車的「安靜車廂」概念,指定一間會議室作為安靜的工作空間。所以,只要配合自己的需求,找出專心的方法就好。有些人可以在一天之中挪出好幾個專心區,有些人則只能每一、兩週建立一次專心區。不過,不論是一個或十個專心區,若能好好利用保持專注的桃花源,生產力將大幅提升。

和身邊的人商量界線時,如果多點彈性,不但自己更能遵守原則,也能鼓勵其他人尊重你的空間。我們合寫這本書時就有類似的第一手經驗。我們經常在同個時間一起寫作,每當有人叫另一個人時,被打擾的人思緒總會被打斷,靈感消失。因此,我們商量好,打斷對方時, 永遠要先獲得對方同意。被問到:「可以打斷你嗎?」可以斬釘截鐵回答:「不行」。武斷的拒絕並非冒犯,而是為了效率,盡量減少被打斷的次數。等到我們覺得可以暫停,再禮貌告知「可以了」。除非這時對方已經進入工作狀態,架起虛擬的「禁止進入」告示牌。

我們其實摸索了一陣子才找到互相配合的方式。亞倫被打斷時,特別容易暴跳如雷。幾年前發生過一件事實在永生難忘。當時邦妮因為地板濕滑,在南塔克特島(Nantucket) 不小心跌斷唯一的腳踝, 只能靠輪椅代步。然而,我們經常坐在咖啡廳一起寫作(遠離辦公室的專心區), 還刻意坐在咖啡廳的兩頭, 以防彼此干擾。有一次,邦妮有事要問亞倫,坐著輪椅一路滑過咖啡廳,到他背後叫他。亞倫氣邦妮從身後探頭探腦,大叫:「帶著輪椅滾遠一點,別打斷我。」周遭正在享受爪哇咖啡的顧客當場嚇到。現在,我們找到更好的方法來溝通雙方的界線。設立專心區不但能促進效率,也能避免在公眾場合出糗,對婚姻來講更是好事一樁。

另一個例子是微復原力學員江(Jiang)的故事。有一年多時間,江得到的績效評估都說,她太容易替太多人做太多事,因此升遷機率不高。江被當成「工蜂」,不是資深管理職的理想人選。過度多工作業嚴重影響她的大腦執行功能,她無法證明自己能勝任公司高階管理責任。不過,她立下「專心區」後,情況立刻改善:

我很自然想要一次做很多事,設立專心區給了我排出優先順序的空間,得以跳脫恐慌模式。我原本處於每天忙翻天的失控狀態,工作時無法樂在其中。我太常向部屬道歉,因為他們提醒「我」還有哪些事得做。善用專心區之後,我的頭腦變得清醒……自信也回來了。其他人發現,現在的我更能掌控情況。

掌控住大腦執行功能後,自然會看起來更像「執行長」,也因此成為更優秀的升官人選。

改變職場文化

葛瑞格除了同時得應付好幾件事,辦公室同事還會不時地打斷他,這更是讓他忙不過來。他如果要建立有效的專心區,第一件事就是召集同事,商量更好的對策,尊重每一個人的界線:

辦公室空間狹小,大家都離得很近。因此每當我想一鼓作氣完成工作,又只需要從其他人那裡多得知一個資訊就能收工時,我會很想轉頭打擾大家,看看誰知道答案。但是,我卻不希望別人打斷我,這樣實在不公平。我也得提供同事專心區,將心比心後,他們會更尊重我的專心區。生產力很重要,但也得顧及生活品質。

「一起工作」與「不斷彼此干擾」之間通常只有一線之隔。時髦的高科技公司通常提倡取消私人辦公室,有時員工甚至沒有專屬座位,每天換地方辦公。開放式的彈性辦公室有許多好處,然而缺乏私人空間會耗損腦力。不過不管如何,不能把一直被打斷當成理所當然,我們輔導過的許多人,都很訝異可以藉由溝通調整界線。我們鼓勵葛瑞格和團隊成員開會,討論如何設定專心區與界線。這是為了他好,也為了部屬好。葛瑞格告訴團隊成員:

我感覺得到,我打斷你們的時候,你們會不高興。我也一樣, 被打斷的時候思緒會混亂。我們來試試看,把要問的事集合起來一次問完,不要一想到什麼,就立刻呼喚別人。

此外,在我見下一位患者之前,需要進入專心區。見完一位病患後,下一位病患進來看診之前,通常只有一、兩分鐘空檔,我會利用那個時間集中思緒。不過,如果很緊急,還是可以打斷我,這個做法是有彈性的。

葛瑞格向同事強調,這個新的專心區文化適用每個人,不是只有身為老闆的他才可以設立界線。他告訴我們:

想要別人尊重你,你也得尊重別人。當我要求別人這麼做,自己也要做到。現在,我們都是利用手勢確認想打擾的那個人是否方便接受提問,而且效果非常好。

葛瑞格的團隊很快就享受到專心區帶來的好處,人際溝通變得更有效率,辦公室氣氛不再那麼緊繃。大家尊重彼此的界線之後,員工更投入於工作,病患得到更好的照顧,要端出高品質的工作成果,不再那麼令人精疲力竭。

減少大腦負擔,不要一切都用記的

我們和《工作時的大腦》(Your Brain at Work)作者大衛・洛克(David Rock)共進午餐前,已經相當熟悉減輕負擔過重的前額葉皮質工作記憶的好處,讀過做筆記的好處,也研究過靠科技助大腦一臂之力的方法。根據我們的經驗,白板、簡報架和投影片等視覺輔助工具,都能減輕學員的負擔,不必在腦中一次裝進太多抽象概念,留下更多大腦頻寬進行分析與創意合作的工作。不過那次見面時,大衛以相當簡單的方式,示範如何在日常生活中運用相關研究,讓我們的思考更上一層樓。


猜你喜歡


資料怎麼自己動?公部門的數位轉型,「數位治理」讓報稅、補助申請更簡單!

資料怎麼自己動?公部門的數位轉型,「數位治理」讓報稅、補助申請更簡單!
Photo Credit:The News Lens Brand Studio

我們想讓你知道的是

隨著數位發展部的正式成立,臺灣公部門的數位轉型也邁入全新階段。我們透過專訪數位發展部數位政府司的王誠明司長,帶大家認識臺灣「數位治理」發展的前世今生,以及如何應用「MyData」串聯、應用既有資料,改變我們的日常生活!

資通訊科技的日新月異驅動社會飛速發展,無論日常購物、娛樂消遣甚至是人際互動,網路與各式數位服務幾乎滿足了現代人生活過半的需求。在這樣的背景之下,不只企業緊緊跟隨數位轉型浪潮,積極開展創新技術與服務,政府部門也開始導入資料及數據分析技術,善用「數位治理」驅動公共服務模式的變革,重塑民眾對於政府服務的想像。未來數位治理不只是要讓民眾申請資料更簡便,更希望能透過資料讓企業創新,同時也做到提供客製化個人服務的目標。

從資料應用發展創新服務,結合數位科技打造公私協力的智慧政府

我們一定都能有感數位治理帶來的改變,在2021年面對新冠疫情時推出的口罩供需資訊平台、健保快易通APP、健康存摺等的整合應用服務,我們多多少少都有用過。前者透過釋出口罩庫存量及特約藥局等開放資料,促成公部門與民間社群的協力合作,將「資料」轉化成簡易使用、更新即時的便民服務,讓大家知道可以到哪裡去買口罩;後者則整合臺灣健保系統,透過數位技術將資料公開及串聯,打造創新健康平台,不只個人就醫、查詢更加方便,也奠定了後續數位醫療服務的發展基礎。

不只是民眾有感,從國際評比的角度來看,在2021年早稻田大學與國際資訊長協會(International Academy of CIO, IAC)合作辦理的世界各國政府數位評比中,臺灣在全球64個主要經濟體中排名第10名,較2020年進步1名,在整體國際中表現也算前段班。

02
Photo Credit:The News Lens Brand Studio
數位發展部數位政府司司長王誠明。

那政府是從什麼時候開始數位化的呢?源頭可以追溯到1998年時推動的「電子化政府計畫」。長期投身電子化政府計畫的規劃與推動的數位發展部數位政府司司長王誠明回憶道:

「那時政府發展許多大型網路、服務資訊上網等基礎建設,並將戶政、地政等民生領域的人工服務流程優化為電子化的線上服務,過程累積了不少可應用的資料庫及大型資訊系統;到了2017年,安全傳輸、資訊分析整合等技術也漸漸成熟,國內外都意識到『資料』是提供服務的重要元素,於是政府便開始更著重於資料的分析與應用。」

從那時起,政府秉持著讓民眾參與政府運作的開放精神,展開「服務型智慧政府推動計畫」,以民眾關切議題的數位服務為優先項目,透過開放高應用價值資料與即時分析技術,提供民間資料應用的空間,或是由機關主動開發相關服務,不只對外增強政府的公共服務能力,對內也改善民主治理的運作機制,回應整體社會的數位化需求。

資料運用思維轉變:「資料治理」作為政策發展方針

王誠明司長特別強調,雖然電子化政府與智慧化政府乍看都是透過電子產品及數位技術加速政府服務,但在執行思維上卻有根本性的差別。傳統的政府服務多半從「公共事務管理」的角度思考,例如報稅、戶政、地政等,都朝向便於管理者管理的角度去開發;但在智慧化政府的發展觀念中,政府反而會站在民眾的角度思考,利用資料開放與分析技術等方式,鼓勵公私單位開發更多數位服務。例如過去政府開放實價登錄、公車路線、空氣品質等即時資料,衍生出實價登錄地圖、台北等公車等多元應用的APP,這些都是透過資料治理來滿足民眾生活需求的最佳範例。

隨著資料治理概念的深化,臺灣Open Data的服務也逐漸成熟,甚至在英國開放知識基金會(OKFN)的開放資料國際評比中獲得世界第一的殊榮。於是2015年,國發會從「賦權」概念出發、強調資料作為精準數位服務的基礎,打造「數位服務個人化」(MyData)資料自主服務,以「民眾自主決定資料如何使用、給誰用」的核心精神,打開政府服務的里程碑。

FireShot_Capture_3744_-_個人化資料自主運用(MyData
Photo Credit:數位發展部「個人化資料自主運用(MyData)」網頁
My Data服務平台。

在過去,若民眾要到銀行辦理開戶或貸款等業務時,會因需要出示相關證明,所以得耗費許多時間往返機關與銀行辦理。如今透過MyData平台,辦理者經過不同等級的身分驗證後,就能即時將指定資料傳輸給指定機關,而且過程中民眾也可以隨時追蹤,知道資料傳到什麼地方、被誰使用;倘若資料不慎被盜用,民眾也能第一時間收到簡訊和Email通知來即時處理。

MyData平台的服務不只強化食醫住行育樂等民生領域的數位服務,王誠明司長也說,當中央與地方整合成熟之後,也希望跨足私部門,從監管力道強的金融產業開始,漸漸延伸至監管力道較弱,卻與民生息息相關的產業(如醫療),甚至期待在最終階段引入AI服務,落實資料智慧應用。舉例來說,未來民眾失業時只要告訴政府「我失業了」,MyData平台就能主動查詢、分析民眾同意開放的資料,藉由資料彙整及AI分析的智慧服務,主動回饋民眾如何申請補助、提供就業輔導等個人化建議。

由內而外深化數位治理,組織再造迎擊轉型挑戰

當政府則從「資料」的角度出發,打造新型態的公共服務模式時,「資料」不只化身為政府或企業組織間最珍貴的資產,也成為一切數位服務發展根基。不過,成千上萬的資料該如何妥善的管理、安全的傳輸、合法的應用,也成為智慧化政府發展過程的關鍵課題。對此,王誠明司長也坦言,這正是政府在轉型過程中面臨的三大挑戰:機關本身思維與行事風格的轉變、跨機關間資料傳輸的法律規範適用性,以及資料本身的個資保護問題。

shutterstock_1931787956
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像
政府數位治理的三大挑戰:機關思維的轉變、資料傳輸的交換、隱私與方便的平衡。

所以如今政府透過組織再造,成立位階更高、權責更集中的「數位發展部」,把過去可能分別是通傳會、經濟部、國發會資管處、行政院資安處在做的事情重新整合,回應這些轉型過程中跨機關、跨領域的複雜問題,讓轉型過程中無論公私部門都有可以共同討論、解決問題的夥伴。

「數位轉型其實是一個持續的過程,它不是像轉骨一樣瞬間。它是一個持續的滾動調整,根據社會需要和當下技術,讓服務做得更好。」

王誠明司長也說,正因轉型是漫長的過程,所以數位發展部的角色就是在調整過程中能靈活運作、協調合作的機關,讓無論技術、制度、法律等層面的政府服務都能與資安會緊密結合,正確導入數位治理制度,落實資安與個資保護。

持續落實、不斷提升:數位治理永無止境

最後,王誠明司長也強調,深化數位治理不只該思考如何運用數位服務提升機關效能,也包含怎麼找出社會中沒能力使用數位服務的人,並給予幫助。若要達成這樣的目標,倚靠的就不只是技術成長,還包含整體數位環境的建置。仔細觀察臺灣社會近年的轉變,就能發現不少相似的痕跡──越來越多的數位服務不只作為應用的工具,深化公共服務效率及公民參與的可能性,還能打破傳統框架,成為新興的溝通媒介,建立公私部門之間不同的協力模式;更甚至我們還能從視訊看診、健康存摺等疫情應對措施中學習,也相信未來國家再度面臨困難或風險時,在數位治理的增能之下,可以更快速的恢復,並透過完善的數位工具解決難題,從中學習並不斷的強化精進。

國科會科技辦公室 廣告


猜你喜歡