《微復原力》:想要建立有效的專心區,第一件事就是召集同事商量對策

《微復原力》:想要建立有效的專心區,第一件事就是召集同事商量對策
Photo Credit: Shutterstock/達志影像

我們想讓你知道的是

和身邊的人商量界線時,如果多點彈性,不但自己更能遵守原則,也能鼓勵其他人尊重你的空間。

文:邦妮・聖約翰(Bonnie St. John)、亞倫・海恩斯(Allen P. Haines)

讓大腦重新聚焦

亞登博士的病患碰上的困擾,聽起來可能有些極端,不過卻十分類似我們的微復原力課程中學員面臨的窘境。因此,我們整理出實用、有研究依據、經過完整測試的方法協助大家以更有智慧、更有效的方式,善用大腦寶貴的執行功能。

打造「專心區」

各位的生活中,如果有太多事爭先恐後搶奪有限的注意力,可以想辦法把自己放進一個與世隔絕的「專心區」,就像遠離塵囂的「桃花源」。所謂的專心區,可以是實體的區域,例如不希望被打擾時,走進家中或工作場所的特定地點。專心區也可以是一段時間,也就是一天之中被指定為「安靜」或「專注」的固定或臨時的時段。不論是空間或時間的「專心區」,重點是要特別劃分出來,在專心的期間排除一切干擾。

你可能自認忙到不行,就連挪出一小段中場時間都不可能。我們輔導的客戶表示:「老闆要我隨時待命」每件事都需要我馬上處理,同事需要我」。然而事實上這些事總是永遠有轉圜餘地。你可以和周遭的人商量好,多久回覆一次電子郵件、簡訊或電話,讓自己能專心做事。但是,有急事的時候還是可以聯絡你,公司上下有什麼事也可以找你。一旦主管了解,部屬不停被打斷會拖累工作效率,八成就會允許更有彈性的做法。

要成功執行「專心區」,記得和周遭的人溝通好,事情緊急到什麼程度才能打斷你。設定界線時也可以發揮一下創意,以我們研究過的醫院為例,護理師分送藥物時,身上會掛顏色鮮豔的背帶,別人就知道此時不宜打擾,以免造成可能的重大失誤。我們參觀過的一間辦公室是吵雜的開放式大型空間,因此員工依據火車的「安靜車廂」概念,指定一間會議室作為安靜的工作空間。所以,只要配合自己的需求,找出專心的方法就好。有些人可以在一天之中挪出好幾個專心區,有些人則只能每一、兩週建立一次專心區。不過,不論是一個或十個專心區,若能好好利用保持專注的桃花源,生產力將大幅提升。

和身邊的人商量界線時,如果多點彈性,不但自己更能遵守原則,也能鼓勵其他人尊重你的空間。我們合寫這本書時就有類似的第一手經驗。我們經常在同個時間一起寫作,每當有人叫另一個人時,被打擾的人思緒總會被打斷,靈感消失。因此,我們商量好,打斷對方時, 永遠要先獲得對方同意。被問到:「可以打斷你嗎?」可以斬釘截鐵回答:「不行」。武斷的拒絕並非冒犯,而是為了效率,盡量減少被打斷的次數。等到我們覺得可以暫停,再禮貌告知「可以了」。除非這時對方已經進入工作狀態,架起虛擬的「禁止進入」告示牌。

我們其實摸索了一陣子才找到互相配合的方式。亞倫被打斷時,特別容易暴跳如雷。幾年前發生過一件事實在永生難忘。當時邦妮因為地板濕滑,在南塔克特島(Nantucket) 不小心跌斷唯一的腳踝, 只能靠輪椅代步。然而,我們經常坐在咖啡廳一起寫作(遠離辦公室的專心區), 還刻意坐在咖啡廳的兩頭, 以防彼此干擾。有一次,邦妮有事要問亞倫,坐著輪椅一路滑過咖啡廳,到他背後叫他。亞倫氣邦妮從身後探頭探腦,大叫:「帶著輪椅滾遠一點,別打斷我。」周遭正在享受爪哇咖啡的顧客當場嚇到。現在,我們找到更好的方法來溝通雙方的界線。設立專心區不但能促進效率,也能避免在公眾場合出糗,對婚姻來講更是好事一樁。

另一個例子是微復原力學員江(Jiang)的故事。有一年多時間,江得到的績效評估都說,她太容易替太多人做太多事,因此升遷機率不高。江被當成「工蜂」,不是資深管理職的理想人選。過度多工作業嚴重影響她的大腦執行功能,她無法證明自己能勝任公司高階管理責任。不過,她立下「專心區」後,情況立刻改善:

我很自然想要一次做很多事,設立專心區給了我排出優先順序的空間,得以跳脫恐慌模式。我原本處於每天忙翻天的失控狀態,工作時無法樂在其中。我太常向部屬道歉,因為他們提醒「我」還有哪些事得做。善用專心區之後,我的頭腦變得清醒……自信也回來了。其他人發現,現在的我更能掌控情況。

掌控住大腦執行功能後,自然會看起來更像「執行長」,也因此成為更優秀的升官人選。

改變職場文化

葛瑞格除了同時得應付好幾件事,辦公室同事還會不時地打斷他,這更是讓他忙不過來。他如果要建立有效的專心區,第一件事就是召集同事,商量更好的對策,尊重每一個人的界線:

辦公室空間狹小,大家都離得很近。因此每當我想一鼓作氣完成工作,又只需要從其他人那裡多得知一個資訊就能收工時,我會很想轉頭打擾大家,看看誰知道答案。但是,我卻不希望別人打斷我,這樣實在不公平。我也得提供同事專心區,將心比心後,他們會更尊重我的專心區。生產力很重要,但也得顧及生活品質。

「一起工作」與「不斷彼此干擾」之間通常只有一線之隔。時髦的高科技公司通常提倡取消私人辦公室,有時員工甚至沒有專屬座位,每天換地方辦公。開放式的彈性辦公室有許多好處,然而缺乏私人空間會耗損腦力。不過不管如何,不能把一直被打斷當成理所當然,我們輔導過的許多人,都很訝異可以藉由溝通調整界線。我們鼓勵葛瑞格和團隊成員開會,討論如何設定專心區與界線。這是為了他好,也為了部屬好。葛瑞格告訴團隊成員:

我感覺得到,我打斷你們的時候,你們會不高興。我也一樣, 被打斷的時候思緒會混亂。我們來試試看,把要問的事集合起來一次問完,不要一想到什麼,就立刻呼喚別人。

此外,在我見下一位患者之前,需要進入專心區。見完一位病患後,下一位病患進來看診之前,通常只有一、兩分鐘空檔,我會利用那個時間集中思緒。不過,如果很緊急,還是可以打斷我,這個做法是有彈性的。

葛瑞格向同事強調,這個新的專心區文化適用每個人,不是只有身為老闆的他才可以設立界線。他告訴我們:

想要別人尊重你,你也得尊重別人。當我要求別人這麼做,自己也要做到。現在,我們都是利用手勢確認想打擾的那個人是否方便接受提問,而且效果非常好。

葛瑞格的團隊很快就享受到專心區帶來的好處,人際溝通變得更有效率,辦公室氣氛不再那麼緊繃。大家尊重彼此的界線之後,員工更投入於工作,病患得到更好的照顧,要端出高品質的工作成果,不再那麼令人精疲力竭。

減少大腦負擔,不要一切都用記的

我們和《工作時的大腦》(Your Brain at Work)作者大衛・洛克(David Rock)共進午餐前,已經相當熟悉減輕負擔過重的前額葉皮質工作記憶的好處,讀過做筆記的好處,也研究過靠科技助大腦一臂之力的方法。根據我們的經驗,白板、簡報架和投影片等視覺輔助工具,都能減輕學員的負擔,不必在腦中一次裝進太多抽象概念,留下更多大腦頻寬進行分析與創意合作的工作。不過那次見面時,大衛以相當簡單的方式,示範如何在日常生活中運用相關研究,讓我們的思考更上一層樓。

在那個陽光普照的春日下午,我們在曼哈頓市中心一間時髦的小餐館和大衛共進午餐。我們一入座點完餐,他立刻開始討論大腦、領導力與復原力,還做了一件事讓我們永生難忘:他拿出一本看得出經常使用的線圈筆記本,放在我們兩人中間的桌面上開始畫圈圈和心智圖,以解說這次對話的要點。

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Photo Credit: 天下文化提供

大衛不是在做筆記,這些塗鴉也不是要留作日後參考,他話一講完,甚至就把那些給丟了。他畫圖只是為了在講話的當下減少大腦的雜訊,此外別無用途。

討論抽象的概念對大衛或我們來說其實並不是特別困難,就算沒有當場畫圖也可以討論。然而,額外的輔助可以加強記憶、節省腦力,保留更多精力進行活躍的討論與認知上的連結(cognitive connection),而且雙方的對話將更豐富、更有生產力。此外,當天接著從事其他耗費腦力的工作時,也比較不會那麼疲憊。

我們都以為,隨時隨地想像、發明、計畫與重組資訊是人類的基本能力,然而事實上,這種活動耗費的力氣遠遠超乎想像。如果能隨時節省腦力,就算只是省一點點,也能明顯提升長期的思考品質。大衛示範減少大腦負荷的方法,就算只是吃午餐時聊天這種看似輕鬆的活動,也可以想辦法減少腦力消耗。

大衛的方法讓我們想起一則愛因斯坦的軼事。有一次,同事詢問愛因斯坦的電話號碼,結果他拿出電話簿查詢。對方目瞪口呆:「您是全世界最聰明的人,卻連自己的電話號碼都記不住?」

愛因斯坦回答:「不是,是我沒記。一查就知道的事,幹嘛要記?」

書籍介紹

本文摘錄自《微復原力:結合科學與正向心理的幸福生活習慣》,天下文化出版
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作者:邦妮・聖約翰(Bonnie St. John)、亞倫・海恩斯(Allen P. Haines)
譯者:許恬寧

不受壓力和負面情緒影響,也不再被情緒綁架;
短短五分鐘簡單調整身心狀態,隨時保有健康活力

邦妮・聖約翰是第一位在冬季殘障奧運拿下獎牌的非裔美國滑雪選手,退役後創立顧問公司,致力於幫助領導人與團隊引出最大的潛力與最佳表現。美國前總統小布希稱讚她是勇氣的化身,柯林頓總統指名她擔任白宮國家經濟會議人力資本議題諮詢委員,NBC新聞更稱邦妮是全美最激勵人心的女性,連微軟、IBM等財星500大企業都邀請她擔任領導人顧問。

看似亮麗成功的邦妮,她的人生並不順遂。出身貧困的非裔美國人,五歲因病截肢後裝上義肢,在家中曾遭到父親性侵,又要承受母親多次試圖自殺的壓力。邦妮在困境下依然勇往直前,活出自己的人生。

為了幫助更多人,她從個人經驗出發,結合科學與正向心理學的研究,發展出一套簡單順利克服人生逆境的有效方法叫做「微復原力」。

微復原力就是靠著重新訓練大腦,幫身體充電,改變生活方式,迎向挑戰。能讓我們從全新角度看生活,打破原本的思維模式,重新看待情境與問題。

微復原力包括五個面向

  • 大腦重新聚焦
  • 重設原始警報
  • 轉念
  • 恢復活力
  • 提振精神

只要培養習慣善用這些技巧,就能量身打造適合自己、快速有效恢復活力的策略,並且迅速擺脫負能量。面對生活與工作的多重壓力,學會以習慣配合生理機制隨時善用微復原力的技巧,就能夠很快重新振作,迎向挑戰。

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Photo Credit: 天下文化

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航


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