學會這10個Google日曆使用秘訣,讓你不錯過任何行程

學會這10個Google日曆使用秘訣,讓你不錯過任何行程

我們想讓你知道的是

當你需要重整時程、刪除無腦會議,並且不想傳送一連串訊息或通知,又能讓每個人都能及時更新最新動態時,你一定會想知道這些Google日曆的使用秘訣和技巧。

文:Patrick Lucas Austin
譯:劉松宏

沒有人喜歡錯過任何行程,無論是會議、約會、還是朋友要上台講脫口秀。這時候就該讓這個簡易的行事曆發揮其作用了。

與所有行事曆一樣,Google日曆理論上應該讓你能夠行事順利且準時,至少當你知道該如何使用Google日曆時。即便你是一個從晚餐到做白日夢都會規劃行程表的人,多花幾個小時來學習每一項Google日曆的功能或隱藏優點,可能都會影響到你已經很緊湊的行程安排。

因此,這裡有一些當你需要重整時程、刪除無腦會議,並且不想傳送一連串訊息或通知,又能讓每個人都能及時更新最新動態時最為重要的Google日曆使用秘訣和技巧。誰知道:搞不好在了解Google日曆的所有功能細節後,你可能就騰得出時間參加朋友的脫口秀即興之夜了。

1. 清楚了解自己的提醒通知

在待辦事項前48小時才跳出提醒並沒有實質幫助,但在應該抵達機場的前10分鐘才跳出提醒也一樣沒有用。因此,在開始設定提醒事項之前,請先確定好通知內容。

你可以點擊「設定」圖示並選擇行事曆來自定義個別行事曆的通知。你會看到可以根據需求添加(或減少)任意數量通知提醒的選項,並指定這些通知是顯示在自己的設備上或是寄到收件匣中的電子郵件中。為了預防自己忘記這個禮拜六的家庭聚餐,新增全天活動的通知也很簡單。

除此之外,你還可以啟用電子郵件通知來提醒自己是否修改活動內容,無論是取消或是更改場地。

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Photo Credit: Depositphotos

2. 確認電子設備上的預設行事曆

如果你發現自己在日曆中添加了一個新的事件,但卻沒有在預定的日期位置上看到,那麼你可能設定到錯誤的預設行事曆。如果你在Mac或iOS設備上使用預設的行事曆應用程式就會出現這個問題,因為默認的iCloud日曆可能不是你主要常用的行事曆。

在iOS設備中,要修改預設行事曆非常容易。先到「設定」再到「行事曆」,接著選擇「預設行事曆」就可以查看「設定」中的「密碼和帳戶」裡帳戶所提供的可用行事曆有哪些。在Mac電腦上則是打開行事曆應用程式,然後在選單的左上角選擇行事曆,從那裡就可以更改預設日曆和預設行事曆應用程式,以及所有你想要(或不想要)的任何提醒。

3. 跟家庭成員分享時程表

想要讓你的家人或朋友更了解你生活的最新動態——或者至少讓他們更容易知道你何時有空可以一起享用晚餐,為何不免去這些猜測迂迴,並與他們分享你的時程安排?

在「設定」中選擇你的行事曆,然後向下滑到「與特定人員共享」的選項,接著就可以邀請人們查看你的行事曆,並授予他們權限,例如修改日期等功能,或者單純讓他們查看日程安排等最基本的功能。

4. 在智慧型手機中加入目標來讓一切不偏離正軌

想要繼續靜坐練習或是想要在出國旅行前學習更多法語嗎?如果你有智慧型手機在手,谷歌就可以幫助你按時完成真正重要的事情。

在iOS和安卓手機上的Google日曆應用程式中,你可以添加響應式「目標」事件,該事件會查看你的日程安排並自動添加定期練習預約,以便讓你健身鍛練、閱讀或完成每週的洗衣量(你也可以創建屬於自己的目標),還可以自定義定出開始時間或頻率等屬性來提供給自己的行事曆更多資訊,以便讓系統能安排更適應你的日程表。

你完成(或延遲)目標的次數越多,Google日曆就會選出越適合你的黃金時段以確保日程表順利進行,可以把它想像成一位為你量身打造的生活導師。

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截圖自Google Calender

5. 讓你的行事曆來協調各種會議

除非你和所有彼此互動的人都共享同一個議程,否則安排與多人會面可能會讓你大費苦心。因此不要最後變成有如藥局收據一樣落落長的電子郵件鏈,而是將其留給Google來找到適合每個人的與會時間。

創建一項活動時,請選擇「活動詳細內容」旁邊的「查找時間」選項,接著添加你預計在未來行程中要邀請的對象。如果他們也有向你分享基本的行事曆資訊,你就能看到他們何時在忙或空閒,並選擇適合每個人有餘裕的空檔。在人員列表下方,如果你願意讓機器全權處理,甚至可以直接查看Google建議的會議時間。

6. 用聲音控制你的行事曆

智慧家庭和語音助理的設計目的都是為了在日常工作中替你完成繁瑣的工作,讓你不必依靠疲憊的大腦來查看行事曆上的內容以及思考何時要做什麼。透過將Google日曆與Google助理同步,你只需向手機詢問你一天的行程、參加活動需要花多長時間,或者在不需盯著螢幕的情況下添加新的待辦事項。

首先你需要在智慧型手機上安裝Google Home應用程式。接著在那裡點擊「設定」,然後選擇頁面底部的「更多設定」中找到「助理」選項,再來可以向下滑動以查看設備列表並啟用個人資料,可以讓你的設備能夠共用通訊錄、行事曆和提醒功能。在「服務」的選項中,你可以設置預設行事曆並且也能選擇在Google Home Hub等設備上顯示任一個行事曆。

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Photo Credit: AP/達志影像

7. 掌控自己的工作時間,並且簡單扼要地安排待辦事項

當任何人都可以聯繫到你並強行將自己的日程安插在你的行程中時,就很難真正地打卡下班。雖然你當然不一定要同意每一個發送來的行程預約,但設定好自己的工作時間,會讓那些發送行程邀請的人更容易重新考慮,是否應該要求你在下班前五分鐘來參加會議。

預約行程的空白時段也可以讓其他人輕鬆了解你何時有空聊天,從而節省雙方的時間。若要將這兩者整合得更為理想,如果你擁有一個付費的G-Suite帳戶(例如從工作場所或學校獲得的帳戶)就可以做到這一點,這個帳戶能夠提供比一般Google帳戶更多的功能。

8. 別讓時區扯你後腿

為了要與世界各地的人打電話而必須晚幾個小時下班不僅會讓你感到煩悶,而且可能也會有些累人。如果計算時區不是你的強項,那麼當你需要正確安排國際或跨國會談時,可以尋求一些幫助。點擊「設定」圖示並往下滑動到「時區」,你可以點選該選項以在網頁版的Google日曆中同時顯示時區和世界時鐘。

如果你在國內各個地區移動,你可以完全可以隨意更改時區,也能夠輕鬆更改單個日曆的時區,例如可能是更改在你與其他國家/地區的人分享的行事曆,或是在你放長假時使用的行事曆。

9. 匯入行事曆是健忘者的救星

常常像沒有日曆的野人一樣忘記勞動節是哪一天嗎?這就是為什麼谷歌的「感興趣的行事曆」列表可以完美填補你的日常行事曆。「其他日曆」的選項中,在用戶自己創建的日曆下方,你可以訂閱或匯入來自網路上的其他日曆。

谷歌系統中「感興趣的行事曆」主要是與假日和體育相關的日曆,並根據你所支持的球隊或宗教信仰來提供不同程度的幫助。

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Image Credit: Depositphotos

10. 被時間壓得喘不過氣?快來學快捷鍵

谷歌的鍵盤快捷鍵對於那些討厭移動滑鼠、點擊或是試圖從自己的行事曆中規劃出時間卻搞得亂七八糟的人的救星。

就像文字擴展工具一樣,可以學著如何使用快捷鍵來添加新事件、改動日期、取消預約,或是跳到今天的日程,這樣做會讓你每天節省數分鐘,久而久之就能積沙成塔。當你準備好做出改變並拋棄滑鼠以更精確的方式管理行事日曆時,可以查看Google的快捷鍵列表

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責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航