《跟任何主管都合拍的溝通心法》:說話就像棉花糖,你的主管也有這四種特徵嗎?

《跟任何主管都合拍的溝通心法》:說話就像棉花糖,你的主管也有這四種特徵嗎?
Photo Credit: Eden, Janine and Jim @ Flickr CC By 2.0

我們想讓你知道的是

這類型的上司卻不說出魔鬼是躲在細節的哪裡,只是說「有魔鬼,大家要抓鬼」。他的言語中充滿著人人都知道的大道理,卻沒有告訴你他的決策是什麼,也不指出他認為的解決方法是什麼。

文:鄭茜玲

首先,你要先仔細觀察你的主管,看看他是不是屬於這類型的上司,才能對症下藥。「說話只表三分意」型的上司基本上有以下幾種特徵:

1、言語中理論過多,提出決策太少

他們的話語當中十句中有八句會出現那種過於表面、太多官方的說法,或是過於空泛的字眼。通常這些冠冕堂皇的詞彙只會出現在我們以前寫報告、論文時所做的總結之中。比方說:「工作一定要做到位,這樣才能提高效率!」、「工作效率的提升,將會幫助我們成為一流的團隊!」或是「所有員工都應該避免資源浪費,以達到節流的目標」⋯⋯諸如此類。

這些道理大家都懂,可是這類型的上司卻不說出魔鬼是躲在細節的哪裡,只是說「有魔鬼,大家要抓鬼」。他的言語中充滿著人人都知道的大道理,卻沒有告訴你他的決策是什麼,也不指出他認為的解決方法是什麼,或是根本不告訴你他看到的問題在哪裡。

他不告訴你要如何做,工作才會做到位;他不會告訴你要用什麼方法才能提高效率;他更不會提到資源要如何避免浪費。他說的全部都是理論,但是「HOW TO DO」,卻沒有提出來。

一切,就像是棉花糖,看起來一大坨,吃到嘴裡什麼也沒有!

2、言語中「可上可下,可左可右」,一切全憑自由心證

這類型的上司絕對不會出言堅決否定某個決策,或是某個方案。當然也不會立刻舉雙手全力支持某個議題或是企劃。開會時,你若不細心推敲,你還會不小心以為你是參加座談會而不是公司會議。

他的每一句話都會表現得盡量不損及其他同事的觀點,但是也並不會立刻表示贊同與支持;他會減少對其他同事的貶抑,但言語也不會有過多的讚美。

一切,就像是政客在發表演說,既不站在哪一邊,可是也不會排除各種可能。保留了極大的空間,讓每個提出議案的人,都會覺得自己的案子才是上司心中的最愛。

到底上司心中真有「最愛」?還是其實上司只是「博愛」?

這讓我想起很久以前看過的一個故事。

從前在某山裡的村莊裡住著一戶姓黃的老人家,這黃老頭很迷信,非常相信風水之說。他十分忌諱自己屋子的左右兩戶鄰居是姓陳的。因為「陳」和沈重的「沈」同音,因而常常對別人抱怨:「我家左鄰也姓陳,右舍也姓陳,我家如何禁得起這兩頭「沈重」地壓著?難怪家運都這麼不順。」所以,總是想盡辦法對這兩戶人家找碴,想藉故逼人家搬走。可是,這兩家陳姓人家怎麼會理會這種無理取鬧?因此三戶人家總是爭吵不斷。直到最後,這黃老頭心想,既然逼不走他們,為了自己的家運著想,那也只好自認倒霉自己搬家算了。

這時候有大智慧的村長來到黃老頭家,對著他說:「黃老先生,要是我是你我可就說什麼也不搬家。」

「為什麼?你不怕兩戶姓陳的左右夾擊,沈沈重重地壓著你喘不過氣來嗎?」「『陳』和『臣』同音,兩邊都是臣子,而你又姓黃,那不就是兩邊的臣子伴在皇帝的兩側?還有什麼比這個更好的風水呢?你且放寬心,度量大些,福氣自然來。」

被村長這麼一點醒,黃老頭一掃愁苦,歡天喜地地繼續住下去了。

兩旁住著姓陳的人家是既定的事實,要朝哪個方向解釋,就看你的智慧。

就以上這個故事來說吧,這種類型主管說話的模式,就好比只是告訴你「黃老頭左右兩旁住著姓陳的人家呢!處理一下吧!」那要將事情辦成是「兩旁沈重壓著」所以黃老頭搬家,還是「左右兩旁有臣子伴著皇帝」然後黃老頭繼續住下來?這些都是自由心證了,由你自己判斷。

能辦到了主管心裡想的,那叫做處理得宜;辦不到上司心裡頭的意思,那就叫處理不當。不論上司心裡頭是哪種想法,重要的是你要怎麼解釋演繹才能正中他的下懷,端看你的智慧與悟性。

3、喜歡以口頭指導原則取代文件批示

當你把你的企劃案或是資料給上司時,通常他看完之後,他喜歡用口頭表示他的想法。為什麼呢?因為這樣有「前進有步,後退有路」的彈性。

一切都模糊而廣泛,做對或做錯,全看你的慧根!

其實你也不用難過,因為你的上司不是第一個這樣做的人。這種做法是這類型上司的傳統,最早起源於清朝。

有一次故宮博物館展出清朝奏摺,我發現了一件很有趣的事。奏摺,是清朝高級官員向皇帝報告或是請示事務的一種文書,起源於大家都知道的康熙皇帝。到了在歷史上以嚴苛著名的雍正皇帝,它擴大了使用範圍,也就是只要有官員有事情要請示都可以上摺子,但是皇帝批示完畢,發還本人看過之後,一律全都要再繳回宮中,不可以自己私下抄一份起來存放,也不能自己私藏以便日後和主子對質。也就是說這份奏章只有天知、地知、你知、皇帝知。他日若是皇帝來個矢口否認,你豈不是只能死無對證地吞個啞吧虧?

這就好比你拿著擬好的企劃案或是資料,前去請示上司意見。上司笑而不語地把資料檔案夾收起來,或是看過了你的mail後,不直接在電腦上回覆,而是把你請進去辦公室「討論」。一切口頭上給你指示,沒有書面文字。這時如果你做對了,是你聽懂了他的意思;若是做錯了,就是你沒聽懂。若要追究「誰對?誰錯?」時,你的證據何在?不過又是個老祖宗時代就留下來的「傳統啞吧虧」。

所以,不必擔憂,這類型的上司不過是承襲古法,你身在如今的科技時代,上有政策,你豈會沒有對策?

4、你做對了,是他的決策正確;你做錯了,是你搞錯他的意思

這類型的上司並不會認為自己是在推卸責任,而是你根本就「誤解」、「曲解」他的本意。

有次小張的公司要印刷一個塑膠包裝袋,上司指定由小張負責。印刷前因為塑膠袋無法打樣,只能在電腦上看設計稿。因此小張再三和印刷廠確認顏色,又因為印刷數量頗大,所以小張更是仔細拿著設計的圖案一一和上司確認。至於顏色問題,印刷廠很清楚地告訴小張電腦上的圖色和實物上是會有色差的,所以最好還是參考專業色卡。


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於5月3日首播的《國際大風吹|行動講堂》直播節目,由李漢威、蔡尚樺聯手主持,與資深媒體人范琪斐對談,除了帶領觀眾一窺全球正面臨的嚴重氣候變遷、迫切的糧食危機,也帶觀眾認識世界展望會在全球各地展開的救援任務,並邀請各界一同付出行動,與世界展望會一起集結眾人之力、力挽狂瀾,守護飢寒交迫的社區家庭與兒童,同時醫治急需挽回的自然環境。

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全球氣候變遷,引發嚴峻糧食危機

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由於在家庭生計捉襟見肘時,某些脆弱地區的家長,往往將童婚視為撫養子女的唯一辦法;此外,還可能迫使兒童從事危險的勞動工作以協助生計,卻讓他們處於剝削和虐待的嚴重危機。家庭暴力、人口販賣、童婚以及童工問題等,種種暴力不但嚴重影響脆弱兒童的身心狀況,也剝奪了兒童的基本權利與未來前途。

此外,來賓范琪斐也強調,氣候難民、飢餓危機已是現在進行式,且正在擴大蔓延中。當災難發生,首當其衝的是弱勢國家、弱勢人民,以及老弱婦孺等弱勢族群。這些處於社會底層的弱勢兒童,背負著悲慘命運,令人不忍卒睹。然而,除了感到悲痛沈重以外,我們也要知道自己是有能力做出改變行動的人。

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世界展望會人道救援三大策略-緊急回應、調適、減緩

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例如:人道救援第一線的世界展望會,總是在第一時間搶救因遭受氣候變遷影響的區域和家庭,並針對緊急程度分別訂定短、中、長期的執行策略,恢復家庭與社區生活的韌性,提升居民災變的應變力與經濟彈性,以及促進兒童的長期福祉與發展。具體來說,世界展望會三大行動策略,包括:

  1. 緊急回應:世界展望會首先提供挽救生命的急迫性服務。例如:供給糧食、臨時居住所、乾净飲用水、簡單醫療設備,以及心理支持。
  2. 調適:世界展望會與當地社區一同尋求能有效減少氣候變遷危害的策略和措施,以事先預防的措施,減少損害、提升韌力,並開發有益當地生計的機會。
  3. 減緩:主要是針對溫室氣體減量,規劃長期措施。例如:透過減少排入大氣中的溫室氣體,或將溫室氣體以吸收儲存的方式,降低大氣中溫室氣體的濃度含量,以推遲、甚至避免氣候變遷發生,降低全球氣候變遷所帶來的衝擊。例如:在世界展望會的宣導下,當地居民改為使用低耗能爐具,取代傳統用大量燒木頭;或是運用生質沼氣煮飯系統,善用農業廢棄物、動物糞便產生沼氣,進而轉化成燃料,減少多於碳排。另外,世界展望會也會幫助地區建設太陽能等再生能源。
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過去十年,世界展望會推行的「自然再生法」(FMNR,farmer-managed natural regeneration)幫助了超過百萬公頃亞非地區再生土地,有600萬人因為FMNR增加農穫,遠離飢餓。

若不立即作出改變行動,災難將迅速蔓延至全球各個角落,別等到發生到我們身上時,才後悔莫及。

為孩子迎戰氣候變遷!飢餓三十救援專線:(02)8195-3005 即刻救援動起來


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關於《國際大風吹|行動講堂》

由《國際大風吹》李漢威、金鐘主持人蔡尚樺聯手主持,每集《國際大風吹|行動講堂》直播節目將邀請重磅來賓,帶大家深入淺出、探討急需人們重視的國際議題,並呼籲各界付出實際行動,向需要幫助的人伸出援手,展開即刻救援。


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