《管理的本質》:這5個基本方法,重要性足以左右你的工作效能

《管理的本質》:這5個基本方法,重要性足以左右你的工作效能
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我們想讓你知道的是

有用的「輸入資訊處理方式」始於思考以下幾個問題:哪些事項該由我親自處理?哪些事項必須或可以交給他人處理?哪些事項可以稍後處理,或是需要時間處理,因此必須稍後處理?

文:佛瑞蒙德・馬利克(Fredmund Malik)

運用個人工作方法的基本領域(節錄)

這節要探討的是運用個人工作方法的基本領域,這些是每個管理職務都會遇到的,所有經理人都必須妥善控管這些問題,才會有效能。他們必須確立自己對這些問題的態度,並提出解決方法。

1. 時間的利用

每個人每天可用的時間都是24小時,但每個人使用時間的方式卻明顯不同,對時間的認知也不一樣。不同的時間認知對每個人造成不同的影響。

在研討會上,當討論時間這個話題時,我經常問參與者:「一年有幾個小時?」不需思考或計算即能快速自然說出正確答案的人,不到1%。一年有8760小時(非閏年),這算很多嗎?還是很少?全視我們如何使用這些時間而定。每個人每天大約需要8小時的睡眠,扣除睡眠時間,實際剩下的可用時間為5800小時。

若要有效能,每個人都應該回答這個問題:我想要如何使用這有意識的5800個小時?否則,他們將無法管理,而是被管理;否則,他們將無法成為有效能的人,無法主宰自己的人生,而是被主宰,然後虛度年華。當然,效能並不意味著每年得工作5800個小時,而是相反:做更少以成就更多。這句話應該當作座右銘。

我們應該自覺且謹慎地決定該如何使用時間:我們希望或必須投入多少時間在工作,多少時間在家庭,多少時間留給自己,多少時間放在自己的興趣和再進修等。若無法有系統地思考這些問題並做出決定,極可能被環境主宰,或是浪費時間。

幫助我們充分利用時間的最佳工具是行事曆、日誌簿。經理人應該儘早開始規畫行事曆,太多人拖太久才規畫。建議提前兩三年確定關鍵事項。不需太過仔細,只需要大概輪廓即可。就算屆時無法完全依照計畫也沒關係,免不了會出現預料之外的狀況。或者,更正確地說,這是經理人在現實生活中無可避免的事,但不會降低行事曆對我們安排時間上的必要性。

因此,我尤其建議大家制定長期的規畫,那些因職務關係而對時間有許多需求的人,多數也無法在短期內有任何改變。經理人未來一年的會議行程,通常很早就已經排定,這是無可避免的結果,經理人若想要徹底改變,必須從長計議。無論如何,一定要有個明確的改變起始點,否則什麼都不會變。無法控管時間、有效利用有限時間的人,永遠無法成為優秀經理人。想改善對時間的利用,先從思考以下問題做起:「我應該停止做什麼?」

2. 身心健康

個人工作方法也包括適當照顧自己的健康。體能鍛鍊對個人表現及心理和情緒狀態都有正面的影響,每個人都需要。關於體能鍛鍊的各種方法,在此不多加細述。諸如耐力訓練、柔軟度及平衡感練習,以及少量肌力訓練,應足以避免許多職業傷害,包括背部疼痛等文明病。健康的人隨時都能有很好的忍受度、接受度,且有好心情。

Part 2 第9章曾提及自生訓練及其對身體和心理健康的影響。我曾利用這種方法、保持正向積極的態度,幫助我克服自我極限及增進表現。自生訓練也適用於工作方法,因為放鬆、再生、專心亦有助於有效工作。

3. 處理輸入資訊

經理人的辦公桌或電腦裡永遠有不停流入、堆積的東西,而且流入的東西與日俱增。在大多數情況下,多達80%的電子郵件都有附件。

經理人每天、每個小時都得面對,我把這些東西統稱為「輸入資訊」(input),不論必要與否、有趣與否、重要與否、書面格式或電子格式。

所以,每位經理人都需要我所謂的「輸入資訊處理方式」(input processing system)做為處理這條洪流的方法。有些經理人的辦公桌總是保持整潔,但大多數經理人的辦公桌總是一片混亂:整理過或未整理過的堆疊、通信、報告、備忘錄、檔案、書面紀錄、便條、報章雜誌、書籍等。許多人不僅辦公桌堆滿東西,辦公室裡每一個平面處都堆滿東西,甚至連地板也不放過,更不用說他們的電子檔案系統了。

有用的「輸入資訊處理方式」始於思考以下幾個問題:哪些事項該由我親自處理?哪些事項必須或可以交給他人處理?哪些事項可以稍後處理,或是需要時間處理,因此必須稍後處理?這些問題的答案中包含把工作委任他人的技巧,以及區分事情輕重緩急的技巧。

4. 妥當使用電話、傳真、電子郵件

通訊科技的發展,已使得時空限制變得毫無意義。如今,我們打電話給他人時,不需考慮他身在何處。這一點雖沒能引起媒體太大關注,但這是近期影響最大的變化之一,也因此從根本上改變了我們的工作方法。只需觀察其對辦公大樓的影響即可略知一二。然而,目前的通訊科技技術發展還沒到預計完成的三分之一。

另一方面,溝通本身卻落後於科技。事實上,溝通明顯變差了。在每家公司的問題清單上,「溝通困難」幾乎都名列前茅,就連小型公司也是如此。

現在比以往任何時候都需要自律及自我管理。在當今社會,人們的生活技能很大程度取決於自我管理能力,這一點在有效溝通方面尤為明顯。除了不斷實驗和測試之外,我們應該持續自問:以我目前的情況,該怎麼做才能更有效能?

儘管有種種其他的電子通訊創新,對絕大多數經理人而言,電話依舊是重要工具。電話的誕生雖然賜福人類良多,也顯著提升效率,但也可能因它而受害,尤其是行動電話。因此,經理人必須明智使用電話,避免成為電話的奴隸。多數人一想到打電話,或是接收到外部因素刺激而興起打電話的念頭,就會衝動本能地立即拿起電話撥打,通常這不是一種好的工作方法,同樣地,隨時接聽電話也不好。


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