《少才是力量》:簡化時間管理,做完三項「首要任務」再解決「批次任務」

《少才是力量》:簡化時間管理,做完三項「首要任務」再解決「批次任務」
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我們想讓你知道的是

學會活在當下,每次只專注於一項任務,完全沉浸在工作中。如果你對某項任務毫無熱情,那就找件感興趣的事去做。你對任務越有熱情,投入的精力就會越多,最終結果也就會越好。

唸給你聽
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文:李奧.巴伯塔(Leo Babauta)

【簡化時間管理】

世界上有一些人非常有條理,他們會把每一分鐘都安排好,嚴格按照計畫辦事。另一些人則和我們一樣,雖然也會安排計畫,但做事不一定會按計畫來。

當然,世事變幻莫測,我們必須隨機應變。對那些工作變數較大的人來說,時間管理不能是死板僵化、不知變通的。

要想簡化時間管理,就必須避免太僵化或太複雜的排程。

靈活排程,掌控你的生活

有些人每天的時間都被卡得死死的,希望排程能靈活一些。我對他們的建議是,盡可能簡化時間管理,與其讓排程掌控你的生活,不如學會活在當下。

實際上要怎麼做呢?首先,不要安排預約。有些人可能會大吃一驚,但這並不是什麼新點子,而且對大多數人都適用。如果有人想提前預約,告訴他你不接受預約,讓他在想見你的時候提前一點打電話過來,看看你有沒有空,如果你有空,就和他見面。假使你想多做點正事的話,我建議你把預約減到最少。有些活動是你可以記在排程上,但不一定要去參加。這樣一來,你就可以看見自己還有哪些選項,而不是讓排程掌控你的生活。不過,我還是建議不要在排程上寫太多東西。

如果不安排日程,你該做些什麼呢?弄清任務的優先順序,依此決定你應該做什麼事,可以投入多少時間和精力。

學會活在當下,每次只專注於一項任務,完全沉浸在工作中。如果你對某項任務毫無熱情,那就找件感興趣的事去做。你對任務越有熱情,投入的精力就會越多,最終結果也就會越好。

完全沉浸在工作中,這種現象叫作「忘我」。無論是在科學界還是產業界,這種現象最近都受到了極大的關注。人們發現,「忘我」的狀態能讓人提高效率,感到幸福。從根本上說,「忘我」就是一種全情投入的精神狀態,當你全身心投入工作時,彷彿周圍的一切都消失了,你會忘掉時間。我們都或多或少有過這樣的經歷,但關鍵是如何有意識地進入這種狀態。

進入「忘我」狀態的方法如下:

  1. 選擇你熱愛的工作。如果你對某件事毫無興趣,就不可能做到「忘我」。
  2. 選擇有挑戰性的任務,但也別太難。如果任務太難,你會很難沉浸其中;如果任務太容易,你會覺得無聊。
  3. 排除雜念。盡量不去想別的事,集中精力完成手上的任務。排除所有干擾因素,例如電話、電子郵件通知、即時訊息、辦公桌或電腦桌面上的雜物。
  4. 沉浸在工作中。一旦開始工作,就全心放在上面,把其他東西統統忘掉,讓周圍的世界慢慢消失,充滿激情地工作,享受其中的樂趣。請注意,你可能會忘記時間,耽誤下一個預約,這就是為什麼我建議你不要安排太多的預約。
每天早上先決定當天的任務,弄清優先順序

如果你的排程很靈活,你怎麼知道某一時刻該做什麼事?答案就是,弄清任務的優先順序。回頭看看上一章提到的「首要任務」吧。簡單來說,你每天早上第一件事就是決定當天要做什麼任務。列一份「簡短清單」,寫下你最想完成的三件事,也就是你的三項「首要任務」;你可以再列一份清單,寫下你想批次處理的小任務(留到當天晚些時候再做)。當然,你當天應該重點關注寫著三項「首要任務」的清單,讓這份清單,而不是排程,掌控你一天的生活。

弄清優先順序之後,接下來最關鍵的就是專注。我強烈建議你一次只專注於一件事,為了完成清單上的三項「首要任務」,你需要依次把全部精力投入每一項任務,做完一項再做下一項。對於喜歡同時處理多項任務的人來說,這是一個巨大的改變。這麼做不但更有效率,也更輕鬆。

如果你喜歡在多項任務間來回切換,可能得花一點時間才能習慣一次只做一項任務。不過沒關係,如果你發現自己分心了,只需要把思緒拉回手上的工作就行,堅持下去,你很快就能輕鬆地解決「首要任務」了。

做手上的工作時,你可能會想到接下來要做的事,可能會有同事來請你幫忙,腦中可能也會蹦出新點子。千萬別讓這些想法和請求掌控你的生活。你可以把中途插進來的任務或想法記下來,等到晚些時候再處理,而不是當下就切換思維。你可以寫在紙上、筆記本上或電腦檔案裡(看你把三項「首要任務」寫在什麼地方),然後繼續做手上的工作。完成手上的工作後,再去翻一翻任務清單,看看你接下來該做什麼。

刪減任務,只關注投入產出比率高的任務

你的任務越少,就越不需要費神安排先後順序。如果只關注投入產出比率最高的任務,你就會更輕鬆,也更高效。你只需要用到最簡單的工具,壓力自然會減少。我認為,這就是成功的關鍵。

其實,任務管理和其他組織管理沒什麼不同。我的理念是,在安排任務之前先刪減任務,如果你眼前只有三件任務,而不是二十件任務,就沒什麼好安排的。從時間管理的角度來看,你應該把需要做的事減到最少。你可以刪除任務、交辦他人,也可以努力拖延或拒絕接手。如果你一直專注於簡化、減少和刪除,專注於最重要的東西,剩下來的事情就很簡單了。

批次處理任務

除了三項「首要任務」,你每天還有一些小任務需要完成。關鍵在於:1.小任務的優先順序不能高於「首要任務」;2.盡可能地批次搞定,節省時間。電腦工程師稱這一招為「批次處理」,也就是把相似的任務累積起來,一口氣搞定。這麼做能省下在任務之間切換的時間,避免一會兒做重要任務,一下子打電話、發郵件、開專案會議,然後又去打電話。你只需要先把重要的任務做完,然後一口氣把電話打完,再一口氣把郵件發完。減少切換,就減少了複雜性、節省了時間、簡化了排程。

把這種「批次任務」寫在待辦事項清單上,就寫在三項「首要任務」下方。你可以將這種任務分分類(例如電話、電子郵件等),也可以只列一份「批次任務」清單。我強烈建議你晚些時候再處理這些任務,而不是每天一大早就做。一日之計在於晨,把早晨最好的時光留給「首要任務」,先把它們做完,然後再集中精力,一口氣搞定其他任務。

什麼樣的任務適合批次處理?我的建議如下:

・打電話。不要整天都忙著打電話,把需要打的電話列出來,然後一口氣打完。我通常會留個三十分鐘打電話,但你的需求可能和我不一樣。你也可以只在固定的時間接電話,把其他時間打來的電話都轉到語音信箱。這能讓你集中精力完成重要的任務,而不是時不時被別人的電話打斷。

・查郵件。對大多數人來說,這是個大問題。電子郵件已經變得越來越重要,一不小心就可能掌控我們的生活。簡單來說,你只需在每天固定的時間查郵件,就能完成批次處理。我建議每天查兩次,例如上午十點和下午四點。如果你覺得其他時間更合適,也沒問題。千萬不要每天早上第一件事就是查看郵件,不然你就可能被電子郵件纏住,無法完成重要任務。

・外出辦事。把需要走出家門或辦公室才能做的事一口氣搞定。你可以把它們留到一天快結束的時候再做,或把某一天定為「外出辦事日」。

・文書工作。現在,我需要做的文書工作已經不多了(我已經進入了無紙化辦公),但大多數上班族都沒我這麼幸運。如果你有很多文書工作需要處理、填寫或審查,那就一口氣把它們做完,而不是把一整天的時間都花在上面。

・清理收件匣。和查收電子郵件一樣,每天清理一兩次,瀏覽一下收件匣裡的信件,判斷每封信件需要你做什麼事。如果一有信進入收件匣,就急急忙忙去處理,那你肯定會被行程掌控,而不是你掌控行程。在固定時間清理收件匣,一口氣把它清空。

・開會。你可能無法控制開會的時間,但如果可能的話,我建議你找個時間一口氣把會開完,為每次會議制定明確的目標和時限。批次開會能給你留出大塊的時間,讓你有空去做最重要的工作。如果可能的話,盡量避免把所有的事放在同一個會裡開,因為那通常是浪費時間。

・瀏覽網站。如果你像我一樣,需要定期瀏覽某些網站,那麼,與其讓它們干擾你完成重要任務,還不如選個時間一口氣看完。

・做研究。有些工作需要你做研究或閱讀資料,為寫作做準備。如果可能的話,把這些事一口氣做完。

・維護工作。在工作中,有些小任務是我們必須做的。像我這樣的部落客,每天都要查看讀者留言、調整廣告系統、修改網頁代碼,別的工作也有不同的維護任務。這些瑣事雖然不重要,但不做又不行。如果可能的話,留到一天快結束的時候再做。

時間管理的簡單工具

如果時間管理的工具太多、太繁雜,時間管理本身也會變複雜。如果你能遵循上述簡化時間管理的原則,你就不需要用太多工具。

你可以使用下面這些簡單工具:

・日曆。我建議你盡可能保持精簡,不要用昂貴的備忘記事本,也不要用複雜的電腦程式或APP。如果你有幾個預約,不妨就記在牆頭的掛曆上。只要掛曆上有方格,能記下每天的一兩個預約或活動就行。如果還有其他需要標出的事情,例如孩子的足球賽或家長會,你也可以試試簡單的線上日曆,幫你記住重要的事。

・紙本筆記本或文字檔。我建議你準備一本簡單的袖珍筆記本,把所有想到的事都記在上面。你可以寫下自己的「首要任務」,寫下當天需要批次處理的小任務,寫下你的「唯一目標」。如果你只有這個單一工具,就不需要花太多心思。如果你更喜歡記在電腦或手機上,我建議只用最簡單的文字檔。我目前是這麼做的:我創建了一個名為「待辦事項」的文字檔,每當需要記下任務或想法的時候,我就會打開它。文件最上方是我當天的「首要任務」,下面是需要批次處理的小任務,再下面是我突然想到的一些事。這份檔案我每天都整理一次。

書籍介紹

本文摘錄自《少才是力量:簡單高效6大原則》,今周刊出版
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作者:李奧.巴伯塔(Leo Babauta)
譯者:王岑卉

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自我設限!抓住重點!化繁為簡!集中精力!養成習慣!小處著手!

這本書不打算告訴你能做什麼,而是想讓你知道不能做什麼。

它不能教你寫小說、跑馬拉松,也不能教你戒菸。這不是一本介紹做事步驟的操作手冊,而是一本教你簡化生活、抓住重點的指南。它會教你怎麼做才能事半功倍,怎麼做才能透過集中精力實現目標,任何目標都難不倒你。

這本書關注的不是數量,而是品質。
本書旨在教你專注於少量任務,將「少即是多」應用到生活的各個層面。

你將學會

  • 簡化任務,減少手上的工作數量!
  • 減少毫無意義的聯絡通信,減少浪費時間的收發資訊!
  • 排除生活中的干擾,減輕壓力,提高效率!
  • 以「簡化」的巨大力量來實現目標,一次一個,循序漸進!
少才是力量_立體書封
Photo Credit: 今周刊出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:潘柏翰