聽完簡報後如果你只能問一個問題,你該這樣問

聽完簡報後如果你只能問一個問題,你該這樣問
Photo Credit:Derek Bridges @Flickr CC BY 2.0
我們想讓你知道的是

我恍然大悟,原來我們從小到大被訓練的,一直都是如何把話「說得動聽」,而不是如何「說出重點」,所以不論在各種場合,我們都會盡量地把話說得動聽,以免傷人;但在必須決斷的場合,我們卻還是試著先把自身感受說出,而非客觀事實,甚至也不是講出解決方法。

唸給你聽
powered by Cyberon

前陣子,我參加了場講座活動,主題是「麥肯錫顧問教你如何精實地在職涯中創業」。講座的前半段,前美國麥肯錫顧問的主持人除了分享安排本次講座的初衷之外,跟學員們分享麥肯錫的思考方式以及步驟更是令人印象深刻。

但如果只有介紹,其實不如自己買書來看就好。主持人深諳此事,所以在介紹完這些步驟後,安排了模擬的簡報以及提問,讓學員們能夠從實作中得到更深的體會。這個部分由一名講者進行模擬簡報,台下的學員們要把自己當作VC(Venture Capital),針對她的簡報內容提出疑問。

「好的,現在請各組,針對她的簡報進行討論,並提出一個關鍵問題。」主持人在台上對著學員們說著。小組們開始圍成一個個的圈,在輔導員的引導下,開始在有限的時間內進行討論。

討論的過程當中,很有趣的是,可以看出每個人基於不同的背景,所切入的點也都截然不同,有些人提出來的點令大家很有共鳴,也有些人提出來的點,並不是那麼快就能被大家所接受。在激烈的討論下,每一組都產出了好幾個不同的問題,而且每個問題都很有獨到的想法,也很有討論性。在討論的時間即將截止時,小組的輔導員說了一句話,一棒打醒了討論中的每一個成員。

「大家提出的東西都很棒也很有見解,可是剛剛主持人有說,每一組只能問一個關鍵問題。如果只能問一個問題,各位要選哪一個問呢?」輔導員說著。

如果只能說一個重點,你會說什麼?

此時,組員們面面相覷,突然之間不知道該選哪個問題問,每個人提出的問題都有其觀點,如果全部保留,一句話會變得四不像,整段話都是重點,便顯得沒有任何重點。原來一堆重點湊在一起,並不會變成更大的重點,反而會變成一句廢話,這是多麼可怕的事情!

正當我們還在手足無措的時候,鈴聲響起,討論時間結束,主持人請大家開始舉手提問,我們只好選擇先靜觀其變,看其他組的組員如何發問。此時,其他組的組員胸有成竹地舉手,開始闡述自己組內討論出來的觀點。正當大家還在沉浸著在他動人地描述時,主持人突然打斷他,並說:「Start with the key, not the details.」

頓時,我恍然大悟,原來我們從小到大被訓練的,一直都是如何把話「說得動聽」,而不是如何「說出重點」,所以不論在各種場合,我們都會盡量地把話說得動聽,以免傷人;但在必須決斷的場合,我們卻還是試著先把自身感受說出,而非客觀事實,甚至也不是講出解決方法。

看場合,再決定要講得動人,還是講出重點

當然,也不是要大家不論情感只講重點,畢竟在臺灣這個人情味這麼濃厚的國家,只講重點的說話方式總是會讓你比較容易碰到釘子。所以,我們該做的其實是先挑對場合,如果這是個比較感性的場合,你當然可以試著在言談當中,多帶一點點的感性,環境裡面的每個人都是感性的,這樣一來,除了更能融入環境之外,聽眾們也比較能夠接受你的發言。

如果,是像上述的這種場合,主持人都說了要從關鍵開始講起,而不是描述細節了,結果還是拼命地在講自己的感受,那被主持人打斷,其實也不太意外。

簡單三步驟,讓你從不知所云到字字珠璣

職場訓練大師謝文憲憲哥,曾經提出對於簡報的必勝原則,這個原則就是「破題如剪刀,結尾如棒槌」,只要把握這個原則,你發言後,換來的將不會是其他人的白眼,而是對於你言之有物的欽佩。

在這裡以上述的簡報為例,跟大家分享,下次發表看法或發問問題的簡單三步驟:

一、開場破題

「Start with the key, not the details.」我們應該以一句話來破題,並且要直接把關鍵字放在這句話當中,而不是花時間闡述我們的感覺。

【建議範例】「你剛剛提出的市場假說,我有疑問。」
【錯誤範例】「剛剛簡報中有提到,大學生都需要這個東西,可是這吸引不了我啊,我如果是大學生,我也不會喜歡你這個東西,更何況我不是大學生,所以我也不知道你這個東西到底要賣給誰?」

建議範例中,提問者直接點出「市場假說」這個關鍵字,比起錯誤範例裡模糊不清的內容,來得更為直接,也更能讓講者知道,原來問題出在「市場假說」,而不是提問者的「個人喜好」。

二、描述原因

開場破題之後,再來描述你自己的看法,也就是針對「破題那句話」多做闡述。

【建議範例】「剛剛的市場假說中,你設定的目標族群是大學生,那你有針對大學生做過市場調查了嗎?這個部分的數據你並沒有提出來,能否詳細說明?」

從建議範例中,可以看出提問者對於市場假說的疑問,來自於「沒有數據佐證說法,無法接受」,如此提問,講者也更能知道,只要提出數據佐證,就能夠回答這位提問者的問題。

三、呼應破題

闡述了你的看法後,在最後呼應你破題的點,讓聽眾的印象更深刻。如果可以,試著把問題丟回去給對方,讓對方能夠繼續深入發言。

【建議範例】「針對以上的原因,我認為你們的市場假說仍不足以說服在場的VC們,請針對市場假說的部分說明,謝謝。」

透過這樣的簡單三步驟,我們的發言將能夠更精準,時間也更能掌握,透過不斷地練習,相信將來在不同的場合,各位都能夠更侃侃而談、言之有物,從此跟言不及義說掰掰。

Photo Credit:Derek Bridges @Flickr CC BY 2.0

責任編輯:楊士範
核稿編輯:鄭少凡