《專案管理革命》:「專案管理」是自然演進的結果,人類天性的一部分

《專案管理革命》:「專案管理」是自然演進的結果,人類天性的一部分
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我們想讓你知道的是

獵食可被視為人類最早的專案型活動之一,外出為家庭與村莊獵食,是一種有時間和資源限制的活動,充滿風險,有利害關係人在期待成果。當獵食變得更有規律,而且技巧熟稔後,這項活動就從專案變成例行性活動。

文:安東尼奧・尼托-羅德里格茲(Antonio Nieto-Rodriguez)

那什麼是專案管理?

專案管理是一門藝術,也是一門科學,精髓在於成功執行專案。

現今使用的「專案管理」這個名詞出現在20世紀下半葉,主要是二次大戰之後。在此之前,專案是專門、臨時的管理,大多使用非制式的方法與工具。二戰後,重建專案的數量與規模空前,需要組織投入大量資源,才能在既定的截止期限達成目標。政府開始要求企業更精準的估計整個計畫與成本,這些巨型專案(megaproject)需要全方位的管理方法,而非只是遵循直覺的流程。

亨利・甘特(HenryGantt,1861-1919)被視為現代專案管理的開創者,他發展出「甘特圖」(GanttChart),將專案重要步驟的進度時間以視覺化圖表呈現。1930年代最著名的基礎建設專案就使用甘特圖,例如胡佛水壩工程,以及曼哈頓計畫。現在,它已經成為每一位專案經理人工具箱裡必備的工具。

現代專案管理像這樣側重投入面(規劃、估計、成本、時間、範疇、風險管理)的做法一直持續至今;至於產出面(目的、理由、價值、好處、影響、策略與客戶等)的概念,沒有被包含在專案管理最初的定義裡。這種對產出面的忽視,是導致專案管理這門學科遭到區隔與忽視的主要原因之一。過去30年間,各企業執行長工作的重心在主流的管理、領導與策略學等,專案管理根本不在他們的考量之中。

就像專案的定義一樣,專案管理的定義也相當晦澀,一般人難以理解。為求簡單易懂,我偏好這樣定義專案管理:專案管理是幫助人們定義、規劃與成功執行專案的能力、方法與工具

不過,專案管理還有另外兩個要強調的重點。

第一,之前提過,專案管理也有成本,沒有例外。執行各種活動需要加上一層經常費用與監管成本,還需要組織的資源與時間(額外的會議),這些都是成本。根據研究,每個階段的專案管理成本通常占總成本的7-11%;如果再加上其他控管流程,例如外部稽核,專案管理的成本占專案總成本的比重將提高到9-15%。為了把成本控制到最低,小型專案的專案經理通常得兼做專案工作,很難只是擔任專案管理者。中型專案就比較能夠在專案管理上得到相對合理的投資。但是,最大量的專案管理資源應該投資在大型專案上,因為這些專案的複雜程度與風險牽涉的利害關係最大。

組織應該對專案與例行活動(我稱為「經營既有業務」)訂定明確且客觀的標準,雖然,訂定標準的方法也有各種不同的理論,不過我傾向非常務實的看待,因為往往沒有非黑即白的答案。我建議定義一套標準,例如:

  • 專案預算(例如高於50萬美元或歐元)
  • 執行期間(例如介於6∼24個月)
  • 超過五名全職員工或投入時間相等的人力資源投入專案
  • 至少有三個單位、部門與(或)地區受到影響
  • 連結到策略目標

符合前述至少三項標準的專案,應該由專業的專案經理人管理,使用專案管理的流程、工具與方法,也包括風險管理。這些專案還需要訂定正確的治理架構和監督機制,以確保專案順利執行。

前文提過的生技公司訂定一些基本的定義:專案是需要超過500個個人的工作天,以及至少40萬歐元投資的計畫,而且具有跨界的性質。有了這些基本定義,公司得以把原先重要的專案清單從400項減少到只剩25項,然後再排定這25項專案的優先順序,安排適量成員加入,最後專案的執行得到顯著改善。

檢視組織的專案清單時,你應該牢記兩點:

  • 只有符合特定標準的案件才能稱為專案。
  • 對規模與複雜程度夠高的專案進行專案管理。

第二個要強調的重點是,專案管理正朝向專案領導邁進。過去30年,組織漸漸從側重專案與專案管理的硬體技術層面(例如時程、範疇、財務、風險),轉向重視更軟體的層面(例如人員、行為、文化、溝通、變革)。我們將在後面探討執行專案所需的技巧,但是,專案的領導漸漸變得比專案的管理更重要。

專案的演進

檢視專案的演進,有助於了解專案的定義與專案管理這門藝術的演進。從專案的定義可以看出,自從有人類開始,專案就是人類天性的一部分,現今的專案管理是自然演進的結果,在整個人類史上,專案從未缺席。

獵食可被視為人類最早的專案型活動之一,外出為家庭與村莊獵食,是一種有時間和資源限制的活動,充滿風險,有利害關係人在期待成果。當獵食變得更有規律,而且技巧熟稔後,這項活動就從專案變成例行性活動。最早的村莊、城堡、灌溉系統和車輪,全都歷經時日,透過更加成熟的專案心態(projectmentality),才能讓新構想成真。而專案心態得以更趨成熟,則是透過從過去的錯誤中學習,引進新方法。

有兩項重大專案可以說是人類史上最早的大型專案代表,第一項是興建於春秋戰國時代,一直到明朝仍進行大規模修築的長城,為了抵禦外族與其他游牧民族的入侵,這座石牆綿延超過6000公里,至今仍是人類史上最長的建築物。第二項是在大約西元前2560年完工的吉薩大金字塔(the great Pyramid of Giza,又名「古夫金字塔」,是吉薩金字塔群中最大、最古老的金字塔,高度約146.59公尺),興建僅花費20年,用來作為法老王的陵墓,使用230萬塊石灰岩建造,墓室內的巨大花崗岩石塊則是以人力從800多公里遠處搬運過來。建成之後的3800年間,吉薩大金字塔一直是全世界最高的建築物,直到在大約西元1300年左右,這個記錄才被160公尺高的林肯大教堂(LincolnCathedral)超越。

下一代的專案是大型土木工程專案,例如水壩、橋樑、隧道與公路。再下一代則是大型標誌性專案,例如音樂廳(例如雪梨歌劇院)、體育館(例如2014年索契冬季奧運和2008年北京奧運)、博物館(例如古根漢美術館)與摩天大樓。從紐約帝國大廈(EmpireStateBuilding)到杜拜的哈里發塔(BurjKhalifa),我們用專案來挑戰大自然與人類成就的極限。

最傑出的政府與政治領袖幾乎都是專案的倡導人,他們當中有些人推動專案發展地區與國家勾勒並推行長期願景(例如新加坡、深圳、臺灣和杜拜),也有人使用專案帶領國家走出經濟谷底或戰爭(例如冰島、盧安達和阿富汗)。

現在,我們經常談「巨型專案」,這指的是預算超過十億美元的專案35,因為對社區、環境與預算有重大影響而吸引大眾關注。巨型專案的例子包括鐵路、機場、海港、發電廠、石油與天然氣開採、公共建築、航太專案、智慧型城市等。巨型專案的數量愈來愈多,但專案的基礎本質與最佳管理實務仍然相同。

書籍介紹

本文摘錄自《專案管理革命》,天下文化出版
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作者:安東尼奧・尼托-羅德里格茲(Antonio Nieto-Rodriguez)
譯者:李芳齡

企業、社會與人生的所有問題
全都能用專案來解決!!

  • 不論是企業領導人、各階層主管,還是每個上班族,專案管理是AI時代不被機器取代的必備職場技能!

過去十年間,大環境與社會變化速度飛快,徹底顛覆組織的運作以及我們習慣的管理與工作方式。在許多工作都被自動化設備與機器人取代的新世界裡,專案已經成為基本的創造價值模式。

在商業用語中,「專案」已經成為最常出現的關鍵詞,不但生活中的各個層面全都成為專案,而且Amazon、IBM、Nike等大企業全都迫切招攬具備專案管理能力的人才,我們正在目睹專案經濟的崛起。

世界級專案管理思想家尼托─羅德里格茲 25 年來研究與執行各項專案,參與過富通銀行併購荷蘭銀行的專案,也是國際專案管理學會前董事會主席。他研究無數成功與失敗的專案,將傳統複雜難懂的專案管理學問簡化成一套簡單好用的工具:「專案規劃圖」(Project Canvas),幫助職場中的每個人成功執行專案。這包括列出專案中最重要的四大領域:

  • WHY:為何啟動專案?
  • WHO:誰該參與專案?
  • WHAT, HOW & WHEN:專案的內容是什麼?在什麼時間怎麼執行?
  • WHERE:在哪裡執行專案?

任何個人、團隊、組織或國家都可以使用這套工具,避免專案失焦、找不到負責人、拖延或是預算暴增等。只要專案可以成功執行,所有生活與工作、企業與社會的問題,都能夠順利解決,達成目標。

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Photo Credit: 天下文化

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航