經營民宿多困難?光「如何安排房間」就是一大學問

經營民宿多困難?光「如何安排房間」就是一大學問
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我們想讓你知道的是

經營民宿看起來好像就是打點一個自己喜歡的空間,但事實上非常的困難。我們來很實務的討論民宿經營上困難:安排房間。

唸給你聽
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每一個創業領域,都有傳奇般的創業項目,不斷吸引創業者前去冒險,投入大量的資源,想要在迷霧般的市場上,找到成功的聖杯。就如同許多冒險故事一般,在尋寶的過程中需要打很多怪,電影中總是打完足夠的怪物,英雄就可以得到難以想像的財富與榮耀。但現實中的創業者,卻像是被打趴的怪物,帶過的鏡頭連個正面特寫都沒有。創業者總是納悶,明明說好這次換我演英雄的啊?為什麼又被打成狗熊?

「我的夢想,是開一家咖啡店/文創店/民宿......」

這些傳奇創業項目有文創、有機蔬果、咖啡店、APP手機軟體、行程規畫或是直播Youtuber......聽到的都是投入的多,獲利的少。少數能夠撐下去的創業團隊,也覺得經營是很不容易的。

而在旅遊業,我最怕有人跟我說:「我很愛旅遊,出去喜歡住很有感覺的民宿,我以後也要開一間。我要自然無毒對環境友善的綠建築,供應時令餐點,建築風格要是……」通常我在聽到第一句話時,我眼睛就會張大,第二句話就心跳加快、手心冒汗;等到對方說要開民宿,我就立馬拔腿逃跑。

經營民宿這創業題目就像是蛋炒飯,最簡單卻也最難做好。經營民宿看起來好像就是打點一個自己喜歡的空間,但事實上非常的困難。我們來很實務的討論民宿經營上困難:安排房間。

是的,你沒有看錯,我們這篇文章就只是要來講安排房間有多困難。

有房間就接客人,沒有房間就說沒有房間?

咦?安排房間不就只是把日曆拿出來,把房間跟日期對上。有房間就接客人,沒有房間就說沒有房間就好了嗎?

事實上根本不是這樣,如果開民宿是以獲利為目的,就應該要有效利用所有房間,甚至還有另外一個有學問的名稱──排程管理,在研究這個問題。

假設一下我們是民宿老闆,今天接到3通電話,依序有3名客人,都只需要一間房間,需求如下:

  • A客人需要周一與週三的房間
  • B客人需要週二與週三的房間
  • C客人需要周一與周二的房間

如果依照來電順序,我們逐筆紀錄,可以得到以下的圖,那麼我們要滿足這3位客人,我們需要3間房間。

未命名
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我們望著空格,仔細想想......喔喔,不對啊,我們只要移動一下A客人的房間,我們就可以空出一間房間了耶。這樣有多一間房間可以賣,又可以多賺一筆了。

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能夠把所有房間做到最好的安排,是因為我們一次把所有的訂房資訊都取得,事先有機會做到最好的安排,但現實會遇到的挑戰有下面的情況:

  • 訂房發生變動

訂購並不是一次發生,是隨時會有增減,很難事先掌握到所有的訂購資訊。直到客人進來之前,都有可能增加或是取消訂房。住進來的客人,也有可能延長或是縮短住宿時間。

當訂房發生變動時,原本分配的房間都被打亂,必須要重新計算才會有更好的解。而且你也不能對取消的客人生氣,因為他們不知道你花這麼多時間排房間。最重要的是沒有入住的客人,他們都取消了,根本見不到他們啊!

  • 一過午夜12點,空的房間就沒有辦法獲利

房間是一種不可逆的資源,時間一但過了,就像變了心的女朋友,回不來了。製造業的工廠可以先把產品製作出來,放在旁邊當庫存;當有新的訂單,可以先賣之前做好的產品。

飯店的房間就像是灰姑娘,一過午夜12點,如果還沒有賣出去,馬車就變回南瓜,空的房間沒有辦法產生獲利,變成業者額外要負擔房租成本。所以訂房網站,會跟業者簽晚鳥訂房(last minute booking),價差可以是原價的2-5折,為的就是在午夜前售出空房,減少會賠錢的空房間產生。

  • 規模不同,安排的難度就不一樣

房間數越少,安排房間更容易因為訂購數增加而使困難度增加。假設現在小民宿是5間房間,大飯店是100間房間要來安排一個禮拜的訂房,為了要極大化使用房間,就必須要喬來喬去,如同上面的案例,用最少房間來滿足最多客人。

下圖表示的是困難度,Y軸是困難度,X軸是訂購客人的組數,在房間數較少的小民宿,問題可能會在收到7組客人以後可能就會變難,客人組數增加,困難度提升的速度就越高。直到10組客人後,所有房間可能都有安排,或是剩下的空間無法再提供給其他旅客,這時就必須拒絕客人。但對於大飯店來說,10組客人根本連牙縫都塞不滿,根本不是問題。一樣10組客人,規模不同,安排的難度就不一樣。

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避免遇到安排房間困境的方法

只提問題不講解決方法實在太殘忍了,以下是我想到可以讓民宿避免遇到安排房間困境的方法。

  1. 擴大規模,增加房間數,就可以晚一點遇到安排的問題:竹山的民宿,就有推廣過統一訂房中心,民宿業者把房間都給訂房中心安排,這樣無形間就可以擴充房間數,也不用太早擔心房間數量不夠的問題。(當然會衍伸分配客人是否公平的問題)
  2. 拒絕客人,減少變動因素,越少的變化可以讓你越好規劃:客人要求要面山房型,要求提早入住或是延遲退房,一律加價。若客人做出我們好規劃的事情,也可以讓客人有一些好處。例如一次住5晚,5個月前下訂或是一次訂5間房間以上,這種一組客人就可以抵上好幾組客人,是我們最愛的客人,應該想辦法把他留下
  3. 使用浮動報價:當市場需求增加時,就提高房間的收費,所以當你越難安排房間時,也代表你有更好的獲利,在處理的時候心情會比較好。W hotel就是使用浮動報價,不同客人在訂房的時候,價格會依照剩下房間數、預估訂房情況與是否為SPG會員等因素產生不同的價格。這是另一門深厚的學問,如果你對這一主題有興趣的話,可以搜尋關鍵字「動態定價」(dynamic pricing)。

最後要強調一下,本篇文章只著重討論安排房間的困難,這是有客人以後才有的煩惱唷;都還沒講民宿一開始申請執照與通過消防法規的困難呢。下方參考資料中,我有整理一些願意出來分享的民宿經營者的文章,如果你有朋友還想要開民宿,幫他一把,把這篇文章轉給他看吧。如果他民宿已經開始了,就讓我們眼中泛著淚光一起祝福他在驚濤駭浪中找到方向。

參考資料

本文經胖哥哥心理行銷授權刊登,原文刊載於此

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航