《一人創業思考法》:善用「工具」與「機制」,用最快的速度循環PDCA

《一人創業思考法》:善用「工具」與「機制」,用最快的速度循環PDCA
Photo Credit: 未来食堂
我們想讓你知道的是

不管事前計畫得多周全,實際上開始做以後,會發現有很多「當初再多做點XXX就好了」這類的事情。到那種時候,要如何盡早改善就是重點了。

唸給你聽
powered by Cyberon

文:小林世界(Seikai Kobayashi)

【用最快的速度循環PDCA】

可能大家聽不慣「循環PDCA」這個說法,不過如果說成「用最快的速度執行計畫、實行、檢討」的話,應該就會有具體的印象了吧。

〈關於PDCA〉

是一種循環式品質管理流程,藉由重覆的計畫(Plan)・實行(Do)・查核(Check)・改善(Act)的四個階段,持續改善業務的方法。

不管事前計畫得多周全,實際上開始做以後,會發現有很多「當初再多做點XXX就好了」這類的事情。到那種時候,要如何盡早改善就是重點了。

「改善很重要」,大家常常這麼說,可能有人已經聽膩了。但是我這邊想說的,不是那類抽象的題目,而是如何把PDCA 循環納入日常的業務中。只是「覺得很重要」,這樣大家是不會動起來的。做完了每天的例行事務後,要去想著「好吧,來改善吧」也是很累人的。「快點循環PDCA」跟「努力的話一定可以的」,這種精神喊話只是讓人心累而已。

即使發現了「更怎樣做就好了」,但要去實踐是很麻煩的(人類的本質就是好逸惡勞,所以也沒辦法)。

不光只是「想」,為了付諸行動,我會特別留意兩件事。那就是【工具】和【機制】。

  • 用【工具】就可以沒有負擔地改善
  • 用【機制】可以創造出不得不改善的環境
〈工具——使用不會增加負擔,容易變更的東西〉

覺察問題的時候,怎樣可以輕鬆地行動,這是能重覆改善的重點。讓我們採用毫無負擔並能改善(=能變更)的工具吧。

紙膠帶——能輕鬆地重覆黏貼無數次

像我在未來食堂就活用了紙膠帶。紙膠帶是貼了以後能撕下來的膠帶,所以可以重覆貼很多次。貼的位置太高或客人不容易看到時,可以馬上重貼。如果用PDCA循環的例子來思考的話,會是像這樣:

Plan

將傳單貼在這裡的話,客人應該容易看到吧

Do

貼在計畫的地方

Check

貼在這裡,坐在角落的客人好像很難看到

Act

增加傳單,也貼在坐在角落的客人容易看得到的位置

我這樣寫,可能有人會認為「又不是什麼了不起的事」。可是,這邊的重點是:使用紙膠帶。因為使用貼上後還能撕下的弱黏性膠帶,可以常常重貼。如果是用很難撕的膠帶的話,可能會心想「雖然不太對勁,可是算了吧」,所以就會一直貼在同一個地方。這種小事累積下來,就會出現差別了。

比起獨自開發的App,寧願選用主流常用的App

稍微離開餐飲業的主題,我想說說以前我當工程師時很普遍的「工具的選擇方法」。

像是你在要開一間服務性質的公司時,就會遇上要使用既有App的情況。具體來說,就像是要開一間美容沙龍的話,預約時會用到像是日曆App之類的狀況。

這時候,比起使用為了美容業所開發的日曆,我想建議你使用一般的日曆App(像是大多數人使用的Google或Yahoo日曆)。

會這樣說是因為愈是獨家客製化的軟體,愈有可能難以反映一些小修正,結果就是變成不容易看也不好使用的畫面。

譬如說架設網站也是一樣。如果用Facebook 或twitter 等社交工具的話,很容易可以傳遞每天的訊息。可是如果是自己開發的網站,當初網站是請人做的,「這裡想要微調一下」的時候,都需要一一借助他人之手,實在很麻煩。

從維護成本的觀點來看,致力於「如何減少獨自開發」而選用既有的App,在IT業界已是普遍的想法了。

每天在使用這些服務時,自然而然會產生「想再怎樣一點」的察覺。請特別注意要使用不會干擾這種察覺,容易變更的工具吧。

〈機制——創造不得不改善的環境〉

剛才我寫到「人類的本質就是好逸惡勞」。

明明很想偷懶,可是還是靠著氣勢喊著「要改善!要努力!」這樣會累的(我也是這樣)。在每天的例行業務之外要再加上什麼「自主積極」的努力就更辛苦了。

那麼要怎麼辦才好呢?我的方法就是創造不得不改善的【機制】

譬如在未來食堂,有「每日定食」跟「打工換膳」這兩種不得不循環PDCA的做法。

每日定食——「每天」都有新菜單

未來食堂的菜單天天更換,很少做同樣的菜色(大概會隔上兩個月左右才會重複同樣的菜色)。因為每天做不一樣的東西,所以能反省「這次的漢堡排變得有點硬,所以下次的絞肉料理,就放多一些豆腐來調整得軟一點好了」。也就是說,每日定食的形式,是讓料理的PDCA可以很快地循環一輪的機制(當然,硬掉的漢堡排還是可以切成小塊使用,必須因應各種情況盡力盡速地完成臨機應變)。

相對的,一般餐廳大部分的菜單都是固定的,就算只是要改變其中一個菜色都會很麻煩。修訂菜單,重新改變進貨,試作等等,該做的事情會變得非常多。

打工換膳——每天都有新人來

「幫忙五十分鐘就能得到一頓免費餐。只要來過店裡的客人,誰都可以參與」,因為這個機制,不管男女老少,很多人都能來未來食堂幫忙。但也因為如此,發生了從沒想像過的疏失。像是曾經發生過的,比較矮的人拿不到架子上的餐具,或是搞錯了同樣顏色的清潔劑之類的狀況。

對於這些疏失,我們可以想出解決方法,像是「餐具可以改變配置,讓人一看就清楚」「廚房用清潔劑跟餐具用清潔劑,使用不同顏色區分」。

因很多人參加而形成的PDCA循環,我想在任何業種都會有,不過「打工換膳」是一天最多七位「新手」輪流參加的機制,所以經驗值(在PDCA循環裡的Do)的累積速度也會非常地快。PDCA循環跑愈快,改善的速度也愈快,這應該不難想像吧。

每天菜單都會變,所以不得不改善,每天新人都會來的環境下,不把環境或工作手冊也改良到很清楚明確,就會容易混亂。在這樣的【機制】之下,就會創造出不得不改善的情況。

書籍介紹

本文摘錄自《一人創業思考法:東京未來食堂店主不藏私的成功經營法則》,日出出版
*透過以上連結購書,《關鍵評論網》由此所得將全數捐贈聯合勸募

作者:小林世界(Seikai Kobayashi)
譯者:高彩雯

女工程師轉行經營一人食堂,掀起日本餐飲界的新風潮。
看似不可思議的經營方式,仔細分析下來卻又超級合理,
獨自一人也可以成功創業的祕訣,不藏私完全公開。

這間只有12個吧檯座位的「未來食堂」,每一個經營環節都令人驚訝。

每天只提供一種定食,坐上座位後最快三秒就可以吃到。這裡除了店主沒有任何員工,只要來光顧過一次的客人,就可以來打工,幫忙50分鐘的酬勞就是免費的一餐。這一餐也可變成免費餐券,讓有需要的人使用。

這些看似驚人的經營方法,背後其實都是店主小林世界深思熟慮後的最好決定。從籌備時期開始,她就開始寫blog記錄過程,等到實際開店時已經累積一批粉絲。前工程師的理科背景使然,創業計畫書及每月營業額也都公開,完全透明。對打工換膳者來說,這裡已成為自己完成創業及夢想的加油站。

在本書中,店主小林世界將循序漸進以自身經驗與觀察,跳脫餐飲業的框架,提出既實際又具體,適用於各種產業的創業+創意實踐要訣。讓你不再原地踏步、看清盲點、找到開始的方法。

如何將想法具體呈現?
如何確定自己想做的事情是對的?
如何踏出創業的第一步?
創業之後可能面臨什麼問題?

讓夢想成形的「思考」「行動」「持續」三階段,
傳授給你「現在就能開始做」的訣竅。

Step1:思考

  • 深入挖掘「自己想做的事」
  • 拆解「理所當然」
  • 不要將問題和恐懼混淆
  • 不必一定要做到滿分

Step2:執行

  • 學習——徹底學習現有的知識
  • 公布——「做」和「給人看」要成套並行
  • 描繪畫面——能明確地畫出畫面就幾乎是完成了
  • 即刻決斷——決定判斷軸來提高決策速度

Step3:持續

  • 用最快的速度循環PDCA
  • 比起「理所當然」,更優先重視「效率」
  • 就算你勉強自己也沒人會開心
  • 將利潤回饋

小林世界——
「環境不會對你的行動踩煞車。
能對你的行動踩煞車的,只有一個,就是你的心。」

書封_日出出版SB0005一人創業思考法:東京未來食堂店主不藏私的成功經營法則(
Photo Credit: 日出出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:潘柏翰