《所有老闆都看重!上班族必備的工作數字力》:光是把數據換成圖表,就能看出「傾向」與「異常」

《所有老闆都看重!上班族必備的工作數字力》:光是把數據換成圖表,就能看出「傾向」與「異常」
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我們想讓你知道的是

因此,把數據轉換成容易找到「傾向」與「異常」的狀態,再來解讀就可以。若想把數據轉換成容易發現「傾向」與「異常」的狀態,只有一個方法。那就是把數據轉變成圖表。

唸給你聽
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文:深澤真太郎

任何人都能夠讀懂資料

被分發到行銷部門的新人,文科出身,對數字非常不在行,每天都過著艱苦奮戰的日子。有一天,主管這樣提醒他。

主管:「你能說明一下這個資料的內容嗎?」

新人:「好的。這是上個月每天會員註冊的數量。」

主管:「嗯。所以呢?」

新人:「……請問是什麼意思?」

主管:「從這份資料可以看出什麼?」

新人:「啊,嗯……」

主管:「算了。我這樣問好了,從這份資料可以看出什麼趨勢嗎?還是有異常值之類的數字?」

新人:「……」

主管:「還有,資料中雖然有一天的平均註冊人數,但是這個數字要怎麼解釋比較好呢?」

新人:「……」

主管:「你要用自己的方式解讀資料後,再來向我報告才行。」

聽了主管嚴厲而正確的指責,新人啞口無言。

主管:「其實,我也是文科出身的,一開始也非常討厭解讀這類資料的工作。」

新人:「是嗎?」

主管:「以前光是看到Excel表裡面滿滿的數字,我就全身不舒服(苦笑)。」

新人:「這樣啊……」

主管:「其實只要掌握訣竅,任何人都做得來喔。」

新人:「嗯,請務必教我解讀數字的訣竅!」


一、先找出「傾向」與「異常」
  • 我們的生活都被數據包圍

我們的生活半徑一公尺的範圍內,存在著許多數據資料,例如智慧型手機、電腦,或是桌上堆積的資料等,其中應該都存在著龐大的數據資料。

也就是說,我們是在被數據圍繞的情況下工作。

更進一步來說,未來IT的發展也會加速進行吧。我們將處於一個「沒有數據資料就無法做事」的狀態。因此,正確解讀數據,也就是解讀數字的技能就顯得非常重要了。換言之,未來將屬於能夠解讀數字者的時代。

本章將以「解讀數字」為主題,介紹不擅長數字的人也一定能夠運用的訣竅。為了不成為被社會淘汰的商務人士,請確實培養基本技能。

  • 要「Think」而非「Read」

所謂「解讀數字」,若要簡單定義,就是挖掘資訊的行為,也就是「從這個數字可以聯想到……」。光是眼睛盯著會議資料中密密麻麻的數字,稱不上是「解讀數字」。所謂「解讀數字」指「Think」(思考),而非「Read」(閱讀)。

另外,解讀數字的基本動作是透過比較,找出「傾向」與「異常」。數字這種語言的最大特色就是有大小之別,所以要透過比較數字,掌握「傾向」與「異常」,找出「從這個數字可以聯想到……」等資訊。

順帶一提,這裡所謂的「異常」就是指「異常數值」。例如「咦?為什麼只有這個數字這麼大(小)?」

  • 找出「傾向」與「異常」

以下用具體案例來說明。請看下面的表格。假設這是分發到總務部的新人為了檢視某員工的加班時數所使用的數據資料。

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如果是你,能夠從這個長達四週的數據中讀出什麼訊息嗎?

①週一與週二的加班時間多(因為是一週的開始嗎?)
②週三的加班時間少(可能是不加班日制度的關係?)
③只有第三週的週四加班時間異常多(是不是有什麼突發狀況?)

從數據中能解讀到的,大概就是這樣的訊息吧。

這三者的共通點是一定會比較某些數字後,再導出結論。①與②是傾向,③是異常。還有,這三點的( )內就是「從這個數字可以推斷……」的訊息。

看數字→掌握大小→探索「傾向」與「異常」→轉換成資訊

不要只是無意識地用眼睛看數字,請確實意識這幾個步驟,解讀會議資料或Excel表中的數字。這才是「解讀數字」的基本概念。

二、不要就原始資料直接閱讀
  • 沒有人會想看數據多的資料

看著填滿數據的表格讓人倍感壓力。

例如,前一單元所舉的加班時間案例,應該也需要縱橫移動視線觀看數字、比較數字吧。看著表格,你的內心會產生什麼感覺?是否會覺得煩躁不安?

在工作場合中,必須面對比這個表格塞滿更多數據的資料,實在很難讓人對於「解讀數字」產生正面心態。

不過,針對那樣的心態,還是有讀取數字的簡單方法,讓任何人都能夠瞬間解讀數字。

  • 花功夫把數據轉換成圖表

在這裡要不厭其煩地再次強調,「解讀數字」的訣竅是找出「傾向」與「異常」。也就是說,如果找到「傾向」與「異常」,表示「解讀數字」的作業已經完成九成。

因此,把數據轉換成容易找到「傾向」與「異常」的狀態,再來解讀就可以。若想把數據轉換成容易發現「傾向」與「異常」的狀態,只有一個方法。

那就是把數據轉變成圖表。

× 就原始資料閱讀。
〇 先把數據轉變成圖表。

將前一單元提到的加班時間的數據資料轉變成圖表後,就容易看出「傾向」與「異常」。光是這麼做,數據的狀況就可一目瞭然。

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我在民間企業工作時,如果屬下製作寫滿數據的資料,我一定會要求他們把數據「做成圖表」。身為主管的我必須正確讀取屬下呈給我的數字,若想做到這點,就得利用圖表掌握,而不是一個數字一個數字地核對解讀。

  • 擅長分析者的工作術

另外,在指導企業研習課程時我也發現,平常在工作中被視為擅長解讀數字的人,就算無須指示,也有很高比率的人會「先製成圖表再解讀」。

而愈是對數字不敏銳的人,就愈是會放任數字排列得密密麻麻,然後以痛苦的表情努力觀看數字。看到他們的模樣,我總覺得非常遺憾。

  • 「把數據轉換成圖表」是專家也在使用的技巧

各位一定要做到的,就是先把大量的數據資料整理成一目瞭然的狀態,然後再來解讀。

某位數據分析專家也曾經說過「分析時先使用眼睛」。總之,這是專家也會使用的基本技能。

初學者如果能夠學會專家使用的基本技能,其實就已經足夠了。

我再強調一次,把數據轉換成圖表,是任何人在短時間之內都能夠簡單辦到的。請從明天起就開始身體力行吧!

書籍介紹

本文摘錄自《所有老闆都看重!上班族必備的工作數字力:數字力是職場最強武器!文科生也能立即學會的數字思考》,商周出版
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作者:深澤真太郎
譯者:陳美瑛

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  • 工作中會用到的數字基本觀念
  • 有憑有據地說出自己的意見
  • 適度地報告、連繫、討論
  • 讀取、運用數據資料的方法
  • 把複雜的數據資料轉換成圖表

不僅僅是社會新鮮人,同時推薦給正要轉職、剛到職、需要指導晚輩及下屬的中間幹部。透過本書,你可以培養比別人「多一點」的能力!

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Photo Credit: 商周出版

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航