《簡報女王的故事力》:正確使用的投影片就像舞伴一樣,與講者合作無間

《簡報女王的故事力》:正確使用的投影片就像舞伴一樣,與講者合作無間
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像
我們想讓你知道的是

你在簡報中所使用的任何投影片,應該做為舞台設置或背景的一部分,不應該成為訊息唯一的焦點。你才是傳遞訊息的人,不是投影片。人一次只能處理一種進入訊息。他們只會聽你講話,或閱讀你的投影片,沒辦法同時做兩件事。

文:南西.杜爾特(Nancy Duarte)

從你的高塔跳下來吧!

你是否聽過這種簡報:講者看起來超聰明,但你一點也不知道他在說什麼?

多數高度專業化如科學與工程學相關領域,使用的詞彙日新月異,該領域的專家很熟悉這些詞彙,但非該領域者則往往摸不著頭緒。新事物發展迅速,新領域每週衍生大量新術語。如果你是某領域的專家,你不能認為大眾跟你同步。向非專業人士演說時,使用高度專業的術語,不但會阻礙你努力的成果,甚至可能減少你從觀眾那裡獲得的協助,最重要是觀眾聽不懂你在說什麼。你需要調整自己的語言,讓用語跟可能的合作者與資助者產生共鳴。

專家們在掌握新詞彙之前,用的也是普羅大眾的共通語言。但他們鑽進狹小領域的同時,專業術語和行話也隨之而來。就像最初建造巴別塔(Tower of Babel,《舊約聖經》創世記中的故事)的人類一樣。一開始,他們講一致的語言,但由於人類太過驕傲,他們的語言開始混亂,人們也分崩離析。

向廣大的觀眾演說時,你要回到共通且統一的語言,這樣觀眾才不會因混亂而分散。儘管專業術語聽起來聰明(是的,用了不起的聰明才智讓其他人大惑不解),但可能阻礙觀眾接受你的想法,尤其是一群不像你這麼專業的群眾。

用術語說話本身就是懲罰。社會重視的是非內行人才懂、非胡說八道般讓人難以理解的言談。說話說到讓人家聽不懂,不但可能害你丟掉工作,更可能讓你無法施展長才。──卡曼・蓋洛

如果你的想法需要使用特殊術語,你必須有所準備,把這些用語翻譯成外行人也能理解的說法。你必須知道如何轉換、何時轉換專業用語與通用語言。不要選擇觀眾理解詞彙以外的用語。請根據觀眾使用的語言,量身打造你的用語。

偉大的諾貝爾生理學獎得主芭芭拉・麥克林托克(Barbara McClintock)早在1940年代就發現基因負責開啟或關閉生理特徵。然而,由於溝通風格使然,他突破性的研究發表引發各方懷疑,直到1970年代才被完全理解。麥克林托克具有生動的內在願景,以及連珠炮般的表達方式。他常來回跳躍,從微觀察、模式、結論到結果,可能全在一句話內講完。大多數觀眾並未充分準備,也可能懶得努力理解他傾瀉而出的數據。他溝通方式害他的發現被雪藏多年!

術語不僅限於某些專業的職業。許多好的想法消失無蹤,都是因為無法引領自身的組織。同一個組織的不同部門經常使用不同的術語,造成內部理解上的混亂。在一些會議中,縮寫(acronyms)甚至用得比真正的用語還要多。

除非觀眾想理解,否則根本不可能接受你的想法。你想法的價值在別人眼中,不僅是想法本身,更在於你如何溝通這種想法

簡短為上策

簡報會失敗,往往因為訊息太多,而不是太少。不要在觀眾面前炫耀似地發表自己知道該主題的所有資訊,在正確的時刻向特定觀眾分享對的訊息就好。美國已故總統林肯僅用278個單字寫成了他的〈蓋茲堡演說〉,並且在短短兩分鐘內說完。這個演說是史上最短、卻被公認是最偉大的演講之一。

該演講的目的,是為蓋茲堡墓園致詞並悼念美國內戰的亡者。當時的悼詞家一般會講上好幾個小時,但林肯致詞實在結束太快,講完時攝影師還在架設器材,因此未拍下他當時演講的照片。

大多數人甚至不知道林肯不是那天的主講人。主講人之一的愛德華・艾佛特(Edward Everett)將舞台分享給林肯,自己以傳統風格致弔辭,整整花了兩小時讚頌士兵的美德。演講的第二天,林肯收到艾佛特寫的一封短信,稱讚其演講「有力的簡潔與恰當」他說:「如果我兩小時的演講能接近該場合的中心思想,與你兩分鐘內就達成相比,我就該感到高興了。」

林肯有兩小時的時間,卻只花了兩分鐘,這迫使他必須將中心思想講清楚。林肯的演講雖短,仍涵蓋了簡報格式的要素。他探討了現況:指出歷史性的國家價值、當前的戰爭局勢、該集會的目的。他聲稱觀眾不能在該場地奉獻或祝聖,雖然這是他們原本來這裡的目的。他的說法讓觀眾大吃一驚。接著,他提出了行動呼籲:民眾要下定決心不讓亡者白白死去,緊接著描述自由國家的新福祉。

1. 現況

87年前,基於對自由的堅信,以及人皆生而平等的信念,我們的先輩在這片土地上建立了一個新的國家。

當下我們被捲入一場偉大的內戰,考驗著這個國家,以及任何堅信及奉獻於此的國家是否能永續長存。今天,我們在戰爭中的一處大戰場相聚。我們在此把這個戰場的一部分獻給那些為了國家存續而犧牲的人,做為他們的安息之所。我們這麼做是理所當然的。

2. 願景

然而,從更廣泛的意義上,我們已無法奉獻、無法祝聖、無法聖化這塊土地。那些於此奮戰的英勇之士,無論生死,已聖化這塊土地,遠超過我們卑微之力所及。這個世界對我們今天所說的話不會多加留意,也會不長久記憶,但他們所做之事,將長存於世人的記憶中。我們生者應獻身於在此奮戰人們未竟的事業。他們的志業至今已取得偉大的進展。

3. 新福祉

我們應該獻身於眼前未完的大業。從那些已逝的光榮亡者之處,我們應肩負亡者鞠躬盡瘁奮力一戰的理念我們下定決心使他們的血不會白流(行動呼籲)這個國家將在上帝的保佑下,得到新生的自由,這個民有、民治、民享的政府將永世長存。

幫助你保持簡短的方法之一,即為限制發言時間。強迫自己在較短的時間內講完,不得不力求簡潔。如果他們給你一小時的簡報時間,請把目標設定為四十分鐘。時間的限制會逼出清楚的結構,以及過濾縮減的過程,只留下最重要的訊息。

如果我要演講十分鐘,需要準備一星期;如果我要演講十五分鐘,需要準備三天;如果我要演講半個小時,需要準備兩天;如果我要講一個小時,現在就準備好了。──美國第二十八任總統伍德羅・威爾遜(Woodrow Wilson)

擺脫投影片的束縛

你在簡報中所使用的任何投影片,應該做為舞台設置或背景的一部分,不應該成為訊息唯一的焦點。你才是傳遞訊息的人,不是投影片。人一次只能處理一種進入訊息。他們只會聽你講話,或閱讀你的投影片,沒辦法同時做兩件事

當你打開投影片的應用程式來創建新投影片時,程式所提供的預設格式其實適用書面報告。如果你用文字填滿預設的範本,那麼觀眾會需要二十五秒來閱讀投影片。由於他們無法同時閱讀並聽你說話,因此,如果你把四十張投影片乘以二十五秒,觀眾將在你做簡報時閱讀長達十六分鐘以上,完全沒辦法聽你說話。

先規畫好簡報的架構,這樣你就能確保時間不會拖得太長。一個面帶挫折的講者講了五十五分鐘後說:「天啊,時間怎麼過那麼快?我還有四十三張投影片要講,大家撐著點。我會在接下來的五分鐘內把它們講完。」這會讓觀眾坐立難安。如果你在規畫簡報結構時以時間框架為基礎,就能確保在時間限制內講完。

正確的投影片數量應該是多少?簡報的投影片沒有確切的「正確」數量。這取決於講者的傳達與節奏。所以,答案是「你傳達的觀點需要多少張,就用多少張。」好萊塢電影的場景和故事分析人員遵守的原則是,不讓一個場景超過三分鐘,以免觀眾失去興趣。

三分鐘!這還不論觀眾每三分鐘失去興趣的可能性也很高,更糟的是,你沒有好萊塢大片一億美元的預算。由於簡報媒介比電影更靜態,因此不要在同一張投影片上停留超過兩分鐘。另外,頻繁改變視覺效果有助於吸引觀眾的注意力。

大多數的簡報投影片每張都有好幾個重點——這成了文件,不是投影片。如果你選擇每張投影片只放一個想法,那麼你的投影片可能會比一般看到的多,這也沒有關係。

我有一次受邀在某午餐會上演說四十五分鐘。主辦者要求我在三十天前提交投影片,因此我精心編撰訊息、進行排練,然後提交了一百二十八張投影片檔案。

演講的一週前,我接到了主辦者的電話,告訴我演說要縮短到二十分鐘,並請我重新提交投影片。因此,我進行了縮減、重新排練,並把時間控制在二十分鐘。演講當天,主持人提醒我「因為大家喜歡問答的部分,所以要我在四十五分鐘內講完」。我震驚的告訴他,他們已將我的演說縮短至二十分鐘。「不,你有一個小時的時間。我們告訴你二十分鐘,只是因為你的投影片太多了,我們認為你會超時。」我在心裡大喊:「我是靠做簡報混飯吃的!」但我外表上只是笑笑地說,「這樣的話,觀眾會有四十分鐘的問答時間。我希望他們的問題夠多。」

簡報內容的縮減

投影片上的內容密度有範圍限制。觀眾處理訊息的字數以及他們耗費的時間,決定了你創造的是一份密密麻麻的文件,或是投影到螢幕上的真正視覺輔助工具。

你的目標是避免做出投影文件,好好地做一份簡報。只在投影片上放有助於觀眾記住訊息的要素。把大量的短句和正文縮減為一個字。簡化你的投影片,讓觀眾能在不到三秒鐘的時間內消化完。盡可能把文字從投影片上拿下來,放到備忘錄的部分。你想放多少資訊在你的備忘錄都可以。

接著播放投影片時,你眼前的電腦上放出你的備忘錄內容(設置簡報者檢視畫面),把面前的筆記型電腦當成提詞機使用,但你後面投影給觀眾看的是清晰又易於理解的投影片。這樣你就不會出錯了。

簡報女王_p219圖片
Photo Credit: 商業周刊提供

聽了我請大家盡量刪除投影片內容的建議後,許多人的反應是:「但是我老闆希望那些直接向他報告的下屬,都能針對各自的計畫,寄五頁的概要投影片給他。如果我製作文字稀疏的投影片,他可能不明白我們的工作進展。」如果是這樣,老闆要的不是簡報而是文件。因此,你可以盡量把所需的文字塞進該份投影片,讓內容清楚明白。換句話說,你在做簡報時,投影片的文字要盡量少,但在提交文件時,文字就需要詳盡。

被正確使用的投影片,就像舞台上的舞伴一樣,與講者合作無間。一個從這個方向來,一個從那個方向走,二者都為另一方貢獻了舞台的存在感和巧思。不斷配合投影片做練習,直到你跟它們融為一體為止。

書籍介紹

本文摘錄自《簡報女王的故事力!矽谷最有說服力的不敗簡報聖經》,商業周刊出版
*透過以上連結購書,《關鍵評論網》由此所得將全數捐贈聯合勸募

作者:南西.杜爾特(Nancy Duarte)
譯者:毛佩琦

一位被稱為最有說服力的女人
一本被簡報.演講.溝通界封為圭臬的聖經

簡報光靠數據還不夠,沒有「好故事」怎能直擊痛點、讓人印象深刻呢?
讓矽谷最有說服力的人教你──1歲到99歲都聽得懂的說故事技巧。

簡報是與人連結的最強溝通工具,前提是:能運用情感訴求與數據佐證,再加入切合的故事,讓人一聽就懂,甚至永生難忘。

當你有個好點子想分享、當管理者想推進組織改革、當新創者想讓投資人一擲千金,簡報就是最好的救贖,這本書給任何想改變現狀、改變遊戲規則的人。

運用:與人連結的9種共鳴法則╳15大經典案例╳4種動感時刻╳3階段故事架構
不管你的訴說對象是小朋友或風險投資專家,只要掌握本書技巧,跟誰簡報都能成功。

記住!

簡報中,故事不是有說就好,故事更多是精心結合表達力、溝通力、數據力與視覺力……一次到位!所以你一定要學會:

  • 先「與人連結」→觀眾就是現實中的英雄,本書帶你了解英雄的優點,並蒐集英雄背景、他的任務、與簡報內容的關聯性、住在哪裡,到興趣為何,從「人(英雄)」自身出發,一步步引導你產生「有共鳴」的簡報內容。
  • 把內容與想法「過篩」→簡報內容不是越多越好,相反的,越精煉越能帶出核心想法的簡報,讓觀眾聽懂、看懂、被口語傳播出來。只要透過一些小技巧,就能過濾想法、直搗核心。
  • 平衡「情感」與「分析」訴求→本書清楚指出,情感表達與數據分析誰多誰少,並沒有標準答案,真正的重點是:你的英雄是誰?本書用實際案例,帶你參透二者如何才能達到完美平衡。
  • 再設計「故事」張力→經典流傳的文學、神話與電影,都少不了好的故事結構,這就是大家熟知的3幕式,作者分析這種結構的通用公式,只要12個步驟,就能順利踏上英雄的簡報之旅。
  • 不可少的「亮點時刻」→說故事除了好腳本,還要創造亮點時刻,這種做法就像新聞頭條一樣,想不看都不行,旨在讓話題在簡報結束後繼續延燒傳播,讓英雄以行動為你發聲。

本書特色

  1. 一本簡報大全:帶你掌握人事物與空間的連結、想法的生成與篩選、簡報架構、組織核心想法、視覺圖像、聲音節奏、語言對比、內容轉折、故事靈感與架構、投影片與文字傳達、情感與數據與圖表間的平衡……。
  2. 從新認識簡報工具:丟掉簡報技術的大包袱,記住:簡報是溝通工具,扮演與人連結的橋樑。溝通重旨在實踐說服人心,唯有履行9大共鳴法則,才能讓你跟誰簡報都能成功。
  3. 視覺化拆解看得到的簡報術,人人好學好理解:利用「迷你圖」描繪出歷史經典的簡報與演說,清楚看到講者在時間或空間的內容鋪成,了解「刻意」安排的字詞、文句的對比、圖片擺放的巧思,以及強化數據呈現……,講者的努力與小心機處處可見。
  4. 15個傳世經典案例:班傑明.詹德的TED演講、雷根總統的挑戰者號演講、賈伯斯iPhone發表會、布區考克的電影腳本、民權運動領袖馬丁.路德引爆民權運動的演說……,用圖像完整揭露背後的各種迷人技巧。※書中貼心附上QR CODE連結,讓你邊閱讀,邊觀賞名人簡報技巧。
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Photo Credit: 商業周刊

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航