在家工作如何更有效率?七種遠距協作工具經驗與方法分享

我們想讓你知道的是
遠距工作真正的難處,可能不是工具的問題,而是方法與文化的問題。想在家工作,搭配相應工具就可以。但如何把家(或是任何你當作辦公室的私人地方),當成一個真正的辦公室?
最近「遠距工作(Remote Work)」再次成為話題,而且這一次不是因為新鮮潮流,是來自具體的需求。更多企業為了因應可能的疫情變化,開始測試在家上班、遠端合作的工具與方法。
其實,遠距工作真正的難處,可能不是工具的問題,而是方法與文化的問題。
想在家工作,搭配相應工具就可以。但如何把家(或是任何你當作辦公室的私人地方),當成一個真正的辦公室?如何清楚劃分工作與私人的界線?這其實包含了個人的工作習慣,也包含公司如何規劃與管理。
遠距工作有可能有助提高生產力,但也可能更要求每個人的時間管理方法,團隊的專案管理方法。
這篇文章,我想聊聊自己的遠距工作經驗,從工具出發,但也聊聊自己從經驗中反思的一些方法。解決遠距協作時,幾個關鍵的問題:
- 如何無縫銜接辦公室工作?
- 如何進行溝通?
- 如何不需面對面完成更精準的合作?
- 如何建立與掌握工作流程?
一、如何無縫銜接辦公室工具?遠端桌面
如果是要從辦公室型態轉換成遠距工作,首先面臨的問題,是如何離開辦公室後,還可以繼續使用公司電腦才能使用的工具與系統?或是讀取到公司電腦裡的檔案?
一個比較簡單的作法,是利用「遠端桌面」的軟體,從自己的筆電、手機,連到公司辦公桌的電腦,直接操作公司電腦中的軟體或系統。
遠端桌面軟體的選擇,常見的有三種:
不過使用遠端桌面軟體,也要注意安全性的問題,有些公司企業不一定有開放安裝。
另外使用遠端桌面軟體,從自己的電腦連到公司電腦操作,速度、效率上一定會慢半拍,而且往往還可能會慢上許多。
如果公司有開放VPN,那麼要連上公司內部的網路時,例如操作公司內的ERP系統,可以使用公司的VPN。從外部進行連線,這樣操作上會比遠端桌面更順暢一些。

二、如何無縫銜接辦公室資料?同步工作檔案
但是如果公司允許雲端工具(無論是公司內的私有雲,或是像各種雲端硬碟服務),比起操作起來會比較慢的遠端桌面,直接使用雲端同步工具,是無縫銜接辦公室工作更好的選擇。
例如在「Google雲端硬碟」、「Dropbox」中同步檔案:
- 辦公室電腦、自己的筆電,同步一致的檔案狀態。
- 團隊共用雲端硬碟,大家同步分享需要的各種檔案。
- 遠距工作、在家工作,都能隨時開啟自己辦公室做到一半的檔案工作,或是開啟團隊處理到一半的檔案繼續工作。
這樣一來,就不需要一定要到辦公桌上的電腦才能工作。只要在自己的筆電上安裝同步軟體,那麼也可以同步辦公室的檔案。
你可以試試看用「Google備份與同步處理軟體使用兩個月心得」,安裝電腦上的同步軟體,將辦公室電腦的檔案,同步到自己的筆電。
或者,像我自己這幾年的習慣是,連電腦上的同步軟體也不安裝了,因為直接就在純雲端的線上Google雲端硬碟網頁端,完成各種編輯檔案的工作(可參考:新版Google雲端硬碟網頁上線,非用網頁版不可的11個功能)。
這樣一來,遠距工作就變得更簡單,可以在不同電腦無縫銜接各種檔案資料、工具軟體。
![ScreenClip_[6]](https://image1.thenewslens.com/2020/3/z7ys9ztl2foumk38svhztpji5ipr2y.png?auto=compress&q=80&w=150)
三、如何無縫銜接團隊資料?共用的專案資料庫
如果要比前面的檔案雲端同步,再更進階一點點。我的經驗是,遠距工作時如果可以建立一個「團隊專案資料庫」:
- 可以節省那些去找同事要資料的時間。
- 也可以讓團隊執行專案過程的資料更清楚、不遺漏。
因為雲端硬碟上雖然可以共用團隊的檔案,但是檔案還是處在比較零散的狀態,沒辦法根據專案流程排序。
而且除了檔案,專案合作時還會有許多的筆記、註記、郵件、紙張資料需要整理,這些如果可以用一個有條理的方式共用。那麼團隊遠距工作,也能隨時讀取共用的專案資料庫,每個人都能快速找到需要的資料。
建立專案共用資料庫的推薦工具有兩個,他們的邏輯是一致的:「利用專案目錄,建立共用記事本中所有資料的索引,並排出專案資料的順序。」
- Evernote:Evernote整理,應該優先採用目錄清單分類法
- Notion:用Notion整理閱讀學習、研究筆記資料庫,超完整的圖解教學
![ScreenClip_[33]](https://image1.thenewslens.com/2020/3/rg61wpgnz45jyn0gnumz2k631nea01.png?auto=compress&q=80&w=150)
四、如何溝通?文件協同合作的溝通
遠距工作,非常需要溝通。最好的溝通,則是減少無謂的溝通,讓必要的溝通簡單而精準。
我這邊講的,是利用Google文件、Office線上版,多人一起「編輯」文件、試算表、簡報。比單純的檔案同步,還要再更進一步。
即使是在辦公室環境裡面,「協同合作」文件,都可以節省很多郵件往來時間,並且建立更簡單精準、權責明確的工作流程。
而在遠距工作時,因為很多問題不一定是當下可以碰面解決或提醒,利用協同合作,反而可以:
- 每個人即時獲知最新文件狀態。
- 比起每個人同時上線溝通,更重要的是每個人可以非同步工作。在自己有空時更新文件,但其他人都可以獲得更新。
- 在文件上留下精準的合作註解。
- 彼此追蹤文件的處理進度。
工具的教學可以參考:「提高Google Drive文書報告生產力:我常用的G Suite工作技巧」。
也歡迎參考下面這段結合真實故事案例的教學影片:
舉一個我實際經驗過的例子,我曾經跟10個不同作者,一起合作一本書。而且那本書還不是分散的獨立篇章,是每個篇章要結合成統一的系統。這樣的合作,其實就像我們11個人在半年的時間,組成一個團隊一樣。只是我們各自在不同的地方,不可能在同一個辦公室工作。
- 在那一年中,我從來沒有把所有作者找到辦公室一起開會過,而是從頭到尾使用遠距工作的方式。
- 其中最關鍵的,就是利用Google文件上的協同合作。
- 每個人都能看到其他人今天最新的文件進度,並且可以提供註解建議。
- 而我則可以針對每一個人的文件進行潤飾修改。
- 設定好權限,本來感覺是要很多會議的合作,就在大家默默推進文件進度,默默彼此提供建議,加上我在協同合作時進行統籌,順利的完成了。
無論辦公室工作,還是遠距工作,「協同合作文件」都能顯著提升效率。
而當遠距工作時,「協同合作文件」更能讓溝通更即時、更聚焦、更精準。

五、如何溝通?團隊工作流程管理的溝通
遠距工作需要溝通,除了想當然耳的視訊溝通、即時通溝通外,前面也提到了,其實文件協作的溝通流程更能提升效率。
另外還有一種溝通,也是遠距工作必要的,那就是專案、任務進度的溝通。
因為是遠距工作,沒辦法親眼看到每個人的工作狀態,那麼要如何管理好工作進度呢?當然,不是利用視訊會議之類的通訊工具,因為會議中說的進度其實不明確,也沒辦法即時追蹤和更新。
最好的方法,就是要建立團隊工作流程的管理工具。很多可以雲端協作的專案管理工具,其核心的目的,就是讓每個人都能溝通自己的任務交派與進度。
我們可以從三種類型的專案管理工具來選擇:
- Trello:簡潔具體的視覺化看板管理,適合排出專案進度、規劃任務、分配任務,並且追蹤每個工作者的任務完成進度。
- Todoist:可以團隊共用的待辦清單工具,適合拆解、分配、追蹤每個工作者每天完成的行動。
- Google日曆:也可以用來做專案排程,適合讓團隊了解每週專案進度,關鍵的里程碑日期。
其實,就算只是在辦公室工作,這些專案管理工具,也可以幫助我們提升效率。
【一圖看懂】HCG免治馬桶:全新電解除菌水潔淨科技,全方位抗菌守護屁屁

我們想讓你知道的是
居家清潔馬桶,總是讓你覺得繁瑣又疲累嗎?每天如廁的馬桶,清潔及抗菌能力可是比任何其它家具、家電更重要。選擇有效抗菌加上舒適的體驗節能的設計,就能讓你在家放鬆解放的時候,心情也一起上天堂啦!
根據BBC報導,在2010年時,英國舉辦了一次讓民眾選出史上最偉大發明的投票,其中抽水馬桶排行第九名,比引擎還高一名。
作為史上最偉大發明第九名的抽水馬桶,前身可以追溯到西元前的羅馬時代,從只是一個有排水系統的溝槽,到現代化的獨立抽水馬桶,我們觀察到除了科技的進步,以及人們對如廁時舒適度的要求之外,近年來更進化到必須具備可以主動去除病菌、維持整體潔淨的種種設計,畢竟馬桶與生活密切相關,又是與身體親密接觸的家電,要怎麼讓人用得乾淨、舒服又健康,就是身為馬桶的使命。

電解除菌水,加碼抗菌超乾淨
每天都要和屁屁親密接觸的馬桶,清潔之餘還能主動抗菌、杜絕二次污染很重要。HCG免治馬桶的抗菌潔淨科技,與工研院產研合作全球首創電化學除氯技術可以將自來水電解之後,把氯轉化成無害氯離子形成的電解水,在清除污垢的同時,也達到除菌的作用,整個過程都無需使用任何化學藥劑或清潔劑;更棒的是,電解除菌水在一段時間之後,就會自動還原成自來水。乾淨、抗菌、安心、安全,討厭的壞菌不見了,也不會對我們生活的環境帶來更多負擔。
全然的舒適體驗,屁屁最知道
每一次使用馬桶,你都花上多少時間呢?無論時間長短,HCG希望為每一次的如廁體驗,帶來純粹的放鬆和舒適。HCG使用全球唯一可促進微循環之生物能陶瓷材料製成座墊,能放射4-14微米遠紅外線光波,促進人體血液循環,預防久坐之後腿部痠麻。還有聰明的負離子循環除臭,一入座便感應啟動,不用擔心臭味擾人或自擾。
恆溫節能不浪費,對地球好對錢包更好
寒流來襲時,突然接觸到冰冷的馬桶座墊而被嚇一跳的感覺,是許多人的共同經驗。HCG免治貼心暖座功能,一坐下就好溫暖,搭載瞬熱式溫感水洗利用陶瓷瞬間加熱技術有效節能30%,不會因持續加熱浪費能源,也不會為了節能而忽冷忽熱,使用流動活水更為乾淨衛生。讓你在使用馬桶的時候,不管是肌膚接觸到的地方,或者是心裡的感受,都是恰到好處的最佳溫度。
前一陣子,公共廁所要升級成免治馬桶的議題,讓大家紛紛討論起馬桶該有哪些先進設計,才能讓人用起來舒適又安心。其中最多人在乎的,莫過於馬桶的清潔問題,HCG免治馬桶採用抗菌樹脂材質便座,免除衛生隱憂,如座更安心舒適,第二道清潔防護,利用電解除箘水,自主清潔、抗菌,整體材質都通過SGS檢驗測試,有效抗菌程度高達99%,再加上唯一落實全機台灣在地生產製造,不混充國外代工的高保障品質,全方位提升衛生標準、滿足使用者需求的HCG免治馬桶,就是新世代家庭中,守護屁屁的最佳夥伴。