在家工作如何更有效率？七種遠距協作工具經驗與方法分享

最近「遠距工作（Remote Work）」再次成為話題，而且這一次不是因為新鮮潮流，是來自具體的需求。更多企業為了因應可能的疫情變化，開始測試在家上班、遠端合作的工具與方法。

其實，遠距工作真正的難處，可能不是工具的問題，而是方法與文化的問題。

想在家工作，搭配相應工具就可以。但如何把家（或是任何你當作辦公室的私人地方），當成一個真正的辦公室？如何清楚劃分工作與私人的界線？這其實包含了個人的工作習慣，也包含公司如何規劃與管理。

遠距工作有可能有助提高生產力，但也可能更要求每個人的時間管理方法，團隊的專案管理方法。

這篇文章，我想聊聊自己的遠距工作經驗，從工具出發，但也聊聊自己從經驗中反思的一些方法。解決遠距協作時，幾個關鍵的問題：

如何無縫銜接辦公室工作？
如何進行溝通？
如何不需面對面完成更精準的合作？
如何建立與掌握工作流程？

一、如何無縫銜接辦公室工具？遠端桌面

如果是要從辦公室型態轉換成遠距工作，首先面臨的問題，是如何離開辦公室後，還可以繼續使用公司電腦才能使用的工具與系統？或是讀取到公司電腦裡的檔案？

一個比較簡單的作法，是利用「遠端桌面」的軟體，從自己的筆電、手機，連到公司辦公桌的電腦，直接操作公司電腦中的軟體或系統。

遠端桌面軟體的選擇，常見的有三種：

不過使用遠端桌面軟體，也要注意安全性的問題，有些公司企業不一定有開放安裝。

另外使用遠端桌面軟體，從自己的電腦連到公司電腦操作，速度、效率上一定會慢半拍，而且往往還可能會慢上許多。

如果公司有開放VPN，那麼要連上公司內部的網路時，例如操作公司內的ERP系統，可以使用公司的VPN。從外部進行連線，這樣操作上會比遠端桌面更順暢一些。

二、如何無縫銜接辦公室資料？同步工作檔案

但是如果公司允許雲端工具（無論是公司內的私有雲，或是像各種雲端硬碟服務），比起操作起來會比較慢的遠端桌面，直接使用雲端同步工具，是無縫銜接辦公室工作更好的選擇。

例如在「Google雲端硬碟」、「Dropbox」中同步檔案：

辦公室電腦、自己的筆電，同步一致的檔案狀態。
團隊共用雲端硬碟，大家同步分享需要的各種檔案。
遠距工作、在家工作，都能隨時開啟自己辦公室做到一半的檔案工作，或是開啟團隊處理到一半的檔案繼續工作。

這樣一來，就不需要一定要到辦公桌上的電腦才能工作。只要在自己的筆電上安裝同步軟體，那麼也可以同步辦公室的檔案。

你可以試試看用「Google備份與同步處理軟體使用兩個月心得」，安裝電腦上的同步軟體，將辦公室電腦的檔案，同步到自己的筆電。

或者，像我自己這幾年的習慣是，連電腦上的同步軟體也不安裝了，因為直接就在純雲端的線上Google雲端硬碟網頁端，完成各種編輯檔案的工作（可參考：新版Google雲端硬碟網頁上線，非用網頁版不可的11個功能）。

這樣一來，遠距工作就變得更簡單，可以在不同電腦無縫銜接各種檔案資料、工具軟體。

三、如何無縫銜接團隊資料？共用的專案資料庫

如果要比前面的檔案雲端同步，再更進階一點點。我的經驗是，遠距工作時如果可以建立一個「團隊專案資料庫」：

可以節省那些去找同事要資料的時間。
也可以讓團隊執行專案過程的資料更清楚、不遺漏。

因為雲端硬碟上雖然可以共用團隊的檔案，但是檔案還是處在比較零散的狀態，沒辦法根據專案流程排序。

而且除了檔案，專案合作時還會有許多的筆記、註記、郵件、紙張資料需要整理，這些如果可以用一個有條理的方式共用。那麼團隊遠距工作，也能隨時讀取共用的專案資料庫，每個人都能快速找到需要的資料。

建立專案共用資料庫的推薦工具有兩個，他們的邏輯是一致的：「利用專案目錄，建立共用記事本中所有資料的索引，並排出專案資料的順序。」

四、如何溝通？文件協同合作的溝通

遠距工作，非常需要溝通。最好的溝通，則是減少無謂的溝通，讓必要的溝通簡單而精準。

我這邊講的，是利用Google文件、Office線上版，多人一起「編輯」文件、試算表、簡報。比單純的檔案同步，還要再更進一步。

即使是在辦公室環境裡面，「協同合作」文件，都可以節省很多郵件往來時間，並且建立更簡單精準、權責明確的工作流程。

而在遠距工作時，因為很多問題不一定是當下可以碰面解決或提醒，利用協同合作，反而可以：

每個人即時獲知最新文件狀態。
比起每個人同時上線溝通，更重要的是每個人可以非同步工作。在自己有空時更新文件，但其他人都可以獲得更新。
在文件上留下精準的合作註解。
彼此追蹤文件的處理進度。

工具的教學可以參考：「提高Google Drive文書報告生產力：我常用的G Suite工作技巧」。

也歡迎參考下面這段結合真實故事案例的教學影片：

舉一個我實際經驗過的例子，我曾經跟10個不同作者，一起合作一本書。而且那本書還不是分散的獨立篇章，是每個篇章要結合成統一的系統。這樣的合作，其實就像我們11個人在半年的時間，組成一個團隊一樣。只是我們各自在不同的地方，不可能在同一個辦公室工作。

在那一年中，我從來沒有把所有作者找到辦公室一起開會過，而是從頭到尾使用遠距工作的方式。
其中最關鍵的，就是利用Google文件上的協同合作。
每個人都能看到其他人今天最新的文件進度，並且可以提供註解建議。
而我則可以針對每一個人的文件進行潤飾修改。
設定好權限，本來感覺是要很多會議的合作，就在大家默默推進文件進度，默默彼此提供建議，加上我在協同合作時進行統籌，順利的完成了。

無論辦公室工作，還是遠距工作，「協同合作文件」都能顯著提升效率。

而當遠距工作時，「協同合作文件」更能讓溝通更即時、更聚焦、更精準。

五、如何溝通？團隊工作流程管理的溝通

遠距工作需要溝通，除了想當然耳的視訊溝通、即時通溝通外，前面也提到了，其實文件協作的溝通流程更能提升效率。

另外還有一種溝通，也是遠距工作必要的，那就是專案、任務進度的溝通。

因為是遠距工作，沒辦法親眼看到每個人的工作狀態，那麼要如何管理好工作進度呢？當然，不是利用視訊會議之類的通訊工具，因為會議中說的進度其實不明確，也沒辦法即時追蹤和更新。

最好的方法，就是要建立團隊工作流程的管理工具。很多可以雲端協作的專案管理工具，其核心的目的，就是讓每個人都能溝通自己的任務交派與進度。

我們可以從三種類型的專案管理工具來選擇：

Trello：簡潔具體的視覺化看板管理，適合排出專案進度、規劃任務、分配任務，並且追蹤每個工作者的任務完成進度。
- 教學：Trello拆解專案7個步驟教學，把目標規劃到容易高效率執行
Todoist：可以團隊共用的待辦清單工具，適合拆解、分配、追蹤每個工作者每天完成的行動。
- 教學：Todoist用簡潔清單、快速管理，幫你完成偉大的任務
Google日曆：也可以用來做專案排程，適合讓團隊了解每週專案進度，關鍵的里程碑日期。
- 教學：最簡單的專案管理工具：Google日曆，專案團隊應用實例教學

其實，就算只是在辦公室工作，這些專案管理工具，也可以幫助我們提升效率。

但是尤其在遠距工作時，如何分配、管理每個合作者的任務與進度呢？這時候一個共用的、協作的專案管理工具，就能讓事半功倍。

六、如何溝通？遠距視訊會議的溝通

但也有時候，確實需要直接進行語音交談，或是直接「面對面」，不只是要迅速的討論解決一些重要問題，也可以增進團隊的情感。

工具上，這個問題其實很好解決。不過真正的問題是，兩個人的視訊會議很簡單，但三個人以上的視訊會議，如何讓每個人保持在討論狀態，就是一個難題了。因為不是在真正的同一個會議室，雖然在鏡頭前，但其實每個人所處的環境可能都有很多干擾，或是更容易在不是輪到他討論時分心。

我之前那個跟十個作者一起寫一本書的過程中，就有遇到視訊會議時，一開始沒有這樣的經驗，每個人慢慢討論，結果其他人很快地就不在狀態，甚至離開鏡頭。

這時候，視訊會議應該要：

更精準的設定好議程
盡量每個議題都是簡短具體
目的只是尋求答案
讓大家真的都可參與

這樣的視訊會議才有意義。其實，開任何會議，這都是必要的邏輯。但遠距視訊會議時，又更為重要。（可參考：高效能會議的七個習慣，不能只是開會前準備資料而已）

那麼，視訊會議有什麼工具呢？因為選擇真的很多，就分享兩個就好：

Zoom：效能、功能都是目前很好的選擇。
- 教學：Zoom免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學
Google Hangouts或Meet：
- 教學：Google Hangouts推出網頁版

七、如何溝通？團隊即時通溝通工具

除了要面對面的音訊、視訊會議外，還是需要有一個隨時可以討論些小問題，同事之間需要的問答，甚至閒聊的「即時通」系統。這樣的系統其實也很多選擇。

特別適合辦公室即時通的專業選擇，可以讓團隊打造多條溝通頻道，滿足不同溝通需求，並且溝通資料長期保存，還能在溝通中串聯前述的各種協同合作工具。這樣的選擇有：

但是如果想從目前大家已經在使用的即時通，建立團隊遠距工作時的溝通管道，其實也是可以的，只要理解一些管理的技巧即可：

結論

以上分享我自己和不同團隊、不同合作者，執行過遠距工作（合作）的過程中，自己嘗試過的工具，以及相關的經驗心得分享。

遠距工作如何更有效率？先解決辦公室檔案同步、在家可工作的環境問題，這是基本需求。然後視訊會議、團隊即時通，這是辦公室會議的折衷轉換。

但要進一步提升遠距工作的效率，我的經驗是，關鍵則是在於：

有效的協同合作方式：不在辦公室，也能知道對方的問題，並且能提供協助
有效的進度追蹤：專案進度的管理

提供大家參考。有興趣的朋友，或許還可參考我多年前寫過的這篇：「取代郵件即時通溝通，6個雲端協同合作案例幫你提升職場效率」。

本文經電腦玩物授權刊登，原文刊載於此

責任編輯：朱家儀
核稿編輯：翁世航

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在家工作如何更有效率？七種遠距協作工具經驗與方法分享