在家工作如何更有效率?七種遠距協作工具經驗與方法分享

在家工作如何更有效率?七種遠距協作工具經驗與方法分享
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我們想讓你知道的是

遠距工作真正的難處,可能不是工具的問題,而是方法與文化的問題。想在家工作,搭配相應工具就可以。但如何把家(或是任何你當作辦公室的私人地方),當成一個真正的辦公室?

最近「遠距工作(Remote Work)」再次成為話題,而且這一次不是因為新鮮潮流,是來自具體的需求。更多企業為了因應可能的疫情變化,開始測試在家上班、遠端合作的工具與方法。

其實,遠距工作真正的難處,可能不是工具的問題,而是方法與文化的問題。

想在家工作,搭配相應工具就可以。但如何把家(或是任何你當作辦公室的私人地方),當成一個真正的辦公室?如何清楚劃分工作與私人的界線?這其實包含了個人的工作習慣,也包含公司如何規劃與管理。

遠距工作有可能有助提高生產力,但也可能更要求每個人的時間管理方法,團隊的專案管理方法

這篇文章,我想聊聊自己的遠距工作經驗,從工具出發,但也聊聊自己從經驗中反思的一些方法。解決遠距協作時,幾個關鍵的問題:

  • 如何無縫銜接辦公室工作?
  • 如何進行溝通?
  • 如何不需面對面完成更精準的合作?
  • 如何建立與掌握工作流程?
一、如何無縫銜接辦公室工具?遠端桌面

如果是要從辦公室型態轉換成遠距工作,首先面臨的問題,是如何離開辦公室後,還可以繼續使用公司電腦才能使用的工具與系統?或是讀取到公司電腦裡的檔案?

一個比較簡單的作法,是利用「遠端桌面」的軟體,從自己的筆電、手機,連到公司辦公桌的電腦,直接操作公司電腦中的軟體或系統。

遠端桌面軟體的選擇,常見的有三種:

不過使用遠端桌面軟體,也要注意安全性的問題,有些公司企業不一定有開放安裝。

另外使用遠端桌面軟體,從自己的電腦連到公司電腦操作,速度、效率上一定會慢半拍,而且往往還可能會慢上許多。

如果公司有開放VPN,那麼要連上公司內部的網路時,例如操作公司內的ERP系統,可以使用公司的VPN。從外部進行連線,這樣操作上會比遠端桌面更順暢一些。

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二、如何無縫銜接辦公室資料?同步工作檔案

但是如果公司允許雲端工具(無論是公司內的私有雲,或是像各種雲端硬碟服務),比起操作起來會比較慢的遠端桌面,直接使用雲端同步工具,是無縫銜接辦公室工作更好的選擇。

例如在「Google雲端硬碟」、「Dropbox」中同步檔案:

  • 辦公室電腦、自己的筆電,同步一致的檔案狀態。
  • 團隊共用雲端硬碟,大家同步分享需要的各種檔案。
  • 遠距工作、在家工作,都能隨時開啟自己辦公室做到一半的檔案工作,或是開啟團隊處理到一半的檔案繼續工作。

這樣一來,就不需要一定要到辦公桌上的電腦才能工作。只要在自己的筆電上安裝同步軟體,那麼也可以同步辦公室的檔案。

你可以試試看用「Google備份與同步處理軟體使用兩個月心得」,安裝電腦上的同步軟體,將辦公室電腦的檔案,同步到自己的筆電。

或者,像我自己這幾年的習慣是,連電腦上的同步軟體也不安裝了,因為直接就在純雲端的線上Google雲端硬碟網頁端,完成各種編輯檔案的工作(可參考:新版Google雲端硬碟網頁上線,非用網頁版不可的11個功能)。

這樣一來,遠距工作就變得更簡單,可以在不同電腦無縫銜接各種檔案資料、工具軟體。

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三、如何無縫銜接團隊資料?共用的專案資料庫

如果要比前面的檔案雲端同步,再更進階一點點。我的經驗是,遠距工作時如果可以建立一個「團隊專案資料庫」:

  • 可以節省那些去找同事要資料的時間。
  • 也可以讓團隊執行專案過程的資料更清楚、不遺漏。

因為雲端硬碟上雖然可以共用團隊的檔案,但是檔案還是處在比較零散的狀態,沒辦法根據專案流程排序。

而且除了檔案,專案合作時還會有許多的筆記、註記、郵件、紙張資料需要整理,這些如果可以用一個有條理的方式共用。那麼團隊遠距工作,也能隨時讀取共用的專案資料庫,每個人都能快速找到需要的資料。

建立專案共用資料庫的推薦工具有兩個,他們的邏輯是一致的:「利用專案目錄,建立共用記事本中所有資料的索引,並排出專案資料的順序。」

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四、如何溝通?文件協同合作的溝通

遠距工作,非常需要溝通。最好的溝通,則是減少無謂的溝通,讓必要的溝通簡單而精準。

我這邊講的,是利用Google文件、Office線上版,多人一起「編輯」文件、試算表、簡報。比單純的檔案同步,還要再更進一步。

即使是在辦公室環境裡面,「協同合作」文件,都可以節省很多郵件往來時間,並且建立更簡單精準、權責明確的工作流程。

而在遠距工作時,因為很多問題不一定是當下可以碰面解決或提醒,利用協同合作,反而可以:

  • 每個人即時獲知最新文件狀態。
  • 比起每個人同時上線溝通,更重要的是每個人可以非同步工作。在自己有空時更新文件,但其他人都可以獲得更新。
  • 在文件上留下精準的合作註解。
  • 彼此追蹤文件的處理進度。

工具的教學可以參考:「提高Google Drive文書報告生產力:我常用的G Suite工作技巧」。

也歡迎參考下面這段結合真實故事案例的教學影片:

舉一個我實際經驗過的例子,我曾經跟10個不同作者,一起合作一本書。而且那本書還不是分散的獨立篇章,是每個篇章要結合成統一的系統。這樣的合作,其實就像我們11個人在半年的時間,組成一個團隊一樣。只是我們各自在不同的地方,不可能在同一個辦公室工作。

  • 在那一年中,我從來沒有把所有作者找到辦公室一起開會過,而是從頭到尾使用遠距工作的方式。
  • 其中最關鍵的,就是利用Google文件上的協同合作。
  • 每個人都能看到其他人今天最新的文件進度,並且可以提供註解建議。
  • 而我則可以針對每一個人的文件進行潤飾修改。
  • 設定好權限,本來感覺是要很多會議的合作,就在大家默默推進文件進度,默默彼此提供建議,加上我在協同合作時進行統籌,順利的完成了。

無論辦公室工作,還是遠距工作,「協同合作文件」都能顯著提升效率。

而當遠距工作時,「協同合作文件」更能讓溝通更即時、更聚焦、更精準。

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五、如何溝通?團隊工作流程管理的溝通

遠距工作需要溝通,除了想當然耳的視訊溝通、即時通溝通外,前面也提到了,其實文件協作的溝通流程更能提升效率。

另外還有一種溝通,也是遠距工作必要的,那就是專案、任務進度的溝通。

因為是遠距工作,沒辦法親眼看到每個人的工作狀態,那麼要如何管理好工作進度呢?當然,不是利用視訊會議之類的通訊工具,因為會議中說的進度其實不明確,也沒辦法即時追蹤和更新。

最好的方法,就是要建立團隊工作流程的管理工具。很多可以雲端協作的專案管理工具,其核心的目的,就是讓每個人都能溝通自己的任務交派與進度。

我們可以從三種類型的專案管理工具來選擇:

其實,就算只是在辦公室工作,這些專案管理工具,也可以幫助我們提升效率。

但是尤其在遠距工作時,如何分配、管理每個合作者的任務與進度呢?這時候一個共用的、協作的專案管理工具,就能讓事半功倍。

六、如何溝通?遠距視訊會議的溝通

但也有時候,確實需要直接進行語音交談,或是直接「面對面」,不只是要迅速的討論解決一些重要問題,也可以增進團隊的情感。

工具上,這個問題其實很好解決。不過真正的問題是,兩個人的視訊會議很簡單,但三個人以上的視訊會議,如何讓每個人保持在討論狀態,就是一個難題了。因為不是在真正的同一個會議室,雖然在鏡頭前,但其實每個人所處的環境可能都有很多干擾,或是更容易在不是輪到他討論時分心。

我之前那個跟十個作者一起寫一本書的過程中,就有遇到視訊會議時,一開始沒有這樣的經驗,每個人慢慢討論,結果其他人很快地就不在狀態,甚至離開鏡頭。

這時候,視訊會議應該要:

  • 更精準的設定好議程
  • 盡量每個議題都是簡短具體
  • 目的只是尋求答案
  • 讓大家真的都可參與

這樣的視訊會議才有意義。其實,開任何會議,這都是必要的邏輯。但遠距視訊會議時,又更為重要。(可參考:高效能會議的七個習慣,不能只是開會前準備資料而已

那麼,視訊會議有什麼工具呢?因為選擇真的很多,就分享兩個就好:

七、如何溝通?團隊即時通溝通工具

除了要面對面的音訊、視訊會議外,還是需要有一個隨時可以討論些小問題,同事之間需要的問答,甚至閒聊的「即時通」系統。這樣的系統其實也很多選擇。

特別適合辦公室即時通的專業選擇,可以讓團隊打造多條溝通頻道,滿足不同溝通需求,並且溝通資料長期保存,還能在溝通中串聯前述的各種協同合作工具。這樣的選擇有:

但是如果想從目前大家已經在使用的即時通,建立團隊遠距工作時的溝通管道,其實也是可以的,只要理解一些管理的技巧即可:

結論

以上分享我自己和不同團隊、不同合作者,執行過遠距工作(合作)的過程中,自己嘗試過的工具,以及相關的經驗心得分享。

遠距工作如何更有效率?先解決辦公室檔案同步、在家可工作的環境問題,這是基本需求。然後視訊會議、團隊即時通,這是辦公室會議的折衷轉換。

但要進一步提升遠距工作的效率,我的經驗是,關鍵則是在於:

  • 有效的協同合作方式:不在辦公室,也能知道對方的問題,並且能提供協助
  • 有效的進度追蹤:專案進度的管理

提供大家參考。有興趣的朋友,或許還可參考我多年前寫過的這篇:「取代郵件即時通溝通,6個雲端協同合作案例幫你提升職場效率」。

本文經電腦玩物授權刊登,原文刊載於此

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航