工作的LINE群組太多太雜,一直「賴賴賴」反而影響上班專注力?

工作的LINE群組太多太雜,一直「賴賴賴」反而影響上班專注力?
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我們想讓你知道的是

公私分明聽起來很理想化,但事實上重要性比你想像更重要。當同時有50的私人與工作群組時,怎麼知道哪個是重要訊息?每條訊息都看的結果是注意力分散,形成「LINE 群疲乏」後根本不想點開來看了。

文:JANDI 曹凱閔

LINE是個好東西,但是錯誤使用會要命!

我看大家都有用LINE嘛!何不就互加好友,這樣就省下溝通的時間啦——不具名的老闆

1. 幾乎沒有任何隱私

什麼?老闆要加我通訊好友!那豈不是每天晚上都被吵得不得安寧?即使心中百般的不願意,但老闆畢竟是老闆,還是互換了通訊帳號,腦海中盡是浮現未來被要求做東做西的場景。

最後,在被調侃了一番大頭貼後,老闆要我回到辦公室準備後續追蹤資料,並且用即時通訊傳送給他相關訊息。

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什麼時候連LINE大頭貼也要被管了呢?

2. 容易傳錯群組,收回訊息於事無補

手指飛快地在鍵盤上敲打,眼看時鐘即將下班時間,心情越來越興奮。「啪!完成」按最後一下的Enter鍵,彷彿為了慶祝工作的結束,剩下就是將訊息傳送出去了。

但沒有注意到傳錯群組⋯⋯如果是搞笑的訊息傳到工作群組,那頂多就是被主管責備而已;如果是工作重要訊息傳到私人群組呢?事情就不是這麼容易了,剩下的收回訊息都是於事無補。

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公私群組混雜,傳錯訊息是遲早的事

3. 賴賴賴賴賴賴賴,最後放棄點開看訊息

「賴!賴!」當你急忙點開即時通訊,深怕錯過重要工作訊息時,一張爸媽傳來的長輩圖,真是讓你哭笑不得。

(30秒後)「賴!賴!」你心想又是誰沒事傳來無聊的訊息吧!沒想到竟然是主管的重要緊急訊息,就被你錯過了。

當有超過50個工作群組之後,注意力開始分散,形成「LINE群疲乏」。基本上你也不會每個都點開來看了,搞不清楚哪個重要?哪個不重要?乾脆都不要看,反正重要的事情會有人打電話過來。

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公私分明的核心:工作專注力

公私分明聽起來很理想化,但事實上重要性比你想像更重要,因為這不單單只是分開「工作」與「生活」,核心在於:能不能專注在工作上?

如果說一個企業中什麼是最寶貴的資源?答案可能有資金、人才、技術、市場,但是時間稀缺更是所有企業的痛。如果說放在工作成員的身上,最寶貴的資源就是工作專注力。

成功的企業都知道,幫助員工集中專注力,是最重要的事情。

在數位時代中,企業通常會利用不同工作方式、不同工具協助集中專注力。以下分享幾種方法提升工作群組管理。

1. 製作完整且詳盡的工作群組規則

包含不能傳送負面資訊、不能下班發訊息、不能臨時變更行程、不能使用貼圖、不能匿名或修改帳號名稱、不能發送過長或過短訊息等等,但要注意的是,規則再細也沒辦法完整適用所有狀況,最常遇到的問題就是太多規則。

2. 使用適合工作情境的輔助工具

說到底LINE畢竟不是為工作設計的,遇到管理問題也無可厚非,台灣企業通常會選用Trello、JANDI、Asana、Evernote來協助溝通和協作。一個好的工具,會讓員工有截然不同的感受,因為他們知道來到這裡就是為了工作,專注力會自然提升起來,公私分明的效果非常明顯。

3. 尊重個人的習慣改變工作模式

改變工作模式是三者中最難的,但長期來說是效果最好的。最常見的工作模式調整包含遠距工作、提高自由接案的比例等。需要注意的是,最大的困難不僅是管理方式的徹底改變,還有員工既有習慣的變革,絕對不建議沒有決心的企業輕易嘗試。

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本文經YOTTA線上學習平台授權刊登,原文發表於此

責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航