當你與同事良性深度「分享」,就能減少最花時間的「溝通」

當你與同事良性深度「分享」,就能減少最花時間的「溝通」
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像
我們想讓你知道的是

反覆交待,來回確認,就是要確保彼此有一樣的認知,但如果我們平時就多訓練自己和組員對問題的思考深度,透過寫作或是特別規劃的一些活動來共享觀點,你會發現許多溝通變得事半功倍,甚至會不太需要。

文:SharpWriter

每週一個管理主題討論

部門最近一個很大的變動,就是和另一個部門的技術單位做了整併。人數頓時多了一倍出來,整個部內幹部的培訓也正式進入制度化的階段。人數變多向來不是一件好事,但沒辦法,既來之則安之吧。經過一陣子的內部討論後,有一項新的內訓活動就這麼出來了:每週的一個管理主題討論。

對很多人來說或許是個苦差事,但對我而言倒不是件壞事,它是一個有效地把我腦內的知識給拉出來好好整理一輪的機會,當作寫作主題。反正橫豎我都是要準備好要講什麼,那倒不如就跟準備最正式的簡報那樣:直接寫成一篇。

和組員的溝通與分享

這週的討論主題是:和組員的溝通與分享

講溝通的書很多。和上司的溝通首重簡潔明瞭,還要小心不能功高蓋主。和下屬的溝通就要著重指令明確,沒有模糊空間,還要小心不能滲入情緒發言。看來看去都是這些理論及故事,實在沒什麼好寫的。「分享」呢?這倒是一個較少資料探討的主題。而且由於部門人數雖然多,但組別也不少,導致每個組的人數都不多,多一點十個以上,少一點五個左右。所以組長和組員的關係雖有職務上的高低之分,但關係上其實就和同伴沒太大差異,只是大家面對的任務不同。

以「分享」為主的文化,不但是部門的重點文化之一,更是「溝通」的一道很好的潤滑劑。良性的分享,就會讓彼此的關係融洽的像街坊鄰居一樣,我跟你借一根蔥,你跟我借一下油,你跟我說說資料庫程式設計的難處,我跟你聊聊遊戲設計上優化的痛苦。若大家就像一家人那樣能隨意聊聊,哪有什麼「溝通」的問題呢?

這裡不提那些很「落漆」的長輩。對年輕人來說,長輩的價值究竟是什麼?有房有車有錢(對啦,不要歪樓啦)?我相信大部分的年輕人,甚至是我們這一代中年人都可以很理智的說出正確答案:人生閱歷。我們需要看書,也就是因為要擴充自身經驗的不足,也正是人類能統治這個星球的根本原因。

今天我們居於上位,能夠指派你的組員去執行任務,也就是我們的經歷受到肯定,我們的經驗有那個價值,而不是我們擁有什麼別人做不到的特別能力。你以前會做的那些事情,現在有一卡車的網頁在教讀者怎麼做,有看不完的YouTube影片在做給讀者看。什麼RayTracing,什麼Deep Learning,還有什麼最新的技術是你沒資料可以看,沒環境可以試的(那些沒開源的不算)?你腦內的知識既沒有數量上的優勢,更沒有速度上的優勢,那你打算拿什麼東西,出來跟你的組員「分享」呢?

現在是知識深度決定競爭優勢的時代,你的經驗就是能挖出深度的那把鏟子,你的積極態度就是那隻把鏟子踩下去的腳。

Business financial, accountant discussing with partner are meeting to audit finance planning sales to meet targets set in next year. stock market concept.
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像
你能分享的,都不是網路上容易找到的

現在我不參與實作層面的工作了,但怎麼去找出解法的本領還是不錯的。從Non-OS的環境開始開發遊戲,一度以Linux做為主桌面系統來作業,我的系統知識及腳本開發能力,有時還會派上用場幫組員解決問題;對整合開發環境(IDE)的熟悉,可以很快的幫他們找到一些小功能,讓他們寫code的時候,可以更有效率,更快的實作;他們在陌生領域study的時候,不曉得要怎麼找到難度適中的資料,或是一些重要的評估比較,我長年訓練下來的「下關鍵字」經驗累積,往往能更精準,更有效的找到他們想找的東西(其實這有點像中醫師開藥方......);面對用戶一些很奇葩的要求時,曾經是用戶的我,可以很快的換位思考,他們背後的需求可能在哪裡,解釋給我的組員聽。

做為這些組員們的領導者,你必須把他們的問題帶到自己身上去想。注意哦,只是去想,而不是去做。如果是你,你打算怎麼解它?你會去哪裡找資源?組員的解法會有後遺症嗎?他們寫出來的東西用戶看得懂,知道怎麼用嗎?你在你的領域中打滾許久,所累積出來的當然不是「知識」的堆疊而已,而是垂直整合的珍貴經驗,都不是網路找得到的。

你怎麼「分享」,會決定你們怎麼「溝通」

雖然我不太寫code了,但現在我更積極的在寫作。就像現在這樣,把腦中散落在各處的經驗,在腦中繪製出一個2D或3D的圖像組織起來,最終用線性的型式寫出來。在我們的任務追蹤系統中,在我們的文件管理系統中,不時可看到我或是我的組員,把解決問題中得到的結論或是參考資料寫上去。我們當然也有很多直接當面溝通的討論,但「寫作」一直是一個能夠「分享」的管道,也是唯一能把點,線,面都全面想透的唯一過程。

有些規模較大的產品,若是在以前,可能就是會隨便簡單想想,多開幾次會,然後就邊做邊改(邊加班)。但現在我嘗試以身作則,把「規劃」這件事,透過寫作將規格給具像化。寫得很細,但會辦簡報,簡潔明瞭的跟大家講重點。我們在簡報中會有討論(次數不多,因為很多事情在「寫「的過程就會想完),但討論的品質很好,不會發散或走山。

和許多企業的CEO或是創辦人相同,我也跟他們學習,把整個組織想前進的方向,理由以及我看到的市場變化寫成「內部信」給他們。我們每天開早會,不時也會有實作需要討論,但我仍一直以寫作的方式,保有對他們工作上的「深度」參與。我會寫上他們目前完成了什麼成果,遇到了什麼問題,在等待什麼資源,獲得了什麼know-how。有時我會看到組員一些很驚豔的成果,我就貼個「讚」上去,有時我對他們完成任務的描述不是很滿意,我會把我的問題貼上去,也請他們把解答補上去。

Multi ethnic group of happy friends drinking coffee in paper cups together in cozy cafe, diverse multiracial african and caucasian young people talking sharing table having fun at coffeehouse meeting
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

和直接走過去「說一聲」有什麼不同呢?用說的不是比較快嗎?不同的就是深度。是你和組員「深度」思考,「深度」溝通的分享,不是「說一聲」這種很容易流失在訊息轟炸下的交流。

我當然是推薦用寫作的方式來執行深度的良性溝通,好處多多又沒副作用。但若是你真的在這方面很苦手的話,許多書也推薦了其他的方法。像是中午約出來一起吃個飯,晚上約去喝個小酒,吃個熱炒。健康一點的可以來跑步或爬山,速效一點的就在上班的時候約出來在梯廳或會議室喝個咖啡就行了。這些都是「型式」,都是「活動」,最終進行的重點都是「聊聊」,你要準備的內容大方向是不變的:

你的經驗能不能給他們更深的見解?你的積極態度能不能給他們一個行動的榜樣?你打算跟他們分享些什麼?這些就是你和他們會有的「溝通」品質。

一開始提到「溝通」,不管是對上還是對下,最重要的就是清楚。很多時候我們花了許多的心力,反覆交待,來回確認,就是要確保彼此有一樣的認知。這些是日常工作必要注意的,是重要的。但若是我們平時就多訓練自己和組員對問題的思考深度,透過寫作或是特別規劃的一些活動來共享觀點,你會發現許多溝通就會變得事半功倍,甚至會變得不太需要,因為他們會越來越跟得上你的要求,而這就是我們最終的目標。

本文經《方格子》授權轉載,原文發表於此

延伸閱讀

責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航