當你與同事良性深度「分享」,就能減少最花時間的「溝通」

當你與同事良性深度「分享」,就能減少最花時間的「溝通」
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像

我們想讓你知道的是

反覆交待,來回確認,就是要確保彼此有一樣的認知,但如果我們平時就多訓練自己和組員對問題的思考深度,透過寫作或是特別規劃的一些活動來共享觀點,你會發現許多溝通變得事半功倍,甚至會不太需要。

文:SharpWriter

每週一個管理主題討論

部門最近一個很大的變動,就是和另一個部門的技術單位做了整併。人數頓時多了一倍出來,整個部內幹部的培訓也正式進入制度化的階段。人數變多向來不是一件好事,但沒辦法,既來之則安之吧。經過一陣子的內部討論後,有一項新的內訓活動就這麼出來了:每週的一個管理主題討論。

對很多人來說或許是個苦差事,但對我而言倒不是件壞事,它是一個有效地把我腦內的知識給拉出來好好整理一輪的機會,當作寫作主題。反正橫豎我都是要準備好要講什麼,那倒不如就跟準備最正式的簡報那樣:直接寫成一篇。

和組員的溝通與分享

這週的討論主題是:和組員的溝通與分享

講溝通的書很多。和上司的溝通首重簡潔明瞭,還要小心不能功高蓋主。和下屬的溝通就要著重指令明確,沒有模糊空間,還要小心不能滲入情緒發言。看來看去都是這些理論及故事,實在沒什麼好寫的。「分享」呢?這倒是一個較少資料探討的主題。而且由於部門人數雖然多,但組別也不少,導致每個組的人數都不多,多一點十個以上,少一點五個左右。所以組長和組員的關係雖有職務上的高低之分,但關係上其實就和同伴沒太大差異,只是大家面對的任務不同。

以「分享」為主的文化,不但是部門的重點文化之一,更是「溝通」的一道很好的潤滑劑。良性的分享,就會讓彼此的關係融洽的像街坊鄰居一樣,我跟你借一根蔥,你跟我借一下油,你跟我說說資料庫程式設計的難處,我跟你聊聊遊戲設計上優化的痛苦。若大家就像一家人那樣能隨意聊聊,哪有什麼「溝通」的問題呢?

這裡不提那些很「落漆」的長輩。對年輕人來說,長輩的價值究竟是什麼?有房有車有錢(對啦,不要歪樓啦)?我相信大部分的年輕人,甚至是我們這一代中年人都可以很理智的說出正確答案:人生閱歷。我們需要看書,也就是因為要擴充自身經驗的不足,也正是人類能統治這個星球的根本原因。

今天我們居於上位,能夠指派你的組員去執行任務,也就是我們的經歷受到肯定,我們的經驗有那個價值,而不是我們擁有什麼別人做不到的特別能力。你以前會做的那些事情,現在有一卡車的網頁在教讀者怎麼做,有看不完的YouTube影片在做給讀者看。什麼RayTracing,什麼Deep Learning,還有什麼最新的技術是你沒資料可以看,沒環境可以試的(那些沒開源的不算)?你腦內的知識既沒有數量上的優勢,更沒有速度上的優勢,那你打算拿什麼東西,出來跟你的組員「分享」呢?

現在是知識深度決定競爭優勢的時代,你的經驗就是能挖出深度的那把鏟子,你的積極態度就是那隻把鏟子踩下去的腳。

Business financial, accountant discussing with partner are meeting to audit finance planning sales to meet targets set in next year. stock market concept.
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你能分享的,都不是網路上容易找到的

現在我不參與實作層面的工作了,但怎麼去找出解法的本領還是不錯的。從Non-OS的環境開始開發遊戲,一度以Linux做為主桌面系統來作業,我的系統知識及腳本開發能力,有時還會派上用場幫組員解決問題;對整合開發環境(IDE)的熟悉,可以很快的幫他們找到一些小功能,讓他們寫code的時候,可以更有效率,更快的實作;他們在陌生領域study的時候,不曉得要怎麼找到難度適中的資料,或是一些重要的評估比較,我長年訓練下來的「下關鍵字」經驗累積,往往能更精準,更有效的找到他們想找的東西(其實這有點像中醫師開藥方......);面對用戶一些很奇葩的要求時,曾經是用戶的我,可以很快的換位思考,他們背後的需求可能在哪裡,解釋給我的組員聽。

做為這些組員們的領導者,你必須把他們的問題帶到自己身上去想。注意哦,只是去想,而不是去做。如果是你,你打算怎麼解它?你會去哪裡找資源?組員的解法會有後遺症嗎?他們寫出來的東西用戶看得懂,知道怎麼用嗎?你在你的領域中打滾許久,所累積出來的當然不是「知識」的堆疊而已,而是垂直整合的珍貴經驗,都不是網路找得到的。

你怎麼「分享」,會決定你們怎麼「溝通」

雖然我不太寫code了,但現在我更積極的在寫作。就像現在這樣,把腦中散落在各處的經驗,在腦中繪製出一個2D或3D的圖像組織起來,最終用線性的型式寫出來。在我們的任務追蹤系統中,在我們的文件管理系統中,不時可看到我或是我的組員,把解決問題中得到的結論或是參考資料寫上去。我們當然也有很多直接當面溝通的討論,但「寫作」一直是一個能夠「分享」的管道,也是唯一能把點,線,面都全面想透的唯一過程。

有些規模較大的產品,若是在以前,可能就是會隨便簡單想想,多開幾次會,然後就邊做邊改(邊加班)。但現在我嘗試以身作則,把「規劃」這件事,透過寫作將規格給具像化。寫得很細,但會辦簡報,簡潔明瞭的跟大家講重點。我們在簡報中會有討論(次數不多,因為很多事情在「寫「的過程就會想完),但討論的品質很好,不會發散或走山。

和許多企業的CEO或是創辦人相同,我也跟他們學習,把整個組織想前進的方向,理由以及我看到的市場變化寫成「內部信」給他們。我們每天開早會,不時也會有實作需要討論,但我仍一直以寫作的方式,保有對他們工作上的「深度」參與。我會寫上他們目前完成了什麼成果,遇到了什麼問題,在等待什麼資源,獲得了什麼know-how。有時我會看到組員一些很驚豔的成果,我就貼個「讚」上去,有時我對他們完成任務的描述不是很滿意,我會把我的問題貼上去,也請他們把解答補上去。

Multi ethnic group of happy friends drinking coffee in paper cups together in cozy cafe, diverse multiracial african and caucasian young people talking sharing table having fun at coffeehouse meeting
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和直接走過去「說一聲」有什麼不同呢?用說的不是比較快嗎?不同的就是深度。是你和組員「深度」思考,「深度」溝通的分享,不是「說一聲」這種很容易流失在訊息轟炸下的交流。

我當然是推薦用寫作的方式來執行深度的良性溝通,好處多多又沒副作用。但若是你真的在這方面很苦手的話,許多書也推薦了其他的方法。像是中午約出來一起吃個飯,晚上約去喝個小酒,吃個熱炒。健康一點的可以來跑步或爬山,速效一點的就在上班的時候約出來在梯廳或會議室喝個咖啡就行了。這些都是「型式」,都是「活動」,最終進行的重點都是「聊聊」,你要準備的內容大方向是不變的:

你的經驗能不能給他們更深的見解?你的積極態度能不能給他們一個行動的榜樣?你打算跟他們分享些什麼?這些就是你和他們會有的「溝通」品質。

一開始提到「溝通」,不管是對上還是對下,最重要的就是清楚。很多時候我們花了許多的心力,反覆交待,來回確認,就是要確保彼此有一樣的認知。這些是日常工作必要注意的,是重要的。但若是我們平時就多訓練自己和組員對問題的思考深度,透過寫作或是特別規劃的一些活動來共享觀點,你會發現許多溝通就會變得事半功倍,甚至會變得不太需要,因為他們會越來越跟得上你的要求,而這就是我們最終的目標。

本文經《方格子》授權轉載,原文發表於此

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責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航


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難民遷徙的過程中,需要面對茫然未來的巨大壓力,造成心理甚至生理上的問題,因此世界展望會於烏克蘭救援過程成立兒童關懷中心,從遊戲中抒發內心擔憂。
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救援施行:世界展望會人道救援的執行策略

人道救援行動涵蓋甚廣,下至民生物資援助、上至個體關懷照護及社會系統建置,面對如此緊急又錯綜複雜的需求,世界展望會也嚴肅謹慎的對待,從前期評估到後期規劃都有完備的流程,系統性的把關所有環節,並於地方上累積更豐沛的區域網絡及行動量能,張開更多防護網,最後運用專業落實每份跨海祝福,建立關懷世界與孩子的正向循環。

一、漸進式評估與規劃
  首先審視對象於生理、安全、社會等各方面需求的急迫性,擬定不同階段的救援行動。優先項目為「挽救生命」,例如供給糧食飲水補給、遞送生活物資等,滿足難民生理上的基礎需求;接下來則以「陪伴、關懷」為進階項目,例如提供基礎的庇護所收容,或是成立婦女兒童專責關懷中心、教育機構,旨在建置完整的安全及社會生態,給予難民最大的協助。

二、服務團隊在地化
  世界展望會在工作執行時,總是會盡量組織在地的團隊,或與當地且具信譽的非政府組織共同完成,避免因各地不同的語言、文化、風俗民情而產生隔閡,也讓地方上資源及訊息網絡,能以最有效率的方式展開,如此一來才能使資源被誠信且有效的利用。

三、專業規劃與救援
  世界展望會於任何行動前,都會制定明確清楚的工作方向,包含救援目標、執行策略、救援對象數量規模、工作細目等,且前往前線的事工們都必須經過特殊的訓練,學習判別危險及緊急因應措施,如此一來提供當地適切妥當的協助。

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Photo Credit:TNL Brand Studio

重新牽起聯繫:Kindness is a universal language.

除了世界展望會,世上仍有許多人以自身力量,志願投入人道救援的服務。就像來賓張雍在羅馬尼亞邊境認識的當地志工,他們在邊境發放三明治、飲水等物資給滿載烏克蘭難民的遊覽車,但因為羅馬尼亞與烏克蘭的語言並不相通,這讓張雍感到十分好奇:「在援助的過程中不會碰上溝通障礙嗎?」男子搖了搖頭,笑著回答道:「Kindness is a universal language.」。

雖然剛開始並不完全瞭解這句話背後的意義,但經過接著的幾次物資發放,張雍目睹了好幾次相同的畫面──當志工將三明治交到人們手上時,人們的淚水就從眼眶裡泛出。於是我們都懂了,那是某種難以言說的、人與人之間珍貴而無可取代的聯繫。

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關於《國際大風吹|行動講堂》

由《國際大風吹》李漢威、金鐘主持人蔡尚樺聯手主持,每集《國際大風吹|行動講堂》直播節目將邀請重磅來賓,帶大家深入淺出、探討急需人們重視的國際議題,並呼籲各界付出實際行動,向需要幫助的人伸出援手,展開即刻救援。


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