當你與同事良性深度「分享」,就能減少最花時間的「溝通」

當你與同事良性深度「分享」,就能減少最花時間的「溝通」
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我們想讓你知道的是

反覆交待,來回確認,就是要確保彼此有一樣的認知,但如果我們平時就多訓練自己和組員對問題的思考深度,透過寫作或是特別規劃的一些活動來共享觀點,你會發現許多溝通變得事半功倍,甚至會不太需要。

文:SharpWriter

每週一個管理主題討論

部門最近一個很大的變動,就是和另一個部門的技術單位做了整併。人數頓時多了一倍出來,整個部內幹部的培訓也正式進入制度化的階段。人數變多向來不是一件好事,但沒辦法,既來之則安之吧。經過一陣子的內部討論後,有一項新的內訓活動就這麼出來了:每週的一個管理主題討論。

對很多人來說或許是個苦差事,但對我而言倒不是件壞事,它是一個有效地把我腦內的知識給拉出來好好整理一輪的機會,當作寫作主題。反正橫豎我都是要準備好要講什麼,那倒不如就跟準備最正式的簡報那樣:直接寫成一篇。

和組員的溝通與分享

這週的討論主題是:和組員的溝通與分享

講溝通的書很多。和上司的溝通首重簡潔明瞭,還要小心不能功高蓋主。和下屬的溝通就要著重指令明確,沒有模糊空間,還要小心不能滲入情緒發言。看來看去都是這些理論及故事,實在沒什麼好寫的。「分享」呢?這倒是一個較少資料探討的主題。而且由於部門人數雖然多,但組別也不少,導致每個組的人數都不多,多一點十個以上,少一點五個左右。所以組長和組員的關係雖有職務上的高低之分,但關係上其實就和同伴沒太大差異,只是大家面對的任務不同。

以「分享」為主的文化,不但是部門的重點文化之一,更是「溝通」的一道很好的潤滑劑。良性的分享,就會讓彼此的關係融洽的像街坊鄰居一樣,我跟你借一根蔥,你跟我借一下油,你跟我說說資料庫程式設計的難處,我跟你聊聊遊戲設計上優化的痛苦。若大家就像一家人那樣能隨意聊聊,哪有什麼「溝通」的問題呢?

這裡不提那些很「落漆」的長輩。對年輕人來說,長輩的價值究竟是什麼?有房有車有錢(對啦,不要歪樓啦)?我相信大部分的年輕人,甚至是我們這一代中年人都可以很理智的說出正確答案:人生閱歷。我們需要看書,也就是因為要擴充自身經驗的不足,也正是人類能統治這個星球的根本原因。

今天我們居於上位,能夠指派你的組員去執行任務,也就是我們的經歷受到肯定,我們的經驗有那個價值,而不是我們擁有什麼別人做不到的特別能力。你以前會做的那些事情,現在有一卡車的網頁在教讀者怎麼做,有看不完的YouTube影片在做給讀者看。什麼RayTracing,什麼Deep Learning,還有什麼最新的技術是你沒資料可以看,沒環境可以試的(那些沒開源的不算)?你腦內的知識既沒有數量上的優勢,更沒有速度上的優勢,那你打算拿什麼東西,出來跟你的組員「分享」呢?

現在是知識深度決定競爭優勢的時代,你的經驗就是能挖出深度的那把鏟子,你的積極態度就是那隻把鏟子踩下去的腳。

Business financial, accountant discussing with partner are meeting to audit finance planning sales to meet targets set in next year. stock market concept.
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你能分享的,都不是網路上容易找到的

現在我不參與實作層面的工作了,但怎麼去找出解法的本領還是不錯的。從Non-OS的環境開始開發遊戲,一度以Linux做為主桌面系統來作業,我的系統知識及腳本開發能力,有時還會派上用場幫組員解決問題;對整合開發環境(IDE)的熟悉,可以很快的幫他們找到一些小功能,讓他們寫code的時候,可以更有效率,更快的實作;他們在陌生領域study的時候,不曉得要怎麼找到難度適中的資料,或是一些重要的評估比較,我長年訓練下來的「下關鍵字」經驗累積,往往能更精準,更有效的找到他們想找的東西(其實這有點像中醫師開藥方......);面對用戶一些很奇葩的要求時,曾經是用戶的我,可以很快的換位思考,他們背後的需求可能在哪裡,解釋給我的組員聽。

做為這些組員們的領導者,你必須把他們的問題帶到自己身上去想。注意哦,只是去想,而不是去做。如果是你,你打算怎麼解它?你會去哪裡找資源?組員的解法會有後遺症嗎?他們寫出來的東西用戶看得懂,知道怎麼用嗎?你在你的領域中打滾許久,所累積出來的當然不是「知識」的堆疊而已,而是垂直整合的珍貴經驗,都不是網路找得到的。

你怎麼「分享」,會決定你們怎麼「溝通」

雖然我不太寫code了,但現在我更積極的在寫作。就像現在這樣,把腦中散落在各處的經驗,在腦中繪製出一個2D或3D的圖像組織起來,最終用線性的型式寫出來。在我們的任務追蹤系統中,在我們的文件管理系統中,不時可看到我或是我的組員,把解決問題中得到的結論或是參考資料寫上去。我們當然也有很多直接當面溝通的討論,但「寫作」一直是一個能夠「分享」的管道,也是唯一能把點,線,面都全面想透的唯一過程。

有些規模較大的產品,若是在以前,可能就是會隨便簡單想想,多開幾次會,然後就邊做邊改(邊加班)。但現在我嘗試以身作則,把「規劃」這件事,透過寫作將規格給具像化。寫得很細,但會辦簡報,簡潔明瞭的跟大家講重點。我們在簡報中會有討論(次數不多,因為很多事情在「寫「的過程就會想完),但討論的品質很好,不會發散或走山。

和許多企業的CEO或是創辦人相同,我也跟他們學習,把整個組織想前進的方向,理由以及我看到的市場變化寫成「內部信」給他們。我們每天開早會,不時也會有實作需要討論,但我仍一直以寫作的方式,保有對他們工作上的「深度」參與。我會寫上他們目前完成了什麼成果,遇到了什麼問題,在等待什麼資源,獲得了什麼know-how。有時我會看到組員一些很驚豔的成果,我就貼個「讚」上去,有時我對他們完成任務的描述不是很滿意,我會把我的問題貼上去,也請他們把解答補上去。

Multi ethnic group of happy friends drinking coffee in paper cups together in cozy cafe, diverse multiracial african and caucasian young people talking sharing table having fun at coffeehouse meeting
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從俄烏戰爭居安思危!智慧國家如何鞏固數位基礎建設提升韌性?

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我們想讓你知道的是

數個月過去,俄烏戰爭仍在持續中,期間也讓我們看到了許多現代戰爭的科技應用,烏克蘭又是如何透過這些新科技的應用,使俄羅斯久攻不下?又有什麼值得我們借鏡之處?

文學經典名著《雙城記》以法國大革命爲背景,開頭寫道:「那是最好的時代,那是最壞的時代;那是智慧的時代,那是愚蠢的時代…」歷史總是一再重演,當前的烏克蘭,感受一定更深。

當全世界盡可能避免第三次世界大戰開打,烏克蘭史上最年輕的數位轉型部長費多羅夫(Mykhailo Fedorov)稱此役稱為「第一次世界網路大戰」World Cyberwar I。俄烏戰爭,從跨國IT駭客攻擊、區塊鏈促成加密貨幣捐款、到上千顆星鏈衛星系統(Starlink)突破戰地邊境,解救烏克蘭斷網危機。

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面對開戰,烏克蘭號召盟友取代單打獨鬥。

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另外,烏克蘭還運用加密貨幣當成人民逃亡的「救命金」,募集1億美金虛擬貨幣捐款,甚至發行「元歷史:戰爭博物館」Meta History: Museum of War主題的NFT,兼得籌款用途並借助NFT不可竄改特性,紀錄戰爭真相向數位社群散播。

烏克蘭在戰爭爆發時,看似立刻做足準備,事實上,他們過去花了兩年半時間,強健國內的數位基礎建設。

烏克蘭在戰事之前喊出2024年「手機政府」轉型目標,把各類政府服務「Uber化」。原本用來取得數位護照、登記車輛牌照的政府APP,在戰時馬上轉變用來申請急難救助資金、身份證明文件、登錄財產損失等多項緊急功能。

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俄烏戰爭爆發後,國際把焦點望向台灣,Wall Street Journal點出台灣網路的脆弱性,因95%網路流量數據仰賴海底電纜接收、發送。這份報導指出,美國模擬中國侵台會優先攻擊周邊海底電纜,一旦戰事發生,極有可能有一小時的訊息真空期,讓台灣與盟軍通訊失聯。

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事實上,台灣近年非常重視網路基礎建設的重要性,像是行政院智慧國家推動小組提出智慧國家方案(2021~2025年),項下規劃數位基盤建設,為邁向智慧國家奠定基礎。

以衛星系統為例,數位基盤計畫就針對低軌衛星及地面設備投入驗證,建立低軌通訊衛星產業鏈。目前台灣積極投入自主研發關鍵技術與元件,籌組兩組低軌衛星旗艦團隊,放眼目標2026年前發射2枚通訊實驗衛星。

確實,目前已經有10家台灣業者組成「低軌衛星國家隊」,先後打進SpaceX、OneWeb及Kymeta國際供應鏈,有望一年賺進9,000億元商機。當低軌道衛星部署完備,擁有自主的衛星避免對外通訊失聯問題,等於一面強化軍事防禦;另一方面加速發展太空機會財。

除了空中衛星,台灣對海底纜線建設也持續加碼。

數位基盤建設針對亞太海纜及5G雲端聯網中心,完善在地光纖通道、強化安全防護,讓台灣成為國際資通中心樞紐。過去就有媒體點出,中美貿易戰之後,國際企業加碼把海底電纜連到台灣,將此視為新一代「護國圍牆」。

像是受到美國政府支持的Google,預計2024年啟用全新海底電纜APRICOT,這條總長約12,000公里的傳輸科技,將連通台灣、日本、關島、菲律賓、印尼多國,中華電信也有參與其中。未來幾年,預計有其他海纜通向台灣,其中一條是東南亞日本二號(SJC2),採用雙點登陸方式,也就是如果海纜被斷線,還能以陸纜方式備援,有效降低單一海纜站的事故風險。

資訊攻防成未來戰事重中之重,國家網路資安防護迫在眉睫

現代戰爭除了攻擊基礎建設,還會以細膩的AI科技進行攻防,對人民進行認知作戰。俄烏戰爭就曾以「Deepfake」仿臉AI技術,假冒烏克蘭總統宣布投降,迫使烏國政府急於闢謠。過去台灣就曾有影片示範如何快速「假冒」行政院政務委員唐鳳,三兩下功夫就能散播假訊息。

資訊烏賊戰,台灣與烏克蘭的處境,如出一轍。

調查指出,台灣連續9年奪得假訊息攻擊冠軍;至於烏克蘭,則是8年來頻繁受到俄羅斯的網路攻擊。身為假訊息最大受害國,台灣如何加以反擊?

民間成立的非營利組織「台灣事實查核中心」主動蒐集與公共事務有關的可能假訊息,啟動訊息事實查核,也加入國際事實查核聯盟(International Fact-Checking Network, IFCN)依循全球共同原則執行查核工作,甚至因應台灣人口超過9成有使用LINE通訊軟體,特別讓民眾能透過LINE訊息查證官方帳號,闢謠各種假訊息。

面對防不勝防的假訊息,被動防守不如主動攻擊!國內法人單位借助文字及影音圖形AI分析技術,針對社群帳號的行為進行鑑識、溯源,分析背後不實訊息的傳播策略。甚至進一步聯手政府部門、非政府組織,繪製「不實資訊生態傳播暨鑑識生態圖」打造不實訊息反擊體系。

從無國界組織的觀察來看,台灣新聞自由毋庸置疑,但仍有利益衝突、假新聞等問題;無國界組織認為台灣政府把脆弱的媒體生態視作國防威脅,「尤其台灣民眾對媒體信心是民主國家最低,導致民眾寧願相信假消息,也不願向專業媒體查核」。如果這情形沒有改善而遇到戰爭時,我們的新聞媒體與閱聽大眾反而是最沒有「韌性」的一環。

因為疫情關係,「超前部署」成為國人耳熟能詳詞彙,面對敵人也應該像打擊病毒一樣,平時就要鍛鍊防禦體系,尤其針對網路基礎建設,更須提前做足準備。

從俄烏戰爭鑑往知來,烏克蘭能抵擋攻擊長達三個多月,關鍵之一,就是未被摧毀的網路,對內持續通報撤退資訊;對外把第一手戰事消息帶向全世界。換言之,台灣更該從俄烏戰爭學習經驗,根據官方施政,台灣未來五年會投入最大心力,將自身蛻變成為智慧國家,綱領之一即是發展「數位基盤」網路體系,從基礎建設到資訊安全,不僅要反脆弱更要強韌性。

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