《專注力協定》:對付最讓你分心的email訊息怪獸,用這四招駭回去

《專注力協定》:對付最讓你分心的email訊息怪獸,用這四招駭回去
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我們想讓你知道的是

要屠殺這頭訊息的怪獸需要很多武器,讓我們駭回去這個頑固的分心源,使用這些效果經實驗證實的技巧,我們就能夠駕馭並控制住這些讓我們脫離正軌的誘因。 

文:尼爾.艾歐(Nir Eyal)、李茱莉(Julie Li)

對付電子郵件,把它駭回去

(前略)

我們花在電子郵件上的時間可以被拆解成一個方程式,我們每天花在電子郵件上整體的時間(T)是一個函數,其組成是所收到的訊息總量(n),乘以每一則訊息所花費的時間(t),也就是T = n × t。我喜歡用「TNT」來記,提醒自己電子郵件是多麼輕易就可以讓精心計畫好的一天告吹。

要減少我們每天花在電子郵件上整體的時間,我們必須去調整n和t兩個變數,首先,我們先來探討減少n的方法,也就是減少所收到的訊息總量。

由於我們進行報答的這種傾向,當我們送出一個訊息時,收件者很可能就會回覆,也讓這個無止境的循環延續下去。

「要減少所收到的郵件,得要減少自己寄出的郵件。」

這相當顯而易見,但是我們大部分的行動都跟這項基礎的事實不一致,我們對於提供報答和回應的需求是這麼的強烈,讓我們在收到信之後就迅速回覆—無論是在晚 上、週末還是假期,時間點看起來似乎都無關緊要。

大部分我們寄出和收到的電子郵件都不是緊急的事。但想要獲得不定時的回饋,這是我們大腦的弱點,讓我們對待郵件時,無論是什麼形式的郵件,每封信彷彿都是很緊急的事件。這種傾向讓我們時不時就去查看、回覆,並且在想到任何要求時立刻大聲嚷嚷,而這些都是錯的。

1. 設立辦公時間

以我的例子來說,我每天都會收到數十封信,想要跟我討論一些跟我的書或文章有關的事情。我熱愛跟讀者們進行交流,但是如果我每一封信都回,我就沒時間做其他事了。為了減少我收到和寄出的郵件,我安排了「辦公時間」,讓讀者可以在我的網站上NirAndFar.com/schedule-time-with-me跟我預約一個十五分鐘的時段。

下次你在電子信箱中收到一個不急的問題時,試著像這樣去回覆:「我週二和週四的下午四點到五點這段時間已經保留起來了,如果到那個時候,這個問題依然存在,請過來我們一起更進一步地討論。」你甚至可以架設線上的行事曆工具,像我一樣,讓大家可以自行預約時段。

「當你給它們一點深呼吸的時間,你會驚奇地發現,有多少事情會變得無關緊要。」

透過要求對方等待,你等於是給了他們自己找到答案的機會—或者,很多時候狀 況會是,有其他更優先的事情,在其之下,原本的問題就這樣消失了。

但是,如果寄件者無法自己搞定,還是需要針對問題進行討論呢?那更好!困難的問題當面處理比起在電子郵件裡會更好,因為電子郵件造成誤解的風險更高。底線就是,要求大家在固定的辦公時間內討論複雜的事項,這會導向更好的溝通以及更少的電子郵件。

2. 緩一緩,推遲發送的時間

基本原則就是:要減少收到的信,關鍵就是減少寄出的信;接著,有件事值得去思考一下,在寫好一封信之後,等一段時間再寄出,這點可以讓像乒乓球似來回往復的電子郵件慢下來。畢竟,是誰規定每封信都一定要一寫好就寄出?

好在這一點科技可以幫得上忙。與其匆匆擠出一封回信並且立刻按下送出鍵, Microsoft Office這類的電子郵件程式或是其他的工具,像是Gmail上的Mixmax都可以讓我們延遲發送。每當我在回覆信件的時候,我都會問自己:「這個人最晚什麼時候需要拿到答覆?」

只要在寄出信前多按一個鍵,這封信就會離開我的信箱,但是寄給收件者的時間點會被推遲到我預先選擇好的時間。因此,每天寄出的信件減少了,每天會收到的信也減少了。

推遲發送不只是給了事情一些緩衝時間,讓問題可以用其他方式解決,同時也減少了我在不想收信時,收到郵件的狀況。例如:星期五下午,你可能正在愉快地清空自己的收件匣,把信件推遲到星期一再發送,讓你不至於給同事造成壓力,也保障了你的週末時光,不會被這些讓人緊繃的回信給打擾。

3. 刪除不需要的訊息

最後,要減少來信,還有一個非常有效的方法。每天,我們都會被大量的垃圾信、行銷信件和電子報給瞄準,其中有些對我們是有用的,有些則否。

要怎麼停止收到那些我們再也不想看到的信呢?如果這是一份你曾經訂閱的電子 報,但是現在已經不再需要了,你最佳的選擇就是點選信件底部的「取消訂閱」按鈕。作為一個撰寫這類電子報的人,我可以告訴你,電子報的作者希望,如果你不再需要,就取消訂閱。訂閱名單上每多一個電子郵件地址,就需要向電子郵件系統的供應商付出更多的費用,因此我們比較喜歡寄給那些,覺得這封電子報對他們有用的人。

但是有些用垃圾郵件做行銷的人會讓取消訂閱的按鈕很難找,或是可能你已經取消了,卻還是固執地持續寄信過來;遇到這種狀況,我建議你把這些信送進「黑洞」,我用的工具是SaneBox,這是一支簡單的程式,會在我使用電子郵件的時候在背景運作。

每當我遇到一封我絕對不會想再看到的信件時,我就會按下這個按鈕把它送進我的黑洞資料夾,一旦進到那裡,SaneBox這個軟體就會確保我再也不會收到來自同樣寄件者的訊息。

當然,管理多餘的電子郵件需要時間,但是也會降低這種多餘的訊息悄悄滲入你收件匣的可能性,如此一來,你會發現信件湧入的洪流變小了,變成一條涓涓細流。


現在我們講完了,要怎麼減少所收到信件的方法了(方程式裡面的n),接下來讓我們來看第二個變數t,花在撰寫信件上的時間。

愈來愈多的證據顯示,與其時不時去查看一下你的郵件,批次處理要來得更有效率,也比較不容易引起壓力。這是因為我們的大腦在轉換任務的時候需要時間,所以最好是專心地一次把信都回完。我知道你正在思考一件事情—你不可能等一整天才去查看一次收件匣,這一點我懂,我也得時不時檢查一下我的信箱,好確保沒有那種真的很緊急的狀況。

「查看電子郵件並不是太大的問題;而習慣性地反覆查看才會造成困擾。」


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AWS Amplify 主要優勢展現在三大項工作階段,分別是 Develop、Deliver 和 Manage。Develop 部分可利用 CLI(Command-Line Interface)或 Admin UI 設定後端,使用 GraphQL 或 REST API 設定也是可行的,進而快速建構一個前後端專案。此外,開發者還能搭配 AWS 其他服務,例如使用 AWS Authentication 全托管認證服務,或 DataStore、Storage 等多項 Feature Categories。

到了 Deliver 階段,若是要透過 AWS Amplify 執行 Web Hosting 任務,可拆解出三個流程。首先是將 Repository 與 AWS Amplify 進行連結,這邊可整合 Amplify Console 提供的支援資源包含 Github、Bit Bucket、Gitlab、以及 AWS 的程式碼代管工具 AWS CodeCommit。一旦連結以後,開發者可透過自己的 Configuration,决定在各個不同的 Build 要執行什麽樣的指令,最後再透過 Deploy 方式,幫助工程師進行前端的 Hosting。

在最後一個 Manage 階段,開發者則可利用 AWS Amplify 的 Admin UI,以開啓瀏覽器方式,透過視覺化介面統一管理資源。例如在 Admin UI 介面左側選單,涵蓋 Content、User Management 的區塊,讓參與專案但沒有 AWS Console 權限的使用者,可利用 E-mail 方式邀請使用者進到 Admin UI,進行一些設定或觀看其他相關資源;甚至在 Set Up 區塊還有相關選項,例如要針對 Data Modeling 或 APP User 做權限管理,以及可連結到 AWS 其他服務。

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Amplify CLI 一樣有支援多個不同 Category,例如較常使用的幾個 Comment Line,像是Amplify Init 指令做初始化或創建幾個不同資源;或是 Amplify Status 指令,隨時在開發過程查看各個 Category 狀態;甚至專案結束後,可利用 Amplify Delete 直接把 Amplify 所創建的資源做一次性删除。另外也可透過 AWS Amplify Client 利用比較抽象化方式,讓開發者直接利用 Component 實現想要完成的項目。

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假設前端工程師現在要快速部署一項有驗證功能(Authentication)還要搭配 Rest API、GraphQL、Analytics 等服務的應用,如何快速設定 React 程式?在 AWS QUICKSTART 的學習資源後半段,有詳細說明要啟動這類型專案的操作方法。

開發者可以先利用 AWS Lambda Function 結合 Amazon API Gateway 方式,創建出一個 Rest API,到了 Authentication 階段,則使用到 AWS Cognito 的服務,接著針對 GraphQL 需求,可利用 AWS AppSync 服務,以及最後如果有 Analytics 的需求,也可以串聯 Amazon Pinpoint 工具。Amazon Pinpoint 是一項彈性而可以擴展的行銷通訊服務,開發人員可利用 Amazon Pinpoint API 追蹤 Web 使用者的行爲,或是針對 APP 推送、電子郵件、簡訊點擊行為蒐集到具體的資訊。

在這整套流程示範之後,值得特別強調的是,AWS AppSync 是一項全托管的服務,能及時更新,甚至在使用者離線時仍可以持續去創建和修改數據。一旦設備連上線之後,這項應用程式就可重新連線,並接到後端同步數據,達成彈性、自動化擴展或減縮各式 API 的請求。

AWS 最後強調,Amplify 是相當適合建構出一個靜態 Web、Apps 服務模式,例如說像是打造部落格,或者是一項 APP 內的代辦事項應用等;加上 Amplify 具全托管服務特色,可串聯上述 AWS 在雲端所提供的資源,都能在部署過程加以整合,加速開發流程及效率,並且有效節省開發資源。如果想用低門檻的雲端解決方案,其實前端工程師是能在開發流程更靈活配置資源,甚至為公司的商業、服務模式挖掘出創新價值。

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