《專注力協定》:對付最讓你分心的email訊息怪獸,用這四招駭回去

《專注力協定》:對付最讓你分心的email訊息怪獸,用這四招駭回去
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我們想讓你知道的是

要屠殺這頭訊息的怪獸需要很多武器,讓我們駭回去這個頑固的分心源,使用這些效果經實驗證實的技巧,我們就能夠駕馭並控制住這些讓我們脫離正軌的誘因。 

文:尼爾.艾歐(Nir Eyal)、李茱莉(Julie Li)

對付電子郵件,把它駭回去

(前略)

我們花在電子郵件上的時間可以被拆解成一個方程式,我們每天花在電子郵件上整體的時間(T)是一個函數,其組成是所收到的訊息總量(n),乘以每一則訊息所花費的時間(t),也就是T = n × t。我喜歡用「TNT」來記,提醒自己電子郵件是多麼輕易就可以讓精心計畫好的一天告吹。

要減少我們每天花在電子郵件上整體的時間,我們必須去調整n和t兩個變數,首先,我們先來探討減少n的方法,也就是減少所收到的訊息總量。

由於我們進行報答的這種傾向,當我們送出一個訊息時,收件者很可能就會回覆,也讓這個無止境的循環延續下去。

「要減少所收到的郵件,得要減少自己寄出的郵件。」

這相當顯而易見,但是我們大部分的行動都跟這項基礎的事實不一致,我們對於提供報答和回應的需求是這麼的強烈,讓我們在收到信之後就迅速回覆—無論是在晚 上、週末還是假期,時間點看起來似乎都無關緊要。

大部分我們寄出和收到的電子郵件都不是緊急的事。但想要獲得不定時的回饋,這是我們大腦的弱點,讓我們對待郵件時,無論是什麼形式的郵件,每封信彷彿都是很緊急的事件。這種傾向讓我們時不時就去查看、回覆,並且在想到任何要求時立刻大聲嚷嚷,而這些都是錯的。

1. 設立辦公時間

以我的例子來說,我每天都會收到數十封信,想要跟我討論一些跟我的書或文章有關的事情。我熱愛跟讀者們進行交流,但是如果我每一封信都回,我就沒時間做其他事了。為了減少我收到和寄出的郵件,我安排了「辦公時間」,讓讀者可以在我的網站上NirAndFar.com/schedule-time-with-me跟我預約一個十五分鐘的時段。

下次你在電子信箱中收到一個不急的問題時,試著像這樣去回覆:「我週二和週四的下午四點到五點這段時間已經保留起來了,如果到那個時候,這個問題依然存在,請過來我們一起更進一步地討論。」你甚至可以架設線上的行事曆工具,像我一樣,讓大家可以自行預約時段。

「當你給它們一點深呼吸的時間,你會驚奇地發現,有多少事情會變得無關緊要。」

透過要求對方等待,你等於是給了他們自己找到答案的機會—或者,很多時候狀 況會是,有其他更優先的事情,在其之下,原本的問題就這樣消失了。

但是,如果寄件者無法自己搞定,還是需要針對問題進行討論呢?那更好!困難的問題當面處理比起在電子郵件裡會更好,因為電子郵件造成誤解的風險更高。底線就是,要求大家在固定的辦公時間內討論複雜的事項,這會導向更好的溝通以及更少的電子郵件。

2. 緩一緩,推遲發送的時間

基本原則就是:要減少收到的信,關鍵就是減少寄出的信;接著,有件事值得去思考一下,在寫好一封信之後,等一段時間再寄出,這點可以讓像乒乓球似來回往復的電子郵件慢下來。畢竟,是誰規定每封信都一定要一寫好就寄出?

好在這一點科技可以幫得上忙。與其匆匆擠出一封回信並且立刻按下送出鍵, Microsoft Office這類的電子郵件程式或是其他的工具,像是Gmail上的Mixmax都可以讓我們延遲發送。每當我在回覆信件的時候,我都會問自己:「這個人最晚什麼時候需要拿到答覆?」

只要在寄出信前多按一個鍵,這封信就會離開我的信箱,但是寄給收件者的時間點會被推遲到我預先選擇好的時間。因此,每天寄出的信件減少了,每天會收到的信也減少了。

推遲發送不只是給了事情一些緩衝時間,讓問題可以用其他方式解決,同時也減少了我在不想收信時,收到郵件的狀況。例如:星期五下午,你可能正在愉快地清空自己的收件匣,把信件推遲到星期一再發送,讓你不至於給同事造成壓力,也保障了你的週末時光,不會被這些讓人緊繃的回信給打擾。

3. 刪除不需要的訊息

最後,要減少來信,還有一個非常有效的方法。每天,我們都會被大量的垃圾信、行銷信件和電子報給瞄準,其中有些對我們是有用的,有些則否。

要怎麼停止收到那些我們再也不想看到的信呢?如果這是一份你曾經訂閱的電子 報,但是現在已經不再需要了,你最佳的選擇就是點選信件底部的「取消訂閱」按鈕。作為一個撰寫這類電子報的人,我可以告訴你,電子報的作者希望,如果你不再需要,就取消訂閱。訂閱名單上每多一個電子郵件地址,就需要向電子郵件系統的供應商付出更多的費用,因此我們比較喜歡寄給那些,覺得這封電子報對他們有用的人。

但是有些用垃圾郵件做行銷的人會讓取消訂閱的按鈕很難找,或是可能你已經取消了,卻還是固執地持續寄信過來;遇到這種狀況,我建議你把這些信送進「黑洞」,我用的工具是SaneBox,這是一支簡單的程式,會在我使用電子郵件的時候在背景運作。

每當我遇到一封我絕對不會想再看到的信件時,我就會按下這個按鈕把它送進我的黑洞資料夾,一旦進到那裡,SaneBox這個軟體就會確保我再也不會收到來自同樣寄件者的訊息。

當然,管理多餘的電子郵件需要時間,但是也會降低這種多餘的訊息悄悄滲入你收件匣的可能性,如此一來,你會發現信件湧入的洪流變小了,變成一條涓涓細流。


現在我們講完了,要怎麼減少所收到信件的方法了(方程式裡面的n),接下來讓我們來看第二個變數t,花在撰寫信件上的時間。

愈來愈多的證據顯示,與其時不時去查看一下你的郵件,批次處理要來得更有效率,也比較不容易引起壓力。這是因為我們的大腦在轉換任務的時候需要時間,所以最好是專心地一次把信都回完。我知道你正在思考一件事情—你不可能等一整天才去查看一次收件匣,這一點我懂,我也得時不時檢查一下我的信箱,好確保沒有那種真的很緊急的狀況。

「查看電子郵件並不是太大的問題;而習慣性地反覆查看才會造成困擾。」

你看看這個是不是聽起來很熟悉:一個圖示跳出來,告訴你你有新郵件,所以你點了它,開始在收件匣裡面滑動,同時,一旦進到收件匣,你開始一封接著一封地讀,好確認有沒有哪些內容需要立即回覆,並且把那些不急的信件留待下次。同一天,過了一會兒,你打開信箱,已經忘了你之前讀過的那些信裡確切是什麼內容,所以你再點開一次,但是你沒空回覆全部的信;再晚一點,傍晚時分,你又再度把那些信看過一遍。如果你跟過去的我有那麼一點相似,你反覆打開同樣訊息的次數可能會多到讓人不好意思說出口,多浪費時間啊!

4. 貼標籤

我們通常會認為一封電子郵件最重要的部分就是內容,但是這不完全正確。從時間管理的角度來看,電子郵件最重要的地方在於,有多緊急需要給予回覆?因為我們會忘記寄件者需要在什麼時候收到回覆,我們會浪費時間再次重讀訊息內容。

這種瘋狂情況的解法很簡單:每一封信都只要碰兩次就好了。第一次是打開信的時候,然後,在關掉這封信之前,先提出這個問題:什麼時候需要回覆這封信?替每封信貼上「今天」或「本週」這些標籤,這個做法在每封新郵件上面都加注了最重要的資訊,也替我們第二次(也是最後一次)打開它的時機點做好準備。當然,對於那些超級緊急,「請立刻回覆我」這類型的信件,就直接回覆吧!而完全不需要回覆的信件則是需要立刻將其刪除或是封存。

注意,我不是叫你依主題或是分類來替信件加上標籤,只要根據需要回覆的時間點來貼標籤就好。這種加標籤的方法可以解放你的大腦,不再被分心束縛,因為你知道,你只需要在你時間箱式的行事曆上面,已經分配好要來做這件事的時候回信即可。

以我來說,我會在早上喝咖啡之前快速地掃過我的信箱,根據需要回覆的時間來分類,替每封新郵件貼上標籤,這件事不會花超過十分鐘,卻會讓我的大腦獲得平靜,我知道自己不會錯過任何事情,也可以把那些訊息先放下,在該回信的時間到之前,都專心地工作。

我每日行事曆包括了處理電子郵件的時間,讓我回覆被我貼上「當天」標籤的信件,如此回覆緊急郵件有效率多了,不用再大量翻閱整個信箱,找出需要當天回覆的訊息。然後,我每週會保留一個三小時的時間箱,來爬梳那些不那麼緊急、被我標示「當週」的郵件。而最後,到了一週的尾聲,我會檢視我的行事曆,評估用來處理電子郵件的時間是否足夠,並且調整我下一週時間箱式的行事曆。

為什麼不在第一次打開信的時候,就快速地寫封回信呢?用兩分鐘在手機上回一封信聽起來不是什麼嚴重的事情,直到你意識到我們每天會收到上百封的訊息,這樣子的兩分鐘會迅速地堆積起來。很快地,兩分鐘變成十、十五或是六十分鐘,然後你就會浪費一整天只是在快速地回覆這些郵件,而不是專注在你真正需要去完成的事。

要屠殺這頭訊息的怪獸需要很多武器,讓我們駭回去這個頑固的分心源,使用這些效果經實驗證實的技巧,我們就能夠駕馭並控制住這些讓我們脫離正軌的誘因。

書籍介紹

本文摘錄自《專注力協定:史丹佛教授教你消除逃避心理,自然而然變專注》,時報出版

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作者:尼爾.艾歐(Nir Eyal)、李茱莉(Julie Li)
譯者:陳映竹

分心,是想要逃離正在做的事。

鎖定觸發行為的動機,
拔除分心源頭、打造高績效空間,
用10%時間的專注,換取90%時間的悠哉。

為什麼需要再讀一本專注力的書?
因為這有可能是最後一本。

分心的人有可能變專注?

肉食者要變成素食者,很難,但一旦把自己定位成「素食主義者」,不吃肉就變成理所當然,也像回教徒不吃豬肉一樣自然,這就是身分協定的威力。書中共有3種協定來鞏固我們珍貴的專注力。

作者尼爾.艾歐探討打造熱銷上癮商品的前作《鉤癮效應》,成為矽谷新創公司人手一冊的寶典。有感於生活充斥著愈來愈多導致分心的產品與誘因,我們愈來愈傾向於獲得即時的滿足(就連自己的親子關係也受到影響),他決定站在普羅大眾的立場,研究如何在吵嘈的生活中保有專注力。

他發現,阻斷外在誘因(例如關閉手機通知)只能治標,我們很快便會開始尋找其他的分心替代選項。唯有從內在誘因著手,才是一勞永逸的解決方案。

4步驟,從分心到心無旁騖

1. 認清分心源自擺脫不適感的心理欲望
我們的行為動機,10%源自追求享樂,90%源自逃離不適感覺。分心,往往是因為眼前任務讓我們產生棘手、無趣……等負面感受,因而想要逃離。忽視內在因素,一味斷絕外在的分心誘因,正是我們反覆徒勞的主因。
在鎖定分心的真正根源後,作者提供了10分鐘原則、重新定義任務等方法,幫助我們有效排解分心的衝動。

2. 規劃時間做你想要做的事
我們永遠都在為不適感尋求即時解藥,為這一股衝動規劃一段發洩時間。像打電玩這類被視為分心的行為,只要是在規劃的時間內進行,就不會打亂我們做真正重要的事。
在工作分身乏術之際,最珍貴的人事物經常受忽視而只能分配到我們的殘餘時間,而親密關係就是這麼被「餓死」的,把與珍視人事物的相處訂定成行事曆上的例行公事,我們就能免於憂心人際惡化,而專注在眼前的任務上。

3. 檢視並排除多餘的外在誘因
進行中的任務若是被外在誘因打斷,等我們再度回到正軌,就必須加速以彌補浪費掉的時間,壓力和挫折感於是產生。作者提出一系列的實作法,幫助我們阻斷外部干擾。

4. 運用3種協定,維持一貫的專注力
預先承諾,就像是用婚姻來避免我們不忠,用提撥退休金來預防我們又老又窮,是防止分心的最後一道堅強防線。預先承諾共有3種協定(費力、代價、身分),可以由內而外為我們重塑不易分心的體質。

  • 費力協定:躲在螢幕後頭,為我們避掉了分心所必須承受的社會壓力,透過專注力工具、和朋友互相監督等方式,可以大幅增加分心的阻力。
  • 代價協定:比起追求收益,研究顯示我們有更高的動力去迴避損失。運用金錢作為賭注,替你的分心標上一個會令你心痛的價格,可以增強我們對分心的抗體。
  • 身分協定:預先改變自我認同的設定,專注就會像是素食者不吃肉、穆斯林不飲酒、猶太教徒不吃豬肉等一樣自然。從今天起,把自己定位成「心無旁騖者」,並透過固定儀式來強化自我認同。
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Photo Credit: 時報出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:丁肇九