《專注力協定》:對付最讓你分心的email訊息怪獸,用這四招駭回去

《專注力協定》:對付最讓你分心的email訊息怪獸,用這四招駭回去
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我們想讓你知道的是

要屠殺這頭訊息的怪獸需要很多武器,讓我們駭回去這個頑固的分心源,使用這些效果經實驗證實的技巧,我們就能夠駕馭並控制住這些讓我們脫離正軌的誘因。 

你看看這個是不是聽起來很熟悉:一個圖示跳出來,告訴你你有新郵件,所以你點了它,開始在收件匣裡面滑動,同時,一旦進到收件匣,你開始一封接著一封地讀,好確認有沒有哪些內容需要立即回覆,並且把那些不急的信件留待下次。同一天,過了一會兒,你打開信箱,已經忘了你之前讀過的那些信裡確切是什麼內容,所以你再點開一次,但是你沒空回覆全部的信;再晚一點,傍晚時分,你又再度把那些信看過一遍。如果你跟過去的我有那麼一點相似,你反覆打開同樣訊息的次數可能會多到讓人不好意思說出口,多浪費時間啊!

4. 貼標籤

我們通常會認為一封電子郵件最重要的部分就是內容,但是這不完全正確。從時間管理的角度來看,電子郵件最重要的地方在於,有多緊急需要給予回覆?因為我們會忘記寄件者需要在什麼時候收到回覆,我們會浪費時間再次重讀訊息內容。

這種瘋狂情況的解法很簡單:每一封信都只要碰兩次就好了。第一次是打開信的時候,然後,在關掉這封信之前,先提出這個問題:什麼時候需要回覆這封信?替每封信貼上「今天」或「本週」這些標籤,這個做法在每封新郵件上面都加注了最重要的資訊,也替我們第二次(也是最後一次)打開它的時機點做好準備。當然,對於那些超級緊急,「請立刻回覆我」這類型的信件,就直接回覆吧!而完全不需要回覆的信件則是需要立刻將其刪除或是封存。

注意,我不是叫你依主題或是分類來替信件加上標籤,只要根據需要回覆的時間點來貼標籤就好。這種加標籤的方法可以解放你的大腦,不再被分心束縛,因為你知道,你只需要在你時間箱式的行事曆上面,已經分配好要來做這件事的時候回信即可。

以我來說,我會在早上喝咖啡之前快速地掃過我的信箱,根據需要回覆的時間來分類,替每封新郵件貼上標籤,這件事不會花超過十分鐘,卻會讓我的大腦獲得平靜,我知道自己不會錯過任何事情,也可以把那些訊息先放下,在該回信的時間到之前,都專心地工作。

我每日行事曆包括了處理電子郵件的時間,讓我回覆被我貼上「當天」標籤的信件,如此回覆緊急郵件有效率多了,不用再大量翻閱整個信箱,找出需要當天回覆的訊息。然後,我每週會保留一個三小時的時間箱,來爬梳那些不那麼緊急、被我標示「當週」的郵件。而最後,到了一週的尾聲,我會檢視我的行事曆,評估用來處理電子郵件的時間是否足夠,並且調整我下一週時間箱式的行事曆。

為什麼不在第一次打開信的時候,就快速地寫封回信呢?用兩分鐘在手機上回一封信聽起來不是什麼嚴重的事情,直到你意識到我們每天會收到上百封的訊息,這樣子的兩分鐘會迅速地堆積起來。很快地,兩分鐘變成十、十五或是六十分鐘,然後你就會浪費一整天只是在快速地回覆這些郵件,而不是專注在你真正需要去完成的事。

要屠殺這頭訊息的怪獸需要很多武器,讓我們駭回去這個頑固的分心源,使用這些效果經實驗證實的技巧,我們就能夠駕馭並控制住這些讓我們脫離正軌的誘因。

書籍介紹

本文摘錄自《專注力協定:史丹佛教授教你消除逃避心理,自然而然變專注》,時報出版

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作者:尼爾.艾歐(Nir Eyal)、李茱莉(Julie Li)
譯者:陳映竹

分心,是想要逃離正在做的事。

鎖定觸發行為的動機,
拔除分心源頭、打造高績效空間,
用10%時間的專注,換取90%時間的悠哉。

為什麼需要再讀一本專注力的書?
因為這有可能是最後一本。

分心的人有可能變專注?

肉食者要變成素食者,很難,但一旦把自己定位成「素食主義者」,不吃肉就變成理所當然,也像回教徒不吃豬肉一樣自然,這就是身分協定的威力。書中共有3種協定來鞏固我們珍貴的專注力。

作者尼爾.艾歐探討打造熱銷上癮商品的前作《鉤癮效應》,成為矽谷新創公司人手一冊的寶典。有感於生活充斥著愈來愈多導致分心的產品與誘因,我們愈來愈傾向於獲得即時的滿足(就連自己的親子關係也受到影響),他決定站在普羅大眾的立場,研究如何在吵嘈的生活中保有專注力。

他發現,阻斷外在誘因(例如關閉手機通知)只能治標,我們很快便會開始尋找其他的分心替代選項。唯有從內在誘因著手,才是一勞永逸的解決方案。

4步驟,從分心到心無旁騖

1. 認清分心源自擺脫不適感的心理欲望
我們的行為動機,10%源自追求享樂,90%源自逃離不適感覺。分心,往往是因為眼前任務讓我們產生棘手、無趣……等負面感受,因而想要逃離。忽視內在因素,一味斷絕外在的分心誘因,正是我們反覆徒勞的主因。
在鎖定分心的真正根源後,作者提供了10分鐘原則、重新定義任務等方法,幫助我們有效排解分心的衝動。

2. 規劃時間做你想要做的事
我們永遠都在為不適感尋求即時解藥,為這一股衝動規劃一段發洩時間。像打電玩這類被視為分心的行為,只要是在規劃的時間內進行,就不會打亂我們做真正重要的事。
在工作分身乏術之際,最珍貴的人事物經常受忽視而只能分配到我們的殘餘時間,而親密關係就是這麼被「餓死」的,把與珍視人事物的相處訂定成行事曆上的例行公事,我們就能免於憂心人際惡化,而專注在眼前的任務上。


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