《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》:理想的視覺化,關鍵就在於點、線、面這三個環節

《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題》:理想的視覺化,關鍵就在於點、線、面這三個環節
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我們想讓你知道的是

在資訊傳達的順序上,通常會是「標題=關鍵訊息>內容」,因為不確定對方會先看到標題、還是關鍵訊息?我會建議採用兩者結合的方式,也就是訊息式標題,來確保對方第一眼一定會接受到關鍵訊息。

文:劉奕酉

【視覺化溝通的演算法】

人類是視覺的動物,比起文字,大腦更擅長處理圖像,大腦吸收圖像的速度,比吸收文字快6000倍。在製作簡報或報告時,可多利用圖像視覺化的方式,簡化複雜的資訊,使資訊易於閱讀、理解,做好溝通。

將資料視覺化時沒有特定方式,根據資訊內容的多寡、知識領域的不同、受眾背景的差異,都會影響視覺化時的呈現方式,一般來說,文字、圖像、圖表、圖示、圖解或影像等都是常使用的。

目前,在職場上,會看到視覺化愈來愈重要,有三個原因讓視覺化漸成主流:

1. 因為大家都這麼做

我們的生活周遭充滿著視覺化的內容。像是行動裝置的操作介面、商場的廣告與引導圖示、社群媒體的各式行銷文宣,這些視覺化應用,無形中提高了我們對於視覺化標準的門檻。

多媒體軟體的發展,也使得做出高水準視覺化的呈現不再是件難事,即使你不懂美工也能輕鬆做出水準之上的作品。沒有視覺化,或是水準不夠好,可能就無法引起我們的興趣。

2. 資料量龐大又複雜

資訊科技的發展,使得即時產生的資料量愈來愈龐大,各式各樣的複雜資料都可以被蒐集到,但我們無法很直覺地從資料中觀察出有價值的資訊與線索,所以必須透過視覺化來展現出趨勢、變化與異常。

透過圖表讓抽象概念得以具象視覺化,讓人容易理解,比如說颱風走勢預測圖。視覺化可以將大量資訊區分出層次,讓受眾掌握資訊讀取的先後順序,使我們得以將希望傳達的訊息,讓對方第一眼就看到。

3. 對內容真正的理解

愛因斯坦曾說過:「如果你沒辦法簡單說明,代表你了解得不夠透徹。盡可能簡化事情,但不是簡略。」

這段話點出了視覺化的價值:代表你真的懂了。

如果我們能夠簡潔地透過視覺化方式呈現,正意味著真正瞭解想要傳達的內容。比如說,在介紹行動支付時,可以用一段影片或一張圖片讓受眾理解;也可以告訴大家這就像是用手機來刷卡,就是用借喻的方式來讓受眾在腦中產生視覺化的畫面。

理想的視覺化呈現應該是什麼模樣?

對於職場工作者來說,我認為理想的視覺化呈現應該要做到三件事:

  • 一眼看出重點,讓對方清楚接收到你想傳達的關鍵訊息
  • 一眼看完內容,減少對方在接收訊息時的理解負荷
  • 一眼看出專業,讓對方感受到視覺上的質感與專業價值

要做到這三件事,關鍵就在於點(焦點)、線(視線)、面(畫面)這三個環節。

我們常聽到要將內容化繁為簡,指的是「簡化」內容讓人好理解,而不是「簡略」內容讓人摸不著頭緒;重點不在於資訊量的多寡,而在於資訊量的層次,讓人一眼看出重點、一眼看完內容、一眼看到專業。

一眼看出重點,透過資訊降噪來凸顯焦點

有沒有想過,當你將一張投影片投放出來時,你希望對方第一眼看到的訊息是什麼?而對方第一眼看到的訊息又是什麼?這兩者必須是相同的。

比如說,在「台灣粗出生率與平均壽命趨勢」中,你最先注意到的是什麼呢?(見圖4-1)

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Photo Credit: 新樂園出版
圖4-1:台灣粗出生率與平均壽命趨勢

你可能第一眼注意到的是標題「台灣粗出生率與平均壽命趨勢」,又或者注意到「有二條線」存在,也可能是發現了「兩條線在中間出現了交叉反轉」的走勢。

甚至你會告訴我,第一眼注意到的是資料來源的部分。

嗯,這與每個人的視覺習慣有關。我想告訴你的是「人的視線焦點未必像你想的理所當然」。

所以,如果我想讓你第一眼看到的是「中間的交叉點」這個訊息,又該怎麼做,才能確保你第一眼看到的就是這個訊息呢?

一般來說,我們會透過「降噪」的方式,來凸顯希望對方看到的資訊。(見圖4-2)

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Photo Credit: 新樂園出版
圖4-2:運用「降噪」來凸顯重點的三種方式

所謂降噪,就是「減弱雜訊的存在感」來減少讓對方注意到這些資訊的機率(對方的視覺習慣仍有可能注意到其他地方),有三種方式可以做到:

  • 弱化雜訊,來凸顯重點
  • 強化重點,來凸顯重點
  • 雙管齊下,弱化雜訊、強化重點
怎麼做到強化重點、弱化雜訊呢?

可以透過字型/大小/顏色的對比、色塊遮罩的運用、動畫的順序與效果,以及很有效的一種方式:訊息式標題,將訊息直接寫在標題中。

回到前面這個案例,我們可以用紅色粗線來強化「平均壽命」曲線,來凸顯人口的平均壽命逐年提升(見圖4-3左)。或是分別用紅色粗線強化「平均壽命」曲線、藍色粗線強化「粗出生率」曲線,再將訊息寫在標題中來傳達台灣人口老化的現象(見圖4-3右)。

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圖4-3:強化重點、弱化雜訊,讓訊息傳達更為清晰

如果你希望傳達的訊息是「台灣人口老化趨勢」,那麼右圖會是比較好的選擇,可以讓大多數的人在第一眼就接收到這個訊息。

一眼看完內容,利用版面配置來引導視線

你有沒有想過一件事:看完一張投影片,你的視線移動的軌跡是什麼樣的?

人的視線軌跡在自然的習慣下,會是由左至右、從上而下,或是順時針的走向。但是這個習慣是可以被改變的,比如說圖像比文字更具吸引力、動畫出現的順序、數字符號的理解習慣,都可以改變一個人的視線軌跡;當然,個人的閱讀習慣也會影響視線軌跡,比方說,分析師可能習慣先看標題,然後是資料來源,再來才是圖表說明與相關內容。

姑且不考慮個人閱讀習慣的差異,我們在進行版面的配置時,盡量依循自然的視線軌跡習慣,也就是會是由左至右、從上而下,或是順時針的走向。

如果你希望對方按照你期望的方式觀看內容,那麼你就得思考如何引導對方的視線?同時,也要注意減少對方的眼球移動次數,這是為了降低認知注意力的損耗,避免隨著投影片撥放產生認知疲勞,而失去了專注力。最理想的情況:我希望你能一眼就看完。

職場工作者常用的版面排版方式,只需要記得以下兩種:(見圖4-4)

  • 並列(水平並列、垂直並列、水平垂直混合)
  • 左右(左圖右文、左表右文)
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圖4-4:常用的版面排版方式:並列、左右
一眼看出專業,藉由視覺原則來優化質感

透過資訊降噪,讓對方一眼看到重點;透過版面排版,讓對方一眼看完內容。除此之外,我們也希望讓整體的視覺化看起來夠專業、有質感。

要做到這一點,關鍵不在於你懂不懂得設計技巧,或者是否具備天生美感,當然這些肯定有助於你做出與眾不同的視覺化效果。

我認為,關鍵是在於簡報是否有展現出「整體性」與「一致性」,也就是讓每張投影片的元素有整體性,而不是散落在畫面上的眾多元素;讓一份簡報的所有投影片保有一致性,而不是看起來漂亮但是風格迥異、不像同一個人做的眾多投影片。

我們可以藉由一些視覺原則來做到這一點,進而優化整份簡報的視覺化質感與專業度。

這些視覺原則源自於設計理論中的格式塔法則,運用在簡報中可以整理為以下五項原則,包括:

  1. 留白:邊框的留白就能大幅提升質感;做好、做滿在畫面上會形成壓迫感。
  2. 對齊:你可以想像整個畫面就是一張方格紙,畫面上的元素,依照格線盡可能的對齊。
  3. 對比:為了創造出資訊的層次感,透過元素大小、顏色深淺來創造出相對層次。
  4. 親密:讓畫面上的元素有明顯的群組化的區塊來區隔。
  5. 重複:將以上四項原則以相同的規格,套用到每一張投影片中。

一張投影片中包含三個元素:標題、內容與關鍵訊息。(見圖4-5)

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圖4-5:運用五項視覺原則提升畫面上的質感

在資訊傳達的順序上,通常會是「標題=關鍵訊息>內容」,因為不確定對方會先看到標題、還是關鍵訊息?我會建議採用兩者結合的方式,也就是訊息式標題,來確保對方第一眼一定會接受到關鍵訊息。

書籍介紹

本文摘錄自《我用模組化簡報,解決99.9%的工作難題:簡報職人教你讓全球頂尖企業都買單的企業簡報術》,新樂園出版
*透過以上連結購書,《關鍵評論網》由此所得將全數捐贈聯合勸募

作者:劉奕酉

每次簡報,都是職場躍升的機會
簡報不是只有說給對方聽,還要能驅使對方行動
模組化簡報,就是透過簡報來解決問題、展現價值的技術。

簡報職人劉奕酉,
因為簡報能力,在半導體高科技公司被列為菁英留才名單,
他的簡報在微軟旗下最大簡報分享網站SlideShare Top5%獲簡報者殊榮,
單份簡報創下65000次的瀏覽數,
更受邀至微軟對著菁英計畫員工教簡報,
台灣松下、聯詠科技、鼎新電腦、太古可口可樂、中國信託、富邦集團、經濟部水利署、台北捷運……爭相邀請上課與演講。
超過三萬小時刻意練習練就的簡報心法,敏捷思維與系統思考的超強簡報技術,首度公開!

  • 不擅長在眾人面前簡報?沒人期待你是演說家
  • 簡報不是一場秀,而是解決問題與展現專業價值的過程

職場工作者,只懂得完成交付的工作還不夠,
必須要懂得創造價值,所以需要懂得商業思維;
然而,能夠創造價值卻不懂得展現價值,往往也會失去很多機會。

擅長策略思考、問題解決、資訊視覺化,他知道如何透過簡報解決工作問題
作者劉奕酉擁有竹科半導體上市公司十三年以上策略行銷與高階幕僚經驗,曾任統計工程、決策支援系統開發、產業研究、行銷策略規劃與業務幕僚等職務。

長期研究國際企業與研究機構簡報,並負責對公司高層的策略提案與對外部客戶的銷售簡報,投入在簡報領域鑽研的時間已超過三萬小時。

2017年起,他專注在簡報、邏輯思考與商業思維的研究、培訓與顧問服務上,至今已累計百場以上台灣百大企業培訓與演講。他看到了職場工作者常遇到的簡報難題:

  1. 我不知道該說什麼?
  2. 我知道該說什麼,但不知道該怎麼說才好?
  3. 我不知道對方要什麼,所以拚命將所有資料塞在報告中,現場見招拆招。

以上難題,本書有解方。

學會模組化簡報思維,做簡報就像玩樂高一樣簡單

  • 要跟主管做工作報告,怎麼做才會讓主管知道我的努力?
  • 要跟客戶提案爭取案子,要怎麼簡報才能打動客戶的心,順利成交?
  • 跨部門報告,高階主管、基層員工還有其他跨部門同事,該怎麼簡報?
  • 上一場會議,老闆心情不好,結果簡報時間縮短一半,怎麼臨機應變換、從容簡報?
  • 「我就是最合適的那個人」,升等報告及履歷簡報怎麼寫才能脫穎而出?

從工作任務的計畫、進度掌握、成果報告,到面對高階管理者與客戶的提案、培訓,都可以展現簡報成效,達到設定的目標。懂模組化簡報思維,你也可以做出高效簡報。

幫簡報健檢與微整型
透過書中的簡報框架設計範本,幫自己的工作簡報做一次全面性的健康大體檢,了解你平常在工作上的簡報邏輯、內容層次、視覺風格要如何調整與改善。

在這本書中,你可以學到「模組化」工具與「系統化」的流程,包括:

  • 運用【黃金迴圈】與【簡報規劃九宮格】釐清目的、對象與建立連結的有效方式
  • 透過【邏輯框架】快速組織合乎邏輯、簡明扼要的簡報架構
  • 使用【模組內容規劃表】規劃與拆解簡報內容模組化
  • 藉由【視覺化溝通演算法】將資料轉化為資訊與洞見展現
  • 利用【簡報健檢】快速檢視簡報成效,找出四大簡報障礙的優化對策

學會模組化簡報,輕鬆解決你99.9%的工作難題,讓簡報不再是你工作上的阻力。

(新樂園X)《我用模組化簡報,解決99_9%的工作難題》立體書封300dpi
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責任編輯:翁世航
核稿編輯:潘柏翰