《遠距工作模式》:「虛擬茶水間」的意義是,與他人社交互動的時間和頻率任你決定

《遠距工作模式》:「虛擬茶水間」的意義是,與他人社交互動的時間和頻率任你決定
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我們想讓你知道的是

一開始,你或許會覺得這有點浪費時間,特別是你不習慣隨時瀏覽Reddit之類的推文網站的話。不過,能和同事一起消磨時間也不賴啊。每個人都需要偶爾放鬆一下。

文:福萊德(Jason Fried)、漢森(David Heinemeier Hansson)

重疊的工作時間

遠距工作要成功,通常需要跟同事有重疊工作的時間。「外包」之所以長久以來讓遠距工作蒙上惡名,其中一個原因就是來回溝通或取得成品的時間,時常會遲上一天。沒錯,工作拖延是有可能的,不過我們不建議這麼做。根據我們在37signals的經驗,需要有四小時的重疊工作時間,才能避免協同合作延遲,感覺彼此是一個團體。

假如你在洛杉磯,合作對象在紐約,這不成問題;不過假如你人在芝加哥,工作夥伴卻在哥本哈根,那就有點麻煩了。七小時的時差是37signals必須學習克服的課題。解決這點沒別的撇步,我們必須做出妥協。

我們的辦法是,哥本哈根的員工從當地時間上午十一點工作到下午七點,芝加哥的員工則從上午八點工作至下午五點,這樣彼此之間便會有四小時的重疊時段。

幸好,除了朝九晚五,工作與生活的時間分配還有許多可喜的選擇。放寬心胸去接納它吧。說來諷刺,當工作時段只有一半與團隊成員重疊時,你的工作效率或許反而會增加。你不會成天處理標示「急件」的電子郵件,或是一直被電話打擾,工作開始或結束的時段反而全都屬於你自己。此外,你也會驚訝地發現,許多人偏好非傳統的工作時段。或許因為他們擁有額外的時間陪伴家人,或從事自己感興趣的事,或是他們在三更半夜或清晨的工作效率最高。

假如你實在沒辦法克服時差問題——比方說你人在洛杉磯,但你在上海找到一位超級設計師,你就得想辦法在無即時協同合作的情況下工作。事實上我們覺得在大部分情況下,這樣做的挑戰性很高。雖然不甚理想,如果這樣運作獲得的效益夠吸引人,還是有公司願意如此運作(若只為節省人力成本當然不值得這麼搞,要是能因而募得一等一的人才,那就值得了。)

眼見為憑

許多人對遠距工作嗤之以鼻,主要是誤以為遠距合作會矇蔽一些事物。我們大家都有過這種經驗,在電話會議中得花上好幾分鐘解說的事,只消親眼看到一兩秒就懂了。這實在不妙。

幸好要解決這個問題極其簡單。現在有WebEx、GoToMeeting、Join.me等工具,輕輕鬆鬆便能分享畫面,進行各種合作。不論是進行簡報、檢視網站的最新變更、一起用 Photoshop畫圖,甚至是一起編輯簡單的文件都行。

分享畫面很容易上手,過不了多久你便會覺得開電話會議沒分享畫面簡直毫無意義了。人們常說要齊聚一堂開會才能達到成效,說穿了根本沒什麼:就是眼睛能看到同樣的東西,而且可以互動。

請注意,這裡談的畫面分享跟視訊會議不一樣。視訊會議的目的是要讓彼此能見到對方的臉。畫面分享並不需要網路攝影機,原理比較像是兩人一起坐在同一台電腦螢幕或投影機前。重點在於協同合作,而不是觀察別人臉上的表情變化(雖然同樣需要約好時間地點)。

就算非同步, 也能達到協同合作的效果。在37signals,假如有同事想展示手邊新產品的特點,最簡單的方法就是利用螢幕錄影,然後配上自己的解說。

簡單來說,螢幕錄影就是錄製下自己螢幕上的畫面,其他人就能像看影片一樣重播。這可以應用在許多場合,呈現最新的銷售數據,或是解釋新的行銷策略時都很好用。

看到這裡,你若還是不住搖頭,哀嚎自己不懂電腦的話,別擔心,你不必是電腦高手才辦得到,方法其實簡單得很。麥金塔電腦本身有內建的螢幕錄影功能,只需要打開QuickTime播放器,選擇開始「新的螢幕錄影」,接著把自己想秀的東西秀在螢幕上,再利用電腦本身的麥克風進行解說,這樣就行了。大家就都能看到你近期努力的成果了。

你不需要把螢幕錄影做得盡善盡美。如果你想把螢幕錄影變成奧斯卡金像獎般的巨作,或者毫無瑕疵的話,很容易會在上頭耗費許多寶貴時間。其實只要讓錄影持續下去,成果絕對夠好了。

一切都公開

接下來該怎麼做?明天提案需要的檔案在哪裡?強納斯下禮拜有空跟我一起做這件事嗎?你有史考特關於新視覺稿(mockups)那封信嗎?大家在同時段排排坐辦公時,這些問題鮮少會讓我們多想一秒鐘。一旦你開始遠距工作,如果沒好好建立起工作流程與架構的話,保證有你好受的。

關鍵在於,你必須讓所有人隨時能存取所有檔案。假如倫敦的派崔克得耗上五小時,等芝加哥的同事上線,才能知道自己接下來要做什麼,這樣就浪費掉半天的工時了。一家公司要是這樣浪費時間,不用多久便會宣告「遠距工作根本行不通」。

我們之前便討論過,資料與指令無法取得的問題,透過科技幾乎都能解決(其餘就得靠良好的溝通文化了)。事實上,這個問題就是我們當初打造37signals旗下第一個產品Basecamp的原因。Basecamp在雲端建立了一個單一的集中空間,讓我們可以將所有相關檔案、討論、待辦事項和行事曆都放在上頭,確保工作流程暢行無誤。我們公司因此得以從原本四個人的規模,擴增到如今三十六人的局面。

我們將Basecamp與程式碼庫GitHub整合,這樣一來,所有人隨時都能讀取所有的程式碼,包括程式設計師在討論串中提出的更動建議。這些更動建議可能會花很多時間討論——幾小時或幾天。

共享行事曆讓我們可以知道安德莉雅何時結束產假、傑夫什麼時候要去度假。假如貴公司規模大到沒辦法讓所有人共享同一個行事曆,那就分團隊共享行事曆吧。

如今有無數的工具可確保團隊一切資訊公開共享。有些公司只用Dropbox 就能方便地分享檔案,有些公司則利用Highrise或Salesforce等產品來追蹤銷售線索。

重點在於,避免把重要檔案鎖在某一個人的電腦或收件匣中。公開共享重要的東西,就不會落得有人必須上窮碧落下黃泉,才能完成工作。

虛擬茶水間

遠距工作能讓生產力大幅提升。干擾減少了,完成的工作量自然就會變多!不過,一直工作不休閒教人疲憊,連續工作八小時可不像管理者想像中那般美好。我們都需要讓頭腦放空的休息時間,與工作夥伴一起放鬆的效果也不錯。此時,我們就需要虛擬茶水間了。

37signals採用的聊天程式是我們公司自己設計開發的軟體,叫Campfire,其他科技公司則會用網際網路中繼聊天(IRC)伺服器。目的在建立單一固定的聊天室,讓大家整天都有地方可以哈啦、張貼有趣的照片、偷個小懶。沒錯,你也可以用聊天室來回答工作上的問題,不過主要功能還是提供凝聚感情的社交空間。

聊天室最棒的一點是你不需要一直注意它。大家自然會依自己休息的時候登入登出。你剛完成那個畫面的設計嗎?太棒了。貼張貓咪拍手的趣味照片,播放嗚嗚茲拉號角聲慶祝一下吧。一定有同事還沒看過那張貓咪照片,肯定能讓他們一整天心情愉悅。

如果你是那種對貓咪貼圖無感的人,聊天室起碼是討論熱門新聞、《權力遊戲》最新劇情發展、午餐要吃什麼的好地方——那些大家會在傳統辦公室茶水間閒嗑牙的話題,也是分享即時新聞動態的好方法。蘋果公司每次發佈新產品時,我們公司的聊天室總是響個不停。

虛擬茶水間對遠距工作者的意義是,可以掌控自己與他人的社交互動——時間和頻率任你決定。一開始,你或許會覺得這有點浪費時間,特別是你不習慣隨時瀏覽Reddit之類的推文網站的話。不過,能和同事一起消磨時間也不賴啊。每個人都需要偶爾放鬆一下。

前進的動力

當你和同事同處一室工作時,很容易覺得自己對公司裡發生的大小事瞭若指掌。早上泡咖啡時你會和同事閒聊,午餐時討論工作最新進度,辦公室裡資訊的流通有一種心照不宣的氣氛。至少感覺起來是那樣子的,這種穩定的感覺令人安心。

遠距工作自然不會產生這種資訊的流通。沒錯,或許會有專案經理透過電子郵件或聊天室查看大家的進度,但那只能讓管理者了解目前工作的狀況。要兜攏公司的凝聚力,齊心向前進,就得讓所有人覺得自己是團隊的一份子。

在37signals,我們透過每週更新的「你最近在忙什麼」討論串,把凝聚團隊的方式制度化。大家都聊上幾句,講講自己過去這個禮拜做了什麼事,接下來這週有什麼目標。這不是一個準確而嚴格的評估流程,或藉此達成協調的目的,用意只是讓大家覺得我們都在同一條船上,並不是孤單地划著自己的小船。

這個討論串同時也能善意地提醒大家,每個人都要有進展。沒有人想在討論串裡說,「這禮拜我把『最後一戰4』給破關了,嗑掉吃剩的披薩,也追到最新一集的『玩咖日記』。」人的天性就是不想讓自己隸屬的團隊失望。實際看到努力成果化為文字呈現,更能強化凝聚力。

而且要唬弄同事比欺騙上司來得困難。跟沒有技術背景的專案經理講話時,程式設計師會把三十分鐘就能做完的事情,講得跟去北極探險一樣。要是別的程式設計師聽到你編的故事,一定會發現你在搞鬼。

簡單來說,工作進展若能跟同事分享,是最快樂的。

書籍介紹

本文摘錄自《遠距工作模式:麥肯錫、IBM、英特爾、eBay都在用的職場工作術》,天下文化出版
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作者:福萊德(Jason Fried)、漢森(David Heinemeier Hansson)
譯者:陳逸軒

遠距工作始祖37signals創辦人現身說法
全球暢銷書《工作大解放》後最具代表作品

更快樂、更有效率的遠距工作模式!

你有沒有想過:

  • 每天花兩小時通勤,這輩子有多少時間是在路上度過?
  • 待在辦公室的八小時中,扣掉開會、老闆訓話、接電話、同事打斷,到底有多少時間真正能專心做事?
  • 我們幾乎天天在辦公室寫email給同事,其實也算是遠距合作?

上班不打卡,照樣高績效!

近年來,隨著虛擬工作的相關技術愈來愈成熟,同在屋簷下辦公的工作型態已日漸崩解。

IBM自1995年開始實施遠距工作,目前在全球有四成員工採遠距工作,出售多餘辦公室空間後,獲利19億美元,轉租收入超過10億美元。eBay、美國太空總署、麥肯錫、嬌生等大企業,全球五分之一的勞工早已採遠距辦公模式。

愈來愈多企業將全部或部分工作轉為遠距辦公,這種工作型態有什麼好處?為生活帶來哪些改變?少數反潮流企業的理由又是什麼?本書突破抗拒遠距工作的心防,逐步帶領大家加入遠距工作行列,並分享管理遠距工作團隊的實戰經驗。

拋開朝九晚五的束縛,自己決定日子要怎麼過

不論是煩惱員工不見人影該如何管理的主管,或是想提升生活品質並維持專業表現的工作者,本書都是你不可或缺的指南。盡快跟上這股潮流,才能成為雲端時代的贏家。

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Photo Credit: 天下文化

責任編輯:潘柏翰
核稿編輯:翁世航