如何在「遠端工作」時代存活?聽聽我這個五年過來人的意見吧

如何在「遠端工作」時代存活?聽聽我這個五年過來人的意見吧
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我們想讓你知道的是

職場工作者的日常任務與需求,大抵分成三大類型:合作、社交、專注。遠距工作情境下,這些都面臨不同的挑戰,如果團隊分散在不同地點,要如何有效率的做好這三大部分呢?

近幾個月有種怪異的不安感,因為世界突然開始理解我的生活、甚至開始問我工作技巧,身為總是要跟大家解釋我在幹嘛的人,超級不習慣。

先介紹一下我的生活型態好了。

遠端工作已經五年,管理的團隊跨了20+個國家(包含在16個時區內),但平常就是窩在家裡——郵差知道按電鈴一定有人、宅配不用先打電話確認那種。疫情讓全世界被迫在家上班的時候(再次謝謝防疫團隊守住台灣),好多人突然開始體會其中甘苦。

遠端工作最大的好處就是彈性:我省掉每天至少一小時通勤時間、可以不用為了跑銀行請假、不用在下大雨的週一想著穿甚麼鞋子腳才不會濕、只要時間分配妥當,甚至可以在平日看展/找朋友喝茶。

當然也有壞處。

像是團隊成員間沒辦法建立太強的向心力、溝通成本變很高、事情沒辦法同時火速解決(尤其是在跨時區的情況下)、還有孤獨。對內向者如我而言,自己吃午餐無比幸福;但確實也碰過同事提離職是因為「受不了每天都只能跟狗講話」。

華頓商學院的組織心理學教授Adam Grant就遠端工作的心理層面,提出三點提醒:

  1. 在各層面建立團隊感(像是獎懲連動),避免造成「西雅圖的技術團隊甚麼都沒做,都推給紐約的行銷團隊 」這種狀況
  2. 要充分提供背景資訊,例如「我常會不小心把自己的行程排太滿、或會議常常超時,跟我約線上會議時,我可能會晚到五分鐘」
  3. 如果真的無法適應,想想事情可能更慘。如果你是被迫關在家上班,每天面對同樣的牆面,覺得人生黑白;那或許可以想想至少網路還能用、水電都還有、存糧還夠、而且外面沒有人拿著石頭準備打破玻璃搶劫(這些在世界上其他角落都在發生著)
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職場工作者的日常任務與需求,大抵分成三大類型:合作(Collaboration)、社交(Socialization)、專注(Focus)。遠距工作情境下,這些都面臨不同的挑戰、同時也享受一些過去沒有的好處。

如果團隊分散在不同地點,要如何有效率的做好這三大部分呢?

合作,Collaboration

遠距工作最大的缺點,除了沒辦法站起來就吆喝訂團購之外,就是溝通成本變很高。

在同的空間時,只要轉個頭、倒茶時瞄一下對方電腦、在走廊上閒聊兩句可以解決的事情,到了遠距時代的步驟變成:約討論的時間、換好可見人的衣服、在約定的時間上線。更別提中間經過的重重關卡,例如光等對方回覆可以的時間,就又過了三小時、旁邊再施工、或是網路訊號突然不穩。我有次有個Excel功能的問題想問人,轉頭發現只有天地悠悠,只好自己上臉書問、加上Google搜尋。在辦公室5分鐘可以解決的事,硬是花了我半小時。

因為合作成本很高,所以更要注意效率、和大家的能量(內向者尤其是);誰都沒辦法在開完七個Zoom meeting之後,還精神抖擻的迎接第八個。

如果你是主管或團隊領導人,可以先問問題(如一定不能開會的時間、哪個例行會可以拉長間距或改變形式),迅速知道大家的界限、取得大家對合作方式的共識;如果你是團隊成員,如果已經覺得合作成本影響到工作效率,就應該主動和團隊同事與主管討論解決方案,例如哪些事情可以用專案管理軟體追蹤、而不一定視訊會議報告。

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社交,Socialization

撇開人本來就需要社會互動這點,知識工作者的創意,蠻多是靠討論、互相激盪產生,團隊也需要非工作的互動,增加彼此連結感與向心力。但社交需求在遠距工作的狀況之下,很難滿足。

我們公司的做法,是在例行會議中加入社交話題之外,也開闢每周一次的virtual watercooler / social hour。

剛開始一直失敗,因為即使是話很多的美國人,大家都還是聊天氣、講疫情、抱怨工作,好幾次下來,不僅話題非常單調,social hour之後大家反而負能量滿載。後來我們訂了小主題,像是「你最喜歡的歌,最好是大家沒聽過的」、「疫情中你最感激的事」、「你的人生座右銘」,透過這種和工作無關、又會讓大家往光明面發想的主題,後來證明非常有效。我們更了解彼此之外,而且有種可以暫時擺脫身上繁雜的事務和壓力,一起往前看的感覺。

對內向者來說,擔憂有時會變成「我要怎麼讓主管/客戶看到我」?我們不喜歡在社群平台上po一堆影片、不會每半小時發一次文刷存在感,那不就變沒存在感了?職場專家Jennifer Kahnweiler建議可以回到內向者擅長的一對一聯繫。無論是用電話、email、文字訊息,雖然射程範圍可以能沒那麼廣,但深度連結其實更有效、且有效率。

專注,Focus

不可諱言,遠距工作少了同事講話的聲音、隨時走會來的訪客、響個不停的電話,頓時少了很多讓人分心的干擾。但同時問題來了,如果你是在家,身上穿著休閒服、工作的桌子前面擺著電視遙控器、走5步就是床、走8步是冰箱,跟你夜深人靜時自己喝酒追劇的環境一模一樣。

如此缺乏界限加多重誘惑拉扯之下,有時真的很難專心。有些人會選擇去咖啡廳、共享工作空間,這些都是取得平衡的好方法。我的方法跟在辦公室上班時一樣:每天訂出最重要的幾個任務、設定期限,然後照著計畫走。當然會有插單或其他干擾,但至少我們的主動性變高了,因為這些干擾,至少不會以真人的形式在你面前出現。

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身在台灣,可能是整個疫情中最幸運的一件事了。

如果你有接觸一些國外媒體(無論是公眾媒體或部落客等個人意見),不難發現這幾個月來瀰漫濃到化不開的絕望和悲觀。有些國家可能開始好轉、有些國家的人仍然對主事者很不滿、有些國家根本還看不到谷底,更何況還有接踵而來的經濟蕭條。生活劇變之外,對未來失去信心確實是很可怕的事情,我也已經有一些國外朋友逐漸出現身心症狀而影響到工作和生活。

我們活在一個奇蹟的小島上,好像被魔法泡泡保護著,不知道還能維持多久。或許,台灣就像自己在家遠距工作一樣,重點不是身體跟世界在一起,而是心在一起。

參考資料:

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責任編輯:丁肇九
核稿編輯:翁世航