《時間管理的30道難題》:事情為什麼永遠不照計畫? vs. 「衝刺目標法」

《時間管理的30道難題》:事情為什麼永遠不照計畫? vs. 「衝刺目標法」
Photo Credit: Shutterstock / 達志影像
我們想讓你知道的是

衝刺目標,先專注在下一個成果,要注意一個非常關鍵的重點,那就是「成果」兩個字。

文:電腦玩物站長Esor

計畫有意外,一點都不意外

很多朋友會問這樣的問題:「我覺得做計畫很困難,因為想不出事情到底最後會怎麼演變,所以怎麼計畫都不對,而且每次做出的計畫常常無法照著做,總是有很多意外,讓我很挫折。」

「Esor,你是如何一開始就把計畫做好?是不是要花很多時間?」

前面的「不完美計畫法」,我已經解答了其中一部分的疑惑,本來就沒辦法一開始做出完美計畫。

而且,無論做出什麼計畫,有意外、有變動,才是正常的,沒有意外和變動反而不正常。這個意思不是要我們擺爛,而是如果我們想要創造出一個更好的成果,難道不就是會在執行過程中不斷修正,讓最終成果比我們預期得更好嗎?這樣怎麼可

能沒有意外與變動呢?

那麼,我們如何讓自己可以應付每個計畫執行過程一定有的意外與變動?最好的辦法,就是讓計畫本身就充滿可以變動的彈性。

這樣的計畫,可以稱為「衝刺目標法」,核心是兩個部份的設計:

  1. 專注在真正可以完成的下一個成果
  2. 規劃可以達到成果的各種可能方法
1. 專注在下一個成果

有時候我們的夢想很長遠,想要好好陪伴孩子長大,如何做出一個長達十多年的教養計畫呢?

有時候我們的興趣很模糊,想要培養烘焙(做麵包蛋糕)的興趣,但可以做的事情太多了,如何做好一個成為烘焙高手的計畫呢?

有時候我們的工作專案很難,決定要寫一本書,要如何做出寫完10 萬字的計畫呢?

如果像上面這樣想,做出了長遠的大計畫,卻往往反而進展緩慢,甚至無法應付變動。

這時候,有效的計畫應該是「專注在下一個成果」,不一定要做出那麼長遠的計畫,尤其當計畫的後半部很多其實只是我們粗略想像的時候,不如先做好下面這樣的計畫就好:

  • 幫助孩子學會主動收拾玩具的計畫。
  • 做出今年小孩生日造型蛋糕的計畫。
  • 寫出第一篇文章的計畫。

然後,全力衝刺,去把這一個階段性的計畫完成。「專注在下一個成果」,會帶來幾個好處:

  • 短期內可獲得的具體成果,我們能夠更快完成、不怕變動。
  • 看得見、可掌控的成果,我們更有動力,也能明確規劃。
  • 追求真的完成什麼東西,我們才能從成果回頭修正目標。

教養小孩的計畫,我們怎麼知道明年孩子會有什麼改變呢?如果從長遠計畫來看,或許我們會想著先多讀一點教養的書,慢慢規劃著孩子「未來」的很多計畫(但其實大多只是想像),現在工作很忙不如等孩子大一點再開始。但是一個短期具體的「幫助孩子學會主動收拾玩具」,其實就能幫助我們明確的「落實」在教養這個長遠計畫的執行上,避免只是計畫而沒有行動,而且真正創造價值。

想要培養烘焙的興趣,想要成為一個烘焙高手,我怎麼知道自己會不會成功呢?如果從長遠計畫來看,或許我們會收集很多食譜練習,會報名準備去上課,但也很有可能一股衝勁過後就只有三分鐘熱度。但是一個看得見、可掌控的「做出今年小孩生日造型蛋糕」,這是一個有趣、有意義的成果,而且有明確的時限需要完成,我會更有動力去做,並且更知道如何規劃步驟。

想要寫一本書,當然可以每個月完成一萬字,10個月後完成十萬字這樣去規劃,但通常結果都是10個月後沒辦法真正寫出一本書。而一個追求先完成什麼東西的計畫,就是「寫出第一篇文章」,寫出來之後,再去調整格式怎麼修正?確定體例?估算寫作時間?才能逐步做出更有效的計畫。

衝刺目標,先專注在下一個成果,要注意一個非常關鍵的重點,那就是「成果」兩個字。

要能夠好好衝刺目標,不一定是先做簡單的,通常不是先做準備工作,而是先鎖定「某一個成果」,然後全力衝刺去完成。

所謂的「成果」,可以這樣檢驗:

  • 養成孩子的整理習慣 vs. 「幫助孩子學會主動收拾玩具」
  • 練習蛋糕食譜 vs. 「做出今年小孩生日造型蛋糕」
  • 設定文章規格體例 vs. 「寫出第一篇文章」

後者的成果,比起前者的成果,有更具體的產出,而且這個產出能夠創造更明確的價值。

這樣的成果,才會是「專注在下一個成果」中,帶來衝刺效果的計畫。

2. 達到成果有各種可能方法

我們的計畫常常無法應付變動的另外一個原因,是我們只給自己A計畫,卻沒有B、C、D的備案。

可是,前面不是要我們鎖定在下一個成果嗎?怎麼現在又要我們有很多備案?

應該這樣說,鎖定目標、鎖定下一個成果,但是「前往成果的道路」難道只有一條嗎?

有一次在大學進行時間管理的課程,有位同學課堂上提出了問題,她說:「我正在準備英文資格考試,透過一些考古題經驗,我發現自己的聽力最弱,所以我想強化聽力的練習,於是去報名了以聽說能力為主的英文補習班。」

這位同學,其實已經推進了目標選擇的幾個關鍵階段:

  • 反直覺目標:從我想提升英文能力,進展到更具體的我想要,為了留學或工作,要獲得英文資格證照。
  • 不完美計畫:先找到這個計畫中的關鍵阻礙,就是聽力還不夠好,需要改變自己,強化聽力。
  • 專注在下一個成果:就是先把聽力強化。

可是這位同學接著說:「但是,我發現雖然補習班報名了,但每一次我都自己找藉口不去上,太累、明天要考試、今晚有重要聚餐等等,而且上課也不認真。我應該怎麼讓自己可以認真上補習班訓練聽力呢?」

這時候,我提供的建議,不是如何幫助她逼自己去認真上補習班,而是問了現場的其他同學,大家覺得要訓練聽力,除了上補習班,還可以有哪些可能方法?於是大家紛紛提供了各種回答:

  • 可以看線上專門整理英聽練習影片的網站。
  • 可以用線上App,找可以隨時一對一約時間練習的外語老師。
  • 可以去跟英語外籍交換學生當朋友,練習對話。
  • 可以在通勤時聽聽英文新聞,放鬆時也可以練習聽力。
  • 等等

我跟這位同學說,當然如果自己可以認真上補習班,或許是效果最好的聽力練習。但是當自己實際的環境、時間、個人原因不允許時,我們是要放棄這個計畫,還是這個計畫可以有其他替代的可能方法呢?

如果我們可以試試看其他可能的方法,那麼是不是就能隨時都衝刺一點點目標進度了?

就算事情沒辦法照著理想計畫,就算計畫了有意外,還是可以採取替代方案,一樣可以推進目標。

衝刺目標法的簡單練習:

專注在下一個成果,有多個行動備案

有時候,時間管理的問題在於,我們把計畫做得太好了!意思是,計畫規劃得太長遠,計畫設計得太理想化,只有最佳步驟,而沒有可替代的選擇。

別忘了,給自己的目標計畫一點彈性,並且讓計畫可以應付變動,兩個簡單的主要步驟就是:

  1. 專注在真正可以完成的下一個成果
  2. 規劃可以達到成果的各種可能方法

不要想等到好幾個月後,計畫完成才確認成果,這樣往往更容易半途而廢(因為沒有成果來激勵自己),並且無法在環境有變動時修正目標計畫。對於那些自己沒做過的目標,更是危險,因為大多數的計畫都只是想像。

也不要理想計畫一卡關,就覺得是意外害我無法繼續推進計畫,想想看,為了達到下一個成果,難道沒有一些其他的可行方案嗎?

書籍介紹

本文摘錄自《時間管理的30道難題:為什麼列出待辦清單更拖延?幫你克服拖延、養成習慣、達成目標!》,創意市集出版

*透過以上連結購書,《關鍵評論網》由此所得將全數捐贈聯合勸募

作者:電腦玩物站長Esor

建立符合人性的系統,整個時間都會聯合起來幫你!
不是成功故事,不是統計研究,現實中不完美但有用的作法!

電腦玩物站長講授過上百堂時間管理課的方法論,解答過數千位學員讀者的時間管理問題,那些真的被實踐過的技巧:與其看很多時間管理書,不如看電腦玩物站長多年累積的實戰經驗總整理,解答時間管理方法為何用了卻無效?各種時間管理疑難雜症如何解決?

電腦玩物站長的獨創時間管理技巧:從實戰面,翻轉你的時間管理習慣與方法:「目標現實化表單」、「三層待辦清單」、「進攻型行事曆」、「子彈行動清單」、「時間黑洞測驗」等等獨創方法

這本書要幫誰解決問題:

  1. 混亂者:覺得工作、家庭一團亂,生活沒目標,感覺總是瞎忙的人。
  2. 平衡需求:工作壓力大,但人生中還想實現點什麼,希望找回自己時間的職場工作者。
  3. 拖延者:讀了很多時間管理書籍,但不知道如何實踐,無法有效串連各種方法,想做但總是拖延不去做的朋友。

大家好,我是電腦玩物站長Esor,多年來不斷研究與分享時間管理方法,在這本書中,我將進行一次方法論的總結,希望能幫助大家:

  1. 建立一個符合人性,能夠解決焦慮、忙碌、拖延、混亂、找不到目標等問題的時間管理系統
  2. 以自我實驗的精神,分析各種時間管理技巧、工具,提供想要提升效率、自我管理、完成目標的讀者參考。
  3. 翻轉習以為常的時間管理觀念,點出常見的時間管理盲點,建立新方法

這本書和傳統時間管理書籍有何不同的書:

  1. 不是成功故事或數據研究,而是「真實可操作的案例分析」
  2. 不是理想化管理,而是「解決問題的不完美但可行作法」
  3. 彙整各種方法、工具,重新梳理,幫你做出有效選擇。

「沒有人不會時間管理,只是為什麼做不到?」
「最經典的時間管理問題,最現實的解決辦法!」

  • 年度目標為什麼不會開始?因為我的目標常常不是我的目標!
  • 事情為什麼永遠不照計畫?因為你沒有設定好要解決的問題與成果!
  • 愈重要的事情愈會拖延?困難的任務就是會拖延?比看得見的拖延,更可怕的是你看不見的拖延?
  • 為什麼事情都卡在一起?為什麼時間不知不覺流逝?工作時間常常被打斷怎麼辦?
  • 忙碌也是一種惡性循環?壓力大的時候怎麼轉換?
  • 零碎時間如何有效利用?隔離干擾真的能更專注嗎?人生與工作如何平衡?

「目標選擇術」、「子彈行動力」、「時間掌控權」、「流程改進法」
為自己打造一個你也可以做得到的時間管理系統

你覺得自己快被工作上的雜事搞昏頭?你常常後悔自己拖延的壞毛病?你有很多想做的事情,但卻缺乏成就感?你感到生活一團亂?但是當你讀了很多時間管理方法後,卻覺得大多數都很難「直接開始做」,或者看了一些感性勵志的成功書,卻發現自己永遠做不到那些方法。

電腦玩物站長嘗試過各種時間管理技巧、工具後,去蕪存菁,跟他一起打造一套完整的個人時間管理系統,不僅有理性的方法論,也有感性的觀念,還有人生管理的技巧。

你不只會在本書學會時間管理方法,更會學會如何重新愛上自己,如何跟自己對話,如何為自己前進的思考!這就是為自己奪取更多「優質的時間」。

電腦玩物站長 Esor 是台灣數位工作教學的專家,也是許多讀者心中的時間管理達人,看過他的時間管理文章、上過他的時間管理課程的朋友,最常看到的回饋就是:「跟那些講大方法的時間管理不一樣, Esor 的時間管理是符合人性而且具體可行,讓我回去就可以立刻試試看的方法!」

而這本書將結合他多年親自實驗、改變自己的方法,結合他在時間管理課堂上講過與沒講過的心法,用有系統的論述,帶讀者一步一步跟著實驗與改變。

創意市集《時間管理的30道難題》立體書
Photo Credit: 創意市集出版

責任編輯:翁世航
核稿編輯:丁肇九