《高效領導者的工作好習慣》:主管若想嘗試基層工作,千萬別說你是來監督部屬的

《高效領導者的工作好習慣》:主管若想嘗試基層工作,千萬別說你是來監督部屬的
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我們想讓你知道的是

你要明白自己的本職是主管,萬一你忙著處理基層業務,無暇顧及管理工作,那可就本末倒置了。

文:吉田幸弘

基層工作,只花10%時間處理

主管和基層的工作內容不一樣。身為主管,不該從事基層的工作。平常我在書籍或研討會上,也是這麼告訴大家的。不過,這項原則也有例外。

某單位有A和B兩位主管。

A和B都是從其他業界挖角來的人才,他們都有拓展業務和管理領導的經驗,只可惜沒有業界的相關知識。

A認為主管會用人就好,不必了解基層的業務。部屬一開始也認為,新來的主管沒有業界知識也算正常。

可是,時間一久部屬就有怨言了。

一些經驗尚淺的部屬表示,主管無法陪他們商量問題,而且只會叫他們自己想辦法。資深的部屬則抱怨,每次報告業務或尋求裁示,都要花很多時間解釋給主管聽。

對此,高層的說法是,A剛來難免有不熟悉的業務,要多給A一點時間。問題是A派不上用場,大家有問題都去找資深員工商量,無形中增加了他們的工作量。

而A急著突顯自己的能力,動不動就雞蛋裡挑骨頭,專挑一些跟工作內容無關的缺失。例如報告上的文章不通順、有錯字、格式不對等。

到頭來,沒有人願意聽A指揮,A在公司待不下去,只好捲鋪蓋走人。

另一位B知道主管和基層有別,但也明白主管必須熟悉最基本的商品知識。

於是,B決定把十分之一的工作時間,拿來處理基層業務。具體方法是,他直接告訴團隊成員自己想要幫忙,並主動包辦一些基層工作,從中獲得新的體悟。

有空時B也會閱覽商品資料或業務使用的資料,累積一定程度的業界知識。

B紆尊降貴處理基層工作,大幅拉近自己與部屬的關係。部屬也願意主動教導新主管相關知識,不會瞧不起B。

實際上,B也深知自己哪些地方力有未逮,所以在管理上相當有分寸。例如B遇到自己不了解的課題,至少知道該找哪些資料來看,或是找哪一個人請教。

最後,如果你要嘗試基層的工作,千萬別說你是來監督部屬的,這種說法只會喪失部屬的信賴,是半桶水的主管常用的藉口。

就算你有某種程度的知識,可以在基層派上用場,你也應該說自己融入基層,是要填補休假員工的人力空缺,偶爾撥點時間從事基層工作就好。

不過,你要明白自己的本職是主管,萬一你忙著處理基層業務,無暇顧及管理工作,那可就本末倒置了。

要是你連十分之一的時間都沒有,不妨思考如何刪減多餘的業務。

不追求零失誤,敢承認自己犯的錯

某家企業發生了重大失誤。

該企業第一次跟A公司合作,A公司有望成為他們的大客戶,結果業務不小心弄丟了合約書。

業務趕緊拜託對方重製一份合約,但對方的法務單位非常生氣,不願意跟這種粗心大意的企業做生意。該企業好不容易贏得標案,機會卻被其他同行搶走了。

事後追查發現,犯錯的業務平時忙碌,每天都加班到很晚。而且在釀成大錯的兩個月前,該業務也弄丟了其他公司的合約書,是對方同意重簽才沒有東窗事發(雙方合作已久,對方也是大而化之的人,才同意重簽合約)。

那名業務沒有向同事、前輩、上司報告第一次的失誤。因為,他們的分店在舉行「零失誤運動」。

那是每家分店都會舉辦的活動,連續半年沒有失誤的分店,會獲得總公司表揚。到頭來,該分店剛好在第六個月爆發合約遺失事件,也無緣獲得表揚。其實他們之前就發生過失誤了,只是主管太執著零失誤,部屬才不敢坦承自己犯錯。

各位聽過「海恩法則」嗎?一件重大事故或重大災害的背後,一定隱藏了29件輕微的事故或災害,其中更有300件異常狀態。

以這則案例來說,兩個月前發生的合約遺失,就是海恩法則所說的「異常狀態」。雖然沒有引發什麼大問題,但無疑是險象環生的危機。防止這種險象環生的危機,也是主管的工作之一。

事實上,在險象環生的階段回報過失,跟團隊成員分享失誤的經驗,就能採取正確的應對措施,防止失誤再次發生。

不過,有些公司就像本案例的公司一樣,過於追求零失誤或零事故。也有主管一聽到部屬犯錯就暴跳如雷,害部屬過得膽戰心驚。太過執著行事規章的企業,反而會發生「隱瞞失誤」的情形。

當然,追求零失誤和零事故,設立表揚制度是很了不起的機制,我也不打算批評那些循規蹈矩的公司。

可是,隱瞞失誤來博得良好的評價,講難聽一點,就跟作弊考高分一樣。相對地,能力好的主管會坦承自己的失誤。

以前我召開研討會的時候,有個成員告訴我,他在公司舉辦零失誤運動的過程中,主動坦承自己犯下的錯誤。

而且,他犯的不是什麼很嚴重的過錯,頂多就是寄送附加檔案時,沒有加上密碼罷了,但他還是據實以告。

我問他為什麼要坦承這種小事,他說自己以前曾經弄錯寄件對象,把公司的機密寄給競爭對手,他不希望自己的部屬也犯同樣的錯誤。

一個成員犯下的錯誤,其他成員也可能重蹈覆轍。因此,主管應該建立開明的環境,讓部屬在犯錯時,勇於坦承犯錯的內容和原因,即時採取應對的措施。

書籍介紹

本文摘錄自《高效領導者的工作好習慣:真正的強勢管理,來自43個反直覺的關鍵原則》,采實文化出版

作者:吉田幸弘
譯者:葉廷昭

日本各大企業老闆和中高階主管的教練、人才養成顧問吉田幸弘,在培訓的過程中,他從許多認真的主管看到自己過去的影子,他曾受到部屬的批評,也沒得到老闆力挺,還慘遭降職,甚至被迫離職。

一次偶然的機會,吉田幸弘遇到貴人前輩的提醒,他才領悟到,許多看似正確、積極向上的管理習慣,反而會讓效率不增反減,部屬也沒拚勁,造成更多反效果。

吉田幸弘經過多年反覆修正管理方式,讓部屬離職率降為十分之一、業績增加20%,連續3年榮獲業績MVP。他是這麼做的──

  • 設立「禁止回信時間」
  • 不改變部屬的想法,而是改變他的行動習慣
  • 不只是正能量,偶爾也要有負能量
  • 不花費太多時間和精力在無能的部屬
  • 學會天天讓壓力歸零,不累積到隔天,不靠休長假找回活力
高效領導者的工作好習慣_立體書封300dpi
Photo Credit:采實文化

責任編輯:朱家儀
核稿編輯:翁世航